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高?；?xiàng)目管理信息化能夠全面提高基建項(xiàng)目的管理效率和管理水平,是實(shí)現(xiàn)基建項(xiàng)目管理動(dòng)態(tài)化與精細(xì)化的重要舉措。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的高?；ü芾碚撐?，供大家參考。
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加強(qiáng)高?；n案管理
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[提要] 隨著高?；ㄒ?guī)模的不斷擴(kuò)大和建筑功能的不斷提高，基建檔案管理工作越來(lái)越重要。本文分析高?；n案的作用及高?；n案管理中存在的問(wèn)題，并提出提高高?；n案管理水平的措施。
高?；ü芾碚撐膬?nèi)容
關(guān)鍵詞：高校;基建檔案;措施
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
原標(biāo)題：加強(qiáng)高校基建檔案管理措施研究
收錄日期：2013年5月16日
高?；n案是指高校在工程建設(shè)過(guò)程中形成的，是高校工程建設(shè)全過(guò)程中活動(dòng)的直接記錄，是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)歷史的真實(shí)寫照，也是涉及各方權(quán)益的依據(jù)與憑證，是學(xué)校檔案的重要組成部分。隨著高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的快速發(fā)展，基建檔案管理也越來(lái)越受到高校管理部門的重視。
一、高校基建檔案的作用
(一)歷史記錄作用。高?；n案能夠記載學(xué)校內(nèi)各建筑物、構(gòu)筑物的具體位置，真實(shí)地反映建筑物的建設(shè)全過(guò)程，包含：工程投資計(jì)劃→工程立項(xiàng)批文→工程地質(zhì)勘查→工程圖紙?jiān)O(shè)計(jì)→工程招、投標(biāo)→工程合同→工程施工進(jìn)程→工程竣工驗(yàn)收→工程決算→工程交付使用及工程設(shè)計(jì)變更等全過(guò)程的資料與文件。包含大量的圖紙、圖表、照片、錄像、文字等，它能夠把整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程具體、直觀、清楚地顯現(xiàn)出來(lái)，所含有的是大量有價(jià)值的信息?，F(xiàn)今的各種統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、維修、改擴(kuò)建等工作離開基建檔案都將寸步難行。
(二)憑證作用。高?；n案包含大量依據(jù)性文件，如上級(jí)的工程立項(xiàng)批文，以及政府相關(guān)部門的各種批文，如土地、消防、抗震、防雷、質(zhì)量監(jiān)督、墻改節(jié)能、環(huán)境保護(hù)等相關(guān)批文，這些真實(shí)地記錄了當(dāng)時(shí)的歷史情況，對(duì)今后的房產(chǎn)證辦理、工程事故處理、工程糾紛、土地糾紛等都起著重要的依據(jù)和憑證作用。
(三)參考作用。當(dāng)工程項(xiàng)目進(jìn)行改擴(kuò)建、管網(wǎng)維修時(shí)，就需要完整的基建檔案資料作為參考，研究和分析工程的實(shí)際情況，快速、準(zhǔn)確地制定出具體的施工方案或施工圖紙，這樣既可以避免設(shè)計(jì)的盲目性，節(jié)省時(shí)間，又可減少工作量，少走彎路，加快工程進(jìn)度，提高工作效率。因此，基建檔案具有不可低估的參考作用。
(四)增值作用。工程項(xiàng)目需要進(jìn)行改擴(kuò)建、管網(wǎng)維修時(shí)，如果沒(méi)有準(zhǔn)確的工程檔案作為參考，將不知如何下手，甚至造成很大的浪費(fèi)。例如，管網(wǎng)維修時(shí)，如果有具體的管道平面圖，就會(huì)快速準(zhǔn)確地確定管道的具體位置，就不會(huì)出現(xiàn)刨了埋，埋了再刨的現(xiàn)象，這樣不僅提高了工作效率，更重要的是節(jié)約了人力、物力、財(cái)力，直接起到增值作用，提高了經(jīng)濟(jì)效益。由此可見，基建檔案具有增值作用。
二、高校基建檔案管理中存在的問(wèn)題
(一)檔案材料不夠完整。基建工程由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及歸檔文件套數(shù)多等因素，致使基建檔案數(shù)量很龐雜。在實(shí)際工作中，不少高校的工程檔案不完整。有些是分散在承辦部門和技術(shù)人員的手中;有些是因?yàn)闆](méi)有及時(shí)進(jìn)行整理、分類，隨意放置，致使部分資料丟失，導(dǎo)致檔案資料不完整，不能保持其成套性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，直接影響了基建檔案的質(zhì)量。
(二)檔案意識(shí)不強(qiáng)，編制質(zhì)量不高。由于高校對(duì)基建檔案重視程度不高，導(dǎo)致檔案的收集、整理、編制時(shí)隨意性很大。圖紙?jiān)谑┕み^(guò)程保管不善、丟失、磨損及污染很嚴(yán)重，造成圖紙破舊不堪。有些資料多次涂改導(dǎo)致面目全非。很多資料不符合歸檔規(guī)范要求。
