辦公室檔案管理工作的改進(jìn)策略探討論文
辦公室檔案管理工作長(zhǎng)期以來一直是各單位不能忽視的工作內(nèi)容,為進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作職能,創(chuàng)新辦公室檔案管理工作,提高單位整體工作效率,應(yīng)在改進(jìn)辦公室檔案管理工作方法方面做進(jìn)一步的探討。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家精心準(zhǔn)備的：辦公室檔案管理工作的改進(jìn)策略探討相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考，歡迎閱讀!
辦公室檔案管理工作的改進(jìn)策略探討全文如下：
摘要：隨著單位內(nèi)部分工越來越明確和細(xì)致，辦公室檔案管理工作變得越來越重要，改進(jìn)辦公室檔案管理工作能促進(jìn)提高單位整體工作效率。本文針對(duì)辦公室檔案管理工作問題，提出：增強(qiáng)辦公室檔案意識(shí)、完善檔案日常管理制度，加強(qiáng)辦公室檔案收集、提高檔案人員素質(zhì)水平，推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程、加快實(shí)現(xiàn)信息資源共享等改進(jìn)策略，希望能為辦公室檔案管理工作的改進(jìn)實(shí)踐提供參考。
在長(zhǎng)期工作中發(fā)現(xiàn)，日常各項(xiàng)的工作開展都與辦公室檔案管理存在密切關(guān)聯(lián)，但從當(dāng)下辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，還存在一些問題需及時(shí)改進(jìn)，主要包括三個(gè)方面：一是辦公室檔案管理意識(shí)較弱，日常的檔案管理制度不完善，在實(shí)際工作中存在不足;二是辦公室檔案的收集管理不善，檔案人員素質(zhì)偏低，文件材料的真實(shí)性等得不到保障;三是信息時(shí)代對(duì)辦公室檔案管理工作提出新要求，但傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式并不能適應(yīng)該要求，數(shù)字化進(jìn)程滯后，信息資源共享效果較差等。為此，單位應(yīng)堅(jiān)持改進(jìn)辦公室檔案管理工作，有效提高工作效率。
一、增強(qiáng)辦公室檔案意識(shí)，完善檔案日常管理制度
首先，大多數(shù)單位都忽視了辦公室檔案管理工作，檔案管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致工作很難取得進(jìn)步。所以，單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)辦公室檔案管理工作的重要性，努力改進(jìn)檔案管理工作，有機(jī)結(jié)合檔案管理目標(biāo)，正確樹立檔案管理理念，堅(jiān)持完善檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理的崗位責(zé)任制。如：?jiǎn)挝豢梢罁?jù)辦公室檔案管理工作實(shí)際，積極成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確制定檔案崗位目標(biāo)和職責(zé)，并把工作目標(biāo)層層分解開，把責(zé)任落實(shí)到每一位檔案管理人員身上，并把檔案管理工作實(shí)效納入人員的績(jī)效考核范圍，逐漸在單位內(nèi)部形成有序的、不推脫的辦公室檔案管理工作新局面。又如：?jiǎn)挝豢稍趦?nèi)部組織開展知識(shí)競(jìng)賽、座談會(huì)等短期性的辦公室檔案管理宣傳工作，強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)及人員的檔案管理意識(shí)，確保辦公室檔案管理工作能得到有效的改進(jìn)和提升。
其次，進(jìn)一步完善辦公室檔案的日常管理工作。檔案管理制度的建立和完善，首先應(yīng)明確檔案管理工作流程，并統(tǒng)一建立檔案人員的約束與監(jiān)督機(jī)制，避免人員出現(xiàn)不規(guī)范操作[1]。同時(shí)，辦公室檔案管理跟日常的文件管理之間聯(lián)系密切，可在實(shí)際工作過程中一起管理。如單獨(dú)建立文件資料管理辦公室，根據(jù)文件資料的類別、時(shí)期等分別存放好，并貼上標(biāo)簽，為日后查找提供方便。檔案，檔案保管室的安全性應(yīng)得到保障，特別是針對(duì)一些重要的文件資料，應(yīng)做好加密工作，把它們單獨(dú)存放起來。保密級(jí)別不同的文件資料應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)相應(yīng)的保密期限，如果文件資料的保密必要性已經(jīng)喪失，就應(yīng)做好記錄，并整理好，且應(yīng)要求兩名檔案人員同時(shí)參與保密辦公室檔案的管理工作，以便能相互監(jiān)督，確保辦公室檔案管理工作能有序進(jìn)行，真正把安全工作落到實(shí)處。
二、加強(qiáng)辦公室檔案收集，提高檔案人員素質(zhì)水平
首先，單位應(yīng)加強(qiáng)辦公室檔案的收集工作。在辦公室檔案管理工作中，資料的收集是最重要的也是最基礎(chǔ)的工作，所以只能對(duì)檔案收集工作進(jìn)行規(guī)范和加強(qiáng)，才能取得理想的辦公室檔案管理效果。一是單位的檔案文書資料應(yīng)分門別類進(jìn)行收集和保管，收集的文件資料應(yīng)格式規(guī)范、字跡清晰，并進(jìn)行妥善保管;二是進(jìn)一步規(guī)范文件資料的收集與使用程序，如對(duì)各種文件資料的選用、正文提料、文字編號(hào)、主題詞、附件等統(tǒng)一開展規(guī)范工作，并嚴(yán)格按照檔案管理制度來執(zhí)行，為整理、使用辦公室檔案提供方便;三是科學(xué)建立檔案檢索制度，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)完善辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的網(wǎng)上管理，做好目錄編號(hào)工作，提高辦公室檔案收集效率。
