有關(guān)會展現(xiàn)場活動管理論文
會展活動的管理中，會展的現(xiàn)場服務(wù)與管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是會展經(jīng)濟管理中非常重要的部分。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的有關(guān)會展現(xiàn)場管理論文，供大家參考。
會展現(xiàn)場管理論文篇一：淺論會展現(xiàn)場服務(wù)與管理
[摘要]會展的現(xiàn)場服務(wù)與管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是會展經(jīng)濟管理中非常重要的部分。在具體會展中，可從布展階段、開展階段及撤展階段的一些基本環(huán)節(jié)來了解會展現(xiàn)場服務(wù)與管理的主要內(nèi)容，通過具體細(xì)節(jié)的管理提高其現(xiàn)場管理的執(zhí)行能力。
[關(guān)鍵詞]會展服務(wù);現(xiàn)場管理;細(xì)節(jié)管理
在當(dāng)今社會，隨著越來越多的汽車展、服裝展、藝術(shù)品展等會展活動的出現(xiàn)，會展或展會已經(jīng)是人們生活中一項熟悉的社會活動。所謂會展并不是孤立的“會”、“展”或展覽 ，而是將展覽與會議、各類貿(mào)易賽事、旅游、藝術(shù)節(jié)等節(jié)事活動相結(jié)合。廣義的會展現(xiàn)場包括展覽、會議、節(jié)事活動等在內(nèi)的全部有形場所和設(shè)施，以及全部相關(guān)無形要素在現(xiàn)場的集合。一個會展項目是否成功，從某種意義上來講取決于該會展項目現(xiàn)場管理是否科學(xué)有效。
?、僬箷F(xiàn)場管理是辦展機構(gòu)對展會現(xiàn)場實施的總體管理，時間上從布展到開展直至撤展結(jié)束。由于現(xiàn)場管理通常是集中在一個較短的時間段，所以，各種事務(wù)顯得集中、眾多和繁瑣。因此，現(xiàn)場管理和服務(wù)顯得尤為重要。②展會現(xiàn)場的地點以主辦方開始啟用后的場館為主，也包括其他相關(guān)涉及的場所，如運輸拆卸場地等。
服務(wù)與管理包括進(jìn)場布置到展覽結(jié)束撤館結(jié)束這段時間，展覽主辦方對參展商、搭建商、運輸商等各類服務(wù)商在內(nèi)的各實施單位在現(xiàn)場按原有計劃進(jìn)行有序的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理，以及對參展商、觀眾在現(xiàn)場所發(fā)生的一切需求所進(jìn)行的協(xié)調(diào)服務(wù)和管理，包含會展活動的開(閉)幕、展場管理、觀眾登記、布展、撤展及相關(guān)活動計劃等主要內(nèi)容。
會展現(xiàn)場管理的原則是：第一，盡量利用服務(wù)鏈外包服務(wù)，進(jìn)行監(jiān)控; 第二，指定專人在專門時間負(fù)責(zé)專項工作，明確分工，分清職責(zé)，責(zé)任到人; 第三，對于重點工作，實行雙重核查制度;第四，對重要環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)人應(yīng)及早提出注意問題，實時監(jiān)督;第五，重視對臨時人員的短期培訓(xùn)。會展現(xiàn)場服務(wù)與管理對成功辦好一屆展覽會至關(guān)重要，現(xiàn)場管理做得不好會影響專業(yè)觀眾和參展商對展覽會的滿意程度，直至影響整個展覽會的品質(zhì)。
一、展會布展階段的管理
會展的布展階段為會展現(xiàn)場管理的前期工作，具體包括展臺搭建的管理、展位展品運輸?shù)墓芾怼⒄股滩颊构芾?、現(xiàn)場保潔與安保等工作。展臺搭建的管理主要是督促和協(xié)調(diào)主場搭建商和主場運輸商相互之間的配合，共同討論和預(yù)防展臺搭建、展品運輸過程中可能出現(xiàn)的問題，以保證布展的順利進(jìn)行。布展的時間通常是三天左右，最短的可能只有一天，甚至更短。在這么短的時間內(nèi)完成繁重的搭建任務(wù)，除了要有科學(xué)化的搭建技術(shù)，更為關(guān)鍵的是做好配合和協(xié)調(diào)事宜，監(jiān)控好整體工作的進(jìn)程。根據(jù)場館、場地做出平面圖紙，并在圖紙上劃分各展區(qū)、展位。將圖紙內(nèi)容與各參展商溝通，以展位價格、品牌影響力、對人流的吸引力等為參數(shù)綜合權(quán)衡各參展商目標(biāo)展位與實際情況的差距，并最終確認(rèn)圖紙展位。
