有關(guān)檔案管理論文發(fā)表
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檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的內(nèi)在要求。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的檔案管理論文，供大家參考。
檔案管理論文范文一：人事檔案管理論文
[內(nèi)容摘要]
21世紀(jì)最激烈的競爭當(dāng)屬人才的競爭，一個具有多學(xué)科知識的復(fù)合性人才或許是一個企業(yè)發(fā)展壯大所不可或缺的重要因素。因此人力資源已逐步成為企業(yè)最重要的資源，人力資源管理(Human Resource Management，HRM)也成為現(xiàn)代企業(yè)管理工作中的重要內(nèi)容之一。而在人力資源管理中的基礎(chǔ)工作就是人事檔案管理。
對于企業(yè)來講，員工的人事檔案不但可以使企業(yè)的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息，而且可以為企業(yè)的人力資源管理工作提供相關(guān)的人事信息數(shù)據(jù)支持。譬如：企業(yè)制定員工招聘計劃、培訓(xùn)計劃、合理的使用人員等等。因此，企業(yè)人事檔案管理工作的好壞不但可以直接影響到企業(yè)的人力資源管理，而且會間接的影響到企業(yè)整體管理。 隨著社會的發(fā)展，科技的進(jìn)步，計算機(jī)的應(yīng)用在社會各領(lǐng)域中都得到了普及，越來越多的人都感受到利用計算機(jī)進(jìn)行各類管理的科學(xué)和便捷;認(rèn)識到管理信息系統(tǒng)對于管理工作的重要性。
管理信息系統(tǒng)，MIS(Management Information System)，是一個將企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營中的各種內(nèi)、外部信息進(jìn)行收集、加工、整理、傳遞，并有序地存儲，以用于管理和決策，是企業(yè)增效的信息系統(tǒng)。它能夠使企業(yè)更加及時、準(zhǔn)確、全面、詳實的了解所需的信息數(shù)據(jù)。同時管理信息系統(tǒng)對各種信息數(shù)據(jù)的進(jìn)一步加工，能使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理決策依據(jù)更加充分，更具有合理性、科學(xué)性;從而為社會創(chuàng)造出更多的價值，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造出更多的機(jī)會。另外，管理信息系統(tǒng)可以使企業(yè)的管理更加科學(xué)化、合理化、制度化、規(guī)范化;為企業(yè)的管理水平跨上新臺階;為企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定的發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。 人事檔案管理系統(tǒng)就是典型管理信息系統(tǒng)，通過人事檔案管理系統(tǒng)對人事檔案進(jìn)行管理具有人工管理所無法比擬的優(yōu)點——例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。一個設(shè)計完善，運行穩(wěn)定的人事檔案管理系統(tǒng)可以使人們從繁重的傳統(tǒng)手工管理中解脫出來，從而提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，協(xié)助企業(yè)更好的完成人事檔案管理工作;而且，企業(yè)整體管理的信息化建設(shè)是企業(yè)的科學(xué)化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件，企業(yè)人事檔案管理的信息化又是企業(yè)整體管理信息化建設(shè)的重要組成部分。因此，利用計算機(jī)對企業(yè)人事檔案進(jìn)行管理是必然趨勢，人事檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)管理工作中不可缺少的。所以在畢業(yè)設(shè)計中，我選擇開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)。 在前面曾提到人事檔案管理系統(tǒng)是典型的管理信息系統(tǒng)。這就要求它應(yīng)該能夠為用戶提供有好美觀的窗口界面、充足可靠的信息數(shù)據(jù)、簡單方便的維護(hù)手段和靈活多變的查詢方式以及快捷而準(zhǔn)確的查詢結(jié)果。所以，對于人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計主要包括后臺數(shù)據(jù)庫的建立、維護(hù)以及前端應(yīng)用程序的開發(fā)兩個方面。對于前者而言要求建立起數(shù)據(jù)一致性及完整性強(qiáng)、數(shù)據(jù)安全性好的數(shù)據(jù)庫。對于后者而言則要求具備應(yīng)用程序功能全,易使用等，運行穩(wěn)定等特點。因此，我選用的開發(fā)軟件是Microsoft 公司出品的Visual Fox Pro6.0。
