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高校基建項目管理信息化能夠全面提高基建項目的管理效率和管理水平,是實現(xiàn)基建項目管理動態(tài)化與精細化的重要舉措。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的高?；ü芾碚撐?，供大家參考。
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加強高?；n案管理
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[提要] 隨著高校基建規(guī)模的不斷擴大和建筑功能的不斷提高，基建檔案管理工作越來越重要。本文分析高?；n案的作用及高校基建檔案管理中存在的問題，并提出提高高?；n案管理水平的措施。
高?；ü芾碚撐膬?nèi)容
關(guān)鍵詞：高校;基建檔案;措施
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A
原標(biāo)題：加強高?；n案管理措施研究
收錄日期：2013年5月16日
高?；n案是指高校在工程建設(shè)過程中形成的，是高校工程建設(shè)全過程中活動的直接記錄，是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)歷史的真實寫照，也是涉及各方權(quán)益的依據(jù)與憑證，是學(xué)校檔案的重要組成部分。隨著高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的快速發(fā)展，基建檔案管理也越來越受到高校管理部門的重視。
一、高?；n案的作用
(一)歷史記錄作用。高?；n案能夠記載學(xué)校內(nèi)各建筑物、構(gòu)筑物的具體位置，真實地反映建筑物的建設(shè)全過程，包含：工程投資計劃→工程立項批文→工程地質(zhì)勘查→工程圖紙設(shè)計→工程招、投標(biāo)→工程合同→工程施工進程→工程竣工驗收→工程決算→工程交付使用及工程設(shè)計變更等全過程的資料與文件。包含大量的圖紙、圖表、照片、錄像、文字等，它能夠把整個工程建設(shè)過程具體、直觀、清楚地顯現(xiàn)出來，所含有的是大量有價值的信息?，F(xiàn)今的各種統(tǒng)計、報表、維修、改擴建等工作離開基建檔案都將寸步難行。
(二)憑證作用。高校基建檔案包含大量依據(jù)性文件，如上級的工程立項批文，以及政府相關(guān)部門的各種批文，如土地、消防、抗震、防雷、質(zhì)量監(jiān)督、墻改節(jié)能、環(huán)境保護等相關(guān)批文，這些真實地記錄了當(dāng)時的歷史情況，對今后的房產(chǎn)證辦理、工程事故處理、工程糾紛、土地糾紛等都起著重要的依據(jù)和憑證作用。
(三)參考作用。當(dāng)工程項目進行改擴建、管網(wǎng)維修時，就需要完整的基建檔案資料作為參考，研究和分析工程的實際情況，快速、準(zhǔn)確地制定出具體的施工方案或施工圖紙，這樣既可以避免設(shè)計的盲目性，節(jié)省時間，又可減少工作量，少走彎路，加快工程進度，提高工作效率。因此，基建檔案具有不可低估的參考作用。
(四)增值作用。工程項目需要進行改擴建、管網(wǎng)維修時，如果沒有準(zhǔn)確的工程檔案作為參考，將不知如何下手，甚至造成很大的浪費。例如，管網(wǎng)維修時，如果有具體的管道平面圖，就會快速準(zhǔn)確地確定管道的具體位置，就不會出現(xiàn)刨了埋，埋了再刨的現(xiàn)象，這樣不僅提高了工作效率，更重要的是節(jié)約了人力、物力、財力，直接起到增值作用，提高了經(jīng)濟效益。由此可見，基建檔案具有增值作用。
二、高校基建檔案管理中存在的問題
(一)檔案材料不夠完整?；üこ逃捎谕顿Y規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及歸檔文件套數(shù)多等因素，致使基建檔案數(shù)量很龐雜。在實際工作中，不少高校的工程檔案不完整。有些是分散在承辦部門和技術(shù)人員的手中;有些是因為沒有及時進行整理、分類，隨意放置，致使部分資料丟失，導(dǎo)致檔案資料不完整，不能保持其成套性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，直接影響了基建檔案的質(zhì)量。
