淺談電子化檔案管理論文
電子化檔案管理是一種先進的管理技術(shù),目前國內(nèi)大多數(shù)機關(guān)或其他單位均采用或準備采用此種方式。下面是學習啦小編為大家整理的電子化檔案管理論文，供大家參考。
電子化檔案管理論文范文一：電子文件檔案化管理探究
[摘 要] 隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡化日趨完善，產(chǎn)生了幾何倍數(shù)的電子文件，電子文件檔案管理勢在必行，這是現(xiàn)代化發(fā)展的要求。本文依據(jù)電子文件特點，就電子文件檔案化管理過程進行了相關(guān)探討。
[關(guān)鍵詞] 電子文件 檔案化 管理
實踐中，由于對電子文件產(chǎn)生的環(huán)境、特點的認識不足，檔案管理人員采用傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法對其進行管理，這顯然難以適應電子文件的管理需要。因此，對電子文件實行檔案化管理成為一種必然的選擇。
電子文件及電子文件檔案化
1.電子文件及其特點
按照國家新頒布的《電子文件歸檔與管理標準》，電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計數(shù)機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可網(wǎng)絡進行傳輸?shù)奈募?。具體表現(xiàn)為：電子文書、電子郵件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件相比，電子文件具有下列特點：(1)依耐性。電子文件是以電子字節(jié)形式記錄的文件，從制作、處理、傳輸、存儲等過程都是依靠計算機設備和網(wǎng)絡完成的，在閱讀使用時必須要借助計算機硬件、相關(guān)系統(tǒng)軟件等數(shù)字設備。而紙質(zhì)文件，通過肉眼就可以識別利用。(2)虛擬性。電子文件產(chǎn)生于電腦設備中，是一種數(shù)字化形式存在，在計算機內(nèi)部，無論是運算、存儲還是傳輸?shù)冗^程，都是以數(shù)字編碼形式存在。(3)共享性。電子文件儲存到計算機網(wǎng)絡上之后，用戶可以不受時間和空間限制隨時隨地進行查閱，同一個電子文件均可以通過終端網(wǎng)絡傳輸給若干個網(wǎng)絡終端，可以使若干用戶在不同的空間調(diào)用。(4)不安全性。網(wǎng)絡是一個開放的平臺，自身具有各種安全防范漏洞，在遭遇到黑客、病毒等攻擊時，電腦設備及存儲載體容易遭受感染或損壞，造成電子文件損毀及被刪除更改。(5)不穩(wěn)定性。電子文件形成后，其識讀應用一般為磁盤、光盤、磁帶等載體，而這些載體對環(huán)境的溫度、防磁性、抗病毒等條件要求很高，而且這些介質(zhì)處于不斷更新發(fā)展中，當這些介質(zhì)受到破壞后，會造成電子文件的不穩(wěn)定性。
2.電子文件檔案化管理
電子文件檔案化管理，是指借鑒傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式，根據(jù)電子文件自身的特點，采用先進的設備及網(wǎng)絡信息技術(shù)，運用文件中心、虛擬立卷等數(shù)字檔案管理理論，建立高效、快捷的電子檔案信息管理模式，提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，有目的性地對形成的相對集中的電子文件實行文件級(自動化、網(wǎng)絡化)保存和管理，為部門及相關(guān)用戶提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。
電子文件檔案管理
1.制訂電子文件的歸檔管理制度
一是根據(jù)國家、地方相關(guān)電子文件歸檔管理標準，結(jié)合部門電子文件的特殊性和需求，制訂登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全以及專利維護等各項歸檔管理標準，使之有的放矢。二是建立健全電子文件管理的檢查審核制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，督促其建立完善文件歸檔手續(xù)、立卷、傳輸、使用等技術(shù)措施，嚴格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，以確保信息的原始性、真實性和完整性。
2.明確電子文件的歸檔內(nèi)容
根據(jù)電子文件的重要性和實用性進行排列分類，刪除不需要的電子文件。一是確定電子文件的歸檔范圍，將相應的電子文件進行編目后分門別類地歸入文字材料、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件中，便于查詢使用。二是可根據(jù)歸檔環(huán)境、存儲載體技術(shù)及使用壽命等具體情況確定歸檔時間。三是一般電子文件實行兩套相同版本的歸檔，拷貝二套，保存一套，借閱一套。在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募惨獙嵭斜４鎯商?，其中一套實行異地保存。四是嚴格遵守歸檔要求，準確說明電子文件配套的軟、硬件環(huán)境要求。五是在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡下采用備份系統(tǒng)歸檔, 將要歸檔的電子文件存放在磁盤、光盤等介質(zhì)上。
