會計電算化檔案管理論文
會計電算化檔案管理論文
增強電算化會計檔案管理意識,完善硬件設施建設,科學界定電算化會計檔案資料的范圍,建立健全電算化會計檔案管理制度,編制電算化會計檔案管理專用軟件,加強會計檔案工作隊伍的建設,是完善電算化會計檔案管理的有效措施。下面是學習啦小編為大家整理的會計電算化檔案管理論文，供大家參考。
會計電算化檔案管理論文范文一：電算化會計檔案管理
摘要： 隨著計算機技術的飛速發(fā)展，財務會計核算方式也發(fā)生了巨大變化，許多單位都已經(jīng)實現(xiàn)了會計電算化，在大大減輕財務人員勞動強度，提高工作效率的同時也不同程度地存在著某些問題。針對電算化會計檔案管理中所存在的問題，應完善會計軟硬件設施建設和會計檔案管理各項制度，提高會計部門人員素質(zhì)和思想重視程度。
關鍵詞： 會計電算化; 會計檔案管理; 問題; 成因; 對策
中圖分類號： F232 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631(2010)08-0022-02
一、電算化會計檔案管理概述
電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù),以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。
二、電算化會計檔案管理的內(nèi)容
電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負責管理。財政部1996年6月30日頒布的《會計電算化工作規(guī)范》中規(guī)定：
1. 電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規(guī)定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。
2. 對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。
3. 采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。
4. 通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會計檔案管理存在的問題
(一)電算化會計檔案本身性質(zhì)帶來的問題
電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質(zhì)會計檔案，并對保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度;未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
會計電算化工作是一種無紙化工作，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均存在計算機的硬盤上，實際工作中常有以下幾種不當情況發(fā)生：一是部分操作人員未養(yǎng)成每天備份的習慣，機器一但出現(xiàn)故障，則部分帳務數(shù)據(jù)將會丟失。二是不少操作者對備份的數(shù)據(jù)盤不能做到定期檢查，一旦發(fā)生問題就無法進行補救。三是習慣性用軟盤備份。由于軟盤存在著容量小、易出故障等缺陷，在數(shù)據(jù)恢復上易出現(xiàn)麻煩。
(二)會計檔案管理制度不完善
準確、真實和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本的要求。由于會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟活動的質(zhì)的變化，要求極準確的資料。然而在會計電算化條件下，由于會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上，在技術上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡。
(三)缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡安全人才
眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。一般會計人員業(yè)務經(jīng)驗豐富，但計算機專業(yè)知識卻很匱乏，難以勝任用計算機處理會計業(yè)務工作。一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴重的導致系統(tǒng)崩潰。
四、電算化會計檔案管理問題形成的原因
(一)對會計電算化本身理解的偏差
我國電算化事業(yè)起步較晚，人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數(shù)單位電算化都是應用于代替手工核算，僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手，根本未認識到建立完整的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性，使現(xiàn)有會計提供的信息不能及時、有效地為企業(yè)決策及管理服務。
(二)尚未引起有關部門的重視
不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業(yè)務指導，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。
(三)缺乏明確的規(guī)章制度
