活動(dòng)策劃工商管理論文(2)
活動(dòng)策劃工商管理論文
活動(dòng)策劃工商管理論文篇二
淺談企業(yè)大型活動(dòng)的策劃、組織與管理
摘 要：大型活動(dòng)的策劃和組織，具有鮮明的目的性、周密的計(jì)劃性、廣泛的傳播性和嚴(yán)密的操作性，在很多領(lǐng)域都是非常重要的工作，往往具有重要的政治意義和極高的社會(huì)關(guān)注度。
關(guān)鍵詞：活動(dòng) 策劃 組織
大型活動(dòng)策劃、籌備和組織是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟的組織眾多人參與的協(xié)調(diào)活動(dòng)，具有一定的程序性和規(guī)律性，但也有許多特殊性、突發(fā)性的情況，值得我們認(rèn)真進(jìn)行研究。大型活動(dòng)的策劃和組織，具有鮮明的目的性、周密的計(jì)劃性、廣泛的傳播性和嚴(yán)密的操作性，在很多領(lǐng)域都是非常重要的工作，往往具有重要的政治意義和極高的社會(huì)關(guān)注度。
1.大型活動(dòng)策劃與組織中的典型問(wèn)題
1.1勞動(dòng)強(qiáng)度大。由于沒(méi)有科學(xué)、合理的組織實(shí)施架構(gòu)，沒(méi)有嚴(yán)密的管理和執(zhí)行計(jì)劃，往往是事倍功半，導(dǎo)致活動(dòng)組織人員手忙腳亂、筋疲力盡，而活動(dòng)卻達(dá)不到預(yù)期效果。
1.2活動(dòng)過(guò)程混亂。由于在活動(dòng)執(zhí)行前期的混亂分工，不規(guī)范的管理，直接造成活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中的人員調(diào)配、流程執(zhí)行等環(huán)節(jié)的混亂，影響活動(dòng)的質(zhì)量。
1.3活動(dòng)組織觀念落后?，F(xiàn)在有些活動(dòng)的組織者認(rèn)為，做活動(dòng)本來(lái)就是一個(gè)繁雜的事情，活動(dòng)過(guò)程就應(yīng)該忙、亂、累，他們把活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中容易出現(xiàn)突發(fā)事件、事務(wù)繁多、時(shí)間集中的特點(diǎn)當(dāng)作一種忙、亂、累場(chǎng)面的必然理由。其實(shí)，通過(guò)科學(xué)合理的策劃與組織，完全可以使活動(dòng)組織規(guī)范而有序。
1.4財(cái)務(wù)預(yù)算超支。由于沒(méi)有對(duì)活動(dòng)過(guò)程中的各種支出做出一個(gè)比較詳細(xì)而周密的預(yù)算，所以在活動(dòng)的執(zhí)行期間往往會(huì)超出預(yù)算，使結(jié)算時(shí)嚴(yán)重超支。
大型活動(dòng)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其中，精心的策劃和科學(xué)的組織是需要重點(diǎn)把握的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。筆者作為辦公室工作人員，參加過(guò)一些大型活動(dòng)的策劃和組織，下面結(jié)合自己在大型活動(dòng)組織中的工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，簡(jiǎn)要談?wù)劥笮突顒?dòng)策劃與組織中的一些心得體會(huì)。
2.精心策劃
大型活動(dòng)的策劃是為了完成既定目的，解決特定問(wèn)題，借助科學(xué)方法和藝術(shù)手段構(gòu)思、設(shè)計(jì)、制定工作方案的過(guò)程。這個(gè)過(guò)程涉及面廣，需要考慮的事項(xiàng)繁多，是整個(gè)活動(dòng)成功與否的一個(gè)關(guān)鍵。做好大型活動(dòng)需考慮如下策劃工作：