3.做好電子文件檔案化保管。 (1)電子檔案載體保護。電子檔案載體應采用防磁性能好的專用柜架，環(huán)境溫度要求為15℃ -24℃，濕度保持在45%-60%。同時做好“七防”工作(即防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光、防鼠)，以保證存儲介質(zhì)的穩(wěn)定性。(2)加強數(shù)據(jù)備份。一是對電子文件建立多套備份，分開保管，避免因某一電子檔案載體損壞而造成文件丟失;二是每隔一段時間(一年一次)對電子檔案進行一次保護性復制;三是對一些重要的電子文件，應采取相應的紙質(zhì)文件備份，實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步管理。(3)網(wǎng)絡安全保密。一是在現(xiàn)有保密基礎上，借鑒國內(nèi)外的先進經(jīng)驗，采取除使用磁卡身份證嚴格識別訪問者身份外，加設電子密鑰等，實行多重限制，最大限度地確保安全。二是建立完善先進的電子文件電腦網(wǎng)絡系統(tǒng)逆流跟蹤查找功能，便于在遭遇黑客攻擊時，及時查找黑客行蹤，將其緝拿歸案，予以制裁。三是嚴格遵守電子文件管理使用規(guī)定，完善計算機殺毒防毒軟件安全系統(tǒng)，嚴密防止計算機感染病毒。
4.電子檔案的開發(fā)利用
電子文件檔案化的最終目的是方便用戶使用，電子文件開發(fā)使用常見的有拷貝、通信傳輸?shù)榷喾N利用方式。在使用過程中需要加強電子檔案的有效利用管理：一是根據(jù)使用者工作職責和性質(zhì)進行相關(guān)權(quán)限設置，杜絕那種無原則地向所有使用者提供全部利用的方式。二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次，進行有效的監(jiān)控，使用內(nèi)容不適于完全開放的，禁止提供拷貝。三是在網(wǎng)絡環(huán)境下傳輸或直接利用等的電子檔案，要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期地更換，防止泄密。四是建立電子檔案利用系統(tǒng)全程跟蹤監(jiān)控和容錯能力，提供相關(guān)使用登記記錄，防止由于操作不當造成的損失。
5.加強從業(yè)人員知識技能培訓
當前，自動化辦公已成為時代主流，相關(guān)存儲設備和技術(shù)也隨之發(fā)展，具有一定的專業(yè)性和難度需要加大對從業(yè)人員的培訓力度，使其不斷更新其知識技能，提高業(yè)務素質(zhì)，跟上時代步伐。
結(jié) 語
總之，實行電子文件檔案化管理是一項長期的任務，需要我們根據(jù)其特點，采用適宜的辦法，做細做強。
參考文獻：
[1]柳向紅.電子文件檔案化管理的特點[J].蘭臺世界,2005(11).
[2]韋艷.電子文件檔案化管理探究[J].吉林省教育學院學報，2010(5).
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[4]陸小宇.談談電子文件的檔案化管理[J].科技創(chuàng)新導報，2008(3).
電子化檔案管理論文范文二：檔案管理電子化的思考
[摘要] 結(jié)合金溝河流域管理處檔案信息系統(tǒng)的建設管理中出現(xiàn)的問題，提出在應用過程中應注意聯(lián)系單位實際，深入考察與電子化相關(guān)的各種情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑，以提高檔案管理的水平。
[關(guān)鍵詞] 檔案管理; 電子化; 信息技術(shù); 思考
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2012)15- 0099- 02
加快檔案信息電子化建設，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的自動化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案信息管理系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎和重要手段。檔案信息電子化是一項需要運用多種學科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作的復雜系統(tǒng)工程。2005年金溝河流域管理處檔案室初步建成了文書檔案處理信息系統(tǒng)，2009年完善了全處范圍的局域網(wǎng)建設，使檔案管理不斷向信息電子化管理的目標推進。
1 檔案信息電子化的作用
在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、定稿到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、復制的特性，使得在紙質(zhì)檔案中最能體現(xiàn)檔案原始性的形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理中的最后一個文本，沒有草稿與正稿的區(qū)別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進現(xiàn)代化技術(shù)，使得檔案工作中的技術(shù)含量明顯增加，對檔案管理工作造成非常大的影響。檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面：
(1) 檔案信息電子化，可充分利用現(xiàn)代化辦公設備技術(shù)，減少對紙張等自然資源的耗費，提高工作效率。
(2) 檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經(jīng)費限制的影響，依靠個人即可較容易地根據(jù)需要進行再開發(fā)，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動成果利用較難的現(xiàn)象。
(3) 檔案信息電子化，可利用計算機網(wǎng)絡，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領導及相關(guān)人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務質(zhì)量。
