工程檔案管理論文范文(2)
工程檔案管理論文范文篇二
淺析水利工程檔案管理
摘要：水利工程檔案是水利工程建設(shè)的重要組成部分，隨著水利工程質(zhì)量管理和實(shí)施工作的不斷規(guī)范，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。本文就如何做好水利工程檔案管理工作談了自己的一些認(rèn)識(shí)。
關(guān)鍵詞：檔案管理 規(guī)范化 水利工程
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
水利工程檔案是水利部門在水利工程建設(shè)運(yùn)行中所形成的各種載體的檔案，是水利工作真實(shí)的歷史記錄，是在工作中進(jìn)行查考、研究、決策的重要依據(jù)，更是水利工程信息的源泉。在重大旱、澇災(zāi)害面前，在國家財(cái)產(chǎn)、人民生命受到威脅的時(shí)候，檔案中一個(gè)小小的數(shù)字，一句簡單的文字，就能幫助決策者們做出正確的抉擇，以保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)、人民生命的安全。所避免的損失無法用數(shù)字衡量。因此，管理好水利工程檔案，使其在水利工程建設(shè)和水利工程管理中充分發(fā)揮作用，更好的為水利事業(yè)服務(wù)是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門的重要職責(zé)。
一、水利工程檔案的特點(diǎn)
1、水利工程檔案形成周期長、種類多、數(shù)量大
水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水利工程檔案與普通文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案的不同之處是，一般檔案都是按年度歸檔整理，各單位各部門工作也都圍繞年度計(jì)劃進(jìn)行，而水利工程建設(shè)項(xiàng)目一般要經(jīng)歷勘測(cè)、規(guī)劃、可行性研究、初步設(shè)計(jì)和施工設(shè)計(jì)等多個(gè)設(shè)計(jì)階段。在其設(shè)計(jì)周期內(nèi)，由于受資金、技術(shù)、施工條件等因素的影響，多數(shù)項(xiàng)目均需跨年度實(shí)現(xiàn)，這種設(shè)計(jì)周期的跨年度性給檔案管理帶來一定難度。此外，水利工程常常由多個(gè)單項(xiàng)工程組成，建設(shè)周期長、投資大、要求高。因此，在整個(gè)工程建設(shè)中形成的檔案種類多，數(shù)量大。
2、水利工程檔案涉及領(lǐng)域的廣泛性
水利工程建設(shè)要經(jīng)過項(xiàng)目建議、可行性研究、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工準(zhǔn)備、施工、竣工驗(yàn)收、投產(chǎn)使用等多個(gè)階段，不僅涉及建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、環(huán)保等多個(gè)部門和企業(yè)，還涉及基礎(chǔ)工程、主體工程、金屬結(jié)構(gòu)、機(jī)電設(shè)備等多個(gè)專業(yè)、多種技術(shù)領(lǐng)域，是多種技術(shù)、工藝的綜合運(yùn)用。
3.管理利用的時(shí)效性
水利工程檔案是水利工程建設(shè)全過程的真實(shí)反映和記錄，是工程驗(yàn)收、結(jié)算、運(yùn)行、管理、維護(hù)、改造、擴(kuò)建的依據(jù)。即使在工程結(jié)束之后，也是其他工程設(shè)計(jì)建設(shè)的借鑒或參考，特別是技術(shù)檔案，對(duì)日后的工程設(shè)計(jì)、施工起著很重要的指導(dǎo)作用，需要永久性保存。
4、水利工程檔案的復(fù)雜性與多變性
水利工程檔案的復(fù)雜性是由水利樞紐工程的組成及其設(shè)計(jì)內(nèi)容的復(fù)雜性決定的，水利工程中各單項(xiàng)工程作用、結(jié)構(gòu)功能的復(fù)雜性，決定其檔案組成的復(fù)雜性;多變性是指一項(xiàng)水利工程要涉及社會(huì)的各個(gè)方面，往往從設(shè)計(jì)初期，設(shè)計(jì)工作就因?yàn)橥顿Y狀況、規(guī)劃走向、拆遷征地、群眾利益等因素不斷修改，甚至有時(shí)工程已開工，實(shí)際情況又與設(shè)計(jì)時(shí)情況不同，當(dāng)?shù)卣钟行碌囊?guī)劃要求，設(shè)計(jì)圖紙不得不變更，這很容易使檔案管理人員分不出到底哪些是應(yīng)歸檔保存的圖紙。
二、加強(qiáng)工程檔案管理的對(duì)策與建議
1、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。一是成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)對(duì)檔案室配備專職檔案人員，在各業(yè)務(wù)部門指定專門人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員。二是要設(shè)計(jì)出可使用的檔案管理信息管理軟件，將輸入的數(shù)字檔案信息進(jìn)行分類排列和編目，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，信息組織與管理的有序化。三是建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明。四是建立科學(xué)的歸檔制度，歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔的文件是否齊全完整。無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2、加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)