[關(guān)鍵字]：人事檔案、人事檔案管理、人事檔案管理系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫
前 言
本論文將分四個章節(jié)對如下問題做逐一淺析和論述：
一、企業(yè)人事檔案管理工作重要意義;
二、人事檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)管理工作中的重要性;
三、人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā);
四、本人開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)的詳細(xì)說明。
我所設(shè)計開發(fā)的這款人事檔案管理系統(tǒng)，它的開發(fā)平臺是Microsoft公司出品的 Visual Fox Pro 6.0軟件，是典型的管理信息系統(tǒng)軟件——MIS(Management Information System)。其功能包括：系統(tǒng)管理、檔案管理、檔案查詢、檔案統(tǒng)計、檔案輸出、花名冊;為了使程序顯得更具有專業(yè)風(fēng)格，我還在其中加入了一個關(guān)于系統(tǒng)的功能表單，以介紹此系統(tǒng)的相關(guān)信息，如系統(tǒng)版本、開發(fā)日期等。
我在撰寫本片論文和開發(fā)這款人事檔案管理軟件的過程中，為了使所寫的論文更具有說服力;所開發(fā)軟件的功能盡可能完善且更加接近于一個真正的人事檔案管理系統(tǒng)，使其可以充分體現(xiàn)出人事檔案管理工作的各個方面。我參考了1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十次會議通過的《中華人民共和國檔案法》修正案、勞動部和國家檔案局的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》《干部檔案管理工作制度》、《人事檔案管理工作制度》、、《某國有大中型企業(yè)人事檔案借閱查詢的規(guī)定》、《數(shù)據(jù)庫技術(shù)及開發(fā)教程(修訂版)》、《管理信息系統(tǒng)概論》、《SQL Server 2000》教程 、《Visual Fox Pro中文版數(shù)據(jù)庫編程實戰(zhàn)訓(xùn)練》、《計算機(jī)軟件技術(shù)基礎(chǔ)》、《電腦報2003年合訂本》、《電腦報2004年合訂本》、《電腦報2004年合訂本》等一系列相關(guān)的書籍和文獻(xiàn)資料。
但是由于我的知識水平有限，論文的寫作和系統(tǒng)的設(shè)計肯定還存在著許多的缺點和不足。還希望老師給與批評指點。
第一章：企業(yè)人事檔案管理工作的重要意義
一、企業(yè)人事檔案管理工作的內(nèi)容
中華人民共和國第六后全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十二次會議于1987年9月5日通過的《中華人民共和國檔案法》第二條規(guī)定：檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
人事檔案作為檔案的一種，是人事(勞動)管理部門，根據(jù)人事工作需要，以個人姓名為特征集中保存起來的反映員工個人經(jīng)歷、德才情況、工作實績等方面內(nèi)容的文件材料。人事檔案的種類主要有干部檔案和工人檔案。它具有以下主要特點：
(1)全面性。人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考核)、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料。因此，它能記錄員工個人成長，思想發(fā)展的歷史;能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容;是員工個人信息的儲存庫。它概括地反映員工個人全貌。
(2)可利用性。由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事(勞動)部門正確使用人才，合理解決工資等問題的一個重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。
(3)真實性。這是人事檔案可利用性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
(4)動態(tài)性。人事檔案建立后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充.力求縮短檔案與員工實際情況的"時間差"。
