辦公自動(dòng)化是企業(yè)步入現(xiàn)代信息自動(dòng)化的標(biāo)志也是新的管理模式,這是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的辦公自動(dòng)化技術(shù)論文，僅供參考!

　　淺談辦公自動(dòng)化篇一

　　[摘要] 互聯(lián)網(wǎng)在全球普及之后，對(duì)企業(yè)信息化產(chǎn)生了極大的推動(dòng)作用，企業(yè)之間或商業(yè)實(shí)體之間開(kāi)始借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)展辦公活動(dòng)，本文主要分析了辦公自動(dòng)化的功能、構(gòu)成要素及實(shí)現(xiàn)的技術(shù)，展示了辦公自動(dòng)化的重要性。

　　[關(guān)鍵詞] 互聯(lián)網(wǎng)辦公自動(dòng)化C/S

　　一、辦公自動(dòng)化的產(chǎn)生

　　辦公自動(dòng)化是從20世紀(jì)50年代開(kāi)始，美國(guó)的部分企業(yè)開(kāi)始用機(jī)器來(lái)處理辦公業(yè)務(wù)，當(dāng)時(shí)美國(guó)人就把這種手段叫做辦公自動(dòng)化(Office Automation,OA),辦公自動(dòng)化是當(dāng)前國(guó)際上飛速發(fā)展的學(xué)科，它是一門(mén)綜合了電子，通信，文秘，行政等多種技術(shù)的新型學(xué)科，涉及到文秘，行政管理，電子機(jī)械，物理等十多個(gè)學(xué)科。

　　辦公自動(dòng)化是信息化時(shí)代的產(chǎn)物，是在計(jì)算機(jī)和通信設(shè)備普遍應(yīng)用，信息業(yè)務(wù)空前繁忙的情況下產(chǎn)生和發(fā)展的。一個(gè)比較完善的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)包括信息采集，加工，傳遞，保存4個(gè)基本環(huán)節(jié)，核心任務(wù)是向各類(lèi)辦公人員提供所需的信息，能把基于不同技術(shù)的辦公設(shè)備(如計(jì)算機(jī)，打印機(jī))用連網(wǎng)的方式聯(lián)成一體，將語(yǔ)音，圖像，文字處理等功能組合在一個(gè)系統(tǒng)中，使辦公室具有綜合處理這些信息的功能。可見(jiàn)，辦公與管理的自動(dòng)化是對(duì)傳統(tǒng)的管理方式的挑戰(zhàn)，是科技向管理部門(mén)的滲透，是辦公方式的一次革命。

　　二、辦公自動(dòng)化的構(gòu)成要素

　　1.辦公人員。辦公人員是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的第一要素，由決策人員，中層及第一線的管理人員，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，秘書(shū)和辦事員等一般輔助人員組成。他們各司其職，又互相聯(lián)系。決策人員是一個(gè)機(jī)構(gòu)的最高層領(lǐng)導(dǎo)人員，即關(guān)鍵的決策者。他們的時(shí)間大多用語(yǔ)參與會(huì)議，收集信息，解決問(wèn)題和做出決策。他們需要掌握準(zhǔn)確的信息和情報(bào)，綜合分析機(jī)構(gòu)內(nèi)外的各種動(dòng)態(tài)，指定長(zhǎng)期發(fā)展的判斷和決策。他們直接使用的辦公自動(dòng)化設(shè)備起輔助決策的作用;中層及第一線管理人員是機(jī)構(gòu)中某一部門(mén)的負(fù)責(zé)人。他們要協(xié)調(diào)個(gè)專(zhuān)業(yè)人員的工作，綜合有關(guān)信息，并對(duì)本部門(mén)的情況和問(wèn)題做出決策和判斷。他們要管理本部門(mén)及下屬單位的業(yè)務(wù)工作并向高層領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息和決策方案，甚至參與決策意見(jiàn)，起到承上啟下的管理控制樞紐作用;專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員是機(jī)構(gòu)內(nèi)負(fù)責(zé)社會(huì)經(jīng)濟(jì)，政治法律等業(yè)務(wù)的工作人員，他們主要為上述幾類(lèi)人員服務(wù)。