為了加強(qiáng)水利工程檔案管理工作，首先要加強(qiáng)水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對(duì)于其管理人員來講，他們的檔案管理知識(shí)和業(yè)務(wù)技術(shù)水平與其他單位的檔案人員來講更應(yīng)有所提升。所以說，要想提高水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，首先就要對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是對(duì)一些做兼職工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，專門培訓(xùn)有關(guān)檔案管理方面的內(nèi)容，這樣才能培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的檔案管理的隊(duì)伍，對(duì)于培訓(xùn)的內(nèi)容要明確，增加檔案管理人員的理論知識(shí)，定期的進(jìn)行對(duì)管理人員抽檢，在檔案管理的實(shí)際工作當(dāng)中要將培訓(xùn)的內(nèi)容聯(lián)系到一起，這樣才能創(chuàng)建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的水利工程檔案管理隊(duì)伍。
3、制定嚴(yán)格的水利工程檔案管理規(guī)章制度
檔案管理對(duì)工程建設(shè)中形成的文件資料收集的要求、整理的標(biāo)準(zhǔn)、歸檔的規(guī)范是統(tǒng)一的，利用的目的也是一致的。因此，必須依《檔案法》規(guī)定，按照國家檔案局和水利工程建設(shè)主管部門的規(guī)范要求，根據(jù)各參與單位和每個(gè)項(xiàng)目工程的實(shí)際，制定一套完整的符合該工程項(xiàng)目特點(diǎn)的檔案管理規(guī)章制度，納入水利工程建設(shè)的科學(xué)管理之中，使檔案管理工作始終有章可循。如：檔案工作責(zé)任制、水利工程建設(shè)檔案文件資料收集范圍及分工責(zé)任、檔案管理辦法和規(guī)范、檔案歸檔(報(bào)送)規(guī)范、檔案保密制度、檔案借閱制度、檔案利用制度等。參與工程建設(shè)的任何部門在工程項(xiàng)目任何階段的工作都要遵守執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，使工程項(xiàng)目的檔案管理工作制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，確保水利工程建設(shè)的順利開展。堅(jiān)持“三納入”，抓責(zé)任考核。要在工程建設(shè)目標(biāo)中納入檔案的要求，對(duì)檔案的管理，也應(yīng)納入各參建單位有關(guān)部門的職責(zé)范圍，納入有關(guān)人員的崗位職責(zé)。確定責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核。
4、應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快水利工程建設(shè)檔案管理信息化
實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)水利工程檔案進(jìn)行自動(dòng)化管理無疑是使原有管理方法和手段更上一層樓。同時(shí)，檔案管理現(xiàn)代化不僅是實(shí)現(xiàn)檔案的加工、存貯、檢索計(jì)算機(jī)化，更應(yīng)該是向著數(shù)字化、局域網(wǎng)方向發(fā)展，運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。從而適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和水利工程檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)作為一種新的工具已經(jīng)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了深刻的影響，如縮微檔案、電子文件檔案以及 CAD 光盤技術(shù)在水利工程檔案管理中的運(yùn)用。應(yīng)用計(jì)算機(jī)建立相應(yīng)的水利工程項(xiàng)目文檔管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)水利工程文檔進(jìn)行程序化、科學(xué)化、規(guī)范化管理，不但可以快速、有效、自動(dòng)地儲(chǔ)存、修改、查找及處理大量的水利工程檔案資料，而且可以利用計(jì)算機(jī)文檔網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行水利工程圖紙、文件、資料等文檔的迅速傳遞和溝通，實(shí)現(xiàn)資源共享。
總之，檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是衡量一個(gè)企業(yè)管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn)之一。檔案工作者都應(yīng)該以高度的敬業(yè)精神，良好的政治素質(zhì)和廣博的學(xué)識(shí)做好自己的本職工作，通過努力，使檔案工作徹底走出“講起來重要，做起來次要，憶起來不要”的誤區(qū)，讓檔案工作為建筑企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營等各項(xiàng)工作服務(wù)。
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