關(guān)于檔案管理方面論文
檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的內(nèi)在要求,也是擺在全體檔案人面前的一個(gè)緊迫的課題。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的檔案管理方面論文，供大家參考。
檔案管理方面論文范文一：析加強(qiáng)技術(shù)檔案管理 服務(wù)供電企業(yè)中心工作
論文摘要：以編制供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理導(dǎo)則為例，探討研究了如何加強(qiáng)供電企業(yè)技術(shù)檔案管理，以更好地服務(wù)企業(yè)中心工作。
論文關(guān)鍵詞：技術(shù)檔案;管理：服務(wù);供電企業(yè)
檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。在供電企業(yè)加快實(shí)現(xiàn)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代企業(yè)的進(jìn)程中，如何促進(jìn)檔案管理水平全面提升，實(shí)現(xiàn)檔案工作由“事務(wù)型”向“參謀型”，由“傳統(tǒng)型”向“開(kāi)拓型”、由“被動(dòng)型”向“主動(dòng)型”的“三個(gè)轉(zhuǎn)變”，是檔案工作者義不容辭的職責(zé)。筆者認(rèn)為，在信息社會(huì)化和社會(huì)信息化不斷發(fā)展的今天，作為供電企業(yè)的檔案工作者，首先應(yīng)該增強(qiáng)檔案為企業(yè)中心工作服務(wù)的意識(shí)，緊緊圍繞企業(yè)的需要，各部門的需要和職工的需要，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，并對(duì)檔案信息資源進(jìn)行綜合加工、深度開(kāi)發(fā)，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供經(jīng)過(guò)提煉、深層次高質(zhì)量的檔案產(chǎn)品，創(chuàng)造檔案信息服務(wù)的新形勢(shì)，開(kāi)拓檔案信息服務(wù)的新領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的新目標(biāo)，歸根結(jié)底一句話，就是要把技術(shù)檔案管理放在首要的位置上，并以此服務(wù)企業(yè)的中心工作。
一、技術(shù)檔案管理是企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)
檔案最簡(jiǎn)單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說(shuō)明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說(shuō)明檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。
企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)可以分為行政檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等等。在以往很長(zhǎng)的一個(gè)歷史階段，企業(yè)檔案管理往往被認(rèn)為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問(wèn)津的神秘色彩，而所謂的技術(shù)檔案僅僅當(dāng)成了資料管理。改革開(kāi)放以來(lái)，特別是進(jìn)入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以來(lái)，由于人力資源實(shí)行了廣泛流動(dòng)，企業(yè)員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術(shù)檔案越發(fā)受到企業(yè)的高度重視，并成為企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)。
一般而言，技術(shù)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，有具體事務(wù)的技術(shù)文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細(xì)內(nèi)容包括任務(wù)書、協(xié)議書、技術(shù)指標(biāo)、審批文件、研究計(jì)劃、方案大綱、技術(shù)措施、調(diào)查材料、設(shè)計(jì)資料、試驗(yàn)和工藝記錄等等。技術(shù)檔案一般為內(nèi)部使用，不公開(kāi)出版發(fā)行，有些有密級(jí)限制，因此在參考文獻(xiàn)和檢索工具中極少被引用。
創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的中心工作，也就是我們常說(shuō)的“經(jīng)濟(jì)工作是企業(yè)的中心工作”。技術(shù)檔案盡管不是企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，但是它對(duì)于企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)卻有著不可或缺的促進(jìn)作用，特別是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境中，管好用好檔案，對(duì)資源開(kāi)發(fā)的作用尤為明顯。企業(yè)的檔案管理工作要想更好地服務(wù)于企業(yè)的中心工作，就得把技術(shù)檔案管理擺在首要的位置上。
筆者在本文中就加強(qiáng)技術(shù)檔案管理，服務(wù)企業(yè)中心工作這一課題，并結(jié)合編制供電企業(yè)輸變電工程檔案管理導(dǎo)則的實(shí)際，做以下闡述。
二、編制供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理導(dǎo)則課題的提出和運(yùn)用的技術(shù)手段
近年來(lái)，供電系統(tǒng)電力建設(shè)尤其是輸變電工程項(xiàng)目日益增多，在供電企業(yè)技術(shù)檔案管理中占據(jù)頭等地位，受到國(guó)家相關(guān)部門和國(guó)家電網(wǎng)公司的高度重視?！秶?guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、國(guó)家電網(wǎng)公司輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法、國(guó)家電網(wǎng)公司優(yōu)質(zhì)工程評(píng)選辦法，都將檔案工作列為工程驗(yàn)收和評(píng)比的重要內(nèi)容。同時(shí)，電網(wǎng)建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行以及依法維權(quán)等工作中對(duì)工程項(xiàng)目檔案的需要也日益提高。實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案的規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是保證在項(xiàng)目文件的齊全、完整和及時(shí)歸檔，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，最大限度地滿足各方面需求的重要途徑，歸根結(jié)底還是要實(shí)現(xiàn)為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展這一中心工作服務(wù)的根本目的。
