高校辦公室檔案管理論文兩篇

　　作為高校檔案管理的重要組成部分，高校院系辦公室的檔案管理應根據(jù)檔案管理的特點和實際情況，采取解決措施。 這是學習啦小編為大家整理的高校辦公室檔案管理論文，僅供參考!

　　高校辦公室檔案管理論文篇一

　　淺析高校院系辦公室檔案管理

　　[摘 要]隨著高等教育大眾化的不斷發(fā)展，高校辦學規(guī)模也在不斷地擴展。作為高校檔案管理的重要組成部分，高校院系辦公室的檔案管理應根據(jù)檔案管理的特點和實際情況，采取解決措施。

　　[關(guān)鍵詞]檔案管理 規(guī)范化 現(xiàn)實問題 改善對策

　　[中圖分類號] G472.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437(2013)09-0102-02

　　隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校規(guī)模不斷擴大，高校間的合并和交流及檔案辦公自動化的普及，使檔案管理種類和數(shù)量不斷增加，這就要求檔案管理人員根據(jù)檔案管理特點，采取有力措施做好檔案管理工作。

　　一、高校院系辦公室檔案管理的特點

　　第一，檔案類別和數(shù)量逐漸增多。由以前的文書類和科技類這兩大類發(fā)展為現(xiàn)在的教學類、行政類、外事類、黨群類、科學研究等十個一級類別。

　　第二，管理方法朝數(shù)字化、信息化以及自動化方向發(fā)展。由于網(wǎng)絡信息的普及和多媒體技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理由分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變，從手工管理向自動化管理轉(zhuǎn)變。

　　第三，具有很強的服務性。一是為高校檔案管理服務，服從其管理及接受指導;二是為院系師生服務，為院系領(lǐng)導日常管理和重要決策提供服務。

　　二、高校院系辦公室檔案管理規(guī)范化的重要性

　　(一)檔案管理規(guī)范化是遵循高校教學管理規(guī)律的要求

　　高校院系檔案管理具有它自己的規(guī)律，我們不能違背事物的規(guī)律。加強辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)是高校教學管理的規(guī)律，是一項重要的建設(shè)性工作，必須加強其管理的規(guī)范化。

　　(二)檔案管理規(guī)范化是支持教學建設(shè)及改革的重要力量

　　教學管理規(guī)律要求不斷對教學進行改革和完善，提高教學質(zhì)量。因此它要求建立穩(wěn)定的教學秩序，以維護教學工作的良好運行，同時加強教學的基本建設(shè)。而這一系列改革及建設(shè)都離不開院系檔案管理的規(guī)范化，檔案管理的規(guī)范化為其提供了支持和重要力量。

　　(三)檔案管理規(guī)范化有助于提高教學管理效率

　　高等教育分為?？坪捅究疲麄儾粏螁问菍W制的不同，管理上的調(diào)節(jié)方式也不同。全日制?？频慕虒W管理雖突出規(guī)范性，以剛性管理為主，但缺乏微觀管理理念和靈活性。這就警示和要求我們在本科教學管理中，要注重教學管理的靈活性，提高院系檔案管理規(guī)范化，提高檔案管理過程的效率。

　　(四)檔案管理規(guī)范化是強化高校教學管理信息化的要求

　　在信息高速發(fā)展的今天，高校作為最大信息用戶群，已不單單是信息的集聚點，更是信息的傳播和信息價值的實踐者。傳統(tǒng)的高校管理方式早已不適應現(xiàn)在市場經(jīng)濟條件下的高校教學體制，教學信息的普及和高度化發(fā)展，決定了高校教學管理的強化需要大量信息作為參考，這樣才能使管理人員能作出科學判斷。

　　三、高校院系辦公室檔案管理中存在的問題

　　(一)檔案管理行為方面

　　在檔案管理方面，很多文獻資料由于被忽視而錯失了及時整理歸檔的最好時機，造成文獻資料丟失。

　　對院系檔案管理工作的誤解，使很多人沒有重視辦公室檔案管理這一無形勞動。這種觀念導致了在雇傭檔案管理人員時的隨意性，這嚴重阻礙了院系辦公室檔案管理的規(guī)范化操作。

　　教學院系沒有把辦公室檔案管理工作和行政工作清晰區(qū)分開，導致院系檔案管理容易處于一種無序的混淆狀態(tài)。由于機構(gòu)設(shè)置問題，檔案管理工作容易被其他行政管理工作取代，這就造成了辦公室檔案管理的分工不明確。

