財(cái)務(wù)檔案管理中信息失真預(yù)防及控制措施
摘要:會(huì)計(jì)信息失真范圍之廣、程度之深、危害之大令人擔(dān)憂,如何治理會(huì)計(jì)信息失真、提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量是企業(yè)及社會(huì)各界普遍關(guān)心的問題。在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中,其信息失真所帶來的經(jīng)濟(jì)后果是十分嚴(yán)重的,它將引起投資決策失誤和社會(huì)經(jīng)濟(jì)資源的無效配置。文中對(duì)信息失真提出了相應(yīng)的預(yù)防和控制措施。
關(guān)鍵詞 檔案管理;信息失真:電算化
一 造成信息失真的原因
(一)對(duì)自己所從事的工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)
財(cái)會(huì)基礎(chǔ)工作對(duì)經(jīng)營管理工作的影響往往是間接的,因此,有的單位負(fù)責(zé)人根本不重視會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,認(rèn)為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作抓不抓無所謂,會(huì)計(jì)工作就是收收支支,一切都是自己說了算。不重視會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和會(huì)計(jì)知識(shí)的更新?lián)Q代,導(dǎo)致單位會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)知識(shí)和會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作缺乏了解,使會(huì)計(jì)核算工作的各個(gè)環(huán)節(jié)與會(huì)計(jì)制度要求不符,影響了會(huì)計(jì)工作水平和經(jīng)營管理水平的提高。
(二)會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)普遍較低,缺乏自覺學(xué)習(xí)精神
會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)包括政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)兩方面,由于會(huì)計(jì)人員的學(xué)歷層次普遍較低,沒有受過系統(tǒng)的會(huì)計(jì)理論知識(shí)的正規(guī)訓(xùn)練,不少是“半路出家”,搞不清科目、賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系;也有的會(huì)計(jì)人員雖然有一定的業(yè)務(wù)水平,但長(zhǎng)期忽視學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識(shí)和會(huì)計(jì)法規(guī),缺乏學(xué)習(xí)的自覺性,使其業(yè)務(wù)素質(zhì)停滯不前甚至更差。此外,還有的會(huì)計(jì)人員盡管掌握一些會(huì)計(jì)核算的基本知識(shí),但因缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德,不認(rèn)真執(zhí)行制度,不按規(guī)定去做,降低工作標(biāo)準(zhǔn),造成會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范。
(三)蓄意造假造成會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的混亂
一些單位為了小團(tuán)體利益,往會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)上做文章假賬真算,真帳假算,造成賬實(shí)不符,虛盈實(shí)虧或虛虧實(shí)盈,以達(dá)到轉(zhuǎn)移國家資產(chǎn)、偷逃稅收、粉飾業(yè)績(jī)等非法目的。一些應(yīng)當(dāng)建賬的單位不建賬或賬目混亂,不按制度規(guī)定設(shè)置會(huì)計(jì)科目,使用憑證和賬簿,編制會(huì)計(jì)報(bào)表等,還有些單位內(nèi)部管理混亂,財(cái)務(wù)收支失控,私設(shè)“小金庫”,賬外設(shè)賬,單位負(fù)責(zé)人濫用職權(quán)、以權(quán)謀私,等等。
(四)主管部門監(jiān)督、檢查力度不夠
有些基層單位的上級(jí)主管部門沒有負(fù)起監(jiān)督、檢查的責(zé)任。因此,這些單位的會(huì)計(jì)工作實(shí)際上處于無人監(jiān)管的境地。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是否規(guī)范、會(huì)計(jì)核算工作程序是否符合要求,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度是否健全,無入問津。雖然有一些檢查,但有的是專項(xiàng)檢查,有的是走過場(chǎng),應(yīng)付了事,缺乏對(duì)基層單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的全面檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。因此,這些單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的好與壞,完全取決于會(huì)計(jì)人員的職業(yè)道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。
二、控制信息失真的方法措施