(5)流動性。人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果保管人事檔案，而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即"有檔無人"，造成人檔脫節(jié)。這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在人事檔案管理工作中必須堅持"檔隨人走"。在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。
(6)機(jī)密性。人事檔案的內(nèi)容涉及個人功、過等請多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報并不能向他人(包括家庭成員)言及的內(nèi)心隱密等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材抖，不能向社會無條件地提供服務(wù)。
人事檔案的這些特點決定了人事檔案管理工作的特殊性。對于企業(yè)人事檔案管理工作會因企業(yè)的不同而有相應(yīng)的差異。但是，總體說來大致有以下這些方面：
(一)、妥善保管員工檔案;
(二)、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料并立檔;
(三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù);
(四)、登記員工工作、工資、獎懲情況;(五)、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況;
(六)、做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作;
(七)、定期向檔案室等部門移交檔案;
二、企業(yè)人事檔案管理工作的重要意義
21世紀(jì)最激烈的競爭當(dāng)屬人才的競爭，一個具有多學(xué)科知識的復(fù)合性人才或許是一個企業(yè)發(fā)展壯大所不可或缺的重要因素。因此人力資源已逐步成為企業(yè)最重要的資源，人力資源管理(Human Resource Management，HRM)也成為現(xiàn)代企業(yè)管理工作中的重要內(nèi)容之一。而在人力資源管理中的基礎(chǔ)工作就是人事檔案管理。
對于企業(yè)來講，員工的人事檔案不但可以使企業(yè)的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息，而且可以為企業(yè)的人力資源管理工作提供相關(guān)的人事信息數(shù)據(jù)支持。譬如：企業(yè)制定員工招聘計劃、培訓(xùn)計劃、合理的使用人員等等。因此，企業(yè)人事檔案管理工作的好壞不但可以直接影響到企業(yè)的人力資源管理，而且會間接的影響到企業(yè)整體管理。
第二章：人事檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)管理工作中的重要性
一、人事檔案管理系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)的關(guān)系
1.什么是管理信息系統(tǒng)
人事檔案管理系統(tǒng)是典型的管理信息系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)，MIS(Management Information System)，是一個將企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營中的各種內(nèi)、外部信息進(jìn)行收集、加工、整理、傳遞，并有序地存儲，以用于管理和決策，是企業(yè)增效的信息系統(tǒng)。
2.管理信息系統(tǒng)的基本功能
管理信息系統(tǒng)的基本功能是：對信息進(jìn)行采集、處理、存儲、管理、檢索和傳輸?shù)?、并達(dá)到為人們共享的目的。
2.1信息的采集
管理信息系統(tǒng)首先應(yīng)具備信息采集功能，把系統(tǒng)外的和分布在系統(tǒng)各組織內(nèi)部的各種有關(guān)信息收集起來，并轉(zhuǎn)換成系統(tǒng)所需的形式。信息的采集是管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是系統(tǒng)的重要輸入部分，是系統(tǒng)能否工作的前提。
2.2信息處理
進(jìn)入管理信息系統(tǒng)的信息存儲在計算機(jī)中，成為數(shù)據(jù)。要對這些原始數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理、有序存儲、加工處理，即是經(jīng)過分類、排序、查詢、統(tǒng)計、計算、模擬、預(yù)測、判斷等多種處理方式，最后提供有價值的決策信息，供高級管理人員作決策時參考。
2.3信息存儲
在信息化社會中，任何一個企業(yè)和單位都是一個大的信息處理系統(tǒng)，存儲的信息量是相當(dāng)巨大的，必須依靠先進(jìn)的存儲技術(shù)。信息的有序存儲要涉及兩個方面的技術(shù)，一個是硬件的存儲介質(zhì)技術(shù)，另一個則是軟件方面的數(shù)據(jù)存儲的邏輯組織技術(shù)，這就是要求降低數(shù)據(jù)重復(fù)存儲的冗余度，保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性、完整性、安全性和保密性。而在硬件條件相同的條件下，數(shù)據(jù)的組織和存儲所要求的軟件技術(shù)就成為管理信息系統(tǒng)功能發(fā)揮的重要因素。它關(guān)系著管理信息處理信息的效率。