2.1挖掘深刻的思想內(nèi)涵。我們主辦或參與的大型活動(dòng)，除了展示企業(yè)形象、倡導(dǎo)模范行為之外，還有傳遞思想、表明立場(chǎng)等深刻的思想內(nèi)涵。挖掘大型活動(dòng)的思想內(nèi)涵就是在策劃活動(dòng)主題、設(shè)計(jì)活動(dòng)背景、構(gòu)建活動(dòng)版塊、銜接過(guò)渡環(huán)節(jié)的過(guò)程中，要以思想內(nèi)涵為主導(dǎo)構(gòu)思、貫徹行動(dòng)。挖掘思想內(nèi)涵是做好大型活動(dòng)的前提和基礎(chǔ)，確定了思想內(nèi)涵，整個(gè)活動(dòng)就有了靈魂，所有設(shè)計(jì)和構(gòu)思都要圍繞這個(gè)思想內(nèi)涵開(kāi)展。
2.2構(gòu)思新穎的活動(dòng)創(chuàng)意。獨(dú)特的創(chuàng)意往往能深刻表現(xiàn)特定的內(nèi)涵，越是宏大的內(nèi)涵越需要通過(guò)完整的創(chuàng)意規(guī)劃和細(xì)膩的創(chuàng)意題材體現(xiàn)出來(lái)。這種創(chuàng)意是組織策劃形式的開(kāi)拓和創(chuàng)新，更是對(duì)古老傳統(tǒng)和歷史沉淀的重新解讀和展現(xiàn)。在策劃一項(xiàng)大型活動(dòng)中，采用的表現(xiàn)手法和表現(xiàn)形式一定要?jiǎng)?chuàng)新，不能走別人的老路。只要在表現(xiàn)形式上有所創(chuàng)新，即使這個(gè)活動(dòng)還有這樣那樣的不足，但總體的層次就上去了。當(dāng)然，銳意創(chuàng)新不等于放任冒險(xiǎn)，主辦大型活動(dòng)求新求變的前提是安全、平穩(wěn)、順利。
2.3搭建豐滿的主題框架。大型活動(dòng)的主題內(nèi)涵確定后，策劃者需要構(gòu)建合理、可行的活動(dòng)單元作為主題的表現(xiàn)手段。不同的活動(dòng)單元構(gòu)成了若干主題，并銜接、縫合為一個(gè)豐滿的活動(dòng)主體。大型活動(dòng)在強(qiáng)調(diào)活動(dòng)整體性的同時(shí)，還要重視不同的活動(dòng)單元間結(jié)構(gòu)的合理性及過(guò)渡空間的可通過(guò)性。實(shí)踐中，在活動(dòng)主題及活動(dòng)單元確定后，必須通過(guò)實(shí)操演練等方式確保過(guò)渡的穩(wěn)定和銜接的通順。同時(shí)，還要考慮過(guò)程中可能發(fā)生的“意外”情況，通過(guò)制定預(yù)案防止活動(dòng)的意外中斷。
2.4是勾勒完美的組織細(xì)節(jié)。“天下大事，必作于細(xì)。”這句話對(duì)于組織大型活動(dòng)而言有兩層含義：一是活動(dòng)的規(guī)模越大，控制的環(huán)節(jié)越復(fù)雜，瑣碎的細(xì)節(jié)越多;二是活動(dòng)組織得越成功，內(nèi)容越精彩，在細(xì)微處越見(jiàn)精神。成功的策劃就像是精湛的雕刻，既要注重整體的把握，更要抓住枝葉的塑造。大型活動(dòng)組織中，哪怕只是一個(gè)細(xì)小的組織細(xì)節(jié)出問(wèn)題，也可能釀成大錯(cuò)。在活動(dòng)實(shí)施前，應(yīng)把每一個(gè)細(xì)節(jié)在腦子里過(guò)一遍“電影”，看看哪一個(gè)環(huán)節(jié)還沒(méi)有銜接上，還有沒(méi)有遺漏的地方，要“不厭其煩，不厭其細(xì)”。
3.科學(xué)組織
組織工作是大型活動(dòng)的主干，組織越科學(xué)越合理，則活動(dòng)越順利，內(nèi)容越精彩。按進(jìn)程，大型活動(dòng)的組織可分為以下不同的階段：