參展商報到之前，主辦方應(yīng)督促好兩項工作：一是按圖紙做好展臺區(qū)域的地線劃分，標(biāo)明展臺號;二是按照圖紙搭好現(xiàn)場服務(wù)辦公的場所，比如組委會辦公室，或主辦方、主場搭建商、主場運輸商的聯(lián)合辦公地點，提前安排好各單位人員、各種器材和資料等到位。③ 確保產(chǎn)品運輸安全是展品運輸與管理的關(guān)鍵，應(yīng)嚴(yán)格按照展前制定的物流計劃分區(qū)域?qū)嵤┱蛊返木臀还ぷ鳌?/p>
主場運輸商可通過展品代理(通關(guān)、驗收、運輸?shù)?提前掌握大部分展品資料，尤其是進(jìn)館的時間進(jìn)度，協(xié)調(diào)運輸、搭建、參展商之間的工作。展品進(jìn)入場館后其包裝箱的堆放與管理常被忽略，往往成為現(xiàn)場管理的盲區(qū)。參展商布展管理的第一項主要工作就是接待參展商報到，這是參展商對主辦方現(xiàn)場服務(wù)的第一印象，一定要引起主辦方各現(xiàn)場工作人員的重視。熱情、周到的接待服務(wù)是會展現(xiàn)場服務(wù)與管理良好的開端。主辦方工作人員協(xié)助參展商了解與展會相關(guān)的各類服務(wù)信息和規(guī)定。
一般大部分參展商都能在規(guī)定的時間內(nèi)完成布展，但也有個別參展商或展品由于交通等因素推遲到達(dá)展會現(xiàn)場，這就需要主辦方提前計劃好展會開幕以后參展商和展品進(jìn)入場館的臨時通道，并要求主場搭建、主場運輸、場館方的工作人員提前就位，協(xié)助參展商盡快參展?，F(xiàn)場保潔與安保工作是展會現(xiàn)場不可缺失的一部分，保潔分別由場館方、主場搭建商分工負(fù)責(zé)。其中，展會場地內(nèi)公共區(qū)域的清潔工作由場館方負(fù)責(zé)，如通道、廁所、餐廳等。展會期間的安全保衛(wèi)工作主要是防止可疑人員進(jìn)入展會、防止展品丟失和被盜，展會消防安全保護以及協(xié)助參展商進(jìn)出的一些安全保衛(wèi)方面的工作等。展會期間的安保工作若不到位，將會直接影響展會的聲譽度。
二、 會展開展階段的管理
開幕式是會展正式開始的標(biāo)志，舉辦開幕式的主要目的是制造氣氛、擴大影響、提高展會的知名度、吸引更多的觀眾來參展。開幕式是參展商和觀眾對展會的第一印象，是主辦方向公眾展示會展規(guī)模和實力的大好機會。隨著會展業(yè)的發(fā)展，會展行業(yè)之間特別是同類題材的展會間競爭越來越激烈，一個成功的展會開幕式不僅可以增強參展商和觀眾對展會的信心，還可以提高業(yè)界和大眾對展會的關(guān)注程度，擴大展會的影響和品牌形象宣傳④。
通常來說，開幕式籌劃的主要工作有確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)人名單、開幕式嘉賓的入場名單、開幕的時間、開幕現(xiàn)場布置、禮儀、現(xiàn)場樂隊等內(nèi)容。要確保開幕式的萬無一失，在開幕主辦方一定要進(jìn)行周密的安排和確認(rèn)，各部門對于開幕式主要流程進(jìn)行預(yù)演，開幕當(dāng)天提前到場，委派專人核查所有的設(shè)備和設(shè)施，并做好隨時應(yīng)對突發(fā)事件的準(zhǔn)備。⑤
觀眾是展會的主體，專業(yè)觀眾是參展商的上帝，同時也可能是潛在的參展商。因此，做好觀眾登記工作非常重要。為了更好地了解觀眾結(jié)構(gòu)，就必須掌握與觀眾有關(guān)的精確數(shù)據(jù)。首先，觀眾注冊和登記處應(yīng)有顯著標(biāo)志，便于觀眾及時找到并辦理現(xiàn)場注冊手續(xù)?，F(xiàn)場要安排專人指引、咨詢和維持秩序。其次，為避免排隊擁擠，要有足夠的登記臺和填表臺。
最后，觀眾登記時，信息要及時收集和匯總，當(dāng)天登記的數(shù)據(jù)要在閉館后送至主辦方現(xiàn)場辦公室，并錄入電腦?，F(xiàn)場數(shù)據(jù)收集主要包括專業(yè)觀眾信息和參展商的信息，參展商的數(shù)據(jù)對展會項目的發(fā)展是至關(guān)重要的。主辦方在開展期間，應(yīng)為參展商和觀眾提供完善的服務(wù)，例如現(xiàn)場設(shè)立咨詢臺解決參展商和觀眾提出的相關(guān)問題，要求咨詢處的工作人員必須要對展會的各個環(huán)節(jié)非常清楚，能夠自主解決問題，幫助客戶聯(lián)系到相關(guān)的負(fù)責(zé)人解決問題。