　　2.辦公工具和設(shè)備。辦公工具是紙，筆等，辦公設(shè)備支持辦公自動(dòng)化的機(jī)電設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)設(shè)備，通信設(shè)備和辦公設(shè)備三大類(lèi)，通信網(wǎng)絡(luò)的主要任務(wù)，全面擔(dān)負(fù)通信系統(tǒng)的傳輸，控制，交換，處理，監(jiān)控，監(jiān)測(cè)等多項(xiàng)重要工作。主要有通信控制設(shè)備，通信傳輸設(shè)備，文件復(fù)印設(shè)備及介質(zhì)，網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備;辦公設(shè)備是人們?cè)谶M(jìn)行辦公事務(wù)處理中所需要的設(shè)備和裝置，包括郵件處理設(shè)備，信息生成設(shè)備，文件復(fù)印設(shè)備，信息存儲(chǔ)設(shè)備，電子會(huì)議支持設(shè)備和其他辦公機(jī)械支持設(shè)備等。

　　3.辦公信息。信息是指對(duì)各類(lèi)信息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、指令和知識(shí)進(jìn)行加工處理的結(jié)果，與人、才、物并列為企業(yè)的四大資源。人類(lèi)辦公活動(dòng)及各種數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、加工、傳輸、辦公自動(dòng)化信息處理并提供大量信息的人機(jī)系統(tǒng)。

　　4.辦公環(huán)境。辦公環(huán)境包括具體和抽象的環(huán)境，具體辦公環(huán)境是指辦公室的建筑情況地理位置及分布;抽象辦公環(huán)境是指本辦公系統(tǒng)各實(shí)體之間及與其他辦公系統(tǒng)之間的互相約束控制，領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，機(jī)構(gòu)的劃分與組成以及各種規(guī)章制度等。

　　三、辦公自動(dòng)化的功能

　　辦公自動(dòng)化的功能是指辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可能具備的功能，不同的系統(tǒng)具備不同的功能，它具有事務(wù)處理，信息管理和輔助決策三種功能，每個(gè)模塊的功能如下：

　　1.事務(wù)處理型辦公系統(tǒng)。各個(gè)辦公部門(mén)都有大量的事務(wù)工作，這些工作往往量大，重復(fù)，業(yè)務(wù)繁忙，例如數(shù)據(jù)匯總，報(bào)表合成，草擬文件，發(fā)凡通知，打印文本等。為了提高工作效率，減輕工作負(fù)擔(dān)，可以把這些煩瑣的事務(wù)交給辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)處理。這種完成事務(wù)處理功能的辦公自動(dòng)化被稱(chēng)為事務(wù)處理系統(tǒng)。

　　2.信息型辦公系統(tǒng)。辦公部門(mén)最本質(zhì)的工作是西歐年息進(jìn)行控制和管理。要作好對(duì)信息的收集，加工，傳遞，交流，存取，分析，判斷和反饋， 從而是信息資源轉(zhuǎn)化為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步，獲得良好的經(jīng)濟(jì)效率的物質(zhì)財(cái)富。

　　3.輔助決策型辦公系統(tǒng)。決策是根據(jù)預(yù)定目標(biāo)做出的行動(dòng)決定，是辦公活動(dòng)的重要內(nèi)容之一。是較高層次的管理工作。決策的正確與否往往對(duì)一個(gè)企業(yè)產(chǎn)生最大影響。比較理想的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能自動(dòng)地分析，采集信息，提出各種可供領(lǐng)導(dǎo)參考的優(yōu)選方案，是輔助決策的有力手段。

　　四、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)技術(shù)