(二)檔案意識不強，編制質(zhì)量不高。由于高校對基建檔案重視程度不高，導(dǎo)致檔案的收集、整理、編制時隨意性很大。圖紙在施工過程保管不善、丟失、磨損及污染很嚴(yán)重，造成圖紙破舊不堪。有些資料多次涂改導(dǎo)致面目全非。很多資料不符合歸檔規(guī)范要求。
(三)缺乏檔案專業(yè)人員。目前，高校普遍缺乏既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案知識的綜合性專業(yè)人員，檔案員多數(shù)由基建技術(shù)員或者專業(yè)檔案員兼職?；夹g(shù)員多數(shù)對檔案知識和技能不熟悉，未接受過檔案方面正規(guī)培訓(xùn)，對資料不能正確地進行整理、立卷、歸檔;因為基建工作具有很強的專業(yè)性，專業(yè)檔案員不熟悉基建業(yè)務(wù)，不清楚需要歸檔的資料的范圍，加上工程參建單位的檔案力量不足，工程交工后帶走大部分資料，導(dǎo)致檔案資料不完整。
(四)缺乏有效的管理和約束機制。大部分領(lǐng)導(dǎo)重視工程前期工作，如工程的立項、開工、施工進度、工程質(zhì)量、投資控制等工作，卻對工程檔案管理不夠重視，這就造成高?；n案管理工作缺乏統(tǒng)一的約束機制以及有效的管理手段。對歸檔的范圍和具體要求等沒有明確的規(guī)定，無章可循、無法可依，不能及時檢查和總結(jié)，致使基建檔案歸檔滯后、質(zhì)量不高。
三、做好高?；n案管理的措施
(一)展開宣傳，增強檔案意識。首先，要加大宣傳力度，使大家了解《檔案法》的具體內(nèi)容;其次，領(lǐng)導(dǎo)需加強對檔案工作的重視和支持，這是增強檔案意識的關(guān)鍵;最后，強化檔案管理人員的意識，由于基建檔案員大多是兼職，應(yīng)不斷提高檔案管理意識。在實際工作中不斷地更新觀念，努力開拓信息資源，提高檔案管理質(zhì)量。
(二)設(shè)立專職基建檔案員，提高業(yè)務(wù)水平?；n案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作。不僅要有工程建設(shè)管理方面的專業(yè)知識，還要有檔案管理方面的專業(yè)知識，因此必須選配和培養(yǎng)有一定專業(yè)知識的管理人才擔(dān)任專職基建檔案員。同時，檔案管理人員要定期參加相關(guān)專業(yè)知識培訓(xùn)，在掌握檔案管理工作的先進方法的同時不斷提高專業(yè)知識。
(三)構(gòu)建制度體系，完善約束機制?；n案工作具有科學(xué)性、系統(tǒng)性、條理性、嚴(yán)謹(jǐn)性、特定性等特點。工程檔案的質(zhì)量關(guān)鍵在于制度。因此，應(yīng)當(dāng)制定出一套切實可行的規(guī)章制度。首先，要在學(xué)校設(shè)立檔案管理機構(gòu)，同時制定崗位職責(zé)，基建部門設(shè)專人負(fù)責(zé)。其次，建立標(biāo)準(zhǔn)化制度，使檔案管理工作各個環(huán)節(jié)都按相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進行，做到有法可依，有章可循。
(四)基建檔案管理要與工程同步，收集要密切跟蹤?；n案資料大部分是在工程整個建設(shè)過程中產(chǎn)生的，為了提高基建檔案的質(zhì)量，就要保證基建檔案工作與工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)同步進行，做到工程進度到哪個階段，檔案收集工作就跟蹤到哪個階段?；üこ桃婚_始就建立檔案;工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行;工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的施工圖的驗收同步進行。
在收集基建檔案的材料時，還應(yīng)注重于“廣”和“全”。不僅要收集可行性研究、設(shè)計、批文、施工、竣工驗收、預(yù)算、決算審計等材料，還要收集在項目建設(shè)過程中形成的各種文件資料。只有這樣，才能建立系統(tǒng)的、連貫的、正確的和完整的基建檔案，才能真正反映出一個工程的建設(shè)全過程，最終有效發(fā)揮基建檔案的作用。
高校基建管理論文文獻
[1]張保云.淺談加強高校檔案管理理[A].齊魯檔案論壇――山東省檔案學(xué)會2009年學(xué)術(shù)年會會刊，2009.2.