2.4信息的管理
在存儲和組織數(shù)據(jù)量相當(dāng)大的管理信息系統(tǒng)時，數(shù)據(jù)的管理就顯得特別重要，數(shù)據(jù)格式、編碼、組織方式、邏輯結(jié)構(gòu)、訪問權(quán)限和數(shù)據(jù)定義等，對數(shù)據(jù)的有效管理和系統(tǒng)的都有重要的影響，這就是管理信息系統(tǒng)要解決的信息管理問題。
2.5信息的檢索
按一定方式進(jìn)行組織的數(shù)據(jù)構(gòu)成的集合，就是數(shù)據(jù)庫。管理信息系統(tǒng)要求建立相當(dāng)龐大的數(shù)據(jù)庫，從數(shù)據(jù)庫找出所需的有用信息，這就是數(shù)據(jù)的檢索。查詢效率取決于數(shù)據(jù)庫的組織形式和檢索計算方法，這種技術(shù)和方法稱為數(shù)據(jù)庫的挖掘技術(shù)。這些技術(shù)決定了檢索信息的速度，也影響了管理信息系統(tǒng)處理信息的效率和質(zhì)量。
2.6信息的傳輸
信息傳輸?shù)哪康氖菫榱耸剐畔⒆鳛橐环N資源、產(chǎn)品或商品，能為其他人所共享，也使加工和處理信息的行業(yè)成為真正意義上的產(chǎn)業(yè)，這目前已被人們所共識。信息借助于計算機(jī)與通信技術(shù)進(jìn)行傳輸，而不在像以前那樣只能靠某些存儲介質(zhì)來作為傳輸?shù)拿浇?。Internet的出現(xiàn)，使信息傳輸與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)緊密聯(lián)系起來，網(wǎng)上的信息傳輸技術(shù)和其他與通信技術(shù)結(jié)合的信息傳輸技術(shù)，將對管理信息系統(tǒng)的發(fā)展起到極大的促進(jìn)作用。
3.管理信息系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)
一個最簡單的管理信息系統(tǒng)基本上由以下幾個部分組成：信息源、信息處理器、信息管理者、信息使用者。
信息源是數(shù)據(jù)的輸入源，是信息的產(chǎn)生地，它來源于系統(tǒng)外和系統(tǒng)內(nèi)兩方面的信息。 信息處理器由數(shù)據(jù)采集裝置、數(shù)據(jù)變換裝置、數(shù)據(jù)傳輸裝置、數(shù)據(jù)存儲和運行裝置幾個部分組成。
信息管理者主要負(fù)責(zé)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計、運行、維護(hù)和協(xié)調(diào)配合工作。
管理信息信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)如下圖所示：
4.管理信息系統(tǒng)在企業(yè)管理工作中的重要性
管理信息系統(tǒng)的使用能夠使企業(yè)更加及時、準(zhǔn)確、全面、詳實的了解所需的信息數(shù)據(jù)。同時管理信息系統(tǒng)對各種信息數(shù)據(jù)的進(jìn)一步加工，能使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理決策依據(jù)更加充分，更具有合理性、科學(xué)性;從而為社會創(chuàng)造出更多的價值，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造出更多的機(jī)會。另外，管理信息系統(tǒng)可以進(jìn)一步使企業(yè)的管理科學(xué)化、合理化、制度化、規(guī)范化，為企業(yè)的管理水平跨上新臺階，為企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定的發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。
二、人事檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)管理工作中的重要性
人事檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)管理工作不可缺少的一部分，是人力資源管理的基礎(chǔ)工作，人事檔案管理工作的好壞對于企業(yè)的決策者和管理者來說都至關(guān)重要。但一直以來人們使用傳統(tǒng)的人工方式管理人事檔案，這種管理方式存在著許多缺點，如效率低下、保密性差等。另外時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對于檔案的查找、更新和維護(hù)來說都帶來了不少的困難——譬如：用人工的方式對人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計的話，工作量將很大，若公司人員有幾萬甚至幾十萬，人工統(tǒng)計將變得不可想象。