　　根據(jù)現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)站及網(wǎng)頁(yè)制作的相關(guān)技術(shù)與辦公自動(dòng)化的需求相結(jié)合,主要集中分為三大類(lèi)：基于C/S結(jié)構(gòu)的應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)，結(jié)合C/S結(jié)構(gòu)和Web技術(shù)的復(fù)合應(yīng)用程序，基于B/S結(jié)構(gòu)的動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)技術(shù)。以下將分析這三類(lèi)技術(shù)的各自?xún)?yōu)缺點(diǎn)：

　　1.C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng):是傳統(tǒng)開(kāi)發(fā)模式，一般以數(shù)據(jù)庫(kù)和客戶(hù)端的兩層結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)，也有加入中間件的三層或多層結(jié)構(gòu)，在OA早期是標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)模式，但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，它已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)在的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)辦公和移動(dòng)辦公，逐漸在被取代。

　　2.C/S+Web技術(shù):是為了補(bǔ)充C/S結(jié)構(gòu)的不足，在C/S基礎(chǔ)上加入Web技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)的獲取，但擁有一定局限性，如數(shù)據(jù)及時(shí)更新、軟件升級(jí)等問(wèn)題就無(wú)法很好解決。

　　3.省略+Microsoft .NET Framework。

　　五、結(jié)束語(yǔ)

　　通過(guò)這篇文章我們可以看到現(xiàn)實(shí)生活中辦公活動(dòng)自動(dòng)化的重要作用，尤其是在科技高速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)辦公是不可缺少的，它對(duì)傳統(tǒng)的辦公產(chǎn)生了強(qiáng)大的沖擊，是辦公方式的一次革命。

　　本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請(qǐng)以PDF格式閱讀原文。

　　企業(yè)辦公自動(dòng)化篇二

　　摘要：隨著計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的發(fā)展與深入，傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式制約了企業(yè)的發(fā)展。根據(jù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)流的要求，只有整合企業(yè)資源，塑造未來(lái)管理模式，重建組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的集成管理，才能提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

　　關(guān)鍵詞： 辦公自動(dòng)化;企業(yè)管理;信息共享

　　Abstract: With the development of computer management system, the traditional mode of enterprise management restricts the development of enterprises. According to the computer data flow requirements, only the integration of enterprise resources, shaping the future of management mode, reconstruction of organization structure, to achieve the modernization of management, to enhance the competitiveness of enterprises.

　　Key words: office automation; enterprise management; information sharing

　　中圖分類(lèi)號(hào)：F279.23

　　隨著現(xiàn)代科技的迅速發(fā)展，帶來(lái)了全球范圍市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇，所有的企業(yè)都面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，企業(yè)內(nèi)的員工作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)能否及時(shí)交流﹑獲取各種相關(guān)信息，從而高效地協(xié)同工作，把握轉(zhuǎn)瞬即逝的機(jī)會(huì)，將成為在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝的關(guān)鍵。企業(yè)在經(jīng)歷了傳統(tǒng)辦公模式，網(wǎng)絡(luò)辦公模式進(jìn)入到現(xiàn)在的辦公自動(dòng)化，以便在企業(yè)內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享﹑協(xié)同工作乃至科學(xué)的管理和決策，從而提高效率﹑增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

　　一、目前企業(yè)辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀及問(wèn)題

　　(一) 目前企業(yè)辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀

　　辦公自動(dòng)化是近年來(lái)隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)發(fā)展提出的新概念。辦公自動(dòng)化包括網(wǎng)絡(luò)化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)等，英文原稱(chēng)office automation，縮寫(xiě)為OA,一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)志。

　　我國(guó)的辦公自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)歷了一個(gè)較長(zhǎng)的發(fā)展階段，目前企業(yè)的辦公自動(dòng)化根據(jù)發(fā)展程度可以劃分為以下四類(lèi)：

　　1、起步較慢，還停留在使用沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，使用，ms office系列﹑wps系列應(yīng)用軟件以提高個(gè)人辦公效率。

　　2、已經(jīng)建立了自己的網(wǎng)絡(luò)，但沒(méi)有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個(gè)人辦公。網(wǎng)絡(luò)閑置，企業(yè)的投資沒(méi)有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。