　　(二)檔案管理手段方面

　　在檔案管理手段方面，管理方法過于傳統(tǒng)，無法實現(xiàn)辦公自動化，管理手段缺乏科學性。目前，很多高校在檔案管理規(guī)范化方面仍采用原始的手工管理方式，尤其是在目錄索引的編制上還無法很好地運用計算機的現(xiàn)代化方式編制，這很大程度上降低了辦公室管理的效率，也降低了檔案管理的精準性。

　　(三)檔案管理信息化方面

　　由于高校長期受到計劃體制的制約，高校檔案管理缺乏市場意識、服務意識和信息資源意識，信息化資源開發(fā)和服務與市場需求開始出現(xiàn)脫軌的情況。

　　由于未能完全遵循市場的需求來開發(fā)索引信息資源，開發(fā)系統(tǒng)自身又缺乏以用戶為目標的標尺意識，檔案管理信息化缺乏針對性和實用性，造成了資源的盲目開發(fā)和無謂的浪費。

　　無法準確把握好信息資源開發(fā)及服務的時效性，沒有形成多元化服務功能等立體型體系。只有讓信息資源開發(fā)和服務功能向多元化發(fā)展，形成一個立體型體系，最大限度發(fā)揮它在高校管理中的作用，才能在市場經(jīng)濟競爭激烈的形勢下反被動為主動，獲得最新、最準確、最全面的信息資源。

　　(四)檔案管理認知方面

　　現(xiàn)在人們對檔案管理的認知程度還有局限性，檔案管理受重視程度不夠。目前出現(xiàn)的院系檔案管理工作地位邊緣化的現(xiàn)象，主要是因為管理人員沒能認識到檔案管理工作的重要性，沒有嚴謹?shù)刈裱瓩n案管理的規(guī)范化操作，對待檔案管理工作草草了事;由于檔案管理工作是服務性很強的工作，它不像其他工作一樣能很快產(chǎn)生經(jīng)濟效益，所以領(lǐng)導人員對檔案管理工作的重視程度不夠。

　　(五)檔案管理人員信息素養(yǎng)方面

　　檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，對于檔案管理工作而言是至關(guān)重要的。所謂的信息素養(yǎng)就是指一個人對信息技術(shù)知識的靈活掌握及運用。信息知識的種類很多，包括傳統(tǒng)文素養(yǎng)、歷史、信息系統(tǒng)等，而院系檔案管理人員大多沒經(jīng)過專業(yè)的相關(guān)工作培訓，缺乏必要的檔案管理信息知識，還有部分檔案管理人員不能很好運用計算機等自動化檔案編制和管理，檔案管理工作效率低。

　　(六)高校的發(fā)展合并和擴招方面

　　高校教育的不斷發(fā)展，使得高校規(guī)模不斷擴大，高校間的合并和擴招交流及檔案辦公自動化的大眾化，也使檔案管理種類和數(shù)量不斷增加，這增加了檔案管理的難度。院系規(guī)模的擴大，使學院傳統(tǒng)的手工檔案管理方法不能滿足其運用需求。而硬件設(shè)施的缺乏也制約了檔案工作的開展。院系間的合并、檔案管理人員的疏忽，這些都容易導致重要檔案資料未移交或遺失，使檔案管理缺乏完整性。

　　四、高校院系辦公室檔案管理規(guī)范化的對策

　　(一)提高對檔案管理規(guī)范化的認知和重視

　　辦公室檔案管理的規(guī)范化是開展其他教學工作的基石。為了加強院系檔案管理規(guī)范化建設(shè)，要遵循市場經(jīng)濟的客觀條件，正確認知，只有正確認識了它，才能正確對待和重視檔案管理工作。

　　(二)具體問題具體分析，按不同教學檔案要求做好教學檔案收集和歸檔工作

　　教學檔案大致分為綜合教學檔案管理、教學計劃與研究檔案管理以及教學檔案的預立卷。管理人員應按不同類別存放檔案資料，并在資料上標明作者和日期，做好一份書面記錄，以便長期保存。對部分殘缺或不符合要求的資料要及時進行補救，保證歸檔文件資料的完整性、準確性。