3.1充分的可行性研究階段。舉辦大型活動(dòng)，必須考慮活動(dòng)是否有必要舉辦、舉辦能否成功、舉辦后能否取得預(yù)期效果。在組織活動(dòng)之前，必須預(yù)先對(duì)活動(dòng)能否安全穩(wěn)妥舉辦并實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果進(jìn)行詳細(xì)的研究，以確保大型活動(dòng)決策的正確。在廣泛、深入調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，不僅要充分論證活動(dòng)的必要性、可行性，還要對(duì)各種活動(dòng)預(yù)案進(jìn)行比較分析論證，提早研究活動(dòng)實(shí)施過(guò)程中可能遇到的突發(fā)性問(wèn)題，并準(zhǔn)備好周密的處置方案。同時(shí)要高度重視對(duì)活動(dòng)實(shí)施后的政治輿論、社會(huì)影響、經(jīng)濟(jì)效益的科學(xué)預(yù)測(cè)和效果評(píng)估。
3.2嚴(yán)格的審查批準(zhǔn)階段。大型活動(dòng)舉辦前需要取得公安、消防等部門(mén)的行政許可。在大型活動(dòng)中，以上部門(mén)的作用不僅體現(xiàn)在行政許可和行政監(jiān)督等行政管理方面，在活動(dòng)前期的可行性研究和組織策劃階段就有可能已經(jīng)深度介入?；顒?dòng)中各部門(mén)協(xié)同制定有關(guān)技術(shù)方案，溝通協(xié)調(diào)涉及的審查批準(zhǔn)事項(xiàng)，根據(jù)不同的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)準(zhǔn)則，提出嚴(yán)格的要求，進(jìn)而制定科學(xué)、合理、可行的大型活動(dòng)策劃方案，并協(xié)同組織實(shí)施和監(jiān)督檢查，共同確保活動(dòng)的順利進(jìn)行。
3.3周密的組織協(xié)調(diào)階段。組織協(xié)調(diào)是大型活動(dòng)順利進(jìn)行的脈絡(luò)和觸角。大型活動(dòng)是復(fù)雜的開(kāi)放型系統(tǒng)，涉及到多個(gè)部門(mén)，需要很多人配合。諸多活動(dòng)版塊和環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生不特定的溝通對(duì)象，每個(gè)對(duì)象都要采用相應(yīng)的方式與之進(jìn)行有效溝通。組織過(guò)程中任何理解上的差異和行動(dòng)上的不一致都要通過(guò)協(xié)調(diào)和磨合來(lái)達(dá)到統(tǒng)一。組織協(xié)調(diào)貌似簡(jiǎn)單，實(shí)際上相當(dāng)復(fù)雜。這種復(fù)雜性不僅表現(xiàn)在協(xié)調(diào)層次的多樣，協(xié)調(diào)主體的眾多，還體現(xiàn)為信息在溝通環(huán)節(jié)的不斷過(guò)濾和消耗。因此，大型企業(yè)活動(dòng)的組織協(xié)調(diào)工作要特別注意方式方法，既要有召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議形成的書(shū)面文件、會(huì)議紀(jì)要等正式溝通，也要有口頭表達(dá)、郵件聯(lián)絡(luò)、電話、短信等即時(shí)溝通，以確保溝通的有效性。工作層的溝通環(huán)節(jié)存在務(wù)虛和務(wù)實(shí)兩種模式，務(wù)虛模式主要是工作層揣摩主旨意圖，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)精神。務(wù)虛不是言之無(wú)物，工作層要通過(guò)務(wù)虛初步碰出活動(dòng)的目標(biāo)和工作范圍。務(wù)實(shí)模式則是在原則框架下的細(xì)化和實(shí)施，是工作層針對(duì)遇到的問(wèn)題，各盡所能作答，恪盡職守解決問(wèn)題。