　　3、已經(jīng)建立了自己的網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)內(nèi)部員工通過(guò)電子郵件交流信息，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。

　　4、已經(jīng)建立了自己的網(wǎng)絡(luò)：使用經(jīng)二次開(kāi)發(fā)的通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng);能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通;通過(guò)internet發(fā)布，宣傳企業(yè)的產(chǎn)品﹑技術(shù)服務(wù);intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生了積極的效益?，F(xiàn)在正著手開(kāi)發(fā)或已經(jīng)在使用針對(duì)業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

　　(二)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化面臨的問(wèn)題

　　1、效率。辦公人員大都非計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員，他們的計(jì)算機(jī)知識(shí)尤其是計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及硬件知識(shí)的缺乏，導(dǎo)致辦公效率的降低，也造成系統(tǒng)管理員工作量的增大，如系統(tǒng)維護(hù)及軟件升級(jí)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展可謂一日千里，軟硬件的升級(jí)換代將更加頻繁，這就意味著系統(tǒng)后期成本居高不下。

　　2、安全性。人們對(duì)信息的價(jià)值有了更深的認(rèn)識(shí)，因而對(duì)信息的存儲(chǔ)和保密也就更加重視。而今，病毒的破壞﹑黑客的入侵都將對(duì)系統(tǒng)信息以致命的打擊。

　　二、怎樣實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化

　　(一) 企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的要求

　　辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識(shí)。眾多企業(yè)認(rèn)識(shí)到盡快進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)，并根據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。

　　辦公自動(dòng)化的實(shí)施應(yīng)該考慮企業(yè)的實(shí)際情況，主要是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力。按照上述分析，四類(lèi)企業(yè)辦公自動(dòng)化應(yīng)區(qū)別對(duì)待：

　　1、第一類(lèi)企業(yè)進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)就需要較多投入，既要搭建企業(yè)網(wǎng)絡(luò)，又要開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，需要企業(yè)有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力才能完成。

　　2、對(duì)于第二﹑第三類(lèi)企業(yè)，由于企業(yè)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)存在，只是沒(méi)有或沒(méi)有好的辦公應(yīng)用系統(tǒng)，所以只須投入比網(wǎng)絡(luò)投資少的資金，即可開(kāi)發(fā)通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，產(chǎn)生較高的投資回報(bào)。即便一步到位開(kāi)發(fā)綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)其投資也要比網(wǎng)絡(luò)投資少，而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益更高。

　　3、對(duì)于第四類(lèi)企業(yè)，由于其辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)好，只須較少的投資即可達(dá)到目前辦公自動(dòng)化的最高水平。

　　(二)實(shí)施辦公自動(dòng)化的原則

　　在實(shí)施辦公自動(dòng)化的過(guò)程中，我們必須遵循以下幾項(xiàng)原則：

　　1、實(shí)用性原則

　　2、先進(jìn)性及成熟性原則

　　3、可靠性原則

　　4、開(kāi)放性及安全性原則

　　5、標(biāo)準(zhǔn)化原則

　　6、可擴(kuò)充性原則

　　7、可維護(hù)性﹑可管理性原則

　　8、節(jié)約性原則

　　(三)實(shí)施辦公自動(dòng)化的環(huán)境

　　人是系統(tǒng)第一因素，現(xiàn)在的辦公室除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，還需要增加部分管理設(shè)備的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，如，計(jì)算機(jī)工程師，設(shè)備維護(hù)人員等。

　　現(xiàn)代辦公自動(dòng)化對(duì)工作人員的素質(zhì)提出了很高的要求。新形勢(shì)新環(huán)境意義下的政治思想和職業(yè)道德是當(dāng)然的基本素質(zhì)。精業(yè)務(wù)懂管理、有經(jīng)濟(jì)頭腦、熟悉規(guī)則遵守法律、具備現(xiàn)代人意識(shí)是更高的素質(zhì)要求。而必須具備的最基本的素質(zhì)是能操作計(jì)算機(jī)，要求達(dá)到：

　　1、具備計(jì)算機(jī)硬件、軟件常識(shí)