[2]梁鈺.基建檔案的收集和利用[J].檔案天地，2011.5.
[3]吳永志.談新形勢下科研單位基建檔案的歸檔工作[J].浙江檔案，2009.3.
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論高?；n案的管理工作
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摘要：高校基建檔案是高校重要的檔案資源，是學(xué)?；üこ痰脑加涗?，文章通過高校檔案的特點，分析了當(dāng)前高校檔案管理中存在的一些問題，提出有效對策，提高高校檔案管理水平，更好的為高校發(fā)展服務(wù)。
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關(guān)鍵詞：高校 基建檔案 對策
近年來，隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校的招生規(guī)模擴大，現(xiàn)有的校區(qū)無法承載擴招后的辦學(xué)條件，由此，各大院校進行了大規(guī)模的新校區(qū)基本建設(shè)項目建設(shè)。由此形成了大量的基建檔案資料。如何做好高?；n案的管理工作，日漸引起人們的關(guān)注和思考。
高?；n案是指在高?；ü芾砗突üこ添椖炕顒又校苯有纬傻挠斜４鎯r值的文字、圖表等。它是高?？萍紮n案的一個重要組成部分，是反映高?；窘ㄔO(shè)歷史和現(xiàn)狀的真實記錄，是籌劃未來的可靠依據(jù)。所以，基建檔案資料質(zhì)量的好壞，直接影響著高校未來建設(shè)的發(fā)展。確保高?；n案資料的完整準(zhǔn)確性和真實性，做好基建檔案的整理。發(fā)揮其查考作用。
一、高?；n案的特點
1、周期性長。工程建設(shè)周期長，一個基建項目要經(jīng)過立項、招標(biāo)、設(shè)計、施工、竣工驗收、審計等階段，完成往往需要幾年時間，甚至更長。建成后的建筑工程使用期限長，建筑物、構(gòu)筑物的使用時間一般都是幾十年甚至上百年，其所形成的檔案也將伴隨它的存在而持續(xù)保存。
2、專業(yè)性強?；n案內(nèi)容的專業(yè)性有其顯著特點，形成在基建領(lǐng)域，在工程勘查、設(shè)計、建筑施工等專業(yè)活動中形成的，按照專業(yè)分工不同，又有各自的不同工程專業(yè)術(shù)語。
3、整體成套性?；n案記錄和反映了基建工程項目建設(shè)從提出工程項目建議、進行工程可行性研究、編制設(shè)計任務(wù)書、工程報建、編制年度基建計劃、工程施工、監(jiān)理、竣工驗收等工程建設(shè)全過程。各個檔案材料之間雖然是以不同的工作階段與專業(yè)施工相區(qū)別，但都是與總體的基建程序和基建內(nèi)容相聯(lián)系，把整個工程的來龍去脈、系統(tǒng)地顯現(xiàn)出來，構(gòu)成一個完整的總體。
4、復(fù)雜性，基建檔案的復(fù)雜性是由基建本身內(nèi)容決定的，它包括建筑、環(huán)保、安裝、給排水、消防、電信、網(wǎng)絡(luò)等知識。大的基建項目又有很多子項工程組成的，涉及到高校的方方面面，使基建檔案的內(nèi)容呈現(xiàn)復(fù)雜性。
二、高?；n案的現(xiàn)狀
1、高?；n案管理制度不完善。目前，大部分高校基建檔案的管理人員還是采取手工檢索方式，為借閱者查詢基建檔案。這種手工檢索方式既耗時又耗力，工作效率低下;同時，工作量大且頻繁的使用紙質(zhì)基建檔案資料容易造成原件破損、不利于長期保存。這種管理方式存在許多的弊端。
2、高?；n案管理意識不強，歸檔材料質(zhì)量不高。高?；ú块T和主管校領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，加上宣傳不夠，使得部門基建管理人員存在著重建設(shè)、輕檔案的思想。在實際工作中，工程項目檔案內(nèi)容丟失，圖物不符，基建材料分散在承辦人和技術(shù)人員手中的現(xiàn)象普遍存在，尤其是當(dāng)設(shè)計變更后，施工記錄遺失特別嚴(yán)重。高校還只能做到目錄級管理，即在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，與之相對應(yīng)的材料和電子資料具體材料沒有，或者是復(fù)印件、或者是用鉛筆書寫的草稿，這些都是不符合歸檔要求的正式檔案資料。對于隱蔽工程、地下管網(wǎng)工程等也普遍存在沒有及時記錄和編制準(zhǔn)確的資料數(shù)據(jù)等竣工檔案。
