檔案學(xué)論文發(fā)表最新
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檔案學(xué)論文發(fā)表篇1
淡做好檔案安全管理工作的對策
前言
檔案管理對于一個企業(yè)和社會組織機(jī)構(gòu)都是非常重要的，檔案可以記錄在生產(chǎn)和各項活動中重要的有價值的信息，同時對于一些可貴的經(jīng)驗也是一種保存方式，所以檔案管理工作是占據(jù)著非常重要的地位的，必須要給予重視。如果檔案沒有進(jìn)行很好的管理，就會對工作造成嚴(yán)重的耽誤。為了促進(jìn)工作和活動的高效率的進(jìn)行和加強(qiáng)結(jié)果的真實可靠性，做好檔案的安全管理工作是非常必要的。
1.檔案安全管理中存在的問題
1.1檔案本身的保管不當(dāng)
在檔案安全管理工作中，有諸多的情況會造成檔案本身的保管不到位，以致于檔案發(fā)生損毀。在實際的管理中，在檔案的管理柜中，經(jīng)常會放一些雜物，這會導(dǎo)致檔案放置過于混亂。一些檔案柜的日常維護(hù)管理工作不當(dāng)，比如在防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵、防污染方面做得不好。有時檔案的管理人員在下班后將門窗開著，如果遇到雷雨天氣對檔案的損害是一大隱患。對檔案柜里的溫度也沒有進(jìn)行定期檢測。這些都是檔案本身的保管不當(dāng)給檔案保管安全性帶來的威脅。
1.2檔案信息管理的保管不當(dāng)
在進(jìn)行檔案的安全保管工作時，管理檔案信息的人員由于工作的疏忽，會對一些檔案的信息的分類、排列和編號等工作遺忘，這不便于日常的檔案管理和信息查詢。在檔案中不乏有一些照片、底片等資料，這些資料有時沒有進(jìn)行定期的檢查和管理，就會造成這些資料的發(fā)黃和發(fā)霉后都沒有進(jìn)行及時的處理。對于聲音和錄像這一類的檔案要及時準(zhǔn)確的復(fù)制刻錄，否則一旦遺失或損壞，便無法挽救。
1.3檔案安全保管的硬件條件不夠
檔案在進(jìn)行安全保管時，是必要具備一定的硬件條件的。但是由于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展存在不均衡的現(xiàn)象，那么就會導(dǎo)致檔案保管的條件差距也有一定的差別。對于一些經(jīng)濟(jì)比較富裕的地區(qū)，一般是有專門的檔案庫房，在檔案保護(hù)的設(shè)施方面做得也比較好。但是在經(jīng)濟(jì)條件比較差的地方，其檔案安全保管的硬性條件就比較低，這就會使得檔案的安全管理得不到保證。
2.加強(qiáng)檔案安全管理的措施
2.1完善檔案安全管理制度體系
在加強(qiáng)檔案安全管理方面，必須要完善檔案安全管理制度體系。首先要對安全管理給予重視，必須要把檔案安全管理工作作為具體的考察制度納入工作績效的考核中。在進(jìn)行檔案安全時，要制定具體的制度并且不斷進(jìn)行完善，將檔案的安全管理和個人的責(zé)任制聯(lián)系在一起，這樣有助于管理人員明確自己的工作內(nèi)容和責(zé)任，具體有針對性的做好相應(yīng)的制度管理。對具體的檔案管理人員，要有具體的制度進(jìn)行定期的安全性的檢查，這樣確?？梢约皶r發(fā)現(xiàn)問題解決問題，促進(jìn)檔案安全管理工作可以更高效的進(jìn)行。
2.2提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力
對于檔案管理人員，其主要的工作任務(wù)就是要保護(hù)的檔案的安全性和完整性。在進(jìn)行檔案安全管理時，其目的要保證的檔案的不壞、不丟、不散、不亂。不壞，使得檔案可以沒有被損壞。如果有發(fā)現(xiàn)檔案的損害，要及時采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。檔案管理人員需要能夠保證檔案的不遺失不被偷竊，對檔案進(jìn)行安全備份，集中對檔案進(jìn)行管理，防止出現(xiàn)檔案雜亂的現(xiàn)象，所以對于檔案管理人員而言，這是一項重要且需要有責(zé)任心和認(rèn)真的態(tài)度的工作。
