關(guān)于檔案管理的畢業(yè)論文
社會(huì)的發(fā)展給檔案管理工作提出了新的更高的要求,但在對(duì)檔案管理工作中普遍存在一種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)。其實(shí),檔案管理工作的重要性是不言而喻。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于檔案管理的畢業(yè)論文，供大家參考。
關(guān)于檔案管理的畢業(yè)論文范文一：淺析普通高校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理工作研究
論文關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)教育 學(xué)籍管理 管理質(zhì)量
論文摘 要：普通高校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理工作的好壞直接影響學(xué)生是否能如期畢業(yè)，其管理過程貫穿于學(xué)生入學(xué)、日常教學(xué)管理、畢業(yè)環(huán)節(jié)等，是學(xué)校最終“產(chǎn)品”的出口。旨在通過對(duì)普通高校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行歸納分析，提出對(duì)現(xiàn)階段學(xué)籍管理工作的對(duì)策和建議，進(jìn)而加強(qiáng)學(xué)籍管理制度規(guī)范化，提高學(xué)籍管理工作效率，以達(dá)到促成教學(xué)管理過程質(zhì)量的提高。
一、普通高校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理現(xiàn)狀
1.學(xué)籍管理制度現(xiàn)狀
現(xiàn)行的普通高校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理制度是根據(jù)《中華人民共和國教育法》、《中華人民共和國高等教育法》等相關(guān)條例對(duì)在校生入學(xué)注冊(cè)、教學(xué)管理、畢業(yè)等過程進(jìn)行學(xué)籍管理，其制度不太完善、力度略顯不足，有很多規(guī)定針對(duì)普通高校學(xué)生，不適應(yīng)普通高校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理等諸多問題，在實(shí)際工作中，指導(dǎo)性較差。由于網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理日常工作流程的復(fù)雜程度導(dǎo)致制度執(zhí)行不嚴(yán)、管理隨意性較大等現(xiàn)象常有發(fā)生。
2.日常工作復(fù)雜性
任何一種教育形式，其管理均包括招生、計(jì)劃、學(xué)籍這三大模塊。三者是一個(gè)不可分割的整體，在學(xué)籍管理過程中產(chǎn)生的很多問題往往可以追溯到招生和計(jì)劃環(huán)節(jié)，而這一系列的問題大多會(huì)集中在學(xué)生畢業(yè)環(huán)節(jié)才發(fā)現(xiàn)，因此常常給學(xué)籍管理造成被動(dòng)局面。學(xué)籍管理工作本身還包括新生建籍和信息核對(duì)、學(xué)籍異動(dòng)、在校生注冊(cè)、畢業(yè)生圖像采集、畢業(yè)審核、學(xué)位審核、各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等七大環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都是環(huán)環(huán)相扣，缺一不可，一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題可能牽扯之后的若干個(gè)環(huán)節(jié)?，F(xiàn)階段由于網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生分布情況以及生源大部分為在職人員等特殊原因造成日常事務(wù)性工作較多，很多情況下無法按照原計(jì)劃時(shí)間完成工作任務(wù)。
3.學(xué)籍管理人員服務(wù)意識(shí)不夠強(qiáng)
由于網(wǎng)絡(luò)教育生源較分散，網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理人員的工作強(qiáng)度和難度較普通高校學(xué)籍管理人員要大很多，大部分學(xué)籍管理人員仍然按照以往的管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，雖然管理的方法途徑越來越多，但是管理的效果卻不是很理想，人浮于事的現(xiàn)象較多，造成個(gè)別學(xué)生信息錯(cuò)誤未及時(shí)修改、轉(zhuǎn)專業(yè)未按時(shí)上報(bào)數(shù)據(jù)等現(xiàn)象發(fā)生。由于上述情況的發(fā)生直接影響學(xué)生能否繼續(xù)學(xué)習(xí)，更有甚者會(huì)影響學(xué)生能否按時(shí)辦理畢業(yè)證。