編制電網(wǎng)建設(shè)工程技術(shù)檔案中包括輸變電工程管理檔案導(dǎo)則，對(duì)該導(dǎo)則采取以下三種技術(shù)手段。
1.豐富完善工程項(xiàng)目檔案文件的歸檔范圍
一是以電力企業(yè)檔案分類表為綱?！峨娏ζ髽I(yè)檔案分類表》按工程建設(shè)的不同階段，設(shè)列了應(yīng)歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，雖然不完整、不詳細(xì)、不全面，但結(jié)構(gòu)上還是較為合理的。收集工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍和內(nèi)容時(shí)，以分類表為大綱，充實(shí)相關(guān)內(nèi)容，有利于編制工作的有序開(kāi)展，同時(shí)避免大的漏洞。
二是以《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍》為基礎(chǔ)。《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍》是面向全國(guó)各行各業(yè)各類建設(shè)工程的文件歸檔范圍，具有普遍指導(dǎo)意義。編制技術(shù)檔案中的輸變電工程管理檔案時(shí)，必須以此為依據(jù)，充分利用已有的成果，補(bǔ)充電網(wǎng)建設(shè)工程技術(shù)檔案特有的文件材料，同時(shí)，剔除電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目中不可能產(chǎn)生的文件類型，使其既具有豐富性、完整性，又具有簡(jiǎn)便性、實(shí)用性。
三是以建設(shè)部管理規(guī)定、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，豐富完善電力建設(shè)工程項(xiàng)目文件歸檔范圍。這些文件主要是指《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗(yàn)收及評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》、《電力建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檢查典型大綱》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》、《國(guó)家電網(wǎng)公司輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法》、《國(guó)家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程評(píng)選辦法》等等，依據(jù)這些文件全面收集工程建設(shè)管理、施工管理、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、驗(yàn)評(píng)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類文件材料，確定工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍，豐富歸檔內(nèi)容。同時(shí)在編制過(guò)程中吸收檔案業(yè)務(wù)骨干、工程管理人員、施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員、兼職資料員參加，發(fā)揮其了解各類管理范圍和標(biāo)準(zhǔn)，了解建設(shè)過(guò)程及需求的優(yōu)勢(shì)，使歸檔范圍的制定更加符合電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況。
2.明確類目設(shè)置
電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表制定于1991年，由于歷史的局限有些類目設(shè)置不科學(xué)，很多文件無(wú)法判斷其類屬;加上隨著電力建設(shè)的發(fā)展，形成很多新類型的文件，其無(wú)法歸入原來(lái)的類目中，在整理建設(shè)工程項(xiàng)目文件時(shí)給建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位兼職檔案員造成很多困擾，影響了工作效率。為解決這些問(wèn)題，可以在研究電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表的類目設(shè)置情況的基礎(chǔ)上，掌握類目設(shè)置的思想、原則、方法，根據(jù)其按工程的建設(shè)階段為主線，結(jié)合文種進(jìn)行類目設(shè)置的情況，在不違背分類方案基本原則和分類體系的基礎(chǔ)上，依照檔案分類學(xué)的原理，調(diào)整不合理的類目設(shè)置，增加個(gè)別類目，明確新增文件類型的歸類方法，使新的類目設(shè)置結(jié)構(gòu)更加科學(xué)合理、內(nèi)容更加完善。
3.確定整理方式
按照尊重文件形成的規(guī)律，保持文件內(nèi)在聯(lián)系，保證歸檔文件完整、系統(tǒng)的原則，設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目文件的整理方式，達(dá)到便于操作、便于查找利用。如工程項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)評(píng)文件，按照工程項(xiàng)目質(zhì)變過(guò)驗(yàn)評(píng)標(biāo)的結(jié)構(gòu)設(shè)置單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、檢驗(yàn)批的結(jié)構(gòu)層次，設(shè)立各層次應(yīng)歸檔文件名稱，在整理案卷時(shí)，按照檢驗(yàn)批文件、分項(xiàng)工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列，實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)層次清晰、排列有序、不漏文件。同時(shí)，尊重文件材料的形成規(guī)律，保持層次文件之間的有機(jī)聯(lián)系，保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)，從而使操作便利，也有利于歸檔文件分類檢索和查找。
三、供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理的突破及其實(shí)施效果
1.工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍
國(guó)家檔案管理部門出臺(tái)的相關(guān)規(guī)范是面對(duì)全國(guó)各行各業(yè)的各類工程檔案的，具有普遍的指導(dǎo)意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足電力建設(shè)工程項(xiàng)目特別是輸變電工程的實(shí)際需要。所以我們應(yīng)該編制從立項(xiàng)審批、前期準(zhǔn)備、施工建設(shè)、竣工投產(chǎn)到驗(yàn)收檢查各階段產(chǎn)生的各類應(yīng)歸檔文件內(nèi)容和項(xiàng)目文件歸檔范圍，從而解決建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)生哪些文件，哪些文件需要?dú)w檔的問(wèn)題，為項(xiàng)目文件的齊全、完整和系統(tǒng)提供保障。