在會展期間，開展的其他與會展主題相關(guān)的活動主要有論壇、會議、表演、比賽等，這些活動能起到活躍會展現(xiàn)場氣氛、完善會展功能的作用，主辦方、行業(yè)協(xié)會、 參展商都可能是這些活動的主辦者。在會展開展階段應(yīng)在細(xì)節(jié)管理的基礎(chǔ)上推行問題管理法，要求會展的每位工作人員通過細(xì)節(jié)管理及時解決工作中遇到和發(fā)現(xiàn)的問題，并在工作結(jié)束后對問題的改進(jìn)情況進(jìn)行總結(jié)，以提高會展的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。
三、展會撤展階段的管理
會展結(jié)束的標(biāo)志是撤展會議的召開。一般在撤展前一天上午召開會議，商討撤展的各個環(huán)節(jié)，明確各單位的職責(zé)，尤其要決定撤展的具體時間，依次為停止觀眾登記的時間、停止觀眾入場的時間、觀眾清場的時間、斷電的時間、開出門證的時間、開啟貨物通道的時間、閉館的時間等。撤展前一天下午，辦展機構(gòu)就可以把有關(guān)情況以書面形式通知各參展商，以利于其安排第二天的工作。具體工作包括撤除展臺;協(xié)助參展商順利退還展具，協(xié)助參展商妥善處理展品;做好展場清潔，加強安全和消防保衛(wèi)工作及時處理撤展留下的大量垃圾;全場斷電后，查看展場的電表讀數(shù)以便結(jié)賬;核對并確認(rèn)現(xiàn)場費用的清單， 約定時間結(jié)清費用;將主辦方的所有現(xiàn)場資料和設(shè)備等整理后運出展場。會展結(jié)束后，主辦方通過會展中遇到的新、老問題進(jìn)行總結(jié)并提出解決方案或建議，為以后的工作提供借鑒。
四、展會中的細(xì)節(jié)管理
在管理學(xué)中細(xì)節(jié)管理強調(diào)的是一個系統(tǒng)問題。首先，各個管理層的員工必須各司其職，盡心盡力地完成工作要求;其次，對工作要進(jìn)行深挖掘，也就是說每位管理人員對待自己的工作必須從小事做起、做好，才能做好大事⑥。對于會展行業(yè)的工作人員來說，細(xì)節(jié)管理是非常具有現(xiàn)實意義的管理理念。
在會展中，只有讓參展商和觀眾感受到真心實意的微笑，會展的現(xiàn)場服務(wù)才算是成功的。提供良好的服務(wù)就必須要足夠細(xì)心，足夠細(xì)心就需要每一位會展現(xiàn)場管理人員秉承細(xì)節(jié)管理的要求，在工作中注意細(xì)節(jié)。所以，在做現(xiàn)場管理工作時，先把各個場館、現(xiàn)場客服的各個環(huán)節(jié)分成若干工作塊，再把每個工作塊細(xì)分，最后把細(xì)分后的工作責(zé)任到人，就能使看似龐大紛亂的展會工作變得有條不紊。
會展行業(yè)的性質(zhì)決定了服務(wù)是生命，而現(xiàn)場管理工作更是服務(wù)中的服務(wù)，務(wù)必要從每一個細(xì)節(jié)做起。同樣，建立一個完善的展會制度，在細(xì)節(jié)上下功夫是必不可少的，只有制度足夠細(xì)化才能指導(dǎo)工作，使會展行業(yè)得以更好更快地發(fā)展。
[注 釋]
①節(jié)事活動現(xiàn)場管理的基本內(nèi)容[DB/OL].
?、冖邰軓垥跃辏骸稌垢耪摗?，東北財經(jīng)大學(xué)出版社2008年版。
?、荽鞴馊ⅠR聰玲：《節(jié)事活動策劃與組織管理》，中國勞動社會出版社2007年版。
?、蘩璐杭t：《會展案例分析》，大連理工大學(xué)出版社2010年版。
會展現(xiàn)場管理論文篇二：淺論會展現(xiàn)場服務(wù)與管理
[摘要]會展的現(xiàn)場服務(wù)與管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是會展經(jīng)濟管理中非常重要的部分。在具體會展中，可從布展階段、開展階段及撤展階段的一些基本環(huán)節(jié)來了解會展現(xiàn)場服務(wù)與管理的主要內(nèi)容，通過具體細(xì)節(jié)的管理提高其現(xiàn)場管理的執(zhí)行能力。
[關(guān)鍵詞]會展服務(wù);現(xiàn)場管理;細(xì)節(jié)管理
在當(dāng)今社會，隨著越來越多的汽車展、服裝展、藝術(shù)品展等會展活動的出現(xiàn)，會展或展會已經(jīng)是人們生活中一項熟悉的社會活動。所謂會展并不是孤立的“會”、“展”或展覽 ，而是將展覽與會議、各類貿(mào)易賽事、旅游、藝術(shù)節(jié)等節(jié)事活動相結(jié)合。