其次，組織開展檔案管理人員培訓(xùn)工作，提高人員素質(zhì)水平。辦公室檔案管理工作始終都需要每一名辦公室檔案管理人員在日常工作中去落實(shí)，而隨著管理技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的持續(xù)提升，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提升迫在眉睫。然而很多單位從事辦公室檔案管理的人員并不具備專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的立卷、分類等都是不得要領(lǐng)、一知半解，專業(yè)素質(zhì)水平跟信息時(shí)代的辦公室檔案管理要求存在較大差距。為提高人員專業(yè)素質(zhì)，單位應(yīng)從不同方面做出改進(jìn)：一是促使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理工作的重要意義，通過采取各項(xiàng)激勵(lì)措施來提高人員工作積極性;二是時(shí)常組織開展一些教育培訓(xùn)活動(dòng)，在豐富檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的同時(shí)促使他們掌握更多先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，確保他們能在日常的辦公室檔案管理工作過程中熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效提高工作效率。特別是在越來越泛濫的網(wǎng)絡(luò)病毒、技術(shù)水平越來越高的計(jì)算機(jī)黑客等的入侵下，網(wǎng)絡(luò)安全事故時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重威脅著單位辦公室檔案信息的安全性，所以人員不斷提高專業(yè)檔案管理意識(shí)和操作技能水平是異常關(guān)鍵的[2]。
三、推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，加快實(shí)現(xiàn)信息資源共享
首先，加快辦公室檔案數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)速度。單位應(yīng)逐年制定辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)計(jì)劃，并加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，確保能有序開展辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作。單位應(yīng)以用戶需求為導(dǎo)向，在追求利益的前提下著眼未來，同步推進(jìn)辦公室檔案的鑒定與數(shù)字化建設(shè)，盡早構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄[3]。同時(shí)，要加大投入，在單位各級(jí)檔案部門形成協(xié)作機(jī)制，集中一切能集中的力量來促進(jìn)開展辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作，強(qiáng)化單位在檔案信息資源產(chǎn)生過程中的主體責(zé)任，尤其要嚴(yán)格遵循檔案信息資源誰生產(chǎn)、誰負(fù)責(zé)的基本原則，加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度。另外，單位應(yīng)堅(jiān)持實(shí)行辦公室檔案的雙套歸檔制度，即紙質(zhì)檔案與電子檔案，通過選用光盤刻錄、網(wǎng)上傳輸兩種方式來實(shí)現(xiàn)手書形式檔案以外的所有辦公室文件資料的電子化歸檔，并針對(duì)檔案信息資源實(shí)施圖形文件、文本文件并存制度，促使檔案全文檢索目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，全面提高辦公室檔案的查準(zhǔn)率、查全率等，最終順利改進(jìn)辦公室檔案管理工作。
其次，加快實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息資源共享。單位應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)國家新出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)，把技術(shù)壁壘打破，統(tǒng)一建立檔案信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)單位及時(shí)融合網(wǎng)上辦公應(yīng)用系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案信息的生成、整理與歸檔，使辦公室電子檔案信息的入口保持暢通。與此同時(shí)，辦公室檔案管理工作應(yīng)以服務(wù)單位發(fā)展為重點(diǎn)，探索在單位區(qū)域內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，遵循先重點(diǎn)后一般、先易后難的原則，以單位需求為導(dǎo)向制定辦公室檔案信息資源的共享目錄，注重提高辦公室檔案管理工作的實(shí)效性。如單位可建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，利用單位的局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)電子信息的網(wǎng)上傳輸，一體化管理各種辦公室檔案信息資源，真正實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，加快改進(jìn)信息時(shí)代的辦公室檔案管理工作。
四、結(jié)語
當(dāng)前，為充分發(fā)揮出辦公室檔案管理工作在單位日常管理中的重要作用，需要單位在今后的工作中采取有效的改進(jìn)策略，及時(shí)解決問題，確保辦公室檔案管理工作能在單位里有序、穩(wěn)定而高效地開展。同時(shí)，單位要把檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平的提升當(dāng)做一項(xiàng)長(zhǎng)期工作來抓，以熟練運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為目標(biāo)，加大投入，加快推進(jìn)辦公室檔案數(shù)字化進(jìn)程，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。只有這樣，單位的辦公室檔案管理工作才能跟信息時(shí)代的發(fā)展需求相符。
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