　　(三)完善檔案管理制度，建立起辦公室檔案管理的標準化和信息化服務網(wǎng)絡

　　健全相關(guān)的規(guī)章制度，同時加強檔案管理的硬件設(shè)施，按照信息化檔案檢索系統(tǒng)的要求，建立教學檔案管理信息化服務網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享。充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)收集信息資源，挖掘信息資源的綜合性優(yōu)勢，使資源重新優(yōu)化組合，最大限度地發(fā)揮新的優(yōu)勢效益。另一方面要建立檔案管理的標準，在加強檔案管理規(guī)范化同時，實現(xiàn)教學檔案管理的自動化，提高工作效率。

　　(四)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立起具有高素質(zhì)業(yè)務能力和高尚職業(yè)道德的檔案管理隊伍

　　相關(guān)部門對從業(yè)人員上崗前要進行系統(tǒng)和專門的培訓，讓管理人員具有對檔案管理必須的科學文化素養(yǎng)，具有較強的業(yè)務能力。此外，還要對管理人員進行思想政治素養(yǎng)的培訓，堅決遵循黨和學院的各項規(guī)章制度，以服務學校工作為宗旨，認真負責做好檔案管理工作。

　　為了適應不斷發(fā)展的高等院系教育工作，必須重視和規(guī)范院系辦公室檔案管理，并根據(jù)實際情況，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，以此來提高院系辦公室檔案管理的服務意識和服務品質(zhì)。

　　[ 參 考 文 獻 ]

　　[1] 李慶山.高校檔案管理規(guī)范化建設(shè)的途徑[J].蘭臺世界(上半月)，2006，(21).

　　[2] 董潔.信息時代高校人事檔案管理的研究[D].山東大學，2008.

　　[3] 王樹新.高校院系檔案管理工作芻議[J].中州大學學報，2011，(4).

　　高校辦公室檔案管理論文篇二

　　淺析高校院級辦公室檔案管理

　　摘要：近幾年來， 高校院級辦公室檔案管理工作雖然有了明顯進步， 但在檔案管理規(guī)范化方面還存在許多急需解決的問題。本文對我國高校院級辦公室檔案管中現(xiàn)存的問題進行了梳理，并提出了對策與建議。

　　關(guān)鍵詞： 高校;院級;檔案管理

　　高校檔案管理是高校對在其教學、科研、行政管理和其他活動中形成的記錄和保存各種信息的各種文字、圖表、音像制品等各種載體的綜合進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的系統(tǒng)活動。而院級檔案管理是一種事后行為，往往容易忽視，或是不夠規(guī)范。學院作為高校的二級單位同樣也承擔著較大的檔案管理工作，除了有校級文件的歸檔還有院級教學事業(yè)發(fā)展的檔案管理。因此完善的高校院級檔案管理有利于高校教學、科研工作狀態(tài)監(jiān)控，有利于發(fā)展規(guī)劃和教學質(zhì)量監(jiān)控體系的科學化，有助于推動高校教學工作的發(fā)展，教學改革的深化和整體管理水平的提高。本文就現(xiàn)階段我國高校院級檔案管理中存在的問題進行一些探討，并在此基礎(chǔ)上提出些對策與建議。

　　一、 高校院級檔案管理中存在的問題

　　第一、 檔案管理理念落后， 管理意識淡薄。我國許多高校院級辦公室的檔案管理人員都是兼職的檔案管理者，因此在日常的工作中，對檔案的管理意識比較薄弱，往往只是流于形式，不重視日常材料的搜集和歸檔，缺乏責任心，工作態(tài)度敷衍塞責，重程序，輕結(jié)果，常常產(chǎn)生“ 文牘主義”和“目標置換”。并沒有形成較好的管理規(guī)范。

　　第二、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高， 結(jié)構(gòu)不合理。在高校里只有少數(shù)人員是專職的檔案管理人員，而在院級單位的工作人員多數(shù)都是兼職的檔案管理人員，并沒有接受過專門的培訓，因此對于如何開展文件的歸檔和規(guī)范管理好院級的檔案是亟待解決的首要問題。同時目前有相當一部分檔案人員還跟不上時代的步伐，還缺乏必要的素質(zhì)和開發(fā)檔案信息的能力。