如今，隨著計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)的應(yīng)用在社會各領(lǐng)域中都得到了普及。作為計算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計算機(jī)對人事檔案進(jìn)行管理具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。因為人事檔案管理系統(tǒng)是典型的管理信息系統(tǒng)，所以它應(yīng)該能夠為用戶提供有好美觀的窗口界面、充足可靠的信息數(shù)據(jù)、簡單方便的維護(hù)手段和靈活多變的查詢方式以及快捷而準(zhǔn)確的查詢結(jié)果。一個設(shè)計完善，運行穩(wěn)定的人事檔案管理系統(tǒng)可以使人們從繁重的傳統(tǒng)手工管理中解脫出來，從而提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，協(xié)助企業(yè)更好地完成人事檔案管理工作。
但是，因為利用計算機(jī)對人事檔案進(jìn)行管理必須以電力支持為前提，所以，這種先進(jìn)的管理方式也有它的技術(shù)局限性。一旦沒有電力支持，整套系統(tǒng)將無法運行，導(dǎo)致人事檔案管理工作的癱瘓，因此，信息化管理還不能完全取代傳統(tǒng)管理方式。
[主要參考文獻(xiàn)]
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2.《管理信息系統(tǒng)概論》 高等教育出版社 張寬海 2002年2月第一版
3.《SQL Server 2000》教程 北京希望電子出版社 龔波 2002年7月第一版
4.《Visual Fox Pro中文版數(shù)據(jù)庫編程實戰(zhàn)訓(xùn)練》 人民郵電出版社 宋立智 2003年9月第一版
5.《計算機(jī)軟件技術(shù)基礎(chǔ)》 高等教育出版社 陳建鐸 2003年8月第一版
6. 《管理學(xué)原理》 經(jīng)濟(jì)管理出版社 吳照云 2003年7月第四版
7. www.zjda.gov.cn 浙江檔案網(wǎng) > 中華人民共和國檔案法(修正案)
8. www.happycampus.cn [計算機(jī)論文] 人事檔案管理 2005年9月3日
9. www.jcrtvu.com.cn 人事檔案管理系統(tǒng) 2005年9月3日
10. www.codechina.net 資源中心 - Visiual Basic/Basic 2005年9月3日
檔案管理論文范文二：高職院校畢業(yè)生的檔案管理
【摘 要】
檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等人類社會各項實踐活動，直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的真實記錄。檔案是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)，檔案事業(yè)是維護(hù)歷史真實面貌的永恒的事業(yè)。
【關(guān)鍵詞】
檔案;檔案管理;高職院校;畢業(yè)生
檔案管理工作是一項管理性、服務(wù)性工作，是黨和國家各項建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)，深深植根于人類社會生活，與人類社會發(fā)展同步，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，在經(jīng)濟(jì)與科技發(fā)展、精神文明及和諧社會建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。
在人事聘用制度的日趨完善以及畢業(yè)生就業(yè)“取消統(tǒng)一分配、實行雙向選擇”的大背景下，高校學(xué)生畢業(yè)后去向越來越復(fù)雜，相應(yīng)的檔案管理方式亦越來越多，形式各種各樣，這對檔案管理工作及管理工作者提出更高的要求?，F(xiàn)筆者就新時期高職院校畢業(yè)生的檔案管理淺談如下：
一、新時期檔案管理的重要性
狹義上的檔案工作就是檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會各項事業(yè)服務(wù)的工作。高職院校畢業(yè)生檔案工作是高校工作的組成部分，是提高高職院校工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)學(xué)校歷史真實面貌和學(xué)生切身利益的一項重要工作。
(一)檔案是社會發(fā)展的保障
