檔案管理信息化建設(shè)探析論文
檔案管理信息化建設(shè)探析論文
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,新時(shí)期,企事業(yè)人事檔案管理作為企事業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分,逐漸受到人們的關(guān)注。尤其是近幾年來(lái),相關(guān)領(lǐng)域中對(duì)于人事檔案管理的信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)逐漸加大,建立信息化的人事檔案管理已經(jīng)成為企事業(yè)工作的重點(diǎn)。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家精心準(zhǔn)備的：檔案管理信息化建設(shè)探析相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考，歡迎閱讀!
檔案管理信息化建設(shè)探析全文如下：
摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科技的進(jìn)步，我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)已成為檔案管理工作發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。當(dāng)前我國(guó)正處于一個(gè)信息高速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理工作信息化建設(shè)顯得更為重要，本文將對(duì)檔案管理信息化的必要性、現(xiàn)狀進(jìn)行分析，從而探究檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策。
關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;建設(shè)
前言：檔案信息化管理即利用數(shù)字化技術(shù)將信息與檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)的方式，同時(shí)也可以對(duì)信息進(jìn)行檢索、存儲(chǔ)、管理等。檔案信息化的這種管理方式，對(duì)提高我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平，實(shí)現(xiàn)更好的為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)有著重要的促進(jìn)作用，同時(shí)也推進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的持續(xù)發(fā)展。
一、檔案管理信息化的必要性
1.檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)
檔案管理信息化是在遵循相關(guān)部門的規(guī)定的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，因此對(duì)信息的管理十分嚴(yán)謹(jǐn)，更加安全有效的保護(hù)檔案信息。檔案管理信息化打破了傳統(tǒng)的檔案管理方式，集合了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)從實(shí)體保管模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。對(duì)于企業(yè)、政府等單位來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化的模式可以對(duì)電子檔案、電子文件進(jìn)行有效的集中管理，符合現(xiàn)代化的管理模式。通過(guò)對(duì)信息資源的接收、采集、整理、保存等過(guò)程，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化處理
2.檔案管理信息化的內(nèi)容
檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容基本包括：應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)等。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要依靠技術(shù)支持，根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)的需求進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)，設(shè)計(jì)出實(shí)用型軟件。而檔案管理信息建設(shè)的前提是實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，推進(jìn)辦公自動(dòng)化，將計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用在辦公管理過(guò)程中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的公文書寫方式，并建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息從接受、歸檔、整理、存儲(chǔ)到開發(fā)利用的現(xiàn)代化管理，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，充分體現(xiàn)檔案管理信息建設(shè)工作的先進(jìn)性、科學(xué)性和前瞻性。
二、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
1.時(shí)效性有待提高。
結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，信息時(shí)代下檔案管理信息建設(shè)過(guò)程中面臨的問(wèn)題主要是時(shí)效性較差，而檔案管理信息化的時(shí)效性較差主要表現(xiàn)在：規(guī)劃和設(shè)計(jì)滯后、服務(wù)觀念和方式滯后、存在信息共享壁壘等方面，檔案信息資源的生成和管理受到多方面條件的限制，在社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的獲取方面仍存在一系列的障礙。檔案信息化存在共享壁壘也成為檔案管理信息建設(shè)的重要障礙，只有轉(zhuǎn)變相關(guān)管理部門的工作模式才能進(jìn)行同時(shí)的協(xié)同服務(wù)。
2.缺少專業(yè)檔案管理信息化人才。
人才是現(xiàn)代辦公管理工作的核心資源，沒(méi)有相應(yīng)的人才保障，再先進(jìn)的管理手段和技術(shù)設(shè)備也只能流于形式，目前檔案管理信息建設(shè)缺乏專業(yè)檔案管理現(xiàn)代化人才，最為突出的便是缺乏計(jì)算機(jī)和檔案管理工作均能精通的人才，操作型人才雖然能滿足檔案管理信息建設(shè)的技術(shù)需求，但缺少系統(tǒng)開發(fā)、咨詢服務(wù)、程序維護(hù)和信息導(dǎo)航的復(fù)合型人才，導(dǎo)致檔案管理軟件出現(xiàn)問(wèn)題，只能通過(guò)求助開發(fā)商的方式來(lái)解決，嚴(yán)重制約了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。
3.信息化技術(shù)手段有待提高。
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，技術(shù)的改變和觀念的更新，為檔案管理信息建設(shè)創(chuàng)建了良好條件的同時(shí)，也對(duì)現(xiàn)有管理觀念和方法帶來(lái)相應(yīng)挑戰(zhàn)，信息爆炸加大了檔案管理的工作難度，數(shù)量越來(lái)越多的增加，以及不斷加速的內(nèi)容更新，都加大了信息收集、甄別、編輯、存檔、公開和利用的工作難度。而隨著檔案管理工作重視程度的提升，檔案信息需求程度也不斷增加，原有的信息化技術(shù)手段無(wú)法滿足檔案管理工作的利用效率。而體制障礙和技術(shù)壁壘也導(dǎo)致檔案管理工作信息化進(jìn)程的落后，激發(fā)了檔案信息的供需矛盾，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息共享和個(gè)人的自由利用，由于網(wǎng)絡(luò)化程度的差別，也導(dǎo)致檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。