廣義的會展現(xiàn)場包括展覽、會議、節(jié)事活動等在內(nèi)的全部有形場所和設(shè)施，以及全部相關(guān)無形要素在現(xiàn)場的集合。一個會展項目是否成功，從某種意義上來講取決于該會展項目現(xiàn)場管理是否科學(xué)有效。
①展會現(xiàn)場管理是辦展機構(gòu)對展會現(xiàn)場實施的總體管理，時間上從布展到開展直至撤展結(jié)束。由于現(xiàn)場管理通常是集中在一個較短的時間段，所以，各種事務(wù)顯得集中、眾多和繁瑣。因此，現(xiàn)場管理和服務(wù)顯得尤為重要。
?、谡箷F(xiàn)場的地點以主辦方開始啟用后的場館為主，也包括其他相關(guān)涉及的場所，如運輸拆卸場地等。服務(wù)與管理包括進(jìn)場布置到展覽結(jié)束撤館結(jié)束這段時間，展覽主辦方對參展商、搭建商、運輸商等各類服務(wù)商在內(nèi)的各實施單位在現(xiàn)場按原有計劃進(jìn)行有序的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理，以及對參展商、觀眾在現(xiàn)場所發(fā)生的一切需求所進(jìn)行的協(xié)調(diào)服務(wù)和管理，包含會展活動的開(閉)幕、展場管理、觀眾登記、布展、撤展及相關(guān)活動計劃等主要內(nèi)容。
會展現(xiàn)場管理的原則是：第一，盡量利用服務(wù)鏈外包服務(wù)，進(jìn)行監(jiān)控; 第二，指定專人在專門時間負(fù)責(zé)專項工作，明確分工，分清職責(zé)，責(zé)任到人; 第三，對于重點工作，實行雙重核查制度;第四，對重要環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)人應(yīng)及早提出注意問題，實時監(jiān)督;第五，重視對臨時人員的短期培訓(xùn)。會展現(xiàn)場服務(wù)與管理對成功辦好一屆展覽會至關(guān)重要，現(xiàn)場管理做得不好會影響專業(yè)觀眾和參展商對展覽會的滿意程度，直至影響整個展覽會的品質(zhì)。
一、展會布展階段的管理
會展的布展階段為會展現(xiàn)場管理的前期工作，具體包括展臺搭建的管理、展位展品運輸?shù)墓芾?、參展商布展管理、現(xiàn)場保潔與安保等工作。展臺搭建的管理主要是督促和協(xié)調(diào)主場搭建商和主場運輸商相互之間的配合，共同討論和預(yù)防展臺搭建、展品運輸過程中可能出現(xiàn)的問題，以保證布展的順利進(jìn)行。布展的時間通常是三天左右，最短的可能只有一天，甚至更短。在這么短的時間內(nèi)完成繁重的搭建任務(wù)，除了要有科學(xué)化的搭建技術(shù)，更為關(guān)鍵的是做好配合和協(xié)調(diào)事宜，監(jiān)控好整體工作的進(jìn)程。根據(jù)場館、場地做出平面圖紙，并在圖紙上劃分各展區(qū)、展位。將圖紙內(nèi)容與各參展商溝通，以展位價格、品牌影響力、對人流的吸引力等為參數(shù)綜合權(quán)衡各參展商目標(biāo)展位與實際情況的差距，并最終確認(rèn)圖紙展位。
參展商報到之前，主辦方應(yīng)督促好兩項工作：一是按圖紙做好展臺區(qū)域的地線劃分，標(biāo)明展臺號;二是按照圖紙搭好現(xiàn)場服務(wù)辦公的場所，比如組委會辦公室，或主辦方、主場搭建商、主場運輸商的聯(lián)合辦公地點，提前安排好各單位人員、各種器材和資料等到位。③ 確保產(chǎn)品運輸安全是展品運輸與管理的關(guān)鍵，應(yīng)嚴(yán)格按照展前制定的物流計劃分區(qū)域?qū)嵤┱蛊返木臀还ぷ鳌?/p>
主場運輸商可通過展品代理(通關(guān)、驗收、運輸?shù)?提前掌握大部分展品資料，尤其是進(jìn)館的時間進(jìn)度，協(xié)調(diào)運輸、搭建、參展商之間的工作。展品進(jìn)入場館后其包裝箱的堆放與管理常被忽略，往往成為現(xiàn)場管理的盲區(qū)。參展商布展管理的第一項主要工作就是接待參展商報到，這是參展商對主辦方現(xiàn)場服務(wù)的第一印象，一定要引起主辦方各現(xiàn)場工作人員的重視。熱情、周到的接待服務(wù)是會展現(xiàn)場服務(wù)與管理良好的開端。主辦方工作人員協(xié)助參展商了解與展會相關(guān)的各類服務(wù)信息和規(guī)定。
