檔案保密論文最新
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檔案保密論文篇1
論能源企業(yè)檔案信息化建設中的保密管理
摘要：檔案信息化建設已經受到各行各業(yè)的廣泛重視，在發(fā)展迅速的能源企業(yè)中如何開展檔案信息化建設呢?檔案信息化建設與檔案信息保密的關系如何協(xié)調呢?本文主要從加強檔案信息系統(tǒng)管理的有效途徑入手，探討在能源企業(yè)中的檔案信息化建設保密管理。
關鍵詞：檔案 信息化 保密
一、概述
近年來，檔案信息化工作逐漸受到各行各業(yè)的重視，而檔案信息化的關鍵是檔案信息資源的關聯(lián)應用，而檔案信息資源的關聯(lián)的應用肩負著為企業(yè)轉型和精確化管理提供信息支撐的重大責任。
在國內對于實施檔案信息管理系統(tǒng)，在其他行業(yè)已經取得了許多經驗和教訓。能源企業(yè)如何建設檔案信息管理系統(tǒng)并保護檔案信息秘密值得展開探索。面對全新的網絡化、數(shù)字化環(huán)境，電子文件的接收、存儲、保管、利用以及電子文件的完整性、真實性等都帶給傳統(tǒng)“實體檔案”管理模式以巨大的沖擊，如何充分利用信息化技術，加快檔案數(shù)字化建設，更快、更好的提供服務是擺在我們面前的緊迫任務，在當前這個高速發(fā)展的信息時代，檔案信息具有很高的價值，檔案信息安全也成為重中之重。檔案信息在流動傳播過程中，由于網絡的不安全性及信息系統(tǒng)自身的漏洞，給黑客的入侵、病毒傳染、信息的非法竊取等提供了可乘之機，使得網絡檔案信息安全極端脆弱，也給國家安全和企業(yè)的利益帶來了極大的損失。所以檔案信息化建設中的保密管理也就成為我們當前面臨的新的難題。
二、對當前企業(yè)檔案信息化建設保密管理工作的認識
對于檔案信息化建過程中的保密管理工作我們要把它當作一件關系企業(yè)生存、發(fā)展的大事來對待。首先要在思想上重視、觀念上創(chuàng)新。保密管理工作是企業(yè)信息化建設的根本保障，它對于加強企業(yè)信息資源保護、避免無謂失密泄密損失、實現(xiàn)健康平衡發(fā)展起到重要作用。
通過調研及探討并結合一些企業(yè)的經驗和教訓，我們發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在在推動信息化建設過程中做好保密管理工作，應注意克服兩種錯誤認識：一是不重視安全保密管理工作，片面強調企業(yè)信息化建設是應用第一，把安全保密管理工作放在從屬地位;二是對企業(yè)信息化建設采取因噎廢食的做法，認為既然企業(yè)信息化建設不安全，不如不搞企業(yè)信息化，拒絕利用現(xiàn)代電子技術的發(fā)展為提升企業(yè)生產、經營和管理水平服務。
三、當前能源企業(yè)檔案管理模式及存在問題
目前檔案管理的模式主要是采用電子和手工并行的管理模式，包括檔案的接收、整理、保管、利用等，在保存電子檔案的同時，按照國家的有關規(guī)定同時手工整理實體檔案歸檔。
(一)當前的文書檔案管理系統(tǒng)主要使用OA系統(tǒng)，目前通過OA系統(tǒng)，保證了公文的正常規(guī)范流轉和歸檔，而其他形式的檔案材料在移交檔案部門時盡可能提供電子文件，基本做到了檔案的電子化;隨著公司的發(fā)展，現(xiàn)在使用的OA系統(tǒng)并不能完全適應檔案工作需求，其引發(fā)的問題還有可能導致嚴重的后果。
(二)檔案存儲模式