2.工程項(xiàng)目文件的分類方法
編制電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則，明確所有應(yīng)歸檔文件的分類號(hào)，解決《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表》中因類目設(shè)置不規(guī)范造成的分類不統(tǒng)一、不明確的不足，提高電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目文件整理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。
3.工程項(xiàng)目文件的整理方法
編制電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則，按照分類號(hào)、文件順序號(hào)的結(jié)構(gòu)，詳細(xì)排列所有電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目文件，為整理項(xiàng)目文件提供依據(jù)，為項(xiàng)目文件的齊全、完整提供保障，使項(xiàng)目檔案的分類編目更加科學(xué)合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位整理項(xiàng)目檔案的效率。
電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則的實(shí)施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監(jiān)理人員、兼職檔案員的歡迎。導(dǎo)則實(shí)施后，項(xiàng)目文件的收集更加齊全、完整，整理更加規(guī)范，歸檔更加及時(shí)，查找更加方便快捷，為檔案專項(xiàng)驗(yàn)收、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收和創(chuàng)優(yōu)檢查的順利通過(guò)提供了方便條件，為日后的查找利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
四、供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理的應(yīng)用范圍及其效益
電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則適用于輸變電工程項(xiàng)目法人單位、建設(shè)管理單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、設(shè)備制造單位、試驗(yàn)單位等。
它為企業(yè)帶來(lái)了直接、間接經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益：
第一，提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率。電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則的實(shí)施，提高了項(xiàng)目文件歸檔的工作效率，以往，一個(gè)變電工程項(xiàng)目完成收集整理工作大約需要12人30個(gè)工作日，而現(xiàn)在用15個(gè)工作日即可完成，勞動(dòng)生產(chǎn)率提高100%。
第二，豐富、完整的檔案資料是日后其他工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)的重要依據(jù)和參考。
第三，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保證。隨著法制建設(shè)的不斷完善、社會(huì)各方面的法律意識(shí)不斷增強(qiáng)，企業(yè)面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)也越來(lái)越多。豐富完整的檔案資料可以維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。比如，土地征用手續(xù)、林木砍伐協(xié)議等文件可以在日后解決相關(guān)糾紛中起到?jīng)Q定性作用。再如，工程建設(shè)的立項(xiàng)審批及規(guī)劃、環(huán)保、土地、消防許可等前期依據(jù)性文件，可以使企業(yè)規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)及行政處罰風(fēng)險(xiǎn)。
檔案管理方面論文范文二：試析檔案管理信息平臺(tái)的深化與應(yīng)用
論文摘要：介紹了廈門電業(yè)局檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的背景、目標(biāo)、實(shí)施步驟、效果及前景，以供借鑒。
論文關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;文件
近年來(lái)，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。
一、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的背景
當(dāng)前，國(guó)家電網(wǎng)公司加快實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)和公司發(fā)展方式轉(zhuǎn)變，努力創(chuàng)建“一強(qiáng)三優(yōu)”(電網(wǎng)堅(jiān)強(qiáng)、資產(chǎn)優(yōu)良、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、業(yè)績(jī)優(yōu)秀)現(xiàn)代公司。國(guó)家電網(wǎng)公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業(yè)管理重要組成部分，大力推進(jìn)檔案管理信息化。2006年，國(guó)家電網(wǎng)公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開(kāi)展“國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目”;2009年，在國(guó)家電網(wǎng)公司公司總部、華中電網(wǎng)公司、四川省電力公司等網(wǎng)省公司試點(diǎn)成功。目前，國(guó)家電網(wǎng)檔案管理信息平臺(tái)已成功嵌入國(guó)家電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，福建省電力公司隨即也全面推廣應(yīng)用，廈門電業(yè)局作為國(guó)家電網(wǎng)公司轄區(qū)內(nèi)唯一的特區(qū)供電企業(yè)，在福建省電力系統(tǒng)內(nèi)率先深化應(yīng)用該檔案管理信息平臺(tái)。
廈門電業(yè)局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統(tǒng)率先晉升為“國(guó)家一級(jí)”，連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進(jìn)單位、連續(xù)6年獲得廈門市檔案先進(jìn)集體稱號(hào)。截至2010年底，共有綜合檔案室1個(gè)，二級(jí)綜合檔案室17個(gè)，共有文書、科技、會(huì)計(jì)檔案近 30萬(wàn)卷(件)，機(jī)讀目錄12萬(wàn)余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。
