檔案館和圖書館一樣，都是國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)機(jī)關(guān)，擔(dān)負(fù)著收藏保管文化資源，提供信息為社會(huì)服務(wù)的重任。近年來，隨著檔案館向社會(huì)敞開大門，社會(huì)的檔案意識(shí)不斷提高，檔案越來越被廣大群眾所了解。然而，一段時(shí)間以來，檔案館的利用人數(shù)卻沒有隨著檔案開放力度的加大而明顯增加，與圖書館讀者的人數(shù)相比更是相去甚遠(yuǎn)。以北京市檔案館和國(guó)家圖書館?原北京圖書館　為例，前者年利用人次約四、五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬人。同為文化機(jī)構(gòu)，同樣對(duì)社會(huì)開放，為什么在利用人數(shù)上會(huì)有如此巨大的差距呢?面對(duì)這個(gè)問題應(yīng)采取什么對(duì)策呢?

這里，我僅想從檔案館、圖書館館藏主體特性的差異上來分析一下這個(gè)問題。

檔案館是接收機(jī)構(gòu)，它是為了保存其服務(wù)主體的文件而設(shè)立的，它的藏品主要是其服務(wù)主體形成的檔案材料。圖書館是搜集機(jī)構(gòu)，它可以從任何地方搜集各種材料，其收藏品有檔案，更多的是圖書資料。眾所周知，檔案和圖書有著不同特性。

首先，檔案與圖書的內(nèi)容有所不同。由于圖書有商品性，所以其內(nèi)容必須對(duì)社會(huì)大眾具有吸引力，內(nèi)容可以是真實(shí)的，也可以是虛構(gòu)的，有科技的，也有文學(xué)藝術(shù)的，社會(huì)上任何層次的讀者都可以在圖書中找到自己的興趣點(diǎn)。檔案則不同，它是社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，它從形成者形成的文件中直接轉(zhuǎn)化而來，不是事后另行編寫和隨意收集的間接材料，其內(nèi)容不允許有半點(diǎn)虛構(gòu)成分，因此檔案不具備任何藝術(shù)性，可讀性不強(qiáng)，它存在的動(dòng)因不是為了吸引讀者，而是記錄歷史，以備今后查考。兩者相比，檔案更具研究性，圖書更具趣味性和可讀性。再者，圖書是經(jīng)過對(duì)檔案等原始記錄進(jìn)行收集、歸納、提煉后形成的二手資料，對(duì)于那些只想宏觀了解，不想追根溯源的人來說，看圖書當(dāng)然要比看檔案來得實(shí)惠。館藏主體在內(nèi)容上的差異，是當(dāng)前圖書館讀者的人數(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于檔案館利用者人數(shù)的主要原因。

圖書和檔案內(nèi)容的不同，決定了利用者的差異。圖書館的讀者中，多數(shù)人是為了滿足興趣，豐富知識(shí)，而進(jìn)行深層次研究的讀者比例不大。任何一個(gè)走進(jìn)圖書館的人，都可以找到他感興趣的圖書而成為圖書館的忠實(shí)讀者。而檔案館的利用者或?yàn)檎{(diào)查取證、工作查考，或?yàn)閷W(xué)術(shù)研究、編史修志，絕大多數(shù)都有十分明確的查檔目的，有急待解決的實(shí)際問題。以這部分利用者的人數(shù)去對(duì)比興趣點(diǎn)廣泛的圖書館的讀者豈不是小巫見大巫嗎？

其次，檔案與圖書的存在形式不同。圖書是一種商品，一冊(cè)圖書只要市場(chǎng)需要，可以上百萬冊(cè)的印刷，在社會(huì)上廣為流通。圖書館所保管的絕大多數(shù)圖書都不是孤本，而是可再生的，可謂取之不盡，用之不竭。而檔案作為歷史的真實(shí)記錄，產(chǎn)生于人類社會(huì)的實(shí)踐過程中，是國(guó)家珍貴的歷史文化遺產(chǎn)，不是作為商品存在。檔案具有唯一性，多為孤本，損毀后不可再生。因此，在利用過程中，檔案館會(huì)比圖書館更多地考慮到維護(hù)保管主體的完整與安全，即便對(duì)于開放檔案，在利用、復(fù)制等環(huán)節(jié)上也必須進(jìn)行一定程度的限制。而圖書的特點(diǎn)決定了圖書館在圖書被讀者直接、反復(fù)使用過程中不必像檔案館一樣為了怕保管主體在使用時(shí)被損毀而制定很多的“條條框框”，對(duì)讀者進(jìn)行太多的限制。就此而言，讀者當(dāng)然愿意去圖書館，因?yàn)樵谀抢?，他們可以獲得更多的“自由”。