一般大部分參展商都能在規(guī)定的時間內(nèi)完成布展，但也有個別參展商或展品由于交通等因素推遲到達(dá)展會現(xiàn)場，這就需要主辦方提前計劃好展會開幕以后參展商和展品進(jìn)入場館的臨時通道，并要求主場搭建、主場運輸、場館方的工作人員提前就位，協(xié)助參展商盡快參展?，F(xiàn)場保潔與安保工作是展會現(xiàn)場不可缺失的一部分，保潔分別由場館方、主場搭建商分工負(fù)責(zé)。其中，展會場地內(nèi)公共區(qū)域的清潔工作由場館方負(fù)責(zé)，如通道、廁所、餐廳等。
展會期間的安全保衛(wèi)工作主要是防止可疑人員進(jìn)入展會、防止展品丟失和被盜，展會消防安全保護以及協(xié)助參展商進(jìn)出的一些安全保衛(wèi)方面的工作等。展會期間的安保工作若不到位，將會直接影響展會的聲譽度。
二、 會展開展階段的管理
開幕式是會展正式開始的標(biāo)志，舉辦開幕式的主要目的是制造氣氛、擴大影響、提高展會的知名度、吸引更多的觀眾來參展。開幕式是參展商和觀眾對展會的第一印象，是主辦方向公眾展示會展規(guī)模和實力的大好機會。
隨著會展業(yè)的發(fā)展，會展行業(yè)之間特別是同類題材的展會間競爭越來越激烈，一個成功的展會開幕式不僅可以增強參展商和觀眾對展會的信心，還可以提高業(yè)界和大眾對展會的關(guān)注程度，擴大展會的影響和品牌形象宣傳④。通常來說，開幕式籌劃的主要工作有確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)人名單、開幕式嘉賓的入場名單、開幕的時間、開幕現(xiàn)場布置、禮儀、現(xiàn)場樂隊等內(nèi)容。要確保開幕式的萬無一失，在開幕主辦方一定要進(jìn)行周密的安排和確認(rèn)，各部門對于開幕式主要流程進(jìn)行預(yù)演，開幕當(dāng)天提前到場，委派專人核查所有的設(shè)備和設(shè)施，并做好隨時應(yīng)對突發(fā)事件的準(zhǔn)備。⑤
觀眾是展會的主體，專業(yè)觀眾是參展商的上帝，同時也可能是潛在的參展商。因此，做好觀眾登記工作非常重要。為了更好地了解觀眾結(jié)構(gòu)，就必須掌握與觀眾有關(guān)的精確數(shù)據(jù)。首先，觀眾注冊和登記處應(yīng)有顯著標(biāo)志，便于觀眾及時找到并辦理現(xiàn)場注冊手續(xù)。現(xiàn)場要安排專人指引、咨詢和維持秩序。
其次，為避免排隊擁擠，要有足夠的登記臺和填表臺。最后，觀眾登記時，信息要及時收集和匯總，當(dāng)天登記的數(shù)據(jù)要在閉館后送至主辦方現(xiàn)場辦公室，并錄入電腦?，F(xiàn)場數(shù)據(jù)收集主要包括專業(yè)觀眾信息和參展商的信息，參展商的數(shù)據(jù)對展會項目的發(fā)展是至關(guān)重要的。主辦方在開展期間，應(yīng)為參展商和觀眾提供完善的服務(wù)，例如現(xiàn)場設(shè)立咨詢臺解決參展商和觀眾提出的相關(guān)問題，要求咨詢處的工作人員必須要對展會的各個環(huán)節(jié)非常清楚，能夠自主解決問題，幫助客戶聯(lián)系到相關(guān)的負(fù)責(zé)人解決問題。
在會展期間，開展的其他與會展主題相關(guān)的活動主要有論壇、會議、表演、比賽等，這些活動能起到活躍會展現(xiàn)場氣氛、完善會展功能的作用，主辦方、行業(yè)協(xié)會、 參展商都可能是這些活動的主辦者。在會展開展階段應(yīng)在細(xì)節(jié)管理的基礎(chǔ)上推行問題管理法，要求會展的每位工作人員通過細(xì)節(jié)管理及時解決工作中遇到和發(fā)現(xiàn)的問題，并在工作結(jié)束后對問題的改進(jìn)情況進(jìn)行總結(jié)，以提高會展的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。
三、展會撤展階段的管理
會展結(jié)束的標(biāo)志是撤展會議的召開。一般在撤展前一天上午召開會議，商討撤展的各個環(huán)節(jié)，明確各單位的職責(zé)，尤其要決定撤展的具體時間，依次為停止觀眾登記的時間、停止觀眾入場的時間、觀眾清場的時間、斷電的時間、開出門證的時間、開啟貨物通道的時間、閉館的時間等。
撤展前一天下午，辦展機構(gòu)就可以把有關(guān)情況以書面形式通知各參展商，以利于其安排第二天的工作。具體工作包括撤除展臺;協(xié)助參展商順利退還展具，協(xié)助參展商妥善處理展品;做好展場清潔，加強安全和消防保衛(wèi)工作及時處理撤展留下的大量垃圾;全場斷電后，查看展場的電表讀數(shù)以便結(jié)賬;核對并確認(rèn)現(xiàn)場費用的清單， 約定時間結(jié)清費用;將主辦方的所有現(xiàn)場資料和設(shè)備等整理后運出展場。會展結(jié)束后，主辦方通過會展中遇到的新、老問題進(jìn)行總結(jié)并提出解決方案或建議，為以后的工作提供借鑒。