因此，對于檔案管理人員的要求也比較高，這就需要檔案管理人員有較高的素質(zhì)和工作能力。首先要求檔案管理人員需要有高度的責(zé)任心，秉承著對人們認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度全心全意的為人民進(jìn)行服務(wù)，對于這份工作也要有強(qiáng)烈的激情。然后就是要求檔案管理人員具有很好的工作能力，對保管的檔案需要熟悉其內(nèi)容和知道檔案管理的相關(guān)法律，這樣都是能力的體現(xiàn)。檔案管理工作人員也需要一定的文化知識，這樣可以對于工作中遇到的問題進(jìn)行主動地分析得出解決的方案，這對于靈活的進(jìn)行檔案管理工作是非常重要的。只有檔案管理人員具有很好的工作能力，才能具有觀察的能力，能很好的處理觀察工作中遇到的問題，管理人員具有較高的素質(zhì)，才能工作中可能出現(xiàn)的不合規(guī)定的行為反映給上級，這樣以保證檔案的安全性。
2.3加強(qiáng)檔案管理工作的保密性
隨著信息時代的發(fā)展，各種高新技術(shù)不斷的出現(xiàn)，但是對于檔案保管的安全性也構(gòu)成了威脅。在信息化的社會，檔案在社會的發(fā)展中占據(jù)著非常重要的地位，所以對于涉及保密的檔案的保管也是需要進(jìn)行加強(qiáng)的。做好檔案管理工作的保密性，就可以保證各方的利益。對于檔案安全管理，不僅要做到檔案實體的安全保管，同時對于保密性的管理也非常重要。為了做好檔案安全管理工作的保密性要求，就要對出入庫內(nèi)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的清點檢查，這樣可以保證做到不泄密?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展逐漸深入人們的日常生活中，檔案所依附的載體也變得更加網(wǎng)絡(luò)化，但是這也給檔案安全管理埋下了安全隱患。對于數(shù)字化的檔案庫要進(jìn)行設(shè)立系統(tǒng)的防火墻，只有擁有對的密碼才可以進(jìn)行訪問，安裝保密隔離卡和建立備份的數(shù)據(jù)恢復(fù)系統(tǒng)都是必不可少的安全管理工作。
2.4提高檔案庫房的安全性
有些地方的檔案管理所用的檔案庫房是臨時的庫房或者是廢棄的廠房，但是這些地方?jīng)]有很好的防火防盜的設(shè)備，所以對于檔案的安全管理是非常不安全的。為了提高檔案庫房的安全性，在庫房中必須具有防火防盜的設(shè)備、測量溫度的裝置和防蟲的一些藥物。同時對于檔案庫房要經(jīng)常的進(jìn)行維護(hù)，平時要定期進(jìn)行庫房內(nèi)部的溫度和濕度的檢查，對防火防盜措施也要定期檢查是否可以正常使用。要檢查檔案庫房內(nèi)的線路是否安全、滅火器的安全性，這樣可以防止火災(zāi)的發(fā)生。
3.結(jié)語
現(xiàn)在是信息化的社會，對于檔案資料的需求是非常必要的，做好檔案的安全管理工作就變得尤為重要。目前檔案的安全管理是存在著檔案本身保管不當(dāng)和檔案信息管理的不當(dāng)?shù)纫幌盗袉栴}，所以要進(jìn)行完善檔案安全管理制度體系、提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力、加強(qiáng)檔案管理工作的保密性和提高檔案庫房的安全性，這些都是做好檔案管理工作所必須的，這樣促進(jìn)更好的進(jìn)行檔案管理工作。
檔案學(xué)論文發(fā)表篇2
淺談工程檔案管理工作
1 工程檔案管理工作存在的主要問題
1.1 工程檔案人員素質(zhì)有待提高