4.學(xué)生對(duì)網(wǎng)絡(luò)教育的學(xué)籍意識(shí)薄弱
學(xué)生對(duì)網(wǎng)絡(luò)教育認(rèn)識(shí)不足，大部分學(xué)生為上名校而選擇名校的網(wǎng)絡(luò)教育，很多學(xué)生不把學(xué)習(xí)當(dāng)做要?jiǎng)?wù)，抱著混文憑的態(tài)度，認(rèn)為只要交學(xué)費(fèi)就等著拿證。還有些學(xué)生認(rèn)為學(xué)籍只是管理部門的事情，與己無關(guān)。也從不主動(dòng)去了解自己需要做些什么，對(duì)每學(xué)期的注冊(cè)、選課以及畢業(yè)等諸多環(huán)節(jié)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和重視，一旦碰到相關(guān)學(xué)籍管理的問題就茫然了，直到出現(xiàn)問題，有時(shí)候甚至是無法彌補(bǔ)的問題，繼而又將責(zé)任歸咎到管理人員頭上，造成矛盾不斷，學(xué)生和學(xué)籍管理部門往往變成對(duì)立面。
5.領(lǐng)導(dǎo)重視程度差異
目前我國共有67所普通高校開辦網(wǎng)絡(luò)教育，隨著生源競爭加大以及經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使，大部分的學(xué)校只注重招生數(shù)量忽視學(xué)生質(zhì)量，學(xué)生在學(xué)期間，學(xué)籍管理作為一個(gè)主要的管理部門，往往得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，現(xiàn)階段很多高校普遍存在著行政部門“僧多粥少”的現(xiàn)象，然而學(xué)籍管理部門卻是門庭冷落，在學(xué)校組織的競聘過程中，無人愿意來學(xué)籍管理部門工作。隨著招生人數(shù)的激增，學(xué)籍管理工作量不增加大，管理人員數(shù)量卻始終保持不變，相應(yīng)的配套設(shè)備不增加，系統(tǒng)未能及時(shí)完善和升級(jí)，造成了學(xué)生只能網(wǎng)絡(luò)化學(xué)習(xí)，管理人員還是手工化工作，更談不上管理工作信息化。
二、學(xué)籍管理工作對(duì)策和建議
1.加強(qiáng)學(xué)籍管理制度化建設(shè)
加強(qiáng)制度化建設(shè)對(duì)學(xué)籍管理具有十分重要的作用。根據(jù)學(xué)生情況、辦學(xué)特點(diǎn)、管理要求等，建立適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)教育的規(guī)章制度，使網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理規(guī)范化、制度化。使學(xué)籍管理部門擺脫日常的事務(wù)性工作，采取學(xué)分制和柔性管理相結(jié)合的學(xué)籍管理方式，充分調(diào)動(dòng)學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中的積極性、主動(dòng)性，學(xué)分制是學(xué)籍管理制度改革中的難點(diǎn)，需要有一個(gè)富有彈性的教學(xué)計(jì)劃和一套靈活的管理體制、運(yùn)行機(jī)制，才能使學(xué)習(xí)者變被動(dòng)為主動(dòng)學(xué)習(xí)，更好地培養(yǎng)出適應(yīng)工作需要且綜合素質(zhì)較高的應(yīng)用型人才。同時(shí)要對(duì)學(xué)籍管理的7個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行制度化建設(shè)，做到學(xué)生從入學(xué)開始就能按照各種學(xué)籍相關(guān)規(guī)定、條例有計(jì)劃地進(jìn)行學(xué)習(xí)。在新生入學(xué)時(shí)，應(yīng)組織學(xué)生進(jìn)行在學(xué)期間學(xué)籍知識(shí)講座，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)教育特點(diǎn)當(dāng)做學(xué)生一門課程進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，已達(dá)到學(xué)生基本了解在學(xué)期間的各種管理規(guī)定和與學(xué)生切身利益相關(guān)(如學(xué)位申請(qǐng)條件、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等)的各種要求。2.提高學(xué)校各級(jí)、各部門、學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理工作的認(rèn)識(shí)
