電力工程的檔案管理論文(2)
電力工程的檔案管理論文篇二
電力工程建設檔案管理新探
【摘要】本文主要分析了電力工程建設過程中的檔案管理問題，針對當前電力工程建設檔案管理的實際情況，提出了一些比較可行的檔案管理方法和措施，以期可以為電力工程施工提供參考。
【關鍵詞】電力工程;建設;檔案管理
中圖分類號：K206文獻標識碼： A
一、前言
在新時期，電力工程施工也必須要做好檔案管理工作，只有做好了檔案管理工作，才能夠為電力工程提供必要的資料支持，確保施工的順利進行，提高施工整體水平。
二、電力工程檔案管理現(xiàn)狀
1.電力工程檔案管理概述
電力工程建設中的資料和數(shù)據(jù)都比較龐大，檔案管理具有非常重要的作用。新形勢下的電力工程建設日益增加，電力工程所擔負的供電任務越來越艱巨，能否科學地管理好檔案直接關系到電力工程建設能否順利進行。如何歸集種類繁多的電力工程檔案，提升電力工程成果應用水平，這對電力工程檔案的管理提出了新的要求。新形勢下，科學合理地劃分電力工程檔案的類別，建立標準一致的電力工程檔案模板以及規(guī)范電力工程檔案管理流程，是做好電力工程檔案管理的關鍵。
2.電力工程檔案管理實施
電力工程檔案主要對各類電力工程項目的實施過程、電力工程成果、存在問題及改進意見進行記錄，使電力工程的各環(huán)節(jié)信息記錄在案，電力工程項目的質量及效果有據(jù)可查，以達到電力工程質量管理、持續(xù)改進、擴大電力工程成果應用的目的?？茖W規(guī)范地做好電力工程檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義，而隨著計算機技術的快速發(fā)展，電力工程檔案的信息化管理也被賦予了新的歷史使命。做好電力工程檔案管理工作應該從規(guī)范化管理流程、檔案類別的劃分、標準統(tǒng)一的檔案管理三個方面著手。
(一)規(guī)范電力工程檔案管理流程。由于傳統(tǒng)的電力工程檔案隨意不規(guī)范歸檔的模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代企業(yè)的電力工程管理機制，也不能適應信息化形勢下電子檔案查詢的要求。因此，需要根據(jù)企業(yè)文化及特點，在傳統(tǒng)的電力工程檔案歸檔的基礎上，引入現(xiàn)代檔案管理理念和標準化管理方式，使電力工程檔案管理更加符合企業(yè)需要。在企業(yè)內部建立標準化的流程及歸檔時限實現(xiàn)整個電力工程資料歸檔的規(guī)范化管理，通過創(chuàng)建紙質及電子檔案兩種方式，真實有效地記載電力工程的信息，通過信息手段為企業(yè)工程管理決策提供有效信息。
(二)科學合理地劃分電力工程檔案的類別，包括電力工程設計過程、電力工程施工過程、驗收過程。電力工程檔案應按照“分門別類”進行存儲及管理，便于保存、統(tǒng)計及查詢?；谶@一目標并結合供電企業(yè)當前開展的電力工程，將電力工程各類檔案分別進行登記、編目、分類整理、保管，便于查找、統(tǒng)計和分析。
(三)建立標準一致的電力工程檔案。電力工程檔案的規(guī)范統(tǒng)一對于電力工程檔案歸檔、后續(xù)查詢及成果應用等有著極為重要的作用。建立標準一致的系統(tǒng)化電力工程檔案模板以及電力工程檔案裝訂順序對于了解電力工程進度、電力工程效果及電力工程評估、改進意見都具有直觀性及針對性。電力工程檔案應根據(jù)電力工程類別分別制定各類標準化、系統(tǒng)化的檔案。
三、新形勢下電力工程檔案管理的特點
隨著電力工程建設項目的不斷擴大，電力線路工程是電力工程的主要組成部分，而對于電力線路工程檔案管理還很薄弱。電力線路工程的管理不同于別的工程項目管理，具有如下幾個特點：
1.數(shù)量大，范圍廣
由于電力工程本身就復雜多樣，覆蓋的地域遼闊，建設的時間長，電力線路工程數(shù)量大，所以電力工程檔案形成的來源廣泛。檔案的形成包括項目立項、招投標過程、材料設備的購買、電力線路的試運行、完工后的驗收等各個環(huán)節(jié)全部形成文檔材料，需進行統(tǒng)一備案管理。
2.參與的人員與企業(yè)多
電力線路工程建設需要各個下屬企業(yè)共同參與完成，相互協(xié)作。由于不同地域、不同行業(yè)以及不同性質的企業(yè)都可能參與電力工程項目的建設。在建設的過程中涉及到不同地區(qū)的不同人群。如果僅僅依靠承建單位來完善整個電力線路工程項目的檔案管理工作則難度太大。因而，承建單位要進行組織，各個地區(qū)的相關企業(yè)及人員都參與到檔案管理工作之中，確保線路工程檔案管理的完整性、科學性及準確性。
