電子文件管理探究論文(2)
電子文件管理探究論文篇二
《試論電子文件管理的現(xiàn)代化》
[摘 要]傳統(tǒng)文件的管理比較繁瑣，需要通過生成、采集、整理、鑒定、歸檔、移交或銷毀等相對獨(dú)立的管理環(huán)節(jié)來完成文件的管理。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為電子文件的管理提供了現(xiàn)代化的管理手段。電子文件的現(xiàn)代化管理主要通過電子文件生成階段、電子文件的采集、電子文件的鑒定、電子文件的保管期限及電子文件的最終處置六個階段逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。
[關(guān)鍵詞]電子文件;文件管理;現(xiàn)代化
[作者簡介]韓卓泉(1972―)，女，陜西彬縣人，碩士，寶雞文理學(xué)院體育系教師，研究方向：檔案管理。
在傳統(tǒng)文件管理的過程中，文件的生成、歸檔和最終處置三個環(huán)節(jié)將文件生命周期清晰地劃分為現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期，通過生成、采集、整理、鑒定、歸檔、移交或銷毀等相對獨(dú)立的管理環(huán)節(jié)完成文件管理。傳統(tǒng)的檔案管理思想與方法有許多可以為電子檔案管理所借鑒，但電子檔案管理不能完全模仿傳統(tǒng)文件的管理，否則將造成無可挽回的損失。電子文件的特點(diǎn)使得其整個生命周期的全程管理與一體化管理更應(yīng)得到重視。電子文件的現(xiàn)代化管理主要包括以下幾個方面：
一、電子文件生成階段的管理
電子文件的生成是指電子文件產(chǎn)生的過程，它是電子文件生命周期的開始。一般說來，電子文件來源于兩個方面：一是職能部門自身創(chuàng)建的;二是從工作網(wǎng)絡(luò)上采集的。無論文件以哪種方式產(chǎn)生，一旦產(chǎn)生后，為了固定下來并區(qū)別于其他文件，都需要對其命名。電子文件的命名與傳統(tǒng)文件的命名有相同處，也有不同點(diǎn)。電子文件的命名應(yīng)注意以下問題：第一，唯一性原則。電子文件命名在整個系統(tǒng)中應(yīng)具有唯一性。這個原則保證了文件檢索的高效和準(zhǔn)確，同時可避免在存儲過程中，后來存儲的文件取代前期存儲的同名文件以造成文件�失的情況。第二，概括性原則。該文件名應(yīng)能高度概括被保存文件的主要內(nèi)容，即將文件的關(guān)鍵內(nèi)容納入文件名中，便于管理者從文件名可知曉文件的大概內(nèi)容。第三，關(guān)聯(lián)性原則。若該文件具有不同版本，則通過該文件名應(yīng)能辨析不同版本間的聯(lián)系。第四，規(guī)范性原則。若文件名需要用縮寫表示，應(yīng)采用約定俗成的通行縮寫形式。另外，對文件、文件夾命名時應(yīng)考慮以下三個問題：一是唯一性，即某一個文件夾的名稱應(yīng)是該系統(tǒng)中唯一的;二是主題性，即該文件夾名應(yīng)簡潔、明了地揭示該文件夾內(nèi)文件的主題，便于文件的分類整理;三是關(guān)聯(lián)性，即當(dāng)某份文件需要同時保存在不同的文件夾內(nèi)時，為了便于揭示主題的關(guān)聯(lián)性，應(yīng)對該文件進(jìn)行標(biāo)示或鏈接。
二、電子文件的采集
電子文件的采集應(yīng)當(dāng)由形成(制作)者或承辦者按照歸檔要求進(jìn)行。因為只有文件形成(制作)者或承辦者才最清楚電子文件的內(nèi)容、價值及與其他文件之間的關(guān)系，由他們采集，能保證電子文件的歸檔質(zhì)量。電子文件的數(shù)據(jù)類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、聲音文件、影像文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件、計算機(jī)程序文件等，這些不同數(shù)據(jù)類型的文件給文件的完整采集增加了難度。電子文件采集的范圍除考慮文件的自身價值外，還應(yīng)考慮到以下因素，以保證被采集文件的完整性：第一，電子文件采集的內(nèi)容應(yīng)與內(nèi)容信息一樣，作為文件一個不可或缺的部分一并保存。任何只有內(nèi)容信息而不具備背景信息的電子文件都是不完整的，缺乏憑證性和理論研究意義。第二，精確定位系統(tǒng)內(nèi)文件的被保存位置，并支持文檔管理系統(tǒng)的各種管理功能。合理采集、維護(hù)并利用元數(shù)據(jù)，是確保信息完整、真實(shí)、可靠和長期可讀的有效措施。因此，在電子文件采集之初就要進(jìn)行元數(shù)據(jù)添加工作，將電子文件的背景信息、結(jié)構(gòu)信息植入到元數(shù)據(jù)中去，最大限度地保證文件的證據(jù)力。
