公安檔案管理論文(2)
公安檔案管理論文篇二
淺談公安院校檔案管理工作人員所應(yīng)具備的素質(zhì)和能力
摘 要 公安院校檔案管理工作對從業(yè)者素質(zhì)的要求是多方面、多層次的。檔案管理工作涉及內(nèi)容寬泛，要適應(yīng)工作要求，除了具備正確的思想意識和強烈的事業(yè)心外，還要用多方面的知識武裝頭腦，使自己成為綜合素質(zhì)較高的管理者，更好地為檔案事業(yè)做出應(yīng)有的貢獻。
關(guān)鍵詞 公安院?！n案管理 政治素質(zhì) 知識能力素質(zhì) 信息化素質(zhì)
作者簡介：田萌，山東警察學(xué)院。
中圖分類號：D920.4文獻標識碼：A文章編號：1009-0592(2012)11-201-02
一、公安院校檔案管理工作的內(nèi)容
(一)文史檔案資料
一個優(yōu)秀的院校蘊藏著豐富的歷史文化和特有的人文氣息，這些文化和歷史對于院校的發(fā)展和創(chuàng)新具有重要的意義。大部分院校都有相關(guān)的文獻資料詳細記載著該院校的文化傳統(tǒng)，并保存完好，公安院校也不例外。公安院校為更好地培養(yǎng)公安專業(yè)人才，從一開始就致力于公安事業(yè)的更好發(fā)展。國內(nèi)每一所公安院校都有其悠久的歷史和豐富的文化底蘊，與其相關(guān)的檔案文獻也是豐富全面的。公安院校的文史檔案記載了本校的創(chuàng)建和發(fā)展歷程，有著重要的傳承作用。文史檔案一般包括學(xué)校日常管理當中的行政、黨群文件;各項教學(xué)工作、科研立項;財務(wù)、外事活動;學(xué)校各個時期的歷史記錄、創(chuàng)建過程以及對發(fā)展的記載等。公安院校的文件史料檔案有著重要作用，是每一所公安院校最基本最根本的檔案材料。
(二)學(xué)生檔案
公安院校與普通公安系統(tǒng)不同，其根本目的和任務(wù)還是以培養(yǎng)和教育學(xué)生為主，雖然公安專業(yè)的特殊性和學(xué)生今后工作的較為固定性使得公安院校與普通大學(xué)有根本的區(qū)別，但是在檔案比例中，依然與普通高校相同，檔案比重最大的部分還是學(xué)生檔案。公安院校的學(xué)生檔案記載了每一名學(xué)警在校期間的入學(xué)成績、入學(xué)登記表、學(xué)年學(xué)習(xí)成績和各項評比成績、是否為班干部身份、獎懲記錄以及暑寒假期間在當?shù)嘏沙鏊膶嵙?xí)情況和具體表現(xiàn)等等。每一名學(xué)生的檔案會隨著學(xué)生本人的畢業(yè)分配帶到其工作所在的公安系統(tǒng)，所以這份檔案就成為工作單位的同事和領(lǐng)導(dǎo)了解我們學(xué)生的第一張“名片”，也是工作單位在前兩年選拔人才的重要依據(jù)，是其人生中的重要履歷記錄。可以說，學(xué)生檔案對于學(xué)生個人是十分重要的，其價值和重要性不容忽視，所以檔案管理工作者在對學(xué)生檔案的管理工作中應(yīng)該特別認真負責(zé)。
(三)實物類檔案
學(xué)校在發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量有關(guān)學(xué)校實際情況的標志性、代表性的記錄以及外警培訓(xùn)、校慶的紀念品等。比如獎狀獎杯、印章、錦旗等不同形式的物品。實物類檔案對于學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生個人的榮譽記錄有著重要的作用，這類檔案以更加形象立體地方式呈現(xiàn)了學(xué)校的發(fā)展，以生動的方式記錄了學(xué)生的榮譽和發(fā)展。這些物品的歸類和整理也是檔案管理工作者工作的范疇，對于這些實物檔案，要認真仔細經(jīng)過分類，歸入實物檔案內(nèi)。
二、公安院校檔案管理工作人員的政治素質(zhì)要求
(一)檔案管理人員應(yīng)具有較高的政治素質(zhì)