2 實現(xiàn)檔案管理電子化應注意的問題
本文結(jié)合金溝河流域管理處在檔案管理電子化中遇到的問題，談一些粗淺的看法。
2.1 實現(xiàn)檔案管理電子化，首先應做到檔案標準化、規(guī)范化
在推進檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設備的不完善，而是軟件的功能與單位的實際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件太多太亂等問題，對整體應用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進檔案電子化建設，必須考慮檔案工作的各個方面和細節(jié)，做到檔案標準化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。
2.2 電子化系統(tǒng)的開發(fā)應注重系統(tǒng)整體水平的提高
檔案信息電子化系統(tǒng)的開發(fā)應注重整個系統(tǒng)功能的完善，組成系統(tǒng)的各個子功能模塊都應周密考慮，特別應重視網(wǎng)絡功能的利用，這樣才能充分提高系統(tǒng)的綜合能力。部分功能模塊或一個重要模塊的不完善，都可能造成系統(tǒng)應用水平的低下。系統(tǒng)開發(fā)完成后，應進行充分的測試，針對單位的實際應用，逐一檢測每個功能模塊，通過不斷細致的修改完善，使系統(tǒng)的整體管理水平有較大的提高。
2.3 重視檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設
檔案電子化管理的核心和基礎是檔案信息數(shù)據(jù)庫，檔案信息數(shù)據(jù)庫是指在計算機上存儲的相互關(guān)聯(lián)的，具有一定組織結(jié)構(gòu)的檔案信息數(shù)據(jù)的集合。數(shù)據(jù)庫建設中一定要統(tǒng)一認識，軟件開發(fā)人員同檔案業(yè)務人員應充分溝通，協(xié)同配合，明確檔案數(shù)據(jù)的收集來源，針對不同的來源和類型，做好信息數(shù)字化的處理、歸檔，方便后期信息數(shù)據(jù)的錄入。同時，要面向應用，充分考慮計算機軟硬件平臺的飛速發(fā)展變化，不斷完善數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容結(jié)構(gòu)。
2.4 應制訂切實有效的技術(shù)方案
在實現(xiàn)檔案管理電子化的過程中，應根據(jù)本單位的情況，實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮本單位的發(fā)展需求及先進技術(shù)的未來發(fā)展，制訂出切實可行的方案，追求經(jīng)濟與效益的最優(yōu)比，避免追求大而全，高標準高檔次，造成系統(tǒng)設備購置后不能充分利用，投資浪費現(xiàn)象的發(fā)生。
要充分做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，保護電子文檔的安全。通過采取技術(shù)手段，將已歸檔的電子文件進行安全處理，保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。
要解決好電子文件的保存問題。要根據(jù)不同存儲介質(zhì)的特性，注重外界光、水分、灰塵、磁場等對電子文件的影響，加強防護，同時做好定期檢查和備份，以保證電子文件中原始信息的長期保存。
2.5 根據(jù)單位實際加強管理
檔案信息電子化的管理，最終目的是要做到集中管理和方便應用相結(jié)合。由于歷史的原因，在不少的單位都不同程度地存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題。通過電子化的推進，使用不方便的問題可逐步解決。但是，集中統(tǒng)一管理問題，因許多檔案信息歸類到單位內(nèi)不同的部門，由各自管理，未歸入檔案部門進行管理，使檔案信息電子化系統(tǒng)信息不全，形成信息分割，一方面造成資源浪費，另一方面也影響了信息的使用。
2.6 重視人才管理
檔案信息電子化的最終落實，要通過檔案管理人員的應用來實現(xiàn)，其素質(zhì)水平的高低直接影響電子化水平的應用效果。對于單位來說，應加強組織領導，有針對性地進行業(yè)務培訓，使檔案管理人員其基本掌握信息技術(shù)的新知識，熟練系統(tǒng)的操作;檔案管理人員要加強自身的學習，不斷補充新知識，努力鉆研業(yè)務，以適應信息時代檔案事業(yè)的發(fā)展要求。
總之，檔案信息電子化管理的最終目的在于開發(fā)應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。實現(xiàn)檔案管理的電子化，要充分考慮單位的實際情況，統(tǒng)籌兼顧，循序漸進，利用先進技術(shù)，逐步完善系統(tǒng)的各項功能;同時，在建設過程中，要充分調(diào)動各方面的積極性，通過深入分析與電子化相關(guān)的諸多方面的情況及發(fā)展趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑，以達到提高檔案管理水平的目的。
主要參考文獻
[1] 國家檔案局. 電子文件歸檔與電子檔案管理概論[M]. 北京：中國檔案出版社，1999.
[2] 中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局. 電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T18894-2002)[S]. 2002.
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