但目前廈門電業(yè)局檔案管理工作還依然存在一些問(wèn)題：一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化;二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴(yán)重，無(wú)法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫(kù);三是各部門檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊，低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較為嚴(yán)重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無(wú)法保證文件的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統(tǒng)的自動(dòng)化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足，不能適應(yīng)機(jī)構(gòu)調(diào)整對(duì)檔案管理的要求。因此，急需通過(guò)深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)來(lái)破解上述問(wèn)題和難題。
二、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的目標(biāo)
福建省電力公司根據(jù)自身工作實(shí)際，在國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上，采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用SOA、J2EE等先進(jìn)技術(shù)對(duì)軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，建成符合福建電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理，實(shí)現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。同時(shí)，福建電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開(kāi)發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統(tǒng)可隨著業(yè)務(wù)的變化而進(jìn)行自行定制，減少了因業(yè)務(wù)變動(dòng)而導(dǎo)致的二次開(kāi)發(fā)費(fèi)用和時(shí)間，極大地方便了使用;創(chuàng)新性提出了“現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過(guò)程數(shù)字化。
檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會(huì)、企業(yè)知識(shí)、部門知識(shí)、個(gè)人知識(shí)、你問(wèn)我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識(shí)模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對(duì)檔案管理過(guò)程的記錄。
用戶可根據(jù)工作考查、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、落實(shí)政策、個(gè)人取證等不同目的進(jìn)行檔案檢索。檔案管理信息平臺(tái)內(nèi)嵌智能操作平臺(tái)(IDOL)，在檢索的同時(shí)對(duì)信息進(jìn)行智能理解，主要完成檔案內(nèi)容資源的各項(xiàng)分析服務(wù)，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內(nèi)容提煉等，從無(wú)序的海量數(shù)據(jù)中，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)律，進(jìn)一步提高檔案資源的利用價(jià)值。此外，還有一些特殊應(yīng)用，例如，檔案分類并不完全采用業(yè)務(wù)職能分類方法，而是在按業(yè)務(wù)活動(dòng)劃分類別的基礎(chǔ)上，綜合運(yùn)用了機(jī)構(gòu)級(jí)別、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、所屬區(qū)域、文件格式等分類標(biāo)準(zhǔn)。
檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。
三、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的實(shí)施步驟
第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體(Records Continuum)模型注重文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程與文件管理過(guò)程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，新開(kāi)發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二，對(duì)于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺(tái)的接口，使系統(tǒng)能自動(dòng)獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸;第三，對(duì)于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任，提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的前端控制和全程管理;第四，對(duì)于基建、設(shè)備檔案，在工程項(xiàng)目立項(xiàng)之初就同步確定項(xiàng)目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進(jìn)行。第二步：引入知識(shí)管理理論。知識(shí)管理(Knowledge Management)是企業(yè)管理的新范式，也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識(shí)資源，將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從文件檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊(yùn)涵的知識(shí)，應(yīng)用先進(jìn)的知識(shí)管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：
第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對(duì)于沒(méi)有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識(shí)價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識(shí)資源的整合與共享。