學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的事務(wù)性工作。單靠負(fù)責(zé)學(xué)籍管理工作的少數(shù)人是不能完成好的，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全校教職工的共同努力。網(wǎng)絡(luò)教育的學(xué)生大多以工作為主，對(duì)學(xué)校的管理規(guī)定不十分重視，因此需要各個(gè)部門、老師和學(xué)生共同努力才能使學(xué)生順利畢業(yè)。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期組織相關(guān)部門對(duì)本部和基層學(xué)籍管理工作進(jìn)行常規(guī)性抽查和指導(dǎo)，監(jiān)督工作流程和學(xué)籍管理規(guī)定中相關(guān)制度的執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)彌補(bǔ)不足，研究解決工作中存在的問題，為新學(xué)期學(xué)籍管理工作作好準(zhǔn)備。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)作為學(xué)籍管理部門與相關(guān)各部門的溝通橋梁，做好學(xué)籍管理部門與其他部門的溝通作用。入口上，針對(duì)招生環(huán)節(jié)新生信息核對(duì)中出現(xiàn)的問題，應(yīng)在學(xué)生入學(xué)3個(gè)月內(nèi)由招生部門與學(xué)籍管理部門配合共同組織好學(xué)生進(jìn)行信息核對(duì)，從源頭上解決問題;在學(xué)期間：針對(duì)學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動(dòng)情況，應(yīng)聯(lián)合計(jì)劃負(fù)責(zé)部門對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整;針對(duì)學(xué)生成績問題，與考試負(fù)責(zé)部門進(jìn)行溝通解決。由此可見，學(xué)籍管理工作要想做得好，必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，各個(gè)部門通力合作，學(xué)生的全力配合。
3.提高學(xué)籍管理人員的信息素養(yǎng)和服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理的認(rèn)識(shí)
學(xué)籍管理是一項(xiàng)具體細(xì)致、繁瑣復(fù)雜而且原則性和服務(wù)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)管理工作，政策性強(qiáng)，從事這項(xiàng)工作不僅要付出艱辛的勞動(dòng)，而且必須要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感。網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理區(qū)別于普通高校學(xué)籍管理，它主要體現(xiàn)在管理方式更加多元化，管理人員具有很強(qiáng)的信息素養(yǎng)和溝通協(xié)調(diào)能力，要能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，可以通過網(wǎng)絡(luò)與學(xué)生、教師進(jìn)行全方位的交流，能夠指導(dǎo)學(xué)生在學(xué)期間通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程交互通訊方式完成如選課、查詢、報(bào)考等，這就要求學(xué)籍管理人員要轉(zhuǎn)變思想、提高工作效率、有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。注重學(xué)籍管理人員的實(shí)際應(yīng)用能力的培養(yǎng);不斷提高學(xué)籍管理工作的效率，定期組織各級(jí)管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作能力和教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用能力的培訓(xùn);加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)調(diào)學(xué)籍管理工作的重要性、政策性和嚴(yán)肅性，要求從事管理工作的人員既要樹立“以學(xué)生為本”的管理思想，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，時(shí)刻保持高度的責(zé)任感。
