電子化檔案管理論文
電子化檔案管理論文
電子化檔案管理是一種先進(jìn)的管理技術(shù),目前國(guó)內(nèi)大多數(shù)機(jī)關(guān)或其他單位均采用或準(zhǔn)備采用此種方式。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的電子化檔案管理論文，供大家參考。
電子化檔案管理論文范文一：電子檔案管理的優(yōu)越性與科學(xué)管理
一、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)
1.1電子檔案的整理也要按照不同標(biāo)準(zhǔn)例如區(qū)域、性質(zhì)、時(shí)間等具體條件對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，還要保證有條理，容易查找，但是這只需要在電腦上操作，建立不同的分類(lèi)文件夾把相應(yīng)的檔案拉近文件夾即可，不用對(duì)大批的紙質(zhì)檔案進(jìn)行搬運(yùn)和上架，在很大程度上節(jié)省了時(shí)間和體力。
1.2無(wú)需考慮自然存放條件可存放空間。電子檔案的管理是利用網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存空間，把檔案的保存在優(yōu)盤(pán)、光盤(pán)、磁盤(pán)等儲(chǔ)存的空間里，在需要時(shí)在電腦上查找打開(kāi)即可，只要一個(gè)小小的小芯片就可以解決整個(gè)檔案室的檔案儲(chǔ)存量，并且不用當(dāng)心自然環(huán)境的影響，只要不對(duì)磁盤(pán)或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行破壞，就會(huì)一直安全地保存下去。
1.3可以多備份，提取方便。檔案的資料一旦保存到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，就可以根據(jù)需要拷出數(shù)據(jù)對(duì)其進(jìn)行多備份，以免在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遇到破壞或癱瘓時(shí)，造成檔案的永久性丟失。并且在檔案進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時(shí)候，在一個(gè)地方需要提取檔案時(shí)就可以直接上網(wǎng)進(jìn)行搜索提取，而不需要回到儲(chǔ)存檔案的原單位提檔，既方便又快捷，提高辦事效率。
1.4便于多次修改。電子檔案是以電子文檔的形式保存的，在修改的時(shí)候可以直接對(duì)關(guān)鍵部分進(jìn)行修改，不用涂改，重超，也不會(huì)影響頁(yè)面的美觀程度，就這一點(diǎn)就為檔案的整理管理工作帶來(lái)了很大的方便節(jié)省了很多時(shí)間。
1.5便于查找。在進(jìn)行電子檔案的查找的時(shí)候只要在互聯(lián)網(wǎng)上輸入有關(guān)個(gè)人檔案的關(guān)鍵字就會(huì)出來(lái)相關(guān)的所有檔案資料，再根據(jù)進(jìn)一步的搜索找到自己的檔案，整個(gè)過(guò)程只需要輸入查找條件的幾個(gè)關(guān)鍵字即可，方便快捷。
1.6資源共享，方便快捷。由于電子檔案是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行保存的，那么每一個(gè)檔案室可以不保存不經(jīng)常使用的檔案，只要在需要的時(shí)候進(jìn)行網(wǎng)上搜索，并與其他檔案室建立的網(wǎng)上電子檔案室進(jìn)行檔案的查閱共享，也可以達(dá)到同樣的效果，減輕了理、檔案管理的工作量。
二、電子檔案的科學(xué)管理措施
2.1建立網(wǎng)上虛擬的電子檔案室。建立網(wǎng)絡(luò)虛擬檔案室就是在根據(jù)實(shí)際中的檔案室的檔案資料和數(shù)據(jù)建立的網(wǎng)上檔案室形成一個(gè)網(wǎng)站，并且要嚴(yán)格限制對(duì)于這個(gè)網(wǎng)站即這個(gè)虛擬的電子檔案室的訪(fǎng)問(wèn)條件，例如要有真實(shí)的身份注冊(cè)，要有驗(yàn)證條件，對(duì)于可能存在的不安全信息的訪(fǎng)問(wèn)請(qǐng)求不予同意等，從而保證電子檔案室的安全性。
2.2從制度上保證檔案形成以及管理部門(mén)的權(quán)威性。檔案部門(mén)的工作性質(zhì)本身就是權(quán)威和嚴(yán)肅的代表，這也是檔案部門(mén)工作的價(jià)值的體現(xiàn)。所以在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的時(shí)候同樣要運(yùn)用和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候利用同一個(gè)甚至高于傳統(tǒng)的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的管理。主要包括建立相關(guān)的制度規(guī)范部門(mén)的職責(zé)義務(wù)和權(quán)利。要規(guī)范操作程序，保證電子檔案在傳輸過(guò)程中的安全，應(yīng)該落實(shí)并嚴(yán)格把關(guān)蓋子簽章制度，使其得到發(fā)到法律制度的保護(hù)。還可以利用外部群眾的監(jiān)督措施來(lái)保證電子檔案的權(quán)威性。