四、展會中的細(xì)節(jié)管理
在管理學(xué)中細(xì)節(jié)管理強調(diào)的是一個系統(tǒng)問題。首先，各個管理層的員工必須各司其職，盡心盡力地完成工作要求;其次，對工作要進(jìn)行深挖掘，也就是說每位管理人員對待自己的工作必須從小事做起、做好，才能做好大事⑥。對于會展行業(yè)的工作人員來說，細(xì)節(jié)管理是非常具有現(xiàn)實意義的管理理念。
在會展中，只有讓參展商和觀眾感受到真心實意的微笑，會展的現(xiàn)場服務(wù)才算是成功的。提供良好的服務(wù)就必須要足夠細(xì)心，足夠細(xì)心就需要每一位會展現(xiàn)場管理人員秉承細(xì)節(jié)管理的要求，在工作中注意細(xì)節(jié)。所以，在做現(xiàn)場管理工作時，先把各個場館、現(xiàn)場客服的各個環(huán)節(jié)分成若干工作塊，再把每個工作塊細(xì)分，最后把細(xì)分后的工作責(zé)任到人，就能使看似龐大紛亂的展會工作變得有條不紊。會展行業(yè)的性質(zhì)決定了服務(wù)是生命，而現(xiàn)場管理工作更是服務(wù)中的服務(wù)，務(wù)必要從每一個細(xì)節(jié)做起。同樣，建立一個完善的展會制度，在細(xì)節(jié)上下功夫是必不可少的，只有制度足夠細(xì)化才能指導(dǎo)工作，使會展行業(yè)得以更好更快地發(fā)展。
[注 釋]
?、俟?jié)事活動現(xiàn)場管理的基本內(nèi)容[DB/OL].
②③④張曉娟：《會展概論》，東北財經(jīng)大學(xué)出版社2008年版。
?、荽鞴馊?、馬聰玲：《節(jié)事活動策劃與組織管理》，中國勞動社會出版社2007年版。
⑥黎春紅：《會展案例分析》，大連理工大學(xué)出版社2010年版。
會展現(xiàn)場管理論文篇三：哈爾濱車展現(xiàn)場管理問題及對策
摘要：隨著越來越多的車展、服裝展等會展活動的出現(xiàn)，車展已成為人們生活中熟悉的社會活動。車展現(xiàn)場管理是短時間匯集大量的人力、物資，會出現(xiàn)大量的交叉任務(wù)，而哈爾濱車展面臨的是展館設(shè)施設(shè)備不健全、參展商不配合以及自身管理制度存在漏洞。所以通過加強對場館的維護、完善自身以度參展商管理制度等措施來使這些問題能有效解決。
關(guān)鍵詞：現(xiàn)場管理：哈爾濱車展;車展現(xiàn)場管理
一、緒論
針對哈爾濱車展現(xiàn)場管理的現(xiàn)狀以及出現(xiàn)的困難和問題結(jié)合競爭理論、現(xiàn)場管理理論和營銷理論以制定適合哈爾濱車展的管理策略。通過對哈爾濱車展現(xiàn)場管理的研究分析現(xiàn)有哈車展的現(xiàn)狀及問題針對其具體情況充分利用其優(yōu)勢避開其劣勢制定正確、實用的改革策略以便準(zhǔn)確把握車展上的管理節(jié)奏與模式提高專業(yè)觀眾和參展商對車展的滿意程度擴大銷量和盈利最終提出完善改良現(xiàn)場管理策略的對策通過策略的實施對于提高哈車展現(xiàn)有的現(xiàn)場管理水平、拓寬盈利空間、提高競爭實力具有一定的理論和實踐意義。
二、會展現(xiàn)場管理工作的作用和重要性
(一)會展現(xiàn)場管理工作的作用
會展現(xiàn)場管理都是短時間集中了大量的人群、物品等就在這短時間內(nèi)會大量的任務(wù)會交叉出現(xiàn)需要通過一種科學(xué)的方法使這些交叉任務(wù)能有效地分配并且合理地控制是大家共同關(guān)注的問題。也是車展現(xiàn)場管理的意義。
眾所周知會展現(xiàn)場管理是辦展至關(guān)重要的成功因素和致勝環(huán)節(jié)。而會展活動現(xiàn)場管理的成功與否將決定專業(yè)觀眾和參展商對本展會的滿意度以及提升展會的知名度和美譽度。而常久以來大型活動現(xiàn)場管理一直是全球會展活動組織者頭疼的問題。前期精心而充分準(zhǔn)備，現(xiàn)場還是難免發(fā)生各類事件。隨著現(xiàn)代會展業(yè)的日驅(qū)成熟，人們已開始意識到會展活動現(xiàn)場是否能順利進(jìn)行與前期的組織設(shè)計、任務(wù)分工、責(zé)權(quán)分配等有很大關(guān)系。現(xiàn)場管理不到位直接影響會展活動的成敗。以現(xiàn)場管理優(yōu)化為基礎(chǔ)把管理的重點放在現(xiàn)場各職能科室，主動地為現(xiàn)場服務(wù)提供良好的工作條件?，F(xiàn)場管理搞好了企業(yè)管理的整體優(yōu)化才可能實現(xiàn)。