四、電力工程建設檔案管理存在問題的原因
1、資料整理瑣碎，是苦差事，不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，沒有人愿意去干。如果不認真進行督導檢查，到最后很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺資料，所以對資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好工作檔案管理提供保證。
2、工程到了收尾階段，大部分人員特別是技術人員又撤離到新的工作崗位。留下的人員或是新安排的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工、監(jiān)理、設計、建設單位等人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時間。
3、工程建設中不注重資料收集，為后期資料整理帶來巨大的工作量。
另外一點想說的就是，一個工程下來，僅靠施工單位一家是不夠的，監(jiān)理單位對資料督促、審查不到位，有個別監(jiān)理還壓著施工單位幫忙做事，不幫忙不簽字。設計那邊，因為現(xiàn)場沒有設計工代，往往一個工程完工了，設計都有可能沒去過一次，到了竣工資料要簽字的時候，因為沒有現(xiàn)場參與驗收，而左推右推，遲遲不肯簽字。
五、新時期下電力工程檔案管理新策略
1、提升檔案人員業(yè)務素質
首先對于工程檔案人員素質提升，檔案部門對于人才的引進應該結合本公司的實際情況以及電力行業(yè)的國內形勢，要求引進的工作人員不僅僅需要踏實細心，還要具有一定的外語交流能力、熟悉計算機操作、有一定的管理經(jīng)驗。使用別的專業(yè)和檔案專業(yè)共存原則，真正能夠讓一些別的專業(yè)人才與檔案人才形成有效的知識互補，借此來滿足檔案管理的需求。因為當下時代在快速發(fā)展，企業(yè)不僅要經(jīng)常提供檔案人員專業(yè)技術的培訓，同時檔案人員自身也應該具備主動學習的自覺性，讓檔案工作人員的業(yè)務素質得到全面的提高。
2、確保工程檔案的有效利用，強化編研工作
檔案部門的管理應該秉承以人為本的基本原則，把服務基層當作宗旨。主動的拓展工作，改進方式，滿足市場需要，有選擇性的強化檔案編研，完善檢索系統(tǒng)、實現(xiàn)檢索現(xiàn)代化、加強周邊服務。檔案工作一定要做好開發(fā)利用，才能夠為企業(yè)爭取到更大的利益，實現(xiàn)檔案管理的真正意義。
3、完善檔案的管理制度，保證檔案工作的順利開展
作為電力企業(yè)一般都有比較多的建設項目，其檔案管理所涉及的范圍也比較廣，并且各工程項目的檔案歸檔制度也有所差異，容易造成檔案資料的不齊全，管理混亂，所以必須完善整個企業(yè)的檔案管理制度，讓檔案工作順利開展，特別是在管理制度、責任分工、獎罰制度等等方面做出明確規(guī)定。對于資料的收集、整理、歸檔、竣工文件編制、范圍等方面都要給出明確的指示。實現(xiàn)標準、規(guī)范、管理的統(tǒng)一，進而控制檔案管理的質量。
4、落實電子文件歸檔
在進行電力工程檔案管理的工作當中，檔案管理工作人員，務必要對檔案資料進行整理規(guī)范，同時也要熟悉相關文件的有關要求，明確歸檔范圍、收集與整理流程，這樣才能夠在復雜的電力工程建設當中抓住檔案管理工作的關鍵點。因為在工程建設的過程當中，各個工程項目部都會產(chǎn)生一定數(shù)量的電子文件，想要有效的保證其完整性，就必須規(guī)定在工程竣工時將紙質文件與電子文件按要求一并移交相關部門歸檔，借此來落實電子文件歸檔工作。
六、結束語
綜上所述，電力工程施工過程中，一定要重視檔案管理工作，檔案作為電力工程施工的重要資料，將會給電力工程后續(xù)的工作帶來幫助，所以，一定要采取科學有效的措施來管理好工程的各項檔案。
【參考文獻】
[1]雷娟.淺析電力工程檔案在建設中存在的問題及對策[J].中小企業(yè)管理與科技，2010，(34)：53-54.
[2]曾瓊.淺談電力工程檔案存在的問題及措施[J].科學時代，2012，(10).
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