當前檔案業(yè)界還是支持以紙張為主要的存儲介質。集團不僅需要解決部分紙質材料的數(shù)字化轉換和處理，還需要解決企業(yè)日益增長的聲音信息、視頻信息等檔案信息資料的數(shù)字化轉換和處理。
(三)檔案查詢模式
在手工查詢檔案信息的檢索過程中，檢索流程為：查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案檔號信息查到檔案在庫房的存放地址，然后通知庫房調卷，辦理相關手續(xù)。紙質文件給檢索調閱帶來了困難，且在此過程中，查詢的途徑不夠全、查全率、查準率低，容易出現(xiàn)文件丟失、損壞或無法找到所需的資料;而電子檔案信息資源在交換、流動、分析、事例、開發(fā)、提煉、創(chuàng)新過程中的安全保密管理不到位使得檔案管理人員難以充分的利用業(yè)務檔案資源向公司各級部門提供良好的服務。
四、企業(yè)集團整體建設檔案信息保密技術防范
集團式管理的企業(yè)，下屬機構眾多且層次復雜，涉及多元化行業(yè)，分布地域廣泛。并且各所屬機構業(yè)務重點不同，檔案管理的重點及管理特性也不同，各機構都設有獨立的檔案管理機構，相對獨立地對本機構的檔案進行管理和利用。
集團企業(yè)檔案信息化建設的目標就是要實現(xiàn)所屬機構與總部檔案系統(tǒng)檔案信息的互聯(lián)互通。根據(jù)總部及所屬機構網絡基礎建設情況，信息化系統(tǒng)建設模式，程度以及系統(tǒng)維護能力等不同的情況，部署可支持既集中又分布的混合式建設方案。同時在檔案信息系統(tǒng)建設之初就統(tǒng)一考慮和規(guī)劃信息保密管理的技術防范問題要使信息系統(tǒng)的技術防范和管理與企業(yè)信息化發(fā)展實現(xiàn)“同步設計、同步建設、同步投入使用”。使安全保密技術檢查能力在企業(yè)信息化建設過程中不斷的得到加強和提高。
檔案信息化系統(tǒng)工程建設中各類軟、硬件系統(tǒng)的研制、開發(fā)和安裝，必須符合保密管理要求，做到防泄密、防竊密。涉及保密的檔案信息化系統(tǒng)工程所采取的安全保密措施應與所處理信息的密級管理要求相一致，并按其最高密級的防護要求進行防護。承擔檔案信息化系統(tǒng)工程建設的系統(tǒng)集成、綜合布線、軟件開發(fā)、服務咨詢及工程監(jiān)理等單位，必須通過檔案行政管理部門和保密部門的保密審查。檔案信息化系統(tǒng)工程不得交由境外機構或人員承建。涉及國家秘密信息的檔案計算機信息系統(tǒng)的承建單位，必須具有《涉及國家秘密的計算機信息系統(tǒng)集成資質證書》。檔案信息化系統(tǒng)工程建設的保密管理實行審核備案制度。
五、加強管理是做好企業(yè)檔案信息保密的關鍵
涉及保密和不開放檔案的計算機信息系統(tǒng)，應當采用身份鑒別、訪問控制、加密存儲和傳輸、審計跟蹤、防電磁泄漏等安全保密措施。檔案信息化建設保密管理實行單位領導負責制。明確檔案信息化建設保密管理工作的主管領導，使其能夠及時研究和解決企業(yè)加快信息化建設過程中的安全保密問題，為檔案部門開展工作創(chuàng)造必要的條件。
企業(yè)檔案信息化建設的保密管理是一項涉及機構、人員、技術、管理的復雜的系統(tǒng)工程，它不僅涉及到信息系統(tǒng)及其應用的各個層次，還涉及到信息系統(tǒng)完整的生命周期，同時涉及檔案信息產生、采集、存儲、處理、傳輸、歸檔、銷毀的全過程。只有最大限度的動員全體涉密人員、管理人員，采取多方面的防范措施，才能確保檔案信息系統(tǒng)的安全，確保國家和企業(yè)的檔案信息的安全。
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