摘要：隨著高校教育改革的不斷深化、學(xué)生規(guī)模的擴(kuò)大，使得學(xué)生管理等方面的工作量越來(lái)越繁重，傳統(tǒng)的手工操作已經(jīng)無(wú)法及時(shí)完成大量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、處理，即便使用辦公軟件進(jìn)行學(xué)生的信息化管理，也會(huì)因?yàn)槠浜?jiǎn)單的單機(jī)操作而無(wú)法實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息之間的共享。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及和應(yīng)用為高校的管理模式改變提供了可能。為了提高學(xué)生綜合管理水平，在高校學(xué)生管理工作中使用高效的自動(dòng)化管理系統(tǒng)已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。由此產(chǎn)生的基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的學(xué)生個(gè)人電子檔案的應(yīng)用問(wèn)題也成為高校管理人員需要了解的新課題。
　　關(guān)鍵詞：電子檔案；使用；操作
　　　
　　近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)與高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校在學(xué)生學(xué)生管理、教務(wù)管理、考試組織、成績(jī)管理、收費(fèi)注冊(cè)、綜合審查等等環(huán)節(jié)，幾乎無(wú)一例外地使用信息系統(tǒng)管理，與此同時(shí)就產(chǎn)生了基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為基礎(chǔ)的學(xué)生電子檔案。
　　一、電子檔案使用的優(yōu)點(diǎn)
　　電子檔案的使用是指人們?cè)谟?jì)算機(jī)或計(jì)算機(jī)檢索網(wǎng)絡(luò)的終端機(jī)上，使用特定的檢索指令、檢索詞和檢索策略，從計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索出需要的信息，繼而再有終端設(shè)備顯示或打印的過(guò)程。相比較傳統(tǒng)的檔案查詢，電子檔案具有很大的優(yōu)勢(shì)：
　?。ㄒ唬z索方便快捷；在能與網(wǎng)絡(luò)連接的任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)裝上相應(yīng)的軟件平臺(tái)，就可以實(shí)現(xiàn)學(xué)生電子數(shù)據(jù)的查閱，而不受時(shí)間限制進(jìn)行方便的查詢，極大地提高了工作效率。
　?。ǘz索功能強(qiáng)大；現(xiàn)在的高校學(xué)生規(guī)模少則幾千，多則幾萬(wàn)人，若是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢一個(gè)學(xué)生的某一信息，難度可想而知，但是在計(jì)算機(jī)上檢索一條數(shù)據(jù)，只需幾秒，其功能之強(qiáng)大顯而易見(jiàn)。
　　（三）獲得信息類型多；對(duì)于系統(tǒng)中儲(chǔ)存的信息，既包括學(xué)生的個(gè)人自然信息，也包括學(xué)生的選課、成績(jī)、繳費(fèi)、注冊(cè)等等信息。不同的管理層次和部門，按照自己的權(quán)限去獲取需要的信息。
　　（四）檢索范圍廣泛。由于學(xué)生電子檔案儲(chǔ)存的容量較大，所已在儲(chǔ)存空間允許的情況下，可以將所有歷屆學(xué)生的信息進(jìn)行保存，在需要的時(shí)候方便檢索調(diào)用。