3.4緊湊的進(jìn)程控制階段。大型活動(dòng)的進(jìn)程控制就是組織者在活動(dòng)過(guò)程中對(duì)節(jié)點(diǎn)的控制。這些節(jié)點(diǎn)主要包括活動(dòng)的開(kāi)幕、閉幕以及各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接點(diǎn)。首先是開(kāi)幕、閉幕的時(shí)機(jī)選擇要慎重。大型活動(dòng)牽涉面廣、意義重大，必須選擇一個(gè)好的時(shí)機(jī)來(lái)舉辦?；顒?dòng)的舉辦時(shí)間還可能受到國(guó)內(nèi)局勢(shì)、社會(huì)環(huán)境以及參與觀眾、組織者的意志，甚至是擬邀請(qǐng)出席的領(lǐng)導(dǎo)或其他重要人物日程安排的影響。其次要有完整的項(xiàng)目進(jìn)程計(jì)劃。包括總體計(jì)劃、分項(xiàng)計(jì)劃和滾動(dòng)計(jì)劃等內(nèi)容。我們常說(shuō)“計(jì)劃趕不上變化快”，再科學(xué)、系統(tǒng)的活動(dòng)策劃在組織執(zhí)行中也會(huì)有諸多變數(shù)。因此任何計(jì)劃都要有預(yù)案或第二方案，活動(dòng)一旦開(kāi)始，預(yù)定的條件和環(huán)境發(fā)生變化，既定方案也須相應(yīng)調(diào)整。
3.5穩(wěn)妥的風(fēng)險(xiǎn)控制和應(yīng)急管理。由于活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的參與人員數(shù)量大、事物繁雜，所以如何控制好現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)工作，保證活動(dòng)的順利進(jìn)行，對(duì)于活動(dòng)的管理者來(lái)說(shuō)也是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)。任何“風(fēng)險(xiǎn)”都是大型活動(dòng)的大敵。在某種程度上，活動(dòng)進(jìn)程控制得好不好，活動(dòng)策劃的是否周密，關(guān)鍵在于能否通過(guò)對(duì)活動(dòng)中發(fā)生意外的概率分析，制定完備的應(yīng)急預(yù)案，以防止意外的發(fā)生。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。要牢固樹(shù)立“零風(fēng)險(xiǎn)”理念，消除一切可以消除的苗頭和隱患，并制定預(yù)防可能風(fēng)險(xiǎn)的工作方案。對(duì)于大型活動(dòng)，低風(fēng)險(xiǎn)不僅僅是現(xiàn)場(chǎng)組織混亂、飲食衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)，還有可能是手機(jī)信號(hào)不好、聯(lián)絡(luò)不暢等;高風(fēng)險(xiǎn)不僅僅是恐怖襲擊、惡劣天氣，還有可能是主要領(lǐng)導(dǎo)不能出席等。低風(fēng)險(xiǎn)與高風(fēng)險(xiǎn)之間還存在過(guò)渡和轉(zhuǎn)化的可能。要將風(fēng)險(xiǎn)管理的意識(shí)到貫穿到活動(dòng)的始終，對(duì)任何潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和分析，并制定相應(yīng)的對(duì)策。要注意查詢相關(guān)記錄、資料，借鑒以往的寶貴經(jīng)驗(yàn)，熟練運(yùn)用系統(tǒng)分解、情景模擬等方式方法，制定切實(shí)可行的風(fēng)險(xiǎn)控制策略，確保大型活動(dòng)成功舉辦。
參考文獻(xiàn):
[1]鄭建瑜.《大型活動(dòng)策劃與管理》，重慶大學(xué)出版社
[2]陳元平.企業(yè)策劃學(xué)(大型活動(dòng)策劃技巧)
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