三、電子文件的鑒定
電子文件的鑒定，是指鑒別電子文件的價值、確定其保管期限的過程。鑒定工作應(yīng)由文件形成部門與檔案部門合作完成。傳統(tǒng)文件的鑒定工作集中在內(nèi)容鑒定上，即通過非現(xiàn)行文件的內(nèi)容信息來識別文件的證據(jù)價值或信息價值，確定文件是否需要長期、永久地保留。電子文件的內(nèi)容鑒定，可以借鑒紙質(zhì)文件鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)與方法;傳統(tǒng)的文件保存期限表對文件保存期限的規(guī)定，同樣適用于電子文件。技術(shù)鑒定是指對電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面檢查，包括對信息的真實(shí)性、完整性與可讀性的認(rèn)定和對文件載體性能的檢測。電子文件的技術(shù)鑒定應(yīng)考慮以下幾個方面：第一，真實(shí)性。真實(shí)性鑒定可從對電子文件的版本的鑒別入手。非正式版本的文件不具有法定的證據(jù)價值。電子文件的版本不像紙質(zhì)文件的稿本那樣易于識別，可以借助計算機(jī)記錄下來的相關(guān)元數(shù)據(jù)(如生成日期、責(zé)任人等)進(jìn)行比較和鑒別。第二，完整性。完整性鑒定主要從文件的相關(guān)性分析入手，注意審查數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)與欄目是否吻合、結(jié)構(gòu)是否正確。第三，檢查程序文件的收集情況。如果一些特殊的計算機(jī)程序文件沒有收集進(jìn)文檔管理系統(tǒng)，就會造成相關(guān)電子文件的無法讀取。
四、電子文件的保管期限
確定電子文件保管期限的工作，需要檔案部門與文件管理部門協(xié)調(diào)進(jìn)行，由檔案部門制定詳細(xì)準(zhǔn)確的電子文件保管期限標(biāo)準(zhǔn)，由文件管理部門根據(jù)實(shí)際情況執(zhí)行。這是文檔一體化管理策略的重要體現(xiàn)。雖然機(jī)構(gòu)內(nèi)其他工作人員有義務(wù)在文件運(yùn)轉(zhuǎn)和使用過程中對其價值進(jìn)行評議，但只有文檔管理人員才最有資格確定電子文件的保管期限。文檔管理人員有責(zé)任將一系列既定的保管期限表存入系統(tǒng)，并依此定義系統(tǒng)的鑒定模塊。在文件的整個生命周期中，文件管理員也可以根據(jù)需要變更文件的保管期限。文件保管期限不應(yīng)當(dāng)是永久恒定的，文檔管理人員應(yīng)根據(jù)文件自身的變化、利用率的改變、特殊事件的反應(yīng)，對文件保存期限做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與修正。在文檔管理系統(tǒng)中，任何文件都應(yīng)能夠利用保存期限表進(jìn)行鑒定。系統(tǒng)必須具有文件鑒定的自動提示功能，文件初次被打開(或關(guān)閉)時，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提示工作人員根據(jù)文件保存期限表對文件的價值進(jìn)行鑒定。系統(tǒng)還必須具有自動追蹤每份文件的保管過程的能力，一旦期限截止就開始執(zhí)行最終處置程序。對于特定的文件，如重要文件或保密文件等，文檔管理系統(tǒng)可設(shè)置提示和警告，允許在執(zhí)行最終處置程序之前，啟動特殊的處理程序，由管理者或文件管理員對文件再次鑒別。
五、電子文件的歸檔
電子文件盡管有許多不同于紙質(zhì)文件的地方，但在歸檔原則上有許多方面是一致的，應(yīng)堅持由形成電子文件的機(jī)構(gòu)向檔案部門歸檔。同時，應(yīng)貫徹優(yōu)化精練的歸檔原則，對歸檔的電子文件進(jìn)行鑒別、選擇和去粗存精，避免在經(jīng)濟(jì)上和管理上給檔案部門帶來不必要的負(fù)擔(dān)。電子文件的歸檔方式通常有兩種，即邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指檔案部門不接收實(shí)體電子文件，僅在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上接收歸檔的電子文件目錄，并通過網(wǎng)絡(luò)對歸檔的電子文件進(jìn)行遠(yuǎn)程管理。