　　第三、 檔案管理信息化建設(shè)不足。由于院級辦公室檔案管理涉及到教學、科研、學生、對外聯(lián)系等多種文獻資料，是為了實現(xiàn)某項計劃或一定目標而形成的文獻，當某項計劃或一定目標實現(xiàn)以后，由此而形成的文獻資料往往不被人們所重視，錯過及時整理和歸檔的大好時機，造成文獻資料的丟失。

　　二、完善我國高校院級檔案管理的建議

　　第一、要提高對高校檔案管理工作規(guī)范化意識的正確認識。 高校院級檔案的合理建立、有效管理、科學利用是高校院級檔案管理工作規(guī)范化的主要目標。 從高校發(fā)展的實踐看，完善院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化，對推動教育改革、提高教學質(zhì)量和工作效率、實現(xiàn)科學管理、開展科學研究、展示學校綜合實力等具有重要作用。 為了加強院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案在教學管理過程中的積極作用，要依據(jù)教育教學發(fā)展的客觀規(guī)律，不斷提高對院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化認識，充分發(fā)揮各種檔案資料的使用價值，使其為教學科研服務，為課程建設(shè)、學科建設(shè)和專業(yè)建設(shè)服務。

　　第二、要提高院級辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質(zhì)。 目前，絕大多數(shù)高校的院級兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，大多是“門外漢”，檔案管理知識很粗淺，不能很好地勝任此項工作。 這就需要高校創(chuàng)造各種機會對他們進行專業(yè)培訓。 可以采取送他們到檔案管理工作做得好的高校去學習，或請外校專家來作專題講座。 通過各種途徑來提高他們的綜合管理水平和專業(yè)技能。 同時要健全院級檔案管理規(guī)章制度，制定兼職檔案管理人員的崗位責任制，不斷增強檔案管理人員責任意識和大局意識。

　　第三、要建立檔案管理信息化服務網(wǎng)絡，實現(xiàn)高校檔案管理信息資源共享的目的。 加大資金投入建立數(shù)字化網(wǎng)絡平臺，院級檔案資料建設(shè)在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料，這將為院級檔案資料建設(shè)和管理開辟廣闊的前景。建立檔案管理信息化服務網(wǎng)絡的意義，在于通過網(wǎng)絡可以聯(lián)接分散于各處的信息資源，使所有檔案管理信息實現(xiàn)資源共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時空的局限更好地協(xié)調(diào)了解學校教育管理信息和各種要求，實現(xiàn)檔案管理信息化為一線教學服務。

　　第四、要根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，建立院級辦公室檔案資料索引自動化，設(shè)置和強化網(wǎng)上查詢功能。 眾所周知，電子檔案系統(tǒng)的建立，節(jié)省了大量人力和物力，廣大師生可以在很短的時間內(nèi)，不用支付任何費用就可以閱覽或下載本院系幾年來的文件資料，如經(jīng)典教案、講義、電子課件等。 這些豐富快捷的電子檔案資料對于提高新教師的備課質(zhì)量，使年輕教師盡快成長起來具有積極的促進作用。也為教師更好地“教”和學生更好地“學”提供便捷的服務。 但許多高校院級電子檔案功能遠未開發(fā)出來，這種狀況一旦改變，就會極大地推動廣大師生間的學習和交流，從而提高教學實效。

　　第五、要重視和關(guān)心檔案管理工作，不斷提高院級檔案管理水平。 院級領(lǐng)導應把檔案管理規(guī)范化工作列入行政管理工作議事日程，院級班子成員中要有專人分管此項工作，平時要加強對檔案管理規(guī)范化工作的指導和監(jiān)督。 安排管理水平高，責任心強的院級辦公室管理人員擔當此項工作。 要建立檢查監(jiān)督激勵機制，把院級檔案管理工作做得出色的人員推薦到學院作經(jīng)驗交流。 并且，真正把院級辦公室檔案管理規(guī)范化工作納入法制軌道，做到獎懲分明，使院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化在高校教學管理中發(fā)揮積極作用。

　　高等教育承擔著培養(yǎng)高級專門人才、發(fā)展科學技術(shù)文化、促進社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重大任務。 提高質(zhì)量是高等教育發(fā)展的核心任務，是建設(shè)高等教育強國的基本要求。 高校院級檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，只有不斷的創(chuàng)新才能促進質(zhì)量的提高。 因此，實現(xiàn)高校院級檔案管理工作科學化、制度化、規(guī)范化勢在必行，任重道遠。

　　參考文獻：

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