由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。從而只突出強調(diào)了會計業(yè)務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
(四)電算化會計軟件升級快
由于會計電算化軟件近年來頻繁更換和升級,原相關的會計軟件和文檔資料也容易出現(xiàn)不相兼容的情況,如果處理不當這部分會計資料，不僅得不到有效的保管和發(fā)揮應有作用,同時也不符合內(nèi)部控制制度的要求。
五、如何改善電算化下的會計檔案管理
(一)完善電算化下會計檔案管理各項制度
會計電算化檔案的管理是重要的會計基礎工作。計算機替代手工記賬后，會計檔案增加了新的內(nèi)容。因此，在電算檔案管理制度中，對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份會計等都有相應的管理制度。實施電算化后應加強對會計電算化檔案的管理?；痉椒ㄊ牵?/p>
1. 建立電算化會計檔案的歸檔制度
首先應確定歸檔范圍。電算會計檔案內(nèi)容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算和重要的經(jīng)濟合同、開發(fā)設計說明書，以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數(shù)公式、自動轉(zhuǎn)賬公式及其他計算公式、檢驗公式等，存貯于磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料。
2. 建立電算化會計檔案的保管制度
與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案，應按規(guī)定立卷歸檔保管。會計相關職能部門應緊密配合，確認合法的會計檔案內(nèi)容，根據(jù)國家檔案局的標準做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤等，建立電算化會計檔案保管制度。
3. 建立嚴格的借用手續(xù)制度
要建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續(xù)制度和使用權限制度, 電子會計檔案信息未經(jīng)單位負責人同意嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數(shù)據(jù)磁盤不得帶出財務(檔案)室，財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續(xù)。
(二)提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結構
由于電算化會計，不僅僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業(yè)人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎;同時電算化軟件維護及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護日常運作，開發(fā)更合理、高效的軟件。
(三)重視理論研究，提高思想重視程度
電算化會計檔案管理的理論基本問題研究透徹了，會計軟件的研制就有了明確的方向和目標，才能更符合實際工作的要求，更好地服務于會計工作，以實現(xiàn)會計電算化的效益原則。
實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立。
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會計電算化檔案管理論文范文二：電算化會計檔案管理工作的淺談
[摘 要] 隨著社會的發(fā)展，辦公自動化的廣泛應用，會計領域也深受影響，電算化會計是現(xiàn)代會計管理的主流，原來手工會計下所采用的檔案管理辦法已不適應電算化會計的需要。本文以電算化會計檔案管理為中心，簡約介紹了電算化條件下的會計檔案管理的特點，分析了現(xiàn)代會計檔案管理工作中的問題，并提出了相應的對策。
[關鍵詞] 電算化 會計 檔案管理
一、會計電算化下會計檔案的概念和特點
1.電算化會計檔案管理的概念
電算化會計檔案是指：儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù);而會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)。
2.電算化會計檔案管理的新特點
(1)載體的變化
與傳統(tǒng)的手工會計相比較，電算化會計是運用計算機或者其他磁性介質(zhì)為載體將原來手工紙制的會計憑證、會計賬薄和會計報表等會計檔案來實現(xiàn)保存，再連接打印機規(guī)范打印保存。這樣會計檔案管理在載體性、信息性和安全性上有著巨大的變化，使得會計檔案管理邁進了信息時代。在新的檔案保存方式下，會計檔案有著占用空間小，保管易，查尋方便等優(yōu)勢，其特有的存儲形式，也使得這些檔案必須在計算機硬件和軟件系統(tǒng)中才能查看得到。
(2)檔案有一定的統(tǒng)一性
由于電算化會計檔案是在經(jīng)過計算機中特定的編制好的程序軟件環(huán)境下進行處理產(chǎn)生會計數(shù)據(jù)資料，這樣就是得會計檔案從會計分錄，到科目匯總表，賬簿都有特定的格式，就使得會計檔案有一定的統(tǒng)一性。
(3)資源的有效配置
由于電算化會計檔案主要是基于信息網(wǎng)絡技術條件，利于會計信息的傳送，檢索，有利于其信息資源共享。這樣方便會計檔案的查閱同事有利提高會計檔案的使用率。
二、高校財務會計檔案管理存在的問題