工程檔案資料應(yīng)包括招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位形成的檔案資料，涉及面廣，專業(yè)性強(qiáng)。但就工程現(xiàn)場的情況看，大多項目部都未配備專職的檔案管理人員，往往是其他人員兼職或臨時抽調(diào)人員擔(dān)任，大多沒有參加過正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，專業(yè)知識欠缺。加上現(xiàn)場工作繁忙，人員調(diào)動頻繁，原始資料丟失、損毀嚴(yán)重，檔案管理處于一種被動應(yīng)付狀態(tài)，這必然影響到工程檔案的質(zhì)量。
1.2 檔案意識淡薄
部分施工單位對工程檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，重施工輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在，如工程技術(shù)資料的收集整理，本應(yīng)始于工程開工，終于工程竣工驗收，列入工作日程，同步施工進(jìn)展。在工程項目中，平時不重視工程檔案的收集整理， 檔案工作與工程建設(shè)不能同步管理，資料不規(guī)范、收集不齊全。甚至出現(xiàn)為應(yīng)付竣工驗收或有關(guān)檢查搞突擊、“做”資料的現(xiàn)象，造成原始資料失真，工程檔案造假，甚至對檔案管理人員反映的問題未引起重視，使工程檔案管理工作處于被動局面。對于施工單位來講，一般都未配專職人員，更沒有專門的資料室與相應(yīng)的設(shè)備，往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在專業(yè)技術(shù)人員手中，很容易丟失或損毀。
2 做好工程檔案管理工作的對策
2.1 制定工程檔案管理規(guī)范
2.1.1 實施四同步原則
我們在貫徹執(zhí)行國家有關(guān)基建檔案項目管理，驗收方面的規(guī)定和辦法時，結(jié)合廣汽菲亞特克萊斯勒汽車有限公司實際情況，制定出符合該司的規(guī)定，以便于遵照執(zhí)行，同時還應(yīng)把檔案資料管理職責(zé)納入有關(guān)的部門和專業(yè)技術(shù)管理人員的崗位責(zé)任和業(yè)務(wù)檢查考核程序中，要保持建設(shè)項目資料管理與工程建設(shè)的四個同步：即簽訂合同時同步提出項目檔案資料歸檔份數(shù)與質(zhì)量要求，落實好檔案資料歸檔驗收的經(jīng)濟(jì)責(zé)任;工程開工建設(shè)與檔案資料形成積累同步，落實好建設(shè)單位、設(shè)計、施工單位相關(guān)部門和人員的管理責(zé)任;工程建設(shè)過程與檔案資料跟蹤指導(dǎo)管理同步，落實好建設(shè)單位主管部門和人員監(jiān)督指導(dǎo)責(zé)任;工程交工竣工驗收與檔案資料整理交付驗收同步，落實好施工單位保證交工技術(shù)資料完整準(zhǔn)確和業(yè)主單位的質(zhì)量驗收把關(guān)責(zé)任。保證工程建設(shè)項目檔案管理資料管理、登記、驗收等環(huán)節(jié)工作的規(guī)范和有序控制。
2.1.2 工程檔案歸檔責(zé)任書文件的簽署
不僅影響工程形象，而且影響到操作、維護(hù)、管理、更新、擴(kuò)建和技術(shù)改造等。通過一年多前的項目檔案工作實踐，筆者認(rèn)為由于工程檔案不及時是主要原因，多數(shù)參與單位的領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員和管理人員要重點抓好項目的進(jìn)度和質(zhì)量，對項目檔案工作不落，把檔案工作作為“軟”，造成難以歸檔的項目。由于多項目參與單位，如果不是一個強(qiáng)制性的管理手段參與單位備案工作，項目文件歸檔會出現(xiàn)很多問題，會影響項目檔案歸檔時間和檔案質(zhì)量。筆者認(rèn)為對項目文件歸檔和管理責(zé)任書的形式，加強(qiáng)參與單位領(lǐng)導(dǎo)下的檔案管理意識是一種行之有效的方法。因此，我們應(yīng)采取項目文件歸檔和管理責(zé)任書的“辦法和參與單位”，明確規(guī)定了參與單位檔案工作的要求，項目檔案，檔案質(zhì)量，違約處罰，參與單位領(lǐng)導(dǎo)真正從思想價值工程檔案歸檔。這種方法可以從源頭上把住工程建設(shè)的施工單位歸檔，檔案損失情況的有效控制，使它在工程建設(shè)中不僅注重材料的積累，還要注意檔案材料的質(zhì)量，才能保證檔案工作的順利進(jìn)行。