檔案它以打印文字、親筆手稿、照片、錄音帶、錄像帶的形式保留著真切的歷史痕跡。隨著《中華人民共和國檔案法》頒布實施，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時期，走上了依法管理的軌道，各級檔案部門解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點轉(zhuǎn)移到為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)提供檔案的利用服務(wù)上來，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強(qiáng)，檔案在為社會各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。
(二)檔案是高職院校學(xué)生工作查考的依據(jù)
檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料，是在社會實踐活動中直接形成的、客觀地紀(jì)錄了歷史情況的最可靠的憑證。高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)成績、德智體發(fā)展和受嘉獎或處罰情況等歷史記錄，它可以為學(xué)生就業(yè)、升學(xué)、參軍及政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位聘用人才提供備查的依據(jù)。
二、新時期高職院校畢業(yè)生檔案管理的特點及存在的問題
(一)新時期高職院校畢業(yè)生檔案管理的特點
1. 按照國家教育主管部門就高職院校畢業(yè)生檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，學(xué)生畢業(yè)離校后因各方面原因檔案暫時沒帶走，可由學(xué)校負(fù)責(zé)管理兩年，期滿之前學(xué)生必須將檔案轉(zhuǎn)到工作單位或各城市人才中心進(jìn)行有償管理，否則后果自負(fù)。
2. 畢業(yè)生檔案管理專業(yè)化程度低。大部分高職院校沒有專業(yè)的部門和人員管理，均由學(xué)生工作處或系部代為管理。檔案管理人員不固定，管理意識不強(qiáng);絕大多數(shù)管理員沒有進(jìn)行過專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力差。
3. 學(xué)生檔案管理多樣化。自從國家實施大專院校學(xué)生畢業(yè)自謀出路政策后，畢業(yè)生檔案管理呈現(xiàn)出多樣化、復(fù)雜化。一是畢業(yè)生考上公務(wù)員或到事業(yè)單位工作檔案隨即調(diào)走的;二是參加專升本考試進(jìn)入本科院校轉(zhuǎn)走的;三是畢業(yè)后直接轉(zhuǎn)到人才交流中心或戶口所在政府部門管理的;四是在學(xué)校所在城市或其他城市企業(yè)工作暫時將檔案放在學(xué)校，兩年后轉(zhuǎn)到工作單位或企業(yè)所在相應(yīng)城市的人才中心托管的;五是即不轉(zhuǎn)亦不帶、在學(xué)校寄存滿兩年后也不來拿走的。
(二)新時期高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題
1.是隨著教育體制改革的深入及招生制度的放開，各類中等專業(yè)學(xué)校通過合并或其他形式升格為高職大專院校，且在師資力量和硬件設(shè)施不足的情況下不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，由于人員不足或沒有專業(yè)的部門和人員負(fù)責(zé)，以致造成畢業(yè)生檔案工作被忽視，管理混亂，發(fā)生檔案袋沒封口、學(xué)習(xí)成績由學(xué)生自己到教務(wù)處打印裝袋、部門協(xié)調(diào)欠缺學(xué)生的部分資料沒有裝袋進(jìn)檔等問題。
2.是學(xué)生檔案材料質(zhì)量差。隨著社會的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的發(fā)達(dá)，現(xiàn)代化辦公設(shè)備已逐漸替代了傳統(tǒng)的辦公用具。電腦、電傳、復(fù)印機(jī)等已經(jīng)運用到社會的各個領(lǐng)域，它的普及使我們的社會有了一個新的飛躍，大大提高了辦公效益和辦公質(zhì)量，與此同時也出現(xiàn)了一個不容忽視的問題：那就是由這些現(xiàn)代化辦公用具產(chǎn)生的文字材料耐久性差、易褪變。而學(xué)生檔案大多為電腦打印輸出、復(fù)印機(jī)復(fù)印的文件材料直接歸于檔案中，保存保質(zhì)期短。
三、規(guī)范高職院校畢業(yè)學(xué)生檔案管理的意見與建議
檔案管理工作是各方面管理的重要組成部分，是維護(hù)一個部門歷史真實面貌的一項重要工作，在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項工作，采用科學(xué)管理的工作方法，才能順應(yīng)新時期文書檔案管理發(fā)展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導(dǎo)和服務(wù)于管理工作，實現(xiàn)其工作的特有職能。
(一)領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)檔案管理