綜合上述電算化會計的眾多特點可以看出，電算化下的會計檔案又它的優(yōu)點但同時也存在不少問題。
1.對會計檔案的重視不夠。由于電算會計發(fā)展時間不長，許多單位對電算化下的會計檔案不夠重視，沒有對會計華下的財務檔案設置專員管理，大多數(shù)是由會計人員主兼管，其他財務人員協(xié)作的模式，這樣使得會計檔案的裝訂，歸檔都由不同人員完成，如此工作的分散就使得會計檔案的管理工作達不到基本的操作規(guī)范，檔案在移交給管理機構時往往只移交紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案，磁質(zhì)檔案不移交不能是紙質(zhì)文檔何磁質(zhì)同步歸檔，影響了檔案的整體性，未能達到電算化檔案管理工作的質(zhì)量和效果。
2.電算化會計檔案管理是一種綜合技術性強的工作對從事人員要求較高。既需要具掌握一定財會專業(yè)知識也需要具備較好的計算機操作技能的人員。如果計算機業(yè)務技能不熟，就會在管理當中因操作錯誤破壞數(shù)據(jù)，后果不堪設想。反之如果沒有較強的財會專業(yè)技能就不能正確處理會計資料，進行檔案管理。目前，會計檔案管理主要有會計人員兼任，他們掌握熟練的財會專業(yè)知識，但是欠缺計算機的日常維護技能，未能對會計電算化后的電子文件、程序文件、財務數(shù)據(jù)等定期備份，未及時形成磁介質(zhì)的電子檔案。會計檔案的不完整使得財務數(shù)據(jù)的安全性得不到保障，一旦計算機及服務器出現(xiàn)故障，就會造成財務數(shù)據(jù)丟失，給單位帶來無法挽回的經(jīng)濟損失。
3.安全性方面，電子檔案雖具有儲存容量大，查閱方便快捷，能滿足檔案利用者又快又好地利用所需的資料和數(shù)據(jù)，最大限度地發(fā)揮會計檔案服務的功能。但是電子檔存放的磁性介質(zhì)或光盤易被遺失、損壞，因此在安全管理方面，防盜、防火、防潮等是電算化會計檔案管理的一項重要內(nèi)容。但電子檔案又存在易改動、易刪除和可復制，加上工作人員對電子數(shù)據(jù)的非法修改可以做到不留痕跡等不穩(wěn)定的因素網(wǎng)絡化的管理為網(wǎng)絡社會的黑客、網(wǎng)絡犯罪分子造成可乘之機，工作人員缺乏會計電算化安全基本知識，不遵守單位的數(shù)據(jù)安全規(guī)則，將計算機病毒帶人會計系統(tǒng)中，是會計數(shù)據(jù)備份不及時，造成電子數(shù)據(jù)永久丟失，相對傳統(tǒng)會計檔案管理，電算化會計檔案的安全管理難度較大，較為復雜，一旦出現(xiàn)安全管理事故，損失則更大。這樣從而增加了財務數(shù)據(jù)的脆弱性。
4.電算化會計檔案查閱需要在特定的環(huán)境進行。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案直觀可視性強，而電算化會計檔案必須借助于計算機及其特定的軟件軟件系統(tǒng)才可顯示識讀所需的數(shù)據(jù)與資料。在無特定的平臺電算化會計檔案則無法打開，這樣電算化會計檔案就而失去利用價值。
三、高校財務會計檔案管理存在問題的解決辦法
1.提高認識，加強領導。要高度重視財務檔案管理工作，樹立好財務檔案管理的意識，明確檔案管理人，專人負責檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常檔案工作。各會計單位建立會計檔案的管理辦法或制度，并嚴格執(zhí)行使會計檔案管理規(guī)范化，以確保會計檔案的真實可靠性。
2. 強化財務管理人員素質(zhì)。會計電算化檔案管理人員要求掌握計算機應用維護和會計專業(yè)技能，在相關的隊伍建設方面應該增加專業(yè)的技術人才，以加強對電算化會計檔案進行規(guī)范化管理。在沒有引進符
合此崗位的復合型才次前應該對現(xiàn)有的檔案 管理人員進行多途徑、多形式的培訓學習，讓檔案管理人員了解 會計檔案的重要性，提高他 們的專業(yè)技能和責任心。以便加強對電算化會計檔案的管理，為電算化會計檔案的規(guī)范化、科學化、安全化管理提供保障。使電算化會計檔案在各項 工作中發(fā)揮作用。
3.加快會計檔案工作現(xiàn)代化步伐，加強管理，利用大量的會計檔案資料為各類財務檢查提供最真實的依據(jù)。 充分發(fā)揮財務檔案的潛在作用，更好地為財務工作服務。在現(xiàn)代化信息安全問題大部分都是因內(nèi)部管理不善引起的，各單位要成立專門的 組織負責 網(wǎng)絡信息安全管理工作。在電算化會計檔案管理工作中，建立專用的會計檔案室，用以保管存儲會計信息的磁性材料，同時通安裝網(wǎng)絡安全 軟件，加強信息網(wǎng)絡的安全建設，確保會計信息的網(wǎng)絡安全。話說“三分技術、七分管理”各單位要加強電算會計化檔案的管理制度，明確何細化安全保護具體要求如各責任者之間的權限設置，數(shù)據(jù)加密和認證，實時網(wǎng)絡監(jiān)測，防范越權或個人對數(shù)據(jù)庫的不適當操作破壞會計檔案數(shù)據(jù)。
4.科學保存，定期檢測，確保電算化會計檔案安全有效利用。電算化會計檔案是現(xiàn)代信息 社會的產(chǎn)物，必須用現(xiàn)代化設施設備加以保管，以防止電子檔案受潮、磁化、或破壞;定期檢測已歸檔的電算化會計檔案，及時做好數(shù)據(jù)備份防止磁性介質(zhì)的損壞導致電子檔案的丟失或不完整。對歸檔的電算化會計檔案要根據(jù)規(guī)定編制檢索工，方便以后查詢檢測。利用各種財務基礎數(shù)據(jù)資料分析高校 經(jīng)濟 發(fā)展，財務運行中的特點、存在的不足，研究預防對策，為領導決策服務。
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