(二)會展現(xiàn)場管理工作的重要性
會展活動現(xiàn)場管理具體體現(xiàn)在對參展商和觀眾的優(yōu)質(zhì)服務(wù)上。它是展覽計劃的具體落實也是直接反映和衡量辦展水平的必要環(huán)節(jié)，理應(yīng)備受會展組織活動組織者的重視。然而會展現(xiàn)場管理、控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜，如若處理不當(dāng)突發(fā)事件必將會釀成大的問題。所以要求現(xiàn)場管理的指揮協(xié)調(diào)成員對展會相關(guān)事宜全盤了解并能及時、果斷做出英明決策。
三、哈爾濱車展現(xiàn)場管理存在的問題及成因
(一)哈爾濱車展的現(xiàn)狀
哈爾濱國際汽車工業(yè)展覽會(哈爾濱國際車展)是由中國汽車工業(yè)協(xié)會、中國汽車工程學(xué)會、黑龍江省經(jīng)濟委員會、哈爾濱市人民政府、哈爾濱長城國際展覽有限公司等單位共同主辦的國際性行業(yè)展會。展會歷經(jīng)16屆，規(guī)模檔次不斷提升，展出面積逐年擴大，得到了整車廠商、零部件企業(yè)和汽車后產(chǎn)品廠家的熱情加盟和積極參與，是國內(nèi)著名的五大車展之一。
哈爾濱國際車展秉承“國際化、專業(yè)化、品牌化、特色化”的定位在展會規(guī)模、運作水準(zhǔn)、展會檔次、精品車型、各展區(qū)特色營造和車展活動六個方面均實現(xiàn)了歷史性突破。哈爾濱國際車展將以其強大的參展陣容、精選的品牌展品、各具魅力的特色展臺、豐富而強烈的文化氣息、悉心地組織策劃來展示世界汽車工業(yè)在新世紀(jì)的新風(fēng)采和新趨向，并一如既往地為廣大參展企業(yè)提供更完善、更專業(yè)、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
(二)哈爾濱車展現(xiàn)場管理存在的問題及成因
盡管哈爾濱車展辦得風(fēng)生水起具有較高的知名度和較大的影響力，被各界人士所看好，得到業(yè)界的肯定和認(rèn)可。但是由于車展觀眾參與人次超負(fù)荷參展商也日益增多的情況下組展商對應(yīng)的工作人員也在逐步增加，長城會展公司歷屆都會聘請大量的學(xué)生志愿者加入管理現(xiàn)場秩序的大軍，分別聘用安保人員及消防官兵來統(tǒng)一配合協(xié)調(diào)車展現(xiàn)場管理。因此車展現(xiàn)場的管理還存在著一些問題，以下是哈爾濱車展現(xiàn)場管理的一些問題和產(chǎn)生的原因。
1.車展布展階段的問題及成因
展會布展是展會開幕前的現(xiàn)場籌備工作，車展的布展時間往往需要一個星期：展位畫線工作、參展商報到和進(jìn)場、展位搭建協(xié)調(diào)工作、現(xiàn)場施工管理和驗收、現(xiàn)場安保工作、現(xiàn)場清潔和布展垃圾等的處理，展會布展正式開始后展會要對布展工作進(jìn)行全面協(xié)調(diào)和管理。但其中存在著組展方、參展方等多方的問題。
2.車展展期階段的問題及成因
一個展覽會從籌備到開展其周期至少在一年以上，而作為展覽開展階段的重點往往只有三到五天。可以說展會現(xiàn)場是一個展覽會的關(guān)鍵，而展會現(xiàn)場管理是重中之重。展會現(xiàn)場管理是展覽計劃的具體落實和辦展水平的直接反映，因而備受主辦方和參展單位的重視。同時展會現(xiàn)場管理、控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容十分龐雜。如果任何一件小事處理不當(dāng)都有可能發(fā)展成大問題繼而影響整個展會的效果。參展商沒有配合組展方工作，沒能認(rèn)真閱讀展會要求，為了一己私欲而違反規(guī)定。這種做法不僅影響其他的同業(yè)展商還害得自己承受不必要的經(jīng)濟罰款。
3.車展撤展階段的問題及成因
展覽結(jié)束后應(yīng)首先配合客戶把展品撤離現(xiàn)場，再進(jìn)行展位的拆除。如果客戶有些材料需要再次使用的應(yīng)幫助其對包運輸如果是需要保存的應(yīng)拆裝。撤展時退回前期預(yù)付的相關(guān)費用，進(jìn)行成本計算，向展館或主辦方退回事先預(yù)付的電插頭、停車證押金等費用。撤展需要參展商的配合，由于車展撤展程序和標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)格，導(dǎo)致不僅是自身的利益受損。如果因為參展商不配合造成的損失只會由他們自己承擔(dān)，同時影響到其他參展商和搭建商關(guān)于撤展的相關(guān)事宜，造成的損失也是由該參展商負(fù)責(zé)賠償。