(三)缺乏檔案專業(yè)人員。目前，高校普遍缺乏既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案知識(shí)的綜合性專業(yè)人員，檔案員多數(shù)由基建技術(shù)員或者專業(yè)檔案員兼職?；夹g(shù)員多數(shù)對(duì)檔案知識(shí)和技能不熟悉，未接受過(guò)檔案方面正規(guī)培訓(xùn)，對(duì)資料不能正確地進(jìn)行整理、立卷、歸檔;因?yàn)榛üぷ骶哂泻軓?qiáng)的專業(yè)性，專業(yè)檔案員不熟悉基建業(yè)務(wù)，不清楚需要?dú)w檔的資料的范圍，加上工程參建單位的檔案力量不足，工程交工后帶走大部分資料，導(dǎo)致檔案資料不完整。
(四)缺乏有效的管理和約束機(jī)制。大部分領(lǐng)導(dǎo)重視工程前期工作，如工程的立項(xiàng)、開工、施工進(jìn)度、工程質(zhì)量、投資控制等工作，卻對(duì)工程檔案管理不夠重視，這就造成高?；n案管理工作缺乏統(tǒng)一的約束機(jī)制以及有效的管理手段。對(duì)歸檔的范圍和具體要求等沒(méi)有明確的規(guī)定，無(wú)章可循、無(wú)法可依，不能及時(shí)檢查和總結(jié)，致使基建檔案歸檔滯后、質(zhì)量不高。
三、做好高校基建檔案管理的措施
(一)展開宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)。首先，要加大宣傳力度，使大家了解《檔案法》的具體內(nèi)容;其次，領(lǐng)導(dǎo)需加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視和支持，這是增強(qiáng)檔案意識(shí)的關(guān)鍵;最后，強(qiáng)化檔案管理人員的意識(shí)，由于基建檔案員大多是兼職，應(yīng)不斷提高檔案管理意識(shí)。在實(shí)際工作中不斷地更新觀念，努力開拓信息資源，提高檔案管理質(zhì)量。
(二)設(shè)立專職基建檔案員，提高業(yè)務(wù)水平。基建檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。不僅要有工程建設(shè)管理方面的專業(yè)知識(shí)，還要有檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，因此必須選配和培養(yǎng)有一定專業(yè)知識(shí)的管理人才擔(dān)任專職基建檔案員。同時(shí)，檔案管理人員要定期參加相關(guān)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，在掌握檔案管理工作的先進(jìn)方法的同時(shí)不斷提高專業(yè)知識(shí)。
(三)構(gòu)建制度體系，完善約束機(jī)制。基建檔案工作具有科學(xué)性、系統(tǒng)性、條理性、嚴(yán)謹(jǐn)性、特定性等特點(diǎn)。工程檔案的質(zhì)量關(guān)鍵在于制度。因此，應(yīng)當(dāng)制定出一套切實(shí)可行的規(guī)章制度。首先，要在學(xué)校設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)制定崗位職責(zé)，基建部門設(shè)專人負(fù)責(zé)。其次，建立標(biāo)準(zhǔn)化制度，使檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)都按相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，做到有法可依，有章可循。
(四)基建檔案管理要與工程同步，收集要密切跟蹤。基建檔案資料大部分是在工程整個(gè)建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的，為了提高基建檔案的質(zhì)量，就要保證基建檔案工作與工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)同步進(jìn)行，做到工程進(jìn)度到哪個(gè)階段，檔案收集工作就跟蹤到哪個(gè)階段?；üこ桃婚_始就建立檔案;工程建設(shè)過(guò)程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行;工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與提交一整套合格的施工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。
在收集基建檔案的材料時(shí)，還應(yīng)注重于“廣”和“全”。不僅要收集可行性研究、設(shè)計(jì)、批文、施工、竣工驗(yàn)收、預(yù)算、決算審計(jì)等材料，還要收集在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各種文件資料。只有這樣，才能建立系統(tǒng)的、連貫的、正確的和完整的基建檔案，才能真正反映出一個(gè)工程的建設(shè)全過(guò)程，最終有效發(fā)揮基建檔案的作用。
高?；ü芾碚撐奈墨I(xiàn)
[1]張保云.淺談加強(qiáng)高校檔案管理理[A].齊魯檔案論壇――山東省檔案學(xué)會(huì)2009年學(xué)術(shù)年會(huì)會(huì)刊，2009.2.