由于檔案和圖書在內(nèi)容、存在形式上的差異，造成了檔案館利用者與圖書館讀者人數(shù)上的差距。雖然這不是唯一的原因，檔案界社會(huì)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，工作方式和設(shè)備落后也是造成人數(shù)差距的因素，但是如果只把眼光盯著后者，忽視了館藏主體上的差異，甚至以接待人數(shù)多少作為衡量檔案部門服務(wù)觀念正確與否、工作得力與否的標(biāo)準(zhǔn)，那就太片面了。難道檔案館也像有些圖書館一樣３６５天天天開放，就可以真正的、長(zhǎng)時(shí)期的門庭若市而不是門可羅雀了嗎?北京市人大會(huì)副主任陶西平同志在視察檔案工作時(shí)曾說過“我們講檔案開發(fā)利用，到檔案館查閱利用檔案，不能奢望像開飯店那樣有成百上千的人，擠得水泄不通，那也是不切合實(shí)際的。”

因此，現(xiàn)階段檔案利用工作要想發(fā)揮更大的作用，與其在增加利用人數(shù)上絞盡腦汁，不如將更多的精力放在提高利用質(zhì)量上。這需要做好以下工作：

一、在提供利用中提高查全率、查準(zhǔn)率。

對(duì)于來館查檔的利用者，除熱情的接待外，更重要的是準(zhǔn)確快速地提供他所需要的檔案。

二、了解社會(huì)需求，主動(dòng)上門服務(wù)

檔案工作不是孤立的，它必須走出自我封閉的小圈子，與經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)同步，與人民生活緊密聯(lián)系起來。檔案工作者不但要熟悉館內(nèi)業(yè)務(wù)，還要隨時(shí)關(guān)注社會(huì)發(fā)展的動(dòng)態(tài)，捕捉社會(huì)熱點(diǎn)，根據(jù)需要主動(dòng)上門服務(wù)。將“你上門，我來查”和“你需要，我提供”結(jié)合起來。以北京市檔案館利用處為例，１９９６年初，他們了解到很多單位正在進(jìn)行房產(chǎn)核實(shí)登記，有的單位因拿不出檔案憑證而失去了產(chǎn)權(quán)。根據(jù)這一情況，他們及時(shí)整理有關(guān)檔案，主動(dòng)走訪了１６個(gè)單位，上門提供檔案信息。雖然利用人數(shù)沒有因此增加多少，但卻發(fā)揮了檔案的作用，為一些單位挽回了幾千萬元的經(jīng)濟(jì)損失，從而真正提高了檔案的利用質(zhì)量。

三、利用多種方式，提供檔案信息

檔案利用工作就是向社會(huì)提供檔案信息。提供信息的方式很多：可以在館內(nèi)，也可以在館外；既有外部利用，也有內(nèi)部利用，可以因人因事舉辦不同主題的展覽，也可與學(xué)校合作開展教育活動(dòng)，開辟第二課堂；可以編輯出版圖書雜志?包括史料匯編等專業(yè)書籍以及圖文并茂的通俗讀物　，也可以利用信息網(wǎng)絡(luò)傳遞檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享；還可以通過新聞媒體發(fā)布檔案信息……。通過這些工作，使檔案館成為檔案信息的“發(fā)射臺(tái)”，公眾不到檔案館也可以獲得豐富的檔案信息。

提高利用工作質(zhì)量的方法還很多，這里就不一一介紹了?？傊?，檔案利用工作要想發(fā)揮更大的作用，絕不能片面地追求來館查檔利用者的人數(shù)，應(yīng)該根據(jù)檔案工作的實(shí)際情況?如檔案的特點(diǎn)、檔案收集面狹小、資金緊張等　和公眾現(xiàn)在的需求方向，多管齊下，只有這樣才能真正發(fā)揮檔案的作用，為社會(huì)服務(wù)。