電子文件檔案化管理探究論文(2)
電子文件檔案化管理探究論文
電子文件檔案化管理探究論文篇二
《論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別》
摘 要：各種計算機技術(shù)和電子信息技術(shù)的應(yīng)用，不僅改變了人們的溝通方式，也對各種管理活動尤其是文件和檔案管理活動進行了顛覆，在實踐中要想實現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代電子文件檔案關(guān)管理的轉(zhuǎn)變，就必須要明確二者的區(qū)別。
關(guān)鍵詞：電子檔案管理;傳統(tǒng)檔案管理;區(qū)別
一、引言
計算機的產(chǎn)生和應(yīng)用極大的改變了人類發(fā)展的進程和方式，尤其是二十一世紀以來，各種相關(guān)的電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，更是對人們的溝通方式和生活方式實現(xiàn)了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統(tǒng)管理模式，實現(xiàn)了信息化的管理。要想實現(xiàn)對現(xiàn)代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統(tǒng)的檔案管理的區(qū)別。下文中筆者將從幾個方面對該問題進行分析。
二、電子文件檔案化管理的基本含義
所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過程中，使用電子信息技術(shù)手段對其文件進行數(shù)據(jù)形式的存儲和管理。在這個過程中不需要用到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，也可以實現(xiàn)對相關(guān)的檔案的有效管理，一般來說，電子文件的檔案化管理要通過一定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理軟件來實現(xiàn)。
由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統(tǒng)的文件和檔案的管理方式來進行，也就是說不能夠按照傳統(tǒng)的文件管理的方式對各種資料進行存放。但是同所有的檔案管理活動一樣，電子檔案也需要經(jīng)過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個階段。而我國的相關(guān)檔案管理辦法也對文件檔案的管理形式有著非常明確的規(guī)定。所以，在落實的過程中，有關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)電子檔案的特點對其進行檔案管理的靈活調(diào)整，以更好的適應(yīng)自身的特點和檔案管理的流程。
在這個過程中，要注意的是電子文件同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件有著非常明確的本質(zhì)區(qū)別，他們的存儲形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中，應(yīng)該充分的認識到電子文件的編碼和解碼的特點，并且由于不同格式的電子文件對于介質(zhì)的要求是不同的，不可以采用傳統(tǒng)檔案管理方式的統(tǒng)一紙質(zhì)管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過程中，我們還有很多的問題要明確。
三、電子文件的檔案化管理同傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。
第一、電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統(tǒng)一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經(jīng)過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統(tǒng)計時，應(yīng)先制定一個固定的表格和紙質(zhì)材料，然后進行發(fā)放、收回。
第二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據(jù)，對現(xiàn)有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質(zhì)是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。
第三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導(dǎo)致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。
第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據(jù)不同的類目要求和類型的區(qū)別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導(dǎo)致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。
第五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統(tǒng)的檔案管理過程中，要想實現(xiàn)對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現(xiàn)代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。
四、總結(jié)
綜上所述，現(xiàn)代電子檔案的信息化管理同傳統(tǒng)檔案管理有著非常明確的差異和區(qū)別，這些問題都應(yīng)該引起有關(guān)部門的注意和重視，以便更好的實現(xiàn)自身檔案管理的系統(tǒng)升級和優(yōu)化，更好的利用電子檔案管理技術(shù)對企事業(yè)單位進行管理。
參考文獻
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