[2]梁鈺.基建檔案的收集和利用[J].檔案天地，2011.5.
[3]吳永志.談新形勢(shì)下科研單位基建檔案的歸檔工作[J].浙江檔案，2009.3.
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論高校基建檔案的管理工作
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摘要：高校基建檔案是高校重要的檔案資源，是學(xué)?；üこ痰脑加涗洠?a href='http://www.athomedrugdetox.com/yu/wenzhang/' target='_blank'>文章通過(guò)高校檔案的特點(diǎn)，分析了當(dāng)前高校檔案管理中存在的一些問(wèn)題，提出有效對(duì)策，提高高校檔案管理水平，更好的為高校發(fā)展服務(wù)。
高?；ü芾碚撐膬?nèi)容
關(guān)鍵詞：高校 基建檔案 對(duì)策
近年來(lái)，隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校的招生規(guī)模擴(kuò)大，現(xiàn)有的校區(qū)無(wú)法承載擴(kuò)招后的辦學(xué)條件，由此，各大院校進(jìn)行了大規(guī)模的新校區(qū)基本建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)。由此形成了大量的基建檔案資料。如何做好高?；n案的管理工作，日漸引起人們的關(guān)注和思考。
高?；n案是指在高?；ü芾砗突üこ添?xiàng)目活動(dòng)中，直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表等。它是高?？萍紮n案的一個(gè)重要組成部分，是反映高校基本建設(shè)歷史和現(xiàn)狀的真實(shí)記錄，是籌劃未來(lái)的可靠依據(jù)。所以，基建檔案資料質(zhì)量的好壞，直接影響著高校未來(lái)建設(shè)的發(fā)展。確保高?；n案資料的完整準(zhǔn)確性和真實(shí)性，做好基建檔案的整理。發(fā)揮其查考作用。
一、高?；n案的特點(diǎn)
1、周期性長(zhǎng)。工程建設(shè)周期長(zhǎng)，一個(gè)基建項(xiàng)目要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、審計(jì)等階段，完成往往需要幾年時(shí)間，甚至更長(zhǎng)。建成后的建筑工程使用期限長(zhǎng)，建筑物、構(gòu)筑物的使用時(shí)間一般都是幾十年甚至上百年，其所形成的檔案也將伴隨它的存在而持續(xù)保存。
2、專業(yè)性強(qiáng)?；n案內(nèi)容的專業(yè)性有其顯著特點(diǎn)，形成在基建領(lǐng)域，在工程勘查、設(shè)計(jì)、建筑施工等專業(yè)活動(dòng)中形成的，按照專業(yè)分工不同，又有各自的不同工程專業(yè)術(shù)語(yǔ)。
3、整體成套性?；n案記錄和反映了基建工程項(xiàng)目建設(shè)從提出工程項(xiàng)目建議、進(jìn)行工程可行性研究、編制設(shè)計(jì)任務(wù)書、工程報(bào)建、編制年度基建計(jì)劃、工程施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等工程建設(shè)全過(guò)程。各個(gè)檔案材料之間雖然是以不同的工作階段與專業(yè)施工相區(qū)別，但都是與總體的基建程序和基建內(nèi)容相聯(lián)系，把整個(gè)工程的來(lái)龍去脈、系統(tǒng)地顯現(xiàn)出來(lái)，構(gòu)成一個(gè)完整的總體。
4、復(fù)雜性，基建檔案的復(fù)雜性是由基建本身內(nèi)容決定的，它包括建筑、環(huán)保、安裝、給排水、消防、電信、網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)。大的基建項(xiàng)目又有很多子項(xiàng)工程組成的，涉及到高校的方方面面，使基建檔案的內(nèi)容呈現(xiàn)復(fù)雜性。
二、高?；n案的現(xiàn)狀
1、高?；n案管理制度不完善。目前，大部分高?；n案的管理人員還是采取手工檢索方式，為借閱者查詢基建檔案。這種手工檢索方式既耗時(shí)又耗力，工作效率低下;同時(shí)，工作量大且頻繁的使用紙質(zhì)基建檔案資料容易造成原件破損、不利于長(zhǎng)期保存。這種管理方式存在許多的弊端。
2、高?；n案管理意識(shí)不強(qiáng)，歸檔材料質(zhì)量不高。高?；ú块T和主管校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，加上宣傳不夠，使得部門基建管理人員存在著重建設(shè)、輕檔案的思想。在實(shí)際工作中，工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容丟失，圖物不符，基建材料分散在承辦人和技術(shù)人員手中的現(xiàn)象普遍存在，尤其是當(dāng)設(shè)計(jì)變更后，施工記錄遺失特別嚴(yán)重。高校還只能做到目錄級(jí)管理，即在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，與之相對(duì)應(yīng)的材料和電子資料具體材料沒(méi)有，或者是復(fù)印件、或者是用鉛筆書寫的草稿，這些都是不符合歸檔要求的正式檔案資料。對(duì)于隱蔽工程、地下管網(wǎng)工程等也普遍存在沒(méi)有及時(shí)記錄和編制準(zhǔn)確的資料數(shù)據(jù)等竣工檔案。