2.3在技術(shù)上保證電子檔案的原始狀態(tài)。為建立的網(wǎng)站檔案室安裝病毒查殺軟件建立防火墻等安全措施防止他人的惡意攻擊造成網(wǎng)絡(luò)癱瘓和對(duì)檔案的損壞，以及對(duì)檔案的盜用和對(duì)內(nèi)容的篡改等。還要對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行加密，限制訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限等防止無(wú)關(guān)人員的隨意進(jìn)入查看，另外要對(duì)文件檔案進(jìn)行備份防止在丟失和被破壞后及時(shí)回復(fù)管理。
三、小結(jié)
以上通過(guò)對(duì)電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)和實(shí)施的科學(xué)措施方面分析，證實(shí)了電子檔案在應(yīng)用方面的可行性，但是在未來(lái)的應(yīng)用過(guò)程中還有根據(jù)出現(xiàn)的不同問(wèn)題來(lái)對(duì)這一課題進(jìn)行更深刻的探討。
電子化檔案管理論文范文二：探求電子檔案企業(yè)管理意義
一、電子檔案在企業(yè)管理中的意義
1.在企業(yè)各個(gè)部門(mén)中建立有效的企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)者在查閱電子檔案時(shí)，直接可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢(xún)。企業(yè)的各個(gè)技術(shù)人員在查詢(xún)企業(yè)檔案資料時(shí)，也可以通過(guò)電腦終端利用授權(quán)文件進(jìn)行電子檔案的查詢(xún)，方便對(duì)相關(guān)資料的查詢(xún)。
2.電子檔案在很大程度上保證了企業(yè)檔案的安全性。在利用電子檔案時(shí)，為了確保企業(yè)檔案的安全性，可以對(duì)檔案進(jìn)行保密管理，設(shè)置一定的進(jìn)入和查詢(xún)權(quán)限，利用密鑰進(jìn)行相應(yīng)的管理。為了保證電子文件和數(shù)據(jù)不會(huì)被任何一個(gè)人查閱，可以設(shè)置相關(guān)的身份驗(yàn)證系統(tǒng)，要想查閱相關(guān)資料，必須要輸入相關(guān)的身份驗(yàn)證。當(dāng)用戶(hù)在輸入身份驗(yàn)證等信息時(shí)，計(jì)算機(jī)可以對(duì)用戶(hù)所輸入的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行核對(duì)，如果驗(yàn)證合格后，用戶(hù)就可以登陸進(jìn)入，進(jìn)行相關(guān)資料的查詢(xún)，以此保證企業(yè)檔案的安全性。
3.建立完善的電子檔案系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)。在建立完善的電子檔案系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)時(shí)，首先要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)工作。電子檔案系統(tǒng)需要工作人員具備著較高專(zhuān)業(yè)知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)，然而許多企業(yè)的管理人員沒(méi)有具備較高的現(xiàn)代化技術(shù)，并且管理人員也沒(méi)有很好的處理信息檔案技術(shù)，這些都導(dǎo)致了電子計(jì)算機(jī)技術(shù)無(wú)法發(fā)揮其本身的巨大作用。
4.電子檔案實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的目標(biāo)。比如在進(jìn)行一份檔案的起擬、簽訂、催辦以及歸檔的過(guò)程，都可以利用計(jì)算機(jī)和通訊線(xiàn)路進(jìn)行工作。在檔案存檔的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化和辦公自動(dòng)化的目標(biāo)，檔案工作人員需要能夠很好的運(yùn)用電子化檔案，并可以將檔案信息數(shù)據(jù)綜合系統(tǒng)的提供出來(lái)。