　　2、 熟練掌握一種漢字錄入方法

　　3、了解計(jì)算機(jī)上的目錄和文件的基本概念

　　4、網(wǎng)絡(luò)軟件的基本操作：會(huì)收發(fā)Email、文件和傳真，會(huì)用瀏覽器

　　5、了解數(shù)據(jù)庫(kù)檢索、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)和分析的基本概念

　　6、其它關(guān)于硬件、應(yīng)用軟件、系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)、病毒概念、數(shù)據(jù)備份等等，當(dāng)然是多多益善。

　　(四)實(shí)施辦公自動(dòng)化的步驟

　　第一，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺(tái)，工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。

　　第二，在基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識(shí)之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進(jìn)行一些日常工作流程如公文審批﹑通知紀(jì)要﹑會(huì)議管理﹑信息采集審批與查詢(xún)，以及各部門(mén)的日常業(yè)務(wù)處理等。在這一階段，基本實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動(dòng)化。

　　第三，在internet上建立公用網(wǎng)站，進(jìn)行信息采集﹑發(fā)布，部門(mén)間公文交換乃至簡(jiǎn)單的電子貿(mào)易等，將辦公自動(dòng)化的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大大跨地區(qū)﹑跨省市。

　　在以上過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全性﹑穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著信息化建設(shè)的成就。

　　三、對(duì)企業(yè)辦公自動(dòng)化的幾點(diǎn)思考

　　(一)什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)?

　　絕大部分企業(yè)都適合使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但不同企業(yè)使用的目的性會(huì)有所不同，具體體現(xiàn)在：

　　1、信息化尚未入門(mén)的企業(yè)。由于沒(méi)有信息化的應(yīng)用基礎(chǔ)，先上辦公自動(dòng)化，OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業(yè)各級(jí)人員的基本素質(zhì)與計(jì)算機(jī)方面的實(shí)際操作能力，有利于今后業(yè)務(wù)領(lǐng)域企業(yè)信息化工作的開(kāi)展。

　　2、信息化失敗或者嚴(yán)重缺乏信息化工作信心的企業(yè)。信息化失敗，特別是大型業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)失敗，給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開(kāi)始就回避一下風(fēng)險(xiǎn)，辦公自動(dòng)化不失為一種選擇。

　　3、缺少信息化資金準(zhǔn)備的企業(yè)。信息化投入一般比較昂貴，在沒(méi)見(jiàn)到實(shí)際效果的時(shí)候，多數(shù)企業(yè)會(huì)猶豫不決。因此，對(duì)于謹(jǐn)慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè)，先上辦公自動(dòng)化，有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

　　已擁有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)還需要進(jìn)一步改善行政辦公與內(nèi)部信息交流環(huán)境的企業(yè)。辦公自動(dòng)化與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)互為補(bǔ)充，可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內(nèi)容。

　　(二)辦公自動(dòng)化并不代表辦公“無(wú)紙化”

　　有人認(rèn)為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化就是實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公就是在日常事務(wù)中不再需要紙張，這種想法是錯(cuò)誤的。“無(wú)紙化”辦公從信息處理角度上講，是辦公自動(dòng)化的基本要求或者說(shuō)是辦公自動(dòng)化的直接效果。改革傳統(tǒng)辦公模式，開(kāi)展電子政務(wù)，使業(yè)務(wù)辦公﹑公文流轉(zhuǎn)和管理過(guò)程電子化﹑信息化，讓文職人員從長(zhǎng)期繁雜的辦公事務(wù)中解放出來(lái)，通過(guò)統(tǒng)一辦公規(guī)范，提高工作效率，降低行政成本。但在一些必要的時(shí)候，紙張仍然是必不可少的，尤其在文件的存檔系統(tǒng)不夠完善，考慮到突發(fā)事件的發(fā)生，這時(shí)紙質(zhì)文件的保存是必不可少的。一些重要合同文書(shū)﹑技術(shù)規(guī)范也需要紙質(zhì)文件。