(一)加大職業(yè)道德建設(shè)力度,營造良好的社會(huì)環(huán)境。首先,要對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行有效的職業(yè)道德教育,采用職業(yè)道德教育與典型案例分析相結(jié)合的方式,寓枯燥抽象的說教于生動(dòng)具體的案例剖析中,這樣可以增加從業(yè)人員對(duì)職業(yè)道德規(guī)范的感性認(rèn)識(shí),增強(qiáng)教育的效果,其次,要加快建立企業(yè)、單位、中介機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)從業(yè)人員的信用檔案,鼓勵(lì)守信守法者,懲罰失信違法者,促進(jìn)會(huì)計(jì)職業(yè)道德的遵守;最后,要發(fā)揮社會(huì)輿論的監(jiān)督教育作用,加強(qiáng)媒體宣傳教育力度,廣泛宣傳誠信思想,披露失信違法典型,使壘社會(huì)認(rèn)識(shí)到誠信的重要性,樹立“誠信光榮、失信可恥”的觀念,營造尊崇誠信的良好社會(huì)環(huán)境。
(二)建立現(xiàn)代財(cái)力管理制度和與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度。一是切實(shí)完善法人治理結(jié)構(gòu),建立科學(xué)的管理模式,杜絕決策中出現(xiàn)的“一人堂”現(xiàn)象,減少會(huì)計(jì)因領(lǐng)導(dǎo)操縱而造假的可能性,優(yōu)化會(huì)計(jì)環(huán)境。二是建立與現(xiàn)代管理制度相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制制度是現(xiàn)代單位管理的一項(xiàng)重要制度,也是單位內(nèi)部財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算的基本規(guī)范,一套完善規(guī)范的內(nèi)控體系,能有效起到保護(hù)單位資產(chǎn)的安全完整,保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法。因此,治理會(huì)計(jì)失信的一個(gè)重要途徑就是耍建立科學(xué)合理高效的內(nèi)部控制制度,在組織機(jī)構(gòu)和人員設(shè)置上嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》,使日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理及會(huì)計(jì)檔案管理每一環(huán)節(jié)的人員之間分工科學(xué),職責(zé)明確,形成既能相互協(xié)作又能相互監(jiān)督、相互制約的機(jī)制,減少作弊的可能。
(三)繼續(xù)推行和完善會(huì)計(jì)委派制度。由于會(huì)計(jì)委派制度下會(huì)計(jì)人員在委派單位具有獨(dú)立性,所以能夠在一定程度上擺脫委派單位的影響,從而較好地解決會(huì)計(jì)信,良失真問題,因此應(yīng)繼續(xù)推行會(huì)計(jì)委派制度。但是剖析對(duì)現(xiàn)階段會(huì)計(jì)委派制度的弊端,筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)措施進(jìn)行完善。如果有條件,可以將一部分會(huì)計(jì)人員從企事業(yè)中分離出來,進(jìn)入會(huì)計(jì)行業(yè)統(tǒng)一管理的自負(fù)盈虧的“會(huì)計(jì)公司”,由國家制定相關(guān)法律法規(guī)對(duì)其運(yùn)作和業(yè)務(wù)操作進(jìn)行規(guī)范,并委托其定期對(duì)企業(yè)進(jìn)行審計(jì)。企業(yè)可以自己進(jìn)行會(huì)計(jì)處理,也可委托會(huì)計(jì)公司進(jìn)行處理。但不管怎樣,都要無條件接受并配合國家委托會(huì)計(jì)公司進(jìn)行的定期審計(jì)工作。會(huì)計(jì)公司要對(duì)其提供的會(huì)計(jì)信息以及審計(jì)結(jié)果的真實(shí)性,合法性負(fù)全責(zé)。這樣就可以較大幅度地減少外部環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)職業(yè)道德的影響,有利于形成良好的行業(yè)自律。
(四)健全相關(guān)法律法規(guī),強(qiáng)化法制監(jiān)管。要結(jié)合我國實(shí)際情況,修改、完善相關(guān)法律和規(guī)章,對(duì)現(xiàn)有法律法規(guī)中一些責(zé)任和處罰不明確的條款加以修改,并增加對(duì)那些在現(xiàn)實(shí)中出現(xiàn)而法律法規(guī)中沒有涉及的情況的規(guī)定。我們還可以借鑒發(fā)達(dá)國家的經(jīng)驗(yàn),在相關(guān)法律法規(guī)里面增加民事賠償制度的規(guī)定,對(duì)因有關(guān)人員造假而產(chǎn)生的損失,由其按照責(zé)任大小進(jìn)行承擔(dān),尤其是要明確和加大單位負(fù)責(zé)人的賠償比例,這樣會(huì)計(jì)信息使用者一旦受到虛假信息損害就會(huì)依照有關(guān)條款向司法機(jī)關(guān)提起訴訟,獲取賠償。民事賠償責(zé)任并不排除刑事責(zé)任等當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的其他責(zé)任,以此達(dá)到保護(hù)會(huì)計(jì)信息使用者利益和懲罰違法違規(guī)者的目的,遏制失信行為。