三、加強(qiáng)檔案管理信息化的對(duì)策
1.健全檔案管理信息化管理制度。
建立科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度，有利于促進(jìn)檔案管理工作人員形成良好的工作習(xí)慣，檔案信息管理工作的正常運(yùn)行和功能發(fā)揮，需要健全檔案管理信息化管理制度，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上產(chǎn)生，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行具體全面、科學(xué)合理、系統(tǒng)規(guī)范的約束機(jī)制，能夠讓檔案管理工作人員明確認(rèn)識(shí)到責(zé)任意識(shí)，自覺(jué)遵守制度，并在工作實(shí)踐中對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行不斷完善，保障規(guī)章制度的權(quán)威性。
2.加強(qiáng)檔案管理信息化人才培養(yǎng)。
檔案管理信息建設(shè)離不開人才支持，通過(guò)檔案管理部門的全體人員來(lái)完成維持系統(tǒng)的正常運(yùn)行和日常管理，加強(qiáng)檔案管理信息化人才培養(yǎng)需要具備終身教育思想，組織檔案管理工作人員積極參加教育培訓(xùn)，對(duì)自身的業(yè)務(wù)水平和工作能力不斷提供，有效調(diào)動(dòng)工作人員的學(xué)習(xí)積極性，熟練掌握檔案管理方面知識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)，不斷更新人員理念，在拓展知識(shí)的過(guò)程中，提升檔案信息化管理能力。
3.提高檔案管理信息化專業(yè)手段。
加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)需要明確認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的發(fā)展方向，建設(shè)數(shù)字檔案館并不是單一的某個(gè)檔案館，而是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)若干檔案館群體進(jìn)行連接，將所有檔案館群體的信息進(jìn)行緊密結(jié)合，從而形成有機(jī)的整體，能夠有效的完成信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)對(duì)象的社會(huì)化和管理過(guò)程的一體化。檔案信息化建設(shè)的目的在于方便人們能夠最大限度利用檔案信息為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，提升檔案信息化專業(yè)手段應(yīng)當(dāng)滿足構(gòu)建數(shù)字檔案館的多方面條件，配置較好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通信基礎(chǔ)設(shè)施，并利用數(shù)字檔案館內(nèi)外結(jié)合的網(wǎng)際網(wǎng)結(jié)構(gòu)，及時(shí)更新技術(shù)，保證數(shù)字檔案館設(shè)備的正常運(yùn)行，將專業(yè)手段作為檔案信息化的基礎(chǔ)，除了對(duì)系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行日常的保養(yǎng)維護(hù)和故障處理外，還應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，進(jìn)行及時(shí)的技術(shù)更新，提高檔案信息化專業(yè)手段，通過(guò)先進(jìn)技術(shù)力量作為支持，適應(yīng)信息社會(huì)的快速發(fā)展。由于多方面因素的影響，檔案管理部門的技術(shù)力量較為落后，為了彌補(bǔ)相應(yīng)不足，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)吸取其他部門經(jīng)驗(yàn)，借助先進(jìn)技術(shù)力量，加強(qiáng)檔案管理信息化專業(yè)手段的實(shí)施，勇于實(shí)踐，大膽創(chuàng)新，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的同時(shí)，及時(shí)更新技術(shù)，才能保證檔案信息化建設(shè)成效。
4.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全控制。
網(wǎng)絡(luò)安全控制是檔案管理信息化建設(shè)的保障，從硬件設(shè)施入手，設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行現(xiàn)代化、信息化設(shè)備配置，加快數(shù)字檔案館建設(shè)。而檔案管理信息化建設(shè)需要管理部門的足夠重視，加大相應(yīng)資金投入，進(jìn)行計(jì)算機(jī)、掃描儀和縮微設(shè)備的購(gòu)置，并開通內(nèi)部區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，連接外部互聯(lián)網(wǎng)，發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中起到的基礎(chǔ)性作用，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)需要先完善文件記錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，再逐個(gè)進(jìn)行檔案的數(shù)字化工作，高質(zhì)量的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，有利于推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，建成數(shù)字化檔案館。
硬件建設(shè)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)分別屬于網(wǎng)絡(luò)安全控制的外部和內(nèi)部環(huán)境，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全控制需要保證檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)完整性、保密性和可用性，通過(guò)一系列網(wǎng)絡(luò)安全控制手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)加密、設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、設(shè)置防火墻、加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份和提升檔案管理人員的安全意識(shí)等技術(shù)措施，對(duì)檔案管理信息安全進(jìn)行保證。數(shù)據(jù)加密能使檔案管理系統(tǒng)成為有選擇性的開放系統(tǒng)，并根據(jù)檔案信息數(shù)據(jù)不同的保密要求，對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行等級(jí)劃分，設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。防火墻能夠在網(wǎng)絡(luò)安全控制過(guò)程中加強(qiáng)監(jiān)測(cè)、過(guò)濾信息和防止非法訪問(wèn)的作用，而數(shù)據(jù)備份則是通過(guò)應(yīng)用信息技術(shù)和管理手段，對(duì)檔案管理系統(tǒng)發(fā)生問(wèn)題后，及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)的備份系統(tǒng)，避免網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客入侵、硬件損壞或自然災(zāi)害等因素對(duì)檔案管理信息造成損害。
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