5.提高現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的使用率。在許多企業(yè)利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理時(shí)，都很單一，只是將檔案進(jìn)行存儲(chǔ)或者是起草檔案時(shí)進(jìn)行打字起草，沒(méi)有深度開(kāi)發(fā)計(jì)算機(jī)功能。沒(méi)有很好的利用計(jì)算機(jī)，造成檔案工作的低效率，在很大程度上浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力，同時(shí)也浪費(fèi)了大量的時(shí)間。
6.在利用電子檔案時(shí)，能夠在很大程度上擴(kuò)大社會(huì)影響力，在一定程度上拓寬電子服務(wù)范圍，提高了檔案部門(mén)的地位。
7.在利用電子檔案時(shí)，可以與現(xiàn)代社會(huì)先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行聯(lián)系，這在一定程度上提高了企業(yè)的現(xiàn)代化水平，確保企業(yè)能夠及時(shí)的跟上時(shí)代發(fā)展潮流。
二、電子檔案在企業(yè)管理中的實(shí)踐
1.電子檔案在企業(yè)管理中的應(yīng)用時(shí)，首先要保證工作人員具備著較高的技術(shù)水平和綜合素質(zhì)。領(lǐng)導(dǎo)人員要對(duì)電子檔案的基本運(yùn)作進(jìn)行熟悉的了解，同時(shí)要提高管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技術(shù)水平。
2.建立有效的電子檔案管理制度。電子檔案在企業(yè)管理中的實(shí)踐時(shí)，必須要保證科學(xué)有效的制度作為實(shí)踐的基礎(chǔ)。在應(yīng)用電子檔案時(shí)，通常需要經(jīng)過(guò)一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，在電子檔案應(yīng)用的過(guò)程中，若是沒(méi)有進(jìn)行合理的處理，很容易導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)遺失或者是修改的現(xiàn)象。因此，必須要建立完善的電子檔案管理制度，要對(duì)電子檔案在生成到利用的過(guò)程中進(jìn)行嚴(yán)格和全過(guò)程的管理和控制。保證電子檔案的完整性和安全性。
3.鑒定電子檔案。電子檔案的運(yùn)用，雖然有著傳輸快捷和方便復(fù)制拷貝等優(yōu)點(diǎn)，但是由于這些優(yōu)點(diǎn)也增加了電子檔案的虛假性。因此，必須要提高電子檔案的鑒定水平。為了保證電子檔案在傳輸?shù)倪^(guò)程中不會(huì)泄露和改動(dòng)文件，確保企業(yè)利益不會(huì)受到損害，可以對(duì)文件添加相應(yīng)的密鑰等方法。同時(shí)在歸檔文件時(shí)，要對(duì)電子檔案的價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確的鑒定，將具有價(jià)值的文件進(jìn)行有效的保留，也要確保電子檔案具備著完整性和準(zhǔn)確性。
4.歸檔管理電子檔案。在應(yīng)用電子檔案時(shí)，必須要做好對(duì)電子檔案的歸檔整理工作。在歸檔管理時(shí)，要將電子文件的屬性進(jìn)行確定，并要將電子檔案進(jìn)行有效的拷貝以此進(jìn)行存儲(chǔ)，但是不能改變電子檔案原有的存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)位置，然后在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)電子檔案進(jìn)行邏輯歸檔。在歸檔電子檔案時(shí)，首先要保證電子檔案質(zhì)量的過(guò)關(guān)，保證電子檔案的完整性、真實(shí)性和安全性，同時(shí)要將電子檔案的屬性進(jìn)行確定;其次電子檔案的能夠與紙質(zhì)檔案同步歸檔;最后就是歸檔的電子檔案具備著統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，要詳細(xì)的說(shuō)明電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立完善的電子檔案管理制度。
5.保護(hù)和利用電子檔案。電子檔案的數(shù)目非常龐大，有著復(fù)雜的種類(lèi)，并且載體也存在著一定的不穩(wěn)定性。因此，在存儲(chǔ)電子檔案時(shí)，經(jīng)常會(huì)由于各種原因，會(huì)對(duì)電子檔案的利用產(chǎn)生一定的影響，在保存和維護(hù)電子檔案時(shí)也較為困難，從而需要對(duì)電子檔案進(jìn)行定期的維護(hù)和檢測(cè)。在利用電子檔案時(shí)，可以通過(guò)拷貝、網(wǎng)絡(luò)傳輸和直接利用這三個(gè)方法進(jìn)行利用。在利用網(wǎng)絡(luò)傳輸方法時(shí)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向企業(yè)進(jìn)行電子檔案的傳輸。利用直接利用方法，可以在計(jì)算機(jī)上直接查詢(xún)企業(yè)檔案。
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