第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動(dòng)提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時(shí)候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺(tái)中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動(dòng)發(fā)送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務(wù)即將平臺(tái)的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。
第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺(tái)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺(tái)，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。
第三步：實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過(guò)各種掃描設(shè)備采集影像信息，通過(guò)數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè)，對(duì)掃描的文件進(jìn)行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作，把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。
四、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后的效果和問(wèn)題
檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)應(yīng)用后，用戶只需在個(gè)人電腦上輕點(diǎn)鼠標(biāo)，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復(fù)印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實(shí)現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網(wǎng)絡(luò)一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲(chǔ)、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網(wǎng)絡(luò)上完成。數(shù)字化檔案占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、檢索方便快捷、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財(cái)力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強(qiáng)了檔案服務(wù)的實(shí)時(shí)性、實(shí)用性、安全性和保密性，實(shí)現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務(wù)人性化，滿足用戶對(duì)檔案信息快速傳遞和高度共享的實(shí)際需求。檔案管理信息平臺(tái)是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段，它將傳統(tǒng)管理手段和先進(jìn)技術(shù)手段有機(jī)結(jié)合，注重電子文件管理、檔案管理的先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化。通過(guò)建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)，樹(shù)立了發(fā)展、創(chuàng)新的理念，充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務(wù)功能，推進(jìn)了檔案管理高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革，真正實(shí)現(xiàn)了思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新。
因檔案管理信息平臺(tái)在廈門電業(yè)局上線運(yùn)行時(shí)間不長(zhǎng)，普及性不強(qiáng)，應(yīng)用用戶人數(shù)不多，有待進(jìn)一步宣傳推廣;檢索功能過(guò)于簡(jiǎn)單，有待廣泛征求用戶意見(jiàn)后，進(jìn)一步完善;其他應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理信息平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)接口尚未建立，有待進(jìn)一步建設(shè)實(shí)施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務(wù)等應(yīng)用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設(shè)。
五、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的前景
在現(xiàn)行檔案管理信息平臺(tái)的應(yīng)用基礎(chǔ)上，可進(jìn)一步規(guī)范檔案數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)接口，開(kāi)發(fā)檔案掛接輔助工具包，精細(xì)權(quán)限分層分級(jí)控制，完善檔案日志跟蹤，強(qiáng)化檔案元數(shù)據(jù)管理和統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理，提供主動(dòng)性推送服務(wù)。待檔案管理信息平臺(tái)在廈門電業(yè)局逐步完善并深化應(yīng)用后，將建立以高速信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，檔案數(shù)據(jù)管理為核心，內(nèi)容建設(shè)為重點(diǎn)的統(tǒng)一有序的綜合資源檔案管理系統(tǒng)。新的檔案信息管理系統(tǒng)將實(shí)現(xiàn)歷史、現(xiàn)在、將來(lái)的檔案管理，涵蓋檔案管理的接收、整理、利用和保管等環(huán)節(jié)，將檔案管理的全部流程納入系統(tǒng)一體化管理，并與各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共建共享。從而將檔案管理信息平臺(tái)進(jìn)一步演化為專屬供電企業(yè)的、資源更加豐富的、功能更加強(qiáng)大的、自動(dòng)化程度更高的數(shù)字化檔案館。
正如加拿大著名檔案學(xué)家特里·庫(kù)克所言，檔案管理人員要“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識(shí)的提供者”，這樣才能“重新坐回上帝的身邊”。
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