電子文件檔案化管理探究論文(2)
電子文件檔案化管理探究論文
電子文件檔案化管理探究論文篇二
《論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別》
摘 要：各種計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子信息技術(shù)的應(yīng)用，不僅改變了人們的溝通方式，也對(duì)各種管理活動(dòng)尤其是文件和檔案管理活動(dòng)進(jìn)行了顛覆，在實(shí)踐中要想實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代電子文件檔案關(guān)管理的轉(zhuǎn)變，就必須要明確二者的區(qū)別。
關(guān)鍵詞：電子檔案管理;傳統(tǒng)檔案管理;區(qū)別
一、引言
計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生和應(yīng)用極大的改變了人類發(fā)展的進(jìn)程和方式，尤其是二十一世紀(jì)以來(lái)，各種相關(guān)的電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，更是對(duì)人們的溝通方式和生活方式實(shí)現(xiàn)了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)了信息化的管理。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統(tǒng)的檔案管理的區(qū)別。下文中筆者將從幾個(gè)方面對(duì)該問(wèn)題進(jìn)行分析。
二、電子文件檔案化管理的基本含義
所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過(guò)程中，使用電子信息技術(shù)手段對(duì)其文件進(jìn)行數(shù)據(jù)形式的存儲(chǔ)和管理。在這個(gè)過(guò)程中不需要用到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)的檔案的有效管理，一般來(lái)說(shuō)，電子文件的檔案化管理要通過(guò)一定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。
由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統(tǒng)的文件和檔案的管理方式來(lái)進(jìn)行，也就是說(shuō)不能夠按照傳統(tǒng)的文件管理的方式對(duì)各種資料進(jìn)行存放。但是同所有的檔案管理活動(dòng)一樣，電子檔案也需要經(jīng)過(guò)文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個(gè)階段。而我國(guó)的相關(guān)檔案管理辦法也對(duì)文件檔案的管理形式有著非常明確的規(guī)定。所以，在落實(shí)的過(guò)程中，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行檔案管理的靈活調(diào)整，以更好的適應(yīng)自身的特點(diǎn)和檔案管理的流程。
在這個(gè)過(guò)程中，要注意的是電子文件同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件有著非常明確的本質(zhì)區(qū)別，他們的存儲(chǔ)形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過(guò)程中，應(yīng)該充分的認(rèn)識(shí)到電子文件的編碼和解碼的特點(diǎn)，并且由于不同格式的電子文件對(duì)于介質(zhì)的要求是不同的，不可以采用傳統(tǒng)檔案管理方式的統(tǒng)一紙質(zhì)管理。由此可見(jiàn)，在電子文件的檔案管理的過(guò)程中，我們還有很多的問(wèn)題要明確。
三、電子文件的檔案化管理同傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
電子文件檔案化管理是由電子檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理電子文件，對(duì)電子文件采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門(mén)或其它非專業(yè)部門(mén)來(lái)管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。
第一、電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一的搜集所填表格和報(bào)告，在這個(gè)過(guò)程中需要經(jīng)過(guò)一定的周期，也就是說(shuō)要對(duì)某項(xiàng)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，應(yīng)先制定一個(gè)固定的表格和紙質(zhì)材料，然后進(jìn)行發(fā)放、收回。
第二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的電子文件的原始性，真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對(duì)于電子文件就比較簡(jiǎn)便，是通過(guò)一定部門(mén)的證明開(kāi)據(jù)，對(duì)現(xiàn)有的材料進(jìn)行更改，在更改的過(guò)程中，由于介質(zhì)是紙制品，所以沒(méi)有嚴(yán)格的驗(yàn)證程序和要求，對(duì)于材料的保密性的要求也并不十分高。
第三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門(mén)的配合，檔案部門(mén)在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過(guò)對(duì)紙制品資料的存儲(chǔ)進(jìn)行的，也就是說(shuō)在管理過(guò)程中必須要占用一定的空間，而且要嚴(yán)格的控制存儲(chǔ)的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導(dǎo)致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。
第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門(mén)在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過(guò)程中，需要工作人員和檔案管理人員進(jìn)行手工的分揀，也就是說(shuō)要根據(jù)不同的類目要求和類型的區(qū)別，對(duì)各種檔案材料進(jìn)行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，還容易導(dǎo)致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問(wèn)題。
第五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)某一個(gè)資料的查詢，必須要通過(guò)專門(mén)的檔案管理人員的查找和取件，也就是說(shuō)要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力，但是現(xiàn)代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。
四、總結(jié)
綜上所述，現(xiàn)代電子檔案的信息化管理同傳統(tǒng)檔案管理有著非常明確的差異和區(qū)別，這些問(wèn)題都應(yīng)該引起有關(guān)部門(mén)的注意和重視，以便更好的實(shí)現(xiàn)自身檔案管理的系統(tǒng)升級(jí)和優(yōu)化，更好的利用電子檔案管理技術(shù)對(duì)企事業(yè)單位進(jìn)行管理。
參考文獻(xiàn)
[1] 常艷杰. 信息時(shí)代檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的思考[J]. 勞動(dòng)保障世界(理論版). 2013(06)
[2] 尹愛(ài)華. 淺談電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異與共存[J]. 數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用. 2013(02)
看過(guò)“電子文件檔案化管理探究論文”的人還看了：
3.電子文件管理論文