(五)加大懲處力度,嚴(yán)格財(cái)經(jīng)紀(jì)律。一是從法律規(guī)范上加大對(duì)造假失信者的處罰力度,使其造假的預(yù)期成本大于其造假的收益;二是管理部門以及執(zhí)法部門要做到“執(zhí)法必嚴(yán),違法必究”,對(duì)發(fā)現(xiàn)的違法違規(guī)行為堅(jiān)決按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅查處,杜絕講人情和執(zhí)法、司法腐敗現(xiàn)象。在對(duì)相關(guān)會(huì)計(jì)人員、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及會(huì)計(jì)主體進(jìn)行懲處的同時(shí),應(yīng)進(jìn)一步加大社會(huì)中介機(jī)構(gòu)的整治和規(guī)范,強(qiáng)化行業(yè)自律性監(jiān)督體系,加強(qiáng)執(zhí)業(yè)質(zhì)量的監(jiān)督檢查,對(duì)其出具不真實(shí)、違背審計(jì)準(zhǔn)則的審計(jì)報(bào)告,要受到嚴(yán)厲的懲罰并對(duì)會(huì)計(jì)信息使用者遭受的損失進(jìn)行賠償。
三 新技術(shù)條件下新的防范策略
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,電子計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用,會(huì)計(jì)已經(jīng)從原有的記賬、報(bào)賬向著經(jīng)營管理領(lǐng)域的深度和廣度發(fā)展,對(duì)單位的內(nèi)部控制產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響,提高了企業(yè)的運(yùn)營管理效率。這同時(shí)也對(duì)信息失真的防范提出了新的挑戰(zhàn)。
(一)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)執(zhí)行主體的控制
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī)系統(tǒng),計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。隨著科技的發(fā)展,互連網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用干會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。因此,加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬件、軟件的管理,保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在互連網(wǎng)上的安全將成為企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的一項(xiàng)重要內(nèi)容。 (1)加鯰計(jì)財(cái)務(wù)軟件的研發(fā)和維護(hù),(2)財(cái)務(wù)辦公地點(diǎn)引入機(jī)房管理制度,加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)計(jì)算機(jī)硬件、軟件的管理與維護(hù),(3)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)。
(二)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的控制
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作主要包括數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的處理和數(shù)據(jù)的輸出。對(duì)數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出過程的控制是保證會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)有效的關(guān)鍵。只有經(jīng)過核準(zhǔn)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)經(jīng)過正確的輸入,進(jìn)行恰當(dāng)?shù)奶幚砗瓦\(yùn)行,并及時(shí)的輸出,會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)自身的目標(biāo),才能確保所存檔的信息真實(shí)可靠。(1)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸入控制;(2)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)處理控制(3)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸出控制。此外,憑證格式標(biāo)準(zhǔn)化控制、憑證順序號(hào)控制、憑證審核控制、重復(fù)輸入控制、對(duì)應(yīng)科目合法性控制、保留審計(jì)線索控制,修改痕跡控制、數(shù)據(jù)備份控制等都是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的輸人控制、處理控制、輸出控制的有效方法。
在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中,如果堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心,則可以有效地防范信息的失真,從而使得相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高,進(jìn)而對(duì)事業(yè)單位增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力,適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。