　　(三)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化需要自上而下的推進(jìn)

　　辦公自動(dòng)化建設(shè)是一項(xiàng)艱巨復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及方方面面，難度大，要求高，因此，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，搞好組織協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)工作的完成。

　　(四)建立嚴(yán)格的使用權(quán)限和層次分明的管理制度

　　根據(jù)對(duì)文檔的具體操作，從保密和安全的角度，對(duì)進(jìn)入辦公系統(tǒng)的用戶(hù)，采取按部門(mén)﹑職務(wù)，進(jìn)行優(yōu)先等級(jí)和功能模塊的設(shè)定。企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)進(jìn)入所有的模塊，能查看到所有文檔，但為了防止誤操作，封掉了有些不會(huì)用到的修改功能。企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)簽發(fā)﹑查閱人事資料等與本部門(mén)有關(guān)的工作。秘書(shū)有起草﹑傳遞及允許查閱數(shù)據(jù)庫(kù)的權(quán)限，應(yīng)該說(shuō)NOTES(辦公自動(dòng)化的支持軟件)的保安工作是非常出色的，無(wú)密碼就進(jìn)入不了系統(tǒng)，有密碼無(wú)權(quán)限時(shí)，進(jìn)入了系統(tǒng)，也是無(wú)權(quán)使用;有密碼有權(quán)限無(wú)功能，重要操作不顯示操作鈕。可見(jiàn)信息化部門(mén)要把握好角色﹑權(quán)限和密碼的設(shè)定，這樣，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的寶貴數(shù)據(jù)才能高枕無(wú)憂。要建立辦公自動(dòng)化管理制度和考核辦法，明確單位的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)﹑責(zé)任部門(mén)和直接責(zé)任人的工作職責(zé)和任務(wù)，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，推行一套融管理﹑監(jiān)督﹑激勵(lì)相一致的有效機(jī)制。

　　(五)牢固樹(shù)立信息安全意識(shí)

　　1、要牢固樹(shù)立網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。

　　2、要做好計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全管理工作。

　　3、要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的管理，凡安裝﹑維護(hù)﹑連接和設(shè)置，均由信息化部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁隨意更換﹑改變其物理的位置﹑形態(tài)﹑性能，嚴(yán)禁改變其連接關(guān)系﹑運(yùn)行狀態(tài)和系統(tǒng)的設(shè)置。

　　(六)要加強(qiáng)對(duì)職能人員的培訓(xùn)

　　辦公系統(tǒng)在初始啟動(dòng)時(shí)，大量的資料需要輸入，許多表結(jié)構(gòu)需要進(jìn)行設(shè)置。在還沒(méi)能駕馭電腦的時(shí)候，有一些畏難和辦公習(xí)慣，一些障礙和惰性是可以理解的，信息化部門(mén)的工作人員要從用戶(hù)的角度出發(fā)，幫助他們克服困難，推進(jìn)項(xiàng)目的進(jìn)展。

　　(七)勤維護(hù)，常保養(yǎng)，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處于最佳的運(yùn)行狀態(tài)中

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是辦公人員的辦公平臺(tái)，經(jīng)常使用，難免會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，因此要認(rèn)真對(duì)待辦公人員的每一個(gè)求助，認(rèn)真解決操作中的問(wèn)題，及時(shí)處理系統(tǒng)的疵點(diǎn)。還有定期的程序整理。以一年為限的數(shù)據(jù)庫(kù)復(fù)制等工作都有利于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的良好運(yùn)行。

　　綜上所述，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的定義已經(jīng)由原來(lái)簡(jiǎn)單的公文處理擴(kuò)展到整個(gè)企事業(yè)單位的信息交換平臺(tái)，其功能已經(jīng)有了極大的飛躍。然而，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的不斷發(fā)展和用戶(hù)對(duì)功能不斷增長(zhǎng)的需要，企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化的道路還很漫長(zhǎng)。愿我們共同努力，為企業(yè)辦公自動(dòng)化做出更大的貢獻(xiàn)。