2.2 實施工程檔案專項檢查工作制，做好工程檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作
建設(shè)項目的特點是任務(wù)繁重、工作量大、施工周期長、參與單位多、文字材料、圖紙、圖表、聲像資料等。任何一個參與單位，一個部門，一個工程技術(shù)人員，在工作的某些方面一個工作時間沒有做好在關(guān)鍵項目檔案的形成、積累、整理工作中可能對項目文件的管理造成困難甚至損失。為了使施工和監(jiān)理單位可以在工程竣工驗收后三個月內(nèi)公司檔案傳輸完成完整的、準(zhǔn)確的和合格的數(shù)據(jù)文件，我們應(yīng)對工程檔案歸檔工作做專項檢查，一是指定檔案工作者和工程專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)檢查和指導(dǎo)工作的項目文件，對施工單位的工程文件的收集整理工作，及時跟蹤。二是檔案部門定期參加項目監(jiān)理會議，一方面要了解整個項目的進(jìn)展情況，另一方面要參加相關(guān)單位會議，對工程檔案專項檢查工作進(jìn)行專項檢查，及時協(xié)調(diào)和解決備案工作中出現(xiàn)的問題。這種方法可以對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，歸檔檔案的質(zhì)量也提高了。
做好檔案專項工作檢查的同時，為確保工程檔案的質(zhì)量，應(yīng)優(yōu)質(zhì)、高效做好工程檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。例如該司所有工程可從可行性研究報告審查會、初步設(shè)計審查會、工程管理工作例會，到其他有關(guān)專題工作會議以及單位工程劃分工作、工程交工驗收等，檔案部門都應(yīng)參與進(jìn)去。通過深入?yún)⑴c工程建設(shè)的有關(guān)工作，檔案部門能及時掌握、了解工程建設(shè)的主要內(nèi)容、進(jìn)展情況、材料形成情況，并有效地監(jiān)督、指導(dǎo)職能部門，做到及時發(fā)現(xiàn)問題，及時了解指導(dǎo)、解決問題，做到檔案工作與工程建設(shè)“四同步”，確保審理檔案時做到情況清楚、心中有數(shù)。同時，檔案部門參與工程管理也有利于檔案人員與其他部門人員聯(lián)系溝通，得到他們的配合、支持。
2.3 監(jiān)理發(fā)揮工程檔案審核檢查中的作用
在工程實際項目檔案管理工作中，由于人事檔案并沒有親自參與到工程建設(shè)中;二是檔案人員不是工程技術(shù)人員，對項目文件的質(zhì)量檢查是有限的，對施工過程中的一些具體問題和環(huán)節(jié)的監(jiān)督也只有更多的理解。簽名和監(jiān)理人員由于熟悉工程的每一個環(huán)節(jié)，每一個過程，掌握每一個隱患和質(zhì)量事故的原因，發(fā)現(xiàn)過程和結(jié)果，所以我們需要監(jiān)督單位提交的建設(shè)單位項目文件，認(rèn)真負(fù)責(zé)地審計，檢查。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時返回施工單位整改資料檔案，直至項目文件質(zhì)量符合歸檔要求后才能簽名，這對提高工程文件的質(zhì)量，確保工程項目完成后的項目及時傳遞起著重要作用。
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