電子文件的管理如何適應(yīng)信息化時(shí)代的步伐，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新發(fā)展，已成為日益關(guān)注和研究解決的新問(wèn)題。下面是學(xué)習(xí)啦小編整理的電子文件管理論文，希望你能從中得到感悟!

　　電子文件管理論文篇一

　　淺談電子文件的管理

　　摘 要：該文闡述管理電子文件的措拖，并從保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性出發(fā)，提出對(duì)電子文件實(shí)施科學(xué)管理的具體措施和技術(shù)手段。

　　關(guān)鍵詞：電子文件; 產(chǎn)生; 特點(diǎn); 管理; 措施

　　中圖分類(lèi)號(hào)：F273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-3315(2012)08-178-001

　　電子文件的管理如何適應(yīng)信息化時(shí)代的步伐，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新發(fā)展，已成為日益關(guān)注和研究解決的新問(wèn)題。

　　1.電子文件的產(chǎn)生

　　由于辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展和深化，特別是電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，使過(guò)去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書(shū)、圖紙、圖形、圖像、文獻(xiàn)資料、商業(yè)信息等，都可以用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行，由此而產(chǎn)生了電子公文、電子圖書(shū)、電子圖形圖像、電子文獻(xiàn)資料等，這些都是屬于電子文件。具有檔案保存價(jià)值的電子文件，必須要?dú)w檔保護(hù)。

　　2.電子文件的特點(diǎn)

　　電子文件是指能被計(jì)算機(jī)識(shí)別、處理、存儲(chǔ)在磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼順序，是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。將電子文件歸檔后即形成電子檔案。由于電子文件的傳輸快捷性、可復(fù)制性等優(yōu)點(diǎn)，使得無(wú)紙化辦公成為現(xiàn)實(shí)。電子文件的主要特點(diǎn)可概括為：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，需要利用現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀。電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理傳遞。電子文件是可共享，不受時(shí)間、地域的影響，保存環(huán)境對(duì)溫濕度、防磁性要求較高。

　　3.電子文件的保管

　　3.1電子文件必須以脫機(jī)方式進(jìn)行保存。實(shí)際用于電子文件保存的介質(zhì)主要有磁帶、軟盤(pán)和光盤(pán)等，其中光盤(pán)屬首選。光盤(pán)作為新型的存貯載體，比磁帶、軟盤(pán)更具有抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存。因此，提倡檔案部門(mén)配備光盤(pán)刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤(pán)上。

　　3.2光盤(pán)的存放和使用必須規(guī)范。應(yīng)將光盤(pán)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤(pán)翹曲。在使用過(guò)程中應(yīng)避免磨擦和劃痕，造成光盤(pán)損傷和數(shù)據(jù)丟失。存放電子文件光盤(pán)的環(huán)境應(yīng)保持良好的溫濕度，高溫會(huì)使光盤(pán)氧化、變形或老化，潮濕會(huì)使光盤(pán)片霉變。為此光盤(pán)存放溫度宜控制在14-24℃，相對(duì)濕度宜控制在40%-65%。

　　3.3電子文件的保管需要不斷地更新設(shè)備。當(dāng)電子文件使用某種電子信息技術(shù)和設(shè)備將其記錄于存儲(chǔ)載體之后,就永遠(yuǎn)離不開(kāi)支持這種載體的技術(shù)和設(shè)備環(huán)境。

　　4.使用和管理電子文件中遇到的困難

　　目前電子文件的簽署技術(shù)不普及，不能為每一份電子文件印章或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

　　電子文件制作過(guò)程的虛擬化使得電子文件容易被修改，對(duì)其原件的界定難以實(shí)現(xiàn)。在不同時(shí)間不同地點(diǎn)由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無(wú)區(qū)別，無(wú)法區(qū)分其中哪個(gè)是“原件”和“復(fù)印件”。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性。

　　5.解決存在的電子文件信息安全的管理技術(shù)

　　電子文件是高科技的產(chǎn)物，信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性至關(guān)重要。目前這方面的管理技術(shù)主要有：

　　5.1身份驗(yàn)證。為了防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)文件或數(shù)據(jù)訪問(wèn)，有些系統(tǒng)需要對(duì)用戶(hù)進(jìn)行身份驗(yàn)證，如果驗(yàn)明他為合法用戶(hù)，可接受他進(jìn)入系統(tǒng)相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問(wèn)，如果驗(yàn)證不合格，該用戶(hù)就會(huì)被拒之系統(tǒng)門(mén)外。

　　5.2加密技術(shù)。采用加密技術(shù)可以確保電子文件內(nèi)容的非公開(kāi)性，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來(lái)，這對(duì)于傳輸中的電子文件具有很好的保護(hù)效果。

　　5.3防寫(xiě)措施。即在軟件中采用的將文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，在這種狀態(tài)下，用戶(hù)只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改，有效地防止了用戶(hù)更改電子文件內(nèi)容，保持電子文件的原始性和真實(shí)性。

　　5.4簽署技術(shù)。對(duì)電子文件進(jìn)行簽署的目的在于證實(shí)該份文件確實(shí)出自作者，其內(nèi)容沒(méi)有被他人進(jìn)行任何改動(dòng)。電子文件的簽署技術(shù)一般包括證書(shū)式數(shù)字簽名和手寫(xiě)式數(shù)字簽名。

　　上述技術(shù)措施在信息網(wǎng)絡(luò)中的廣泛運(yùn)用，對(duì)于證實(shí)電子文件內(nèi)容的真實(shí)、可靠，保證電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全、保密，防范對(duì)電子文件的非法訪問(wèn)和隨意改動(dòng)，都具有很好的效果。

　　6.加強(qiáng)電子文件管理的主要措施

　　信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，使得電子文件在各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，如何加強(qiáng)電子文件的保存是電子文件管理者急需解決的問(wèn)題。

　　6.1解決好電子文件的保存問(wèn)題。電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤(pán)。磁性物質(zhì)極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁，光盤(pán)是利用激光進(jìn)行信息存取的，它由盤(pán)基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成，而目前光盤(pán)常用的記錄介質(zhì)不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。所以要長(zhǎng)久保存電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

　　6.2建立電子檔案。目前，正處于紙質(zhì)文件和電子文件并存的過(guò)渡期，認(rèn)真做好歸檔的電子文件的技術(shù)處理工作顯得尤為重要。新型電子文件材料的歸檔勢(shì)在必行，要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，從保護(hù)電子文件的原始信息入手，通過(guò)技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。

　　6.3提高電子文件管理人才的業(yè)務(wù)素質(zhì)。面對(duì)調(diào)整發(fā)展的信息時(shí)代，管理者必須拓寬知識(shí)面、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，既要具備電子文件管理的基礎(chǔ)知識(shí)，不僅要熟練地掌握管理工作的基本原則和方法，又要熟練掌握微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等，努力成為適合信息時(shí)代發(fā)展的復(fù)合型人才。

　　電子文件與傳統(tǒng)的辦公條件下產(chǎn)生的紙質(zhì)文件相比具有獨(dú)特的優(yōu)越性，它對(duì)文件信息傳遞、數(shù)據(jù)共享提供了極大的便利，在很大程度上提高了辦公室工作的質(zhì)量和效率，電子文件的管理與利用已成為今后努力的發(fā)展方向。隨著實(shí)踐的深入和發(fā)展，我們將不斷加深對(duì)電子文件的認(rèn)識(shí)，不斷完善歸檔電子文件的管理，更好地服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展。

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