學(xué)校要把畢業(yè)生的檔案管理作為日常工作來抓，指派一名領(lǐng)導(dǎo)分管，成立專業(yè)部門，明確專人具體負(fù)責(zé)，切實把高職院校畢業(yè)生的檔案管理從以往的學(xué)生工作處或系部代管中脫離出來，實現(xiàn)檔案規(guī)范化、專業(yè)化、科學(xué)化。
(二)增大投入，加強(qiáng)檔案館庫建設(shè)
檔案館庫是檔案工作最基礎(chǔ)的保障，是實現(xiàn)檔案服務(wù)功能的必要前提。檔案館庫的地點、大小、結(jié)構(gòu)、設(shè)施非常重要，在一定程度上影響到檔案館服務(wù)功能能否充分發(fā)揮。本著“功能運行20年不落后”的基本原則，館庫要按學(xué)校應(yīng)屆畢業(yè)生數(shù)量最大規(guī)模進(jìn)行建設(shè)，設(shè)備設(shè)施要按學(xué)生比例的120%進(jìn)行配套。
(三)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)
檔案工作要適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，必須加強(qiáng)檔案人員隊伍建設(shè)。要加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀和學(xué)生管理工作知識，學(xué)習(xí)檔案工作所需的各種新知識、新技能，做到學(xué)以致用，理論指導(dǎo)實踐，切實把高職院校畢業(yè)生檔案管理各項工作落到實處，避免出現(xiàn)學(xué)生缺檔、漏檔以及檔案材料丟失等情況發(fā)生。
(四)規(guī)范管理，加快檔案信息化建設(shè)
檔案部門要加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，按照學(xué)生所在系部、專業(yè)進(jìn)行電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動畢業(yè)生檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立健全學(xué)生檔案流動情況登記制度，做到隨時可查、隨要隨調(diào)。對畢業(yè)后檔案暫寄存在學(xué)校的學(xué)生，要明確專人對學(xué)生的畢業(yè)動向?qū)嵤└櫣芾?，并在兩年寄存期滿前通知本人到校轉(zhuǎn)移檔案，從而實現(xiàn)檔案信息化管理整體推進(jìn)。
(五)嚴(yán)把質(zhì)量，實現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化
為較好地解決現(xiàn)代化辦公用具產(chǎn)生的字跡材料保存期限不長，易褪變的問題，確保學(xué)生檔案的安全，利于畢業(yè)學(xué)生的就業(yè)、創(chuàng)業(yè)和再深造，更好地服務(wù)于社會、服務(wù)于經(jīng)濟(jì)。因此，學(xué)校在學(xué)生入學(xué)時即時對學(xué)生檔案所用紙張等材料作質(zhì)量要求，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范，符合國家標(biāo)準(zhǔn)，注重公文字跡是否牢固清晰，耐保存。
總之，做好檔案管理工作，可以使檔案在為國家建設(shè)創(chuàng)造社會效益的同時，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。搞好高職院校畢業(yè)學(xué)生檔案管理，是保障學(xué)生自身利益的具體表現(xiàn)，是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位合理用人、用盡其才的借鑒與參考。因此，必須全力做好檔案管理工作，為社會進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更有效的檔案服務(wù)。
【致 謝】
本人的學(xué)位論文是在我的導(dǎo)師談老師的親切關(guān)懷和悉心指導(dǎo)下完成的。她嚴(yán)肅的科學(xué)態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)精神，精益求精的工作作風(fēng)，深深地感染和激勵著我。從課題的選擇到項目的最終完成，談老師都始終給予我細(xì)心的指導(dǎo)和不懈的支持。在此謹(jǐn)向談老師致以誠摯的謝意和崇高的敬意。
在此，我還要感謝在一起愉快的度過大學(xué)生活的每個可愛的同學(xué)們和尊敬的老師們，正是由于你們的幫助和支持，我才能克服一個一個的困難和疑惑，直至本文的順利完成。
在論文即將完成之際，我的心情無法平靜，從開始進(jìn)入課題到論文的順利完成，有多少可敬的師長、同學(xué)、朋友給了我無言的幫助，在這里請接受我誠摯的謝意!謝謝你們!
【參考文獻(xiàn)】
[1]羅莉，關(guān)于檔案工作與構(gòu)建和諧社會結(jié)合點的思考. 澧縣檔案局網(wǎng)站，2012-05.
[2]國家教育部國家檔案局[s]. 高等學(xué)校檔案管理辦法，2008-08-20.
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