邏輯歸檔方式不改變歸檔的電子文件的存儲位置和存儲方式，使之不脫離原機(jī)構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)，始終保存在生成環(huán)境的系統(tǒng)中。這種管理方式既有利于電子文件的完整與真實(shí)，又可保持電子文件的長期可讀，也方便電子文件生成機(jī)構(gòu)對檔案信息頻繁的查考利用。電子文件經(jīng)邏輯歸檔后，其所有權(quán)發(fā)生了變化，不再僅屬于原機(jī)構(gòu)，檔案部門有權(quán)對歸檔的電子文件實(shí)行在線管理、信息加工與公共服務(wù)。物理歸檔是指移交時將電子檔案實(shí)體從原機(jī)構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)中轉(zhuǎn)移至檔案部門的檔案管理系統(tǒng)中。至于是否要刪除本機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)已移交的電子文件，可視各機(jī)構(gòu)具體情況和文件價值而定，檔案部門一般不作強(qiáng)行規(guī)定。物理歸檔方式與傳統(tǒng)檔案管理模式類似，有章可循，操作性較強(qiáng)，有利于檔案部門對歸檔電子文件的直接管理，避免因機(jī)構(gòu)管理不善引起的信息流失，同時也減輕了電子文件形成機(jī)構(gòu)的文件管理負(fù)擔(dān)。物理歸檔主要有兩種方法：一是脫機(jī)移交，二是在線移交。脫機(jī)移交是指電子文件形成機(jī)構(gòu)按歸檔要求將電子文件進(jìn)行脫機(jī)處理，存儲到脫機(jī)數(shù)字媒體(如磁帶、磁盤、光盤)上，再向檔案部門移交。在線移交方式充分利用了網(wǎng)絡(luò)傳輸便捷的優(yōu)勢，還可以采取相應(yīng)的安全措施，確保數(shù)據(jù)完整。同時，由檔案部門進(jìn)行電子文件實(shí)體化工作，有利于統(tǒng)一歸檔文件的格式，便于電子檔案實(shí)體的管理。
六、電子文件的最終處置
對電子文件的最終處置一般包括三種：銷毀;在本機(jī)構(gòu)文檔管理系統(tǒng)內(nèi)長期保存;向檔案部門移交。后兩種處置方式中，經(jīng)過鑒定后被保存下來的電子文件，可稱為電子檔案。電子文件的銷毀，是指通過刪除文件、格式化或破壞載體等方式，使文件不可能再以電子方式重建，其內(nèi)容無法恢復(fù)與還原。不再具備保存價值的電子文件，在經(jīng)過鑒定確認(rèn)其已失去現(xiàn)行效用后，應(yīng)當(dāng)及時銷毀。銷毀工作的執(zhí)行必須慎重仔細(xì)，以電子文件保管期限表為基本依據(jù)，并執(zhí)行嚴(yán)格的審批程序。在文檔管理系統(tǒng)中，應(yīng)通過保留相關(guān)元數(shù)據(jù)的方式記錄文件的銷毀情況，生成銷毀報告。文檔管理人員應(yīng)當(dāng)注意，將一份文件從磁盤上刪除并不等于銷毀文件。除非存儲載體被完全重新格式化，或者新產(chǎn)生的文件占據(jù)了原磁盤空間，并達(dá)到一定時限，否則無法保證該文件確實(shí)不可再建。有時即使文件已被刪除，也仍可利用軟件工具直接讀取磁盤驅(qū)動器，通過某些方式使該文件重新恢復(fù)。因而，對于敏感性文件，要通過對其物理載體的破壞來確保文件被銷毀。當(dāng)文件存在多份拷貝時，文件管理員要注意同時銷毀這些拷貝。在文檔管理系統(tǒng)中，一份文件可以通過超鏈接的方式被多個文件夾同時收錄在內(nèi)。當(dāng)文件需要被銷毀的時候，應(yīng)特別重視對各個鏈接的檢測，看該文件在其他文件夾中是否仍有保留。
總之，電子文件的出現(xiàn)，是社會政治、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展的客觀要求，也是人類文明發(fā)展的必然結(jié)果。同時，檔案事業(yè)的存在和發(fā)展有其特定的政治、經(jīng)濟(jì)和文化生態(tài)環(huán)境，為電子文件的產(chǎn)生和發(fā)展提供了必要的條件。隨著計算機(jī)輔助設(shè)計的廣泛應(yīng)用，電子文件逐漸步入社會的各個領(lǐng)域。在信息網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展的推動下，電子文件已經(jīng)成為信息化社會中不可或缺的管理和保存社會記憶的工具。
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