3、高?；n案管理信息化程度低。高校新校區(qū)建設(shè)一般遠離市區(qū)，工作條件簡陋，和老校區(qū)相對獨立，檔案管理工作條件就更不能保證。雖然新校區(qū)基建建設(shè)項目的設(shè)計、施工、監(jiān)理各方以及政府行政部門都實行了計算機管理，但在工地上很難實現(xiàn)各方彼此信息對接，不能形成項目建設(shè)管理網(wǎng)絡(luò)化。這些既影響了基建工程工作效率，又影響了基建檔案資料的收集，特別是音像電子檔案資料的收集歸檔。
4、高?；n案立卷歸檔不規(guī)范。由于高校的檔案管理人員對基建工程的不了解，沒有深入施工現(xiàn)場，對基建檔案信息認(rèn)識不清，對收集、匯總來的基建資料不能及時、有效進行整理、分類。只能簡單裝訂，不但不能保證檔案的成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，還影響了日后對基建檔案的查閱使用。
三、做好高?；n案的對策
首先，加大宣傳力度、增強基建檔案管理意識。高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度，是搞好基建檔案管理工作的關(guān)鍵因素。因此，基建檔案管理部門要主動匯報，爭取校領(lǐng)導(dǎo)的重視，在人員經(jīng)費、辦公設(shè)備添置經(jīng)費上給予支持和確保。要改變基建檔案管理工作講起來重要，做起來次要，忙起來不要的被動局面。同時，基建檔案管理部門要按照規(guī)范，明確要求基建部門承擔(dān)起基建檔案資源全面建設(shè)和規(guī)范歸檔，提高基建施工人員對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責(zé)任心和自覺性。要求高校基建部門在進行項目建設(shè)時，做到“三個人員到位”，即明確項目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)到位;指定項目專兼職檔案人員到位;落實項目施工安裝單位編制竣工技術(shù)資料圖紙的人員到位。
其次，提高基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強崗位繼續(xù)教育培訓(xùn)。做好高?；n案管理工作，要有檔案方面的專業(yè)知識，還要有工程建設(shè)和工程監(jiān)理方面的相關(guān)知識，能夠積極配合基建部門做好基建檔案的檢查、監(jiān)督工作。所以，高校基建檔案管理人員只有不斷調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，掌握基本的識圖和基建工程業(yè)務(wù)流程，歸檔范圍分類原則等，才能做到統(tǒng)一要求統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一格式。高校每年要安排他們參加專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流活動，提高管理人員自身素質(zhì)，成為合格的基建檔案管理人員。
再次，高校要制定合理的基建檔案歸檔方法。當(dāng)前各高校的基建檔案歸檔范圍一般都是依據(jù)《城建檔案管理規(guī)定》。高校的基建檔案管理者應(yīng)當(dāng)根據(jù)本校的特點制定基建檔案歸檔范圍，這樣既減少了歸檔收集時收集人的工作強度，又使得檔案能在利用范圍內(nèi)較齊全、規(guī)范。同時，高校檔案館要對大型重點基建項目和本校的一般基建項目檔案管理區(qū)別對待，只保存學(xué)校經(jīng)常利用的基建檔案。提高基建檔案歸檔和利用的效率。
最后，加強基建檔案數(shù)字化建設(shè)和管理。
高?；ü芾碚撐奈墨I
[1] 付立彬，付曉彥新形勢下高?；n案管理的探討[J]山西建筑， 2010，36(3).
有關(guān)高?；ü芾碚撐耐扑]：