網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生的自我約束、監(jiān)督力較弱，學(xué)校對(duì)學(xué)生自主學(xué)習(xí)監(jiān)督也比較薄弱，應(yīng)積極營造和諧的氛圍。學(xué)籍管理部門應(yīng)該在新生入學(xué)時(shí)利用網(wǎng)站、電子郵件、qq等各種傳播途徑將入學(xué)須知告知學(xué)生，使學(xué)生能及時(shí)地看到各種相關(guān)管理操作流程，聽到各種規(guī)定、辦法、條例、要求。每學(xué)期開學(xué)運(yùn)用各種媒體手段對(duì)各級(jí)各類學(xué)生本學(xué)期應(yīng)注意的具體管理規(guī)定和事項(xiàng)做以簡要的說明，尤其對(duì)一些補(bǔ)充說明和修改內(nèi)容要第一時(shí)間傳達(dá)給學(xué)生，讓學(xué)生意識(shí)到學(xué)籍管理工作貫穿于學(xué)習(xí)的整個(gè)過程，使其能了解自己在學(xué)期間應(yīng)該做些什么，什么時(shí)候應(yīng)該做，將其作為自主學(xué)習(xí)的一部分，降低學(xué)籍管理部門的工作量的同時(shí)避免學(xué)生因不了解學(xué)籍管理而造成不必要的問題，從而影響學(xué)生正常學(xué)習(xí)乃至畢業(yè)申請(qǐng)學(xué)位。從而加深學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理工作的印象，提高對(duì)學(xué)籍管理的認(rèn)識(shí)。
學(xué)籍管理作為普通高校網(wǎng)絡(luò)管理重要組成部分，是一個(gè)需要我們長期探索和研究的課題，學(xué)籍管理規(guī)范化、信息化的建設(shè)和發(fā)展對(duì)網(wǎng)絡(luò)教育發(fā)展至關(guān)重要，它不僅關(guān)系到學(xué)校的管理規(guī)范化程度，更關(guān)系著學(xué)生能否順利地完成學(xué)業(yè)，因此是網(wǎng)絡(luò)教育研究的重要組成部分。
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關(guān)于檔案管理的畢業(yè)論文范文二：淺談美國文件中心與我國機(jī)關(guān)文檔管理中心的異同分析
摘要本文對(duì)美國文件中心與我國機(jī)關(guān)文檔管理中心從管理范圍、服務(wù)對(duì)象以及特點(diǎn)三方面進(jìn)行對(duì)比，認(rèn)為兩者雖然具有“精簡、高效”的作用，但卻是不同的文檔管理機(jī)構(gòu)，通過對(duì)比判斷出我國目前沒有美國式文件中心。
關(guān)鍵詞：文件中心 機(jī)關(guān)文檔管理中心 機(jī)關(guān)檔案室
機(jī)關(guān)檔案室是我國檔案事業(yè)體制中設(shè)置最普遍、最大量的基層檔案管理機(jī)構(gòu)，因其設(shè)置的分散性及其作為機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的附屬性質(zhì)，已不能滿足政府機(jī)構(gòu)改革提出的精簡、高效要求。隨著改革的深入，北京、深圳、青島等地出現(xiàn)了一些新型的文檔管理機(jī)構(gòu)。檔案界對(duì)于這些機(jī)構(gòu)的定位是否就是美國式的文件中心并沒有形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。本文從兩者的特點(diǎn)去進(jìn)行對(duì)比，希望有助于把握兩者的區(qū)別。
美國文件中心是在二戰(zhàn)時(shí)期建立起來的，當(dāng)時(shí)軍政部門的文件數(shù)量激增，軍費(fèi)增加，行政部門費(fèi)用緊張，急需尋找經(jīng)濟(jì)的文件保管方案。美國文件中心建立后，將半現(xiàn)行文件作為管理對(duì)象，為各機(jī)關(guān)提供經(jīng)濟(jì)的保管服務(wù)，具有“精簡、高效”管理半現(xiàn)行文件的作用。
