淺析信息化檔案管理方法的變化和發(fā)展

　　隨著信息時(shí)代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到人類社會(huì)生產(chǎn)和生活的方方面面。新的檔案載體呈現(xiàn)出的特點(diǎn)要求檔案管理者在傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理方法的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新。筆者將從檔案管理的主要環(huán)節(jié)入手，分別闡述新的背景下檔案管理各環(huán)節(jié)中管理方法發(fā)生的新變化。

　　一、檔案收集

　　從檔案收集內(nèi)容來講，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理中，檔案管理部門的收集的檔案類型僅限于國家、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人生成的紙質(zhì)檔案。而信息技術(shù)的發(fā)展使得檔案載體呈現(xiàn)多元化，收集內(nèi)容不僅包含傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還包含以數(shù)碼形式或依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在的電子文件。從檔案收集方式來講，文檔一體化的發(fā)展加快了文件生成及辦理的流程，縮短了電子文件的歸檔周期。檔案收集方式從傳統(tǒng)的集中定期收集變?yōu)樾畔r(shí)代的實(shí)時(shí)收集，收集效率大大提高。此外，由于電子文件的特殊性，在收集的過程中不僅要保證電子文件的元數(shù)據(jù)齊全完整，還要保證電子文件收集環(huán)境的安全。

　　二、檔案鑒定

　　對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，檔案的內(nèi)容和載體不可分離，所以對檔案的鑒定主要采用直接鑒定法，即直接根據(jù)檔案內(nèi)容判斷檔案的價(jià)值。對于電子文件而言不僅要鑒定其內(nèi)容，還要鑒定其技術(shù)狀況。對檔案內(nèi)容的鑒定采用的是職能鑒定法。因?yàn)檫@種方法能克服鑒定中的主觀隨意性，增加客觀性。檔案技術(shù)狀況鑒定是比檔案內(nèi)容鑒定更為重要。“技術(shù)鑒定所承擔(dān)的責(zé)任是對電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面的檢查，包括對信息真實(shí)、可靠、完整、可讀性的認(rèn)定和對文件載體性能的檢測。”此外，電子文件的技術(shù)狀況鑒定還包括對電子文件所存儲(chǔ)軟硬件設(shè)備的病毒檢測。

　　三、檔案整理

　　傳統(tǒng)的檔案整理工作主要是對檔案實(shí)體進(jìn)行整理，即對檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄、裝訂及裝盒等等。而在信息化背景下，電子文件以及數(shù)字化檔案不斷增加，僅僅對檔案實(shí)體的整理已經(jīng)無法滿足檔案管理的要求。檔案的整理包括對通過傳統(tǒng)收集方式歸檔的檔案實(shí)體的整理，還包括對各種各樣的電子文件的整理。電子文件的整理包括對存儲(chǔ)檔案信息的不同載體的整理，也包括對電子文件信息的整理。電子文件的載體整理主要是對載體的分類、編號(hào)、排列及著錄的過程。電子文件信息的整理就是“在收集、積累、登記具有保存價(jià)值的電子文件的同時(shí)，按照一定的律或內(nèi)容上的密切聯(lián)系進(jìn)行分類、編號(hào)、組盤、排列、著錄的過程。”

　　四、檔案保管

　　與紙質(zhì)文件相比，電子文件的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴(yán)格以及成本高昂等特點(diǎn)，所以電子文件的保管需要在一定的原則指導(dǎo)下采用多種方法來展開。首先，要確保電子文件安全：“安全是電子文件保管的首要任務(wù)”。其次，做好全程控制：電子文件的保管是全面的保管、系統(tǒng)的保管、是一種對過程的管理。它貫穿于整個(gè)文件生命周期。再次，做好前端控制：在文件生產(chǎn)之前就采取控制措施，能有效的預(yù)防影響電子文件安全的因素，確保其真實(shí)、完整、可讀。目前電子文件要通過電子方式、打印成紙質(zhì)文件、計(jì)算機(jī)物理隔離的方式、雙套制以及雙軌制等方式保管。

　　五、檔案編研

　　傳統(tǒng)的檔案編研是將紙質(zhì)載體的檔案信息通過人工方式進(jìn)行編研，周期長，工作量大;傳播方式僅限于紙質(zhì)出版物或書籍。

　　信息化背景下的編研則是利用計(jì)算機(jī)對分散在各處的檔案信息資源進(jìn)行收集分析整合。它采用的是一種開放集約的編研方式，檔案信息編研人員可以通過網(wǎng)絡(luò)方式收集編研信息，開展跨區(qū)域的合作編研。它還是一種高效便捷的方式，它綜合利用OCR、數(shù)字影音、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等方式進(jìn)行編研，這樣不僅可以縮短周期，還可以提高編研效率。此外，它以用戶需求為導(dǎo)向，傳播形式多樣，編研人員可以通過網(wǎng)絡(luò)了解利用者需求，編研成果不僅可以通過紙質(zhì)載體的形式出版發(fā)行，還可以通過電子出版物、磁盤、光盤、多媒體、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播。

　　六、檔案開放利用

　　傳統(tǒng)上，用戶若想查閱某份檔案，必須親自去檔案館(閱覽、咨詢)、向檔案館寫信或打電話進(jìn)行咨詢，或者參加檔案館開展的各種各樣的展覽活動(dòng)來利用檔案。而進(jìn)入信息時(shí)代，檔案的開放利用方式逐漸多元化，除了通過傳統(tǒng)的方式進(jìn)行利用外，還可以通過許多新型的方式利用檔案?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和優(yōu)化使得檔案網(wǎng)站如雨后春筍般出現(xiàn)，檔案信息需求者足不出戶便可以獲得部分檔案館公開的檔案。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，許多檔案館建立了移動(dòng)設(shè)備服務(wù)平臺(tái)，通過開通官方微博和微信服務(wù)平臺(tái)等，提供各種利用服務(wù)。比如通過紹興城建檔案館官方微信平臺(tái)，用戶不僅可以了解該檔案館的實(shí)施工作動(dòng)態(tài)，還可以享受查檔、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、拍照等方面的預(yù)約服務(wù)。檔案館智能服務(wù)系統(tǒng)是新時(shí)期檔案館提供檔案信息利用服務(wù)的又一種方式，用戶可以通過電子閱覽室或自助檔案信息服務(wù)平臺(tái)來查詢自己所需的檔案信息。

　　另外，檔案利用者還可以通過定制個(gè)性化服務(wù)來實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的利用。通過合理的個(gè)人定制，如“頁面定制、電子郵件定制、通過客戶終端軟件的定制服務(wù)、網(wǎng)站功能定制等”。

　　結(jié)語

　　信息化背景下檔案管理中出現(xiàn)的這些新變化一方面提高了檔案的管理效率和檔案開放利用的水平，另一方面也對檔案工作人員提出了挑戰(zhàn)。新時(shí)期的檔案人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)載體檔案管理的方法，還必須不斷強(qiáng)化信息技術(shù)水平，不斷適應(yīng)信息時(shí)代新型載體檔案的管理對自己提出的要求，這樣才能不斷推進(jìn)檔案事業(yè)的向前發(fā)展，才能保證自己不會(huì)被淹沒在信息社會(huì)發(fā)展的洪流中。