政治素質(zhì)是指政治態(tài)度、政治品質(zhì)和思想作風(fēng)。公安院校檔案管理工作人員管理的檔案中有公安院校日常工作的各類紅頭文件、與公安系統(tǒng)機密相關(guān)的案例案情分析、教學(xué)內(nèi)容以及本院校和其他公安系統(tǒng)單位的交流情況、與其他國家警察的培訓(xùn)計劃和內(nèi)容等等。其中有許多是具有公安工作的機密性和保密性的不可外傳的內(nèi)容，如果傳入非法分子手中會導(dǎo)致嚴重的后果。因此，較高的政治素質(zhì)是每一名公安院校檔案管理人員首先也是必須具備的。每一名公安院校檔案管理人員都要熱愛祖國，忠于共產(chǎn)黨和偉大的公安事業(yè)，能夠經(jīng)得住利益的誘惑，能夠擔(dān)當?shù)闷鸱傻呢?zé)任，能夠承受得了非法分子的脅迫。保持積極勇敢的上進心和堅定不移的衷心，把檔案管理工作做到細處，做到實處。檔案管理工作人員應(yīng)該緊跟先進文化和社會主義主流文化，培養(yǎng)正確的人生觀價值觀，以自己的實際行動去維護好檔案管理工作，確保各類檔案的安全。
(二)檔案管理人員要具有較強的服務(wù)意識
高校中教職工、學(xué)生等人員眾多，與其他部門的服務(wù)工作不同，檔案管理工作更加復(fù)雜和艱巨。公安院校的檔案管理工作的服務(wù)對象是具有較高公安素質(zhì)和公安業(yè)務(wù)水平的公安教師和嚴守紀律努力奮進的學(xué)警，這些檔案工作在短時間內(nèi)是很難看到成效的，也很難被人們發(fā)現(xiàn)其重要性，但作為一個公安院校檔案的管理人員，即使其工作的服務(wù)價值很難快速體現(xiàn)，但高尚的服務(wù)意識是每個檔案管理工作人員不可缺少的職業(yè)素養(yǎng)，只有始終秉承服務(wù)奉獻的精神，才能做好內(nèi)容復(fù)雜繁多的檔案管理工作。工作中涉及查、借閱的檔案資料內(nèi)容廣泛，調(diào)取檔案和補充資料任務(wù)繁重，或許很難做到令領(lǐng)導(dǎo)和老師同學(xué)們百分之百的滿意，甚至某些客觀的不當操作會引來不滿和職責(zé)，當仍應(yīng)該努力做好本職工作，放下包袱，全身心的投入到工作中，秉承服務(wù)精神，做到零失誤和高質(zhì)量的工作質(zhì)量。
(三)檔案管理工作者應(yīng)該具備嚴謹細致的工作作風(fēng)
檔案管理工作是一項復(fù)雜繁瑣的工作，盡管工作內(nèi)容枯燥無味，在別人眼里是簡單的流程性操作，但是這項工作系于政治性、科學(xué)性為一體，同時還有較強的服務(wù)性。這就需要每一名工作者保持嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)是必不可少的，也是做好這份工作的基本條件之一。在工作過程中要細致，細心，要一絲不茍，親力親為，不能繁衍了事，工作就是工作，不要輕視工作的重要性，做到不出差錯，不辦錯事。這項工作要求我們在區(qū)分全宗、分類立卷、確定保管期限、匯編、注釋檔案內(nèi)容等各個工作環(huán)節(jié)準確無誤。在這些管理環(huán)節(jié)里，如果有一點紕漏都會給其它環(huán)節(jié)帶來很大的不便，一旦因為管理人員的不經(jīng)心造成檔案的丟失、損毀，更是會給個人或者單位帶來不可估量的損失。可見，嚴謹細致的工作作風(fēng)是每一位檔案管理工作者所應(yīng)必須具備的。每一個小的工作環(huán)節(jié)做到一絲不茍，整個工作質(zhì)量就不會出問題，工作質(zhì)量保證了，單位利益就不會受到損失。
三、公安院校檔案管理人員的知識能力素質(zhì)