四、提高哈爾濱車展現(xiàn)場管理水平的建議
(一)車展布展階段問題的解決對策
1.確保展位畫線和地毯鋪設(shè)正確
首先對組展人員進(jìn)行嚴(yán)格專業(yè)的培訓(xùn)，并且按照各參展單位租用的場地面積和位置畫好每一個展位的地域范圍，確定每一個展位的具體位置方便參展商在自己租用的地方搭建展位和陳列展品。展位畫線工作涉及每一個參展商租用展位的具體位置和面積大小，辦展機構(gòu)要認(rèn)真仔細(xì)一絲不茍要按照事先對參展商的承諾如實辦理。在展館計劃鋪設(shè)地毯的地方按計劃鋪設(shè)地毯，如展館的公共區(qū)域、某些標(biāo)準(zhǔn)展位等。地毯鋪設(shè)一定要緊貼地面，要美觀且不能妨礙行人通行。 2.督促現(xiàn)場安全保衛(wèi)工作
布展期間現(xiàn)場人員眾多，各單位布展施工涉及用水用電，有一定的危險性。展會要負(fù)責(zé)展會的一般安全保衛(wèi)工作，但對參展商的展品丟失、損壞和人員傷亡等不負(fù)責(zé)任。所有的展位布置完畢以后展會還要陪同消防和安保部門對所有的展位進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的檢查，保證展會符合消防和安全要求，徹底清除展會現(xiàn)場可能存在的安全隱患。為保護自己的展品和人員安全參展商一般還要對自己的展品和員工投保。除了一些特裝展位由參展商自己搭建以外，展會一般還要負(fù)責(zé)搭建一些標(biāo)準(zhǔn)展位。不管是標(biāo)準(zhǔn)展位還是特裝展位展會要監(jiān)督所有的承建商按展會要求搭建：對于展位搭建中出現(xiàn)的各種問題要及時協(xié)調(diào)處理。
3.加強現(xiàn)場施工管理和驗收
展會要派出專門人員管理各承建商的現(xiàn)場施工，如現(xiàn)場用電、用火、噪聲、展位高度控制、電線線纜的安裝和走向、燈光的設(shè)計和使用、搭建展位的材料的防火性能、展位之間通道寬度的控制、重型機械的地面承重控制、標(biāo)準(zhǔn)展位的標(biāo)準(zhǔn)配置等。要及時查驗避免施工現(xiàn)場秩序混亂和出現(xiàn)安全隱患。
(二)車展開展階段問題的解決對策
1.定期對場館硬件設(shè)施進(jìn)行系統(tǒng)維護
隨著信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及智能化、科技化管理正在成為現(xiàn)代會展場館經(jīng)營管理的趨勢。對物流平臺進(jìn)行嚴(yán)格劃分，加強人手控制物流平臺，提高物流平臺的管理，嚴(yán)禁明火多，派工作人員進(jìn)行巡邏加以看管：與場館協(xié)調(diào)溝通，對場館進(jìn)行維護維修，防止漏雨和停電的發(fā)生以免對參展商造成損失：合理配置有限的停車位，并盡量增加合理停車位以保證車商和專業(yè)觀眾的車有位置?？俊箞鲳^的智能化管理可以通過智能化管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。
2.完善組展商管理制度與機制
會展專業(yè)人才的系統(tǒng)管理，加強對員工的管理和約束，完善公司人員管理制度，調(diào)整人員支援關(guān)系以保證人員流動減緩甚至是留下來繼續(xù)效力。定期為員工設(shè)置培訓(xùn)課程相關(guān)的出差項目，以增進(jìn)員工上升的積極性，提高員工的福利待遇，增多旅游機會，經(jīng)常與員工互動。
五、結(jié)論
通過對哈爾濱車展現(xiàn)場管理的研究，分析現(xiàn)有哈車展的現(xiàn)狀及問題。針對其具體情況并充分利用其優(yōu)勢避開其劣勢，制定正確、實用的改革策略，以便準(zhǔn)確把握車展上的管理節(jié)奏與模式，提高專業(yè)觀眾和參展商對車展的滿意程度，完善場館設(shè)施維護和組展商的管理機制，以擴大銷量和盈利，最終提出完善改良現(xiàn)場管理策略的對策，通過策略的實施，對提高哈車展現(xiàn)有的現(xiàn)場管理水平具有一定的理論和實踐意義。
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