我國機(jī)關(guān)文檔管理中心的成立，源于2000年全國檔案工作會(huì)議上通過的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》的指導(dǎo)，該《計(jì)劃》中明確指出：“研究建立基層文件中心的實(shí)施方案，在北京、青島、深圳等地開展相應(yīng)的試點(diǎn)工作。”通過對(duì)辦公集中機(jī)關(guān)的檔案實(shí)行統(tǒng)一的管理，相對(duì)改革前分散式的機(jī)關(guān)檔案室而言，機(jī)關(guān)文檔管理中心也起到了“精簡、高效”的作用。從政策導(dǎo)向上看，這些新型的文檔管理機(jī)構(gòu)應(yīng)稱之為“文件中心”，但具體的機(jī)構(gòu)命名中，并非每個(gè)機(jī)構(gòu)都稱為“文件中心”，且通過研究對(duì)比發(fā)現(xiàn)，這些機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)與美國式的文件中心的特點(diǎn)存在著本質(zhì)的區(qū)別，因而本文將之統(tǒng)稱為“機(jī)
關(guān)文檔管理中心”。
1 文件中心與機(jī)關(guān)文檔管理中心管理范圍的不同
文件中心保管的是半現(xiàn)行文件。所謂半現(xiàn)行文件，是介于現(xiàn)行文件與永久保存的檔案之間的文件。文件中心所保管的正是半現(xiàn)行文件，要求每盒文件的月利用率最好不超過一次;利用率高的文件，不接收保管，直接放在形成機(jī)關(guān)保存;永久保存的文件直接移交到檔案館，文件也不接收。
機(jī)關(guān)文檔管理中心保管的是機(jī)關(guān)需要?dú)w檔的文件，不管其利用率的高低及保管期限的長短，只要是屬于機(jī)關(guān)的歸檔文件，一律接收。一般而言，文件在機(jī)關(guān)歸檔后的第二年，便移交到機(jī)關(guān)文檔管理中心保管。具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，在機(jī)關(guān)文檔管理中心保存10-20年后，再向檔案館移交。
2 文件中心與機(jī)關(guān)文檔管理中心服務(wù)對(duì)象的不同
文檔管理工作包括以下環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、提供利用和統(tǒng)計(jì)。文檔管理機(jī)構(gòu)的職能設(shè)置主要是圍繞這幾項(xiàng)工作開展，面對(duì)不同的服務(wù)對(duì)象提供不同的服務(wù)內(nèi)容。
美國政府的文件鑒定服務(wù)主要由專門的鑒定機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，鑒定哪些文件應(yīng)該向文件中心移交。文件中心僅為政府機(jī)構(gòu)提供保管、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)服務(wù)，鑒定到期的文件并提出處置方案——銷毀或是向檔案館移交。文件中心的管理目標(biāo)是保證文件保管費(fèi)用的經(jīng)濟(jì)性，要低于文件放置在機(jī)關(guān)內(nèi)的保管費(fèi)用，在此基礎(chǔ)上保障文件利用的便利性，比如檢索的快捷性以及文件投遞的效率等。
機(jī)關(guān)文檔管理中心提供的服務(wù)各自有所區(qū)別，大體上有保管、整理、鑒定及向檔案館移交檔案，這些服務(wù)主要是面對(duì)文件形成機(jī)關(guān)。此外有些機(jī)關(guān)文檔管理中心還提供現(xiàn)行文件服務(wù)，面向的服務(wù)對(duì)象是社會(huì)。少數(shù)文檔中心面向企業(yè)、單位提供檔案的代管、數(shù)字化、修裱等服務(wù)。
3 文件中心與機(jī)關(guān)文檔管理中心的特點(diǎn)分析
3.1 文件中心主要具有以下特點(diǎn)
文件中心特點(diǎn)一，以機(jī)構(gòu)數(shù)量少，機(jī)構(gòu)規(guī)模大。在經(jīng)濟(jì)學(xué)的生產(chǎn)理論中，規(guī)模經(jīng)濟(jì)是指，隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大并保持在一定規(guī)模范圍內(nèi)，生產(chǎn)成本和管理成本得以降低，從而獲得成本優(yōu)勢(shì)。①因文件中心所投入的庫房、裝具、設(shè)備等固定成本較高，只有通過一定的保管規(guī)模才能降低文件的單位保管成本，發(fā)揮規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。文件中心在國際檔案界被譽(yù)為“現(xiàn)代最富生命力的檔案管理機(jī)構(gòu)”，雖然在很多國家都有設(shè)立，但在美國聯(lián)邦政府系統(tǒng)內(nèi)僅有16個(gè)。