(一)首先要精于檔案管理的專業(yè)知識 一個合格的檔案管理人員不僅僅要鉆研透自己本專業(yè)的知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能，學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識，提高自己的工作的能力。檔案管理工作涉及的專業(yè)知識較廣，管理人員應(yīng)廣泛學(xué)習(xí)相關(guān)知識，在重點學(xué)習(xí)《檔案學(xué)概論》、《檔案管理學(xué)》、《科技檔案管理學(xué)》、《檔案分類學(xué)》、《檔案目錄學(xué)》等理論知識的基礎(chǔ)上，應(yīng)注意加強實際工作經(jīng)驗的積累，熟練地掌握各項工作技能。這些內(nèi)容都是相互聯(lián)系相互貫通的的，是構(gòu)成檔案管理體系的重要理論知識。
(二)其次管理人員要具備廣博的知識儲備
檔案管理需要進行分類處理，而分類處理是以檔案的內(nèi)容進行區(qū)分的，檔案內(nèi)容來自各方面，如果沒有廣博的知識，對于分類和管理就無從談起了。檔案管理工作者需要對各類檔案涉及的主要方面至少有個大概了解，這樣才能快速實現(xiàn)對檔案分類的處理。此外，作為一名管理人員，在各門學(xué)科相互滲透的今天，相關(guān)的文字編輯也是少不了的工作內(nèi)容，因此，管理人員還要具備一定的語言基礎(chǔ)和寫作能力，才能更好地勝任檔案管理工作。
(三)要有良好的溝通能力
高校檔案管理的服務(wù)對象涉及領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生，在實際工作中會經(jīng)常與他人溝通交流以及詢問檔案工作的相關(guān)問題。檔案管理部門是一個集很多內(nèi)容為一體的部門，同時也是一個嚴密性較強的部門。公安院校的檔案涉及很多重要資料文獻和紅頭文件，另外還有許多公安教師和領(lǐng)導(dǎo)的個人資料和工作經(jīng)歷，這就要求檔案管理人員在具有擅于溝通和處理事物的能力同時，做好對檔案的保密。既要管理好檔案，確保檔案的保密性，又要和查、借閱檔案的人員溝通好，以便做到各取所需。
四、公安院校檔案管理人員的信息化素質(zhì)
隨著社會逐漸步入信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)逐漸的跟不上社會發(fā)展的需要，在管理模式和管理人員的要求上已經(jīng)提出了更高的要求，原有的檔案管理受到了現(xiàn)代化信息管理模式的沖擊和挑戰(zhàn)。因此一個檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)也面臨著新的要求和變革，需要對自己的能力的培養(yǎng)有一個全新的面貌。
(一)要求檔案管理人員具備相當?shù)挠嬎銠C、外語水平
檔案管理人員在現(xiàn)代化的信息檔案管理工作中，能熟練運用計算機的理論和網(wǎng)絡(luò)管理的基本知識，這一要求明確檔案管理人員必須具備計算機、英語、和網(wǎng)絡(luò)知識等基礎(chǔ)綜合素質(zhì)。只有掌握了這些基本的知識，才能更快、更好地為開發(fā)現(xiàn)代化的檔案管理奠定基礎(chǔ)。在利用網(wǎng)絡(luò)資源和查閱外文資料的時候也可以利用到這些知識，還有進行整理檔案的時候，也需要有外語知識作為基礎(chǔ)。
(二)培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力
社會需要不斷的進步就，同時也需要不斷地改革和創(chuàng)新。當今的時代是信息高速發(fā)展的時代，知識的更新?lián)Q代一日千里。因此，公安院校檔案管理人員需要樹立起全新的學(xué)習(xí)觀念，從各方面提升和培養(yǎng)自己的能力，不斷地學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握更多的專業(yè)知識，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對檔案進行有效的管理，把傳統(tǒng)的檔案管理與現(xiàn)代化管理理論相結(jié)合，更好地做好服務(wù)工作。
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