3、高?；n案管理信息化程度低。高校新校區(qū)建設(shè)一般遠(yuǎn)離市區(qū)，工作條件簡(jiǎn)陋，和老校區(qū)相對(duì)獨(dú)立，檔案管理工作條件就更不能保證。雖然新校區(qū)基建建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理各方以及政府行政部門都實(shí)行了計(jì)算機(jī)管理，但在工地上很難實(shí)現(xiàn)各方彼此信息對(duì)接，不能形成項(xiàng)目建設(shè)管理網(wǎng)絡(luò)化。這些既影響了基建工程工作效率，又影響了基建檔案資料的收集，特別是音像電子檔案資料的收集歸檔。
4、高校基建檔案立卷歸檔不規(guī)范。由于高校的檔案管理人員對(duì)基建工程的不了解，沒(méi)有深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)基建檔案信息認(rèn)識(shí)不清，對(duì)收集、匯總來(lái)的基建資料不能及時(shí)、有效進(jìn)行整理、分類。只能簡(jiǎn)單裝訂，不但不能保證檔案的成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，還影響了日后對(duì)基建檔案的查閱使用。
三、做好高?；n案的對(duì)策
首先，加大宣傳力度、增強(qiáng)基建檔案管理意識(shí)。高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度，是搞好基建檔案管理工作的關(guān)鍵因素。因此，基建檔案管理部門要主動(dòng)匯報(bào)，爭(zhēng)取校領(lǐng)導(dǎo)的重視，在人員經(jīng)費(fèi)、辦公設(shè)備添置經(jīng)費(fèi)上給予支持和確保。要改變基建檔案管理工作講起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要的被動(dòng)局面。同時(shí)，基建檔案管理部門要按照規(guī)范，明確要求基建部門承擔(dān)起基建檔案資源全面建設(shè)和規(guī)范歸檔，提高基建施工人員對(duì)各種基建資料妥善保管和及時(shí)歸檔的責(zé)任心和自覺(jué)性。要求高?；ú块T在進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，做到“三個(gè)人員到位”，即明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)到位;指定項(xiàng)目專兼職檔案人員到位;落實(shí)項(xiàng)目施工安裝單位編制竣工技術(shù)資料圖紙的人員到位。
其次，提高基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)崗位繼續(xù)教育培訓(xùn)。做好高?；n案管理工作，要有檔案方面的專業(yè)知識(shí)，還要有工程建設(shè)和工程監(jiān)理方面的相關(guān)知識(shí)，能夠積極配合基建部門做好基建檔案的檢查、監(jiān)督工作。所以，高?；n案管理人員只有不斷調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握基本的識(shí)圖和基建工程業(yè)務(wù)流程，歸檔范圍分類原則等，才能做到統(tǒng)一要求統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一格式。高校每年要安排他們參加專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，提高管理人員自身素質(zhì)，成為合格的基建檔案管理人員。
再次，高校要制定合理的基建檔案歸檔方法。當(dāng)前各高校的基建檔案歸檔范圍一般都是依據(jù)《城建檔案管理規(guī)定》。高校的基建檔案管理者應(yīng)當(dāng)根據(jù)本校的特點(diǎn)制定基建檔案歸檔范圍，這樣既減少了歸檔收集時(shí)收集人的工作強(qiáng)度，又使得檔案能在利用范圍內(nèi)較齊全、規(guī)范。同時(shí)，高校檔案館要對(duì)大型重點(diǎn)基建項(xiàng)目和本校的一般基建項(xiàng)目檔案管理區(qū)別對(duì)待，只保存學(xué)校經(jīng)常利用的基建檔案。提高基建檔案歸檔和利用的效率。
最后，加強(qiáng)基建檔案數(shù)字化建設(shè)和管理。
高?；ü芾碚撐奈墨I(xiàn)
[1] 付立彬，付曉彥新形勢(shì)下高?；n案管理的探討[J]山西建筑， 2010，36(3).
有關(guān)高?；ü芾碚撐耐扑]：