訪美學(xué)者林學(xué)奇的實(shí)地考察文章《感受文件中心》一文有如下的描述：“華盛頓的文件中心給我的印象更像是一個(gè)大倉庫，……七至八米高的屋頂上是密密麻麻的各種管道，20個(gè)巨大的庫房……如果不告訴你這里是文件中心，運(yùn)的是文件或檔案，你一定會(huì)把這里認(rèn)作是鐵路或郵局的托運(yùn)站。”②從文件服務(wù)對(duì)象的范圍、倉庫式設(shè)置及排架方式可知，美國聯(lián)邦政府的文件中心正是通過一定規(guī)模獲得“精簡、高效“的作用。文件中心特點(diǎn)二，保管低利用率的半現(xiàn)行文件。“保存期在6年以下的文件，在機(jī)關(guān)處理，不向文件中心移交;需要永久保存的文件，由機(jī)關(guān)直接移交給檔案館作檔案保存;其余的文件視情況和工作需要分期移交文件中心保管和處置。”③對(duì)于半現(xiàn)行文件，文件中心僅接收利用率低的部分。低利用率的標(biāo)準(zhǔn)是，每盒文件的月利用率不超過一次，以此保障文件的保管費(fèi)用比在形成機(jī)關(guān)的保管費(fèi)用低的經(jīng)濟(jì)效益的獲得。
3.2 機(jī)關(guān)文檔管理中心的特點(diǎn)
特點(diǎn)一，設(shè)立在駐地集中的政府辦公場所內(nèi)。機(jī)關(guān)文檔管理中心是在當(dāng)?shù)卣M(jìn)行機(jī)構(gòu)改革并成立新的辦公場所，政府機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)同一辦公大樓集中辦公的情況下建立起來的。
特點(diǎn)二，集中統(tǒng)一管理檔案，達(dá)到精簡高效的作用。機(jī)關(guān)檔案室因模式的分散性，制約著檔案工作效益的發(fā)揮，不能滿足政府提出的“精簡、高效“的要求。機(jī)關(guān)文檔管理中心建立后，對(duì)集中辦公的各機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。這樣的管理方式使政府用于機(jī)關(guān)檔案管理的資源從分散式轉(zhuǎn)變?yōu)榧s式，有效節(jié)約政府資源，起到了“精簡、高效”的作用。
4 文件中心與機(jī)關(guān)文檔管理中心的對(duì)比結(jié)論
文件中心在保管的文件范圍上要求嚴(yán)格，機(jī)關(guān)文檔管理中心接收的保管范圍則相對(duì)寬泛。文件中心的服務(wù)對(duì)象僅是文件形成機(jī)關(guān)，機(jī)關(guān)文檔管理中心則設(shè)置靈活，有向社會(huì)提供服務(wù)的趨勢(shì)。文檔保管范圍及服務(wù)對(duì)象的不同，或許還不能將文件中心與機(jī)關(guān)文檔管理中心有效地區(qū)別開來，特點(diǎn)的不同成為兩者的本質(zhì)區(qū)別。
機(jī)構(gòu)規(guī)模大及館藏文件利用率低這兩個(gè)突出特點(diǎn)共同構(gòu)成了文件中心與其他檔案管理機(jī)構(gòu)的不同之處。這兩個(gè)特點(diǎn)的關(guān)系是統(tǒng)一的關(guān)系，文件中心的“精簡、高效“作用，即是通過這兩個(gè)特點(diǎn)來保障的。如果所保管的文件利用率太高，大量文件的積累使利用不便，也不能實(shí)現(xiàn)規(guī)模效應(yīng);如果利用率高的文件的數(shù)量越多，管理就會(huì)更為復(fù)雜，不利于保管成本的降低。我國并沒有同時(shí)具備這兩個(gè)特點(diǎn)的檔案管理機(jī)構(gòu)，所以，我國沒有美國式的文件中心。
機(jī)關(guān)文檔管理中心設(shè)置在政府統(tǒng)一辦公樓內(nèi)及集中統(tǒng)一管理檔案的特點(diǎn)，是對(duì)于改革前的機(jī)關(guān)檔案室而言的。改革前各個(gè)機(jī)關(guān)都設(shè)立一個(gè)檔案室，政府資源投入分散。機(jī)關(guān)文檔管理中心建立后，與各政府機(jī)關(guān)集中辦公，集中統(tǒng)一管理檔案，改變政府資源分散式投入，體現(xiàn)出“精簡、高效”的作用。以近距離作為條件，才能滿足各機(jī)關(guān)頻繁的檔案利用需求。
文件中心的“精簡、高效”是通過規(guī)模效應(yīng)及低利用率的保管對(duì)象來獲得的，而機(jī)關(guān)文檔管理中心的“精簡、高效”是通過原有的多個(gè)機(jī)關(guān)檔案室的整合獲得的，兩者在程度、側(cè)重點(diǎn)上都有所不同。因此，不能單以“精簡、高效”的作用將兩者混為一談。
注釋：
?、倭盒∶?西方經(jīng)濟(jì)學(xué)基礎(chǔ)教程.第二版.北京:北京大學(xué)出版社,2003:63-65.
?、冖哿謱W(xué)奇.感受文件中心.檔案學(xué)通訊,2001(5).
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