淺談企業(yè)會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化 內(nèi)部控制 控制建設(shè)
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)賴(lài)以生存和發(fā)展的非常有效的管理工具，而內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分，其建設(shè)的如何？對(duì)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益具有重要的作用。目前，隨著計(jì)算機(jī)的普及以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，大多數(shù)企業(yè)使用了電算化的核算系統(tǒng)，尤其是目前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化進(jìn)一步向深層次發(fā)展，這些變化向原來(lái)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制提出了挑戰(zhàn)。新的環(huán)境下，迫切需要新的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制出現(xiàn)。
一、電算化系統(tǒng)下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制與手工系統(tǒng)的區(qū)別
1.執(zhí)行主體不同。手工系統(tǒng)下內(nèi)控的主體為人，而電算化系統(tǒng)下的控制主體為人與計(jì)算機(jī)兩個(gè)方面。
2.控制的對(duì)象不同。在電算化系統(tǒng)下，由于會(huì)計(jì)信息的核算及處理的主體發(fā)生了變化，相應(yīng)地，其控制的對(duì)象也發(fā)生了變化。控制對(duì)象原來(lái)為會(huì)計(jì)處理程序及會(huì)計(jì)工作的相容性等，會(huì)計(jì)資料全部由不同的責(zé)任人分別記錄在紙上以備查驗(yàn)，是以對(duì)人的控制為主；而電算化系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)形成的文件及記錄均記錄在磁性介質(zhì)上，其具有修改不留痕跡、忌磁化等的特點(diǎn)，控制對(duì)象以人與計(jì)算機(jī)二者為主。
3.內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)不同。手工系統(tǒng)下，分別由不相容的各崗位人員來(lái)具體執(zhí)行各項(xiàng)內(nèi)控制度，側(cè)重于對(duì)具體執(zhí)行人員的授權(quán)、批準(zhǔn)、執(zhí)行等崗位職責(zé)的相互分離，相互牽制，實(shí)行稽核檢查制度等。在電算化系統(tǒng)下，當(dāng)會(huì)計(jì)憑證輸入計(jì)算機(jī)之后，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行多項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理，因此，正確的數(shù)據(jù)錄入成為關(guān)鍵環(huán)節(jié)。同時(shí)，在電算化系統(tǒng)中，出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的軟硬件的維護(hù)及分析、電算化程序的安全控制、軟件系統(tǒng)的使用、修改的權(quán)限控制、計(jì)算機(jī)病毒的防治等。
4.內(nèi)控的內(nèi)容及形式不同。手工系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)內(nèi)控主要是針對(duì)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)本身的交易處理，而在電算化系統(tǒng)下，出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的安全及維護(hù)、系統(tǒng)管理及操作員的職責(zé)制度、計(jì)算機(jī)病毒的防治等新內(nèi)容。在手工系統(tǒng)下，對(duì)一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過(guò)具體具有相應(yīng)權(quán)限的人的簽章，不同于手工系統(tǒng)下的多個(gè)業(yè)務(wù)崗位和多個(gè)責(zé)任人獨(dú)立操作而形成的明確的責(zé)任；在電算化系統(tǒng)下，業(yè)務(wù)人員可以利用特殊的授權(quán)，獲得某種權(quán)利進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，由此引起失控而造成損失。手工系統(tǒng)下，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制主要是制度控制；而電算化系統(tǒng)下，是將程序控制和制度控制相結(jié)合。
二、會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制存在的問(wèn)題
在目前的許多企業(yè)中，雖然會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)已經(jīng)投入使用，但是，相應(yīng)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度還存在不完善之處，具體有以下幾個(gè)方面：
1.電算化系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)及電算化崗位不完備，分工不明確。各崗位操作權(quán)限制度沒(méi)有真正落實(shí)到位。有的單位的操作員可以以不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)操作，使分工控制名存實(shí)亡。
2.缺乏專(zhuān)業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)人員。目前，許多會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)熟悉，但對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)缺乏；而系統(tǒng)的維護(hù)人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)熟悉，但對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)不夠了解，使得在系統(tǒng)運(yùn)行中的故障不能及時(shí)分析、排除。
3.設(shè)備及財(cái)務(wù)軟件的安全性及保密性差。設(shè)備的運(yùn)行不能滿(mǎn)足防潮、防塵等各項(xiàng)技術(shù)要求，電腦的系統(tǒng)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)信息資料有面臨被不留痕跡的瀏覽、修改的風(fēng)險(xiǎn)。而現(xiàn)在許多單位缺乏操作的記錄功能，出現(xiàn)問(wèn)題后不便于追究責(zé)任。
4.監(jiān)督的有效性差。有些單位雖然建立了內(nèi)部控制制度，但是由于單位部分人員重視不夠而徒有虛名，沒(méi)有真正執(zhí)行。而單位的內(nèi)部審計(jì)由于其本身的獨(dú)立性比較差，導(dǎo)致沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正本企業(yè)的內(nèi)控制度的缺陷。另外，目前外部注冊(cè)會(huì)計(jì)師還沒(méi)有像年度報(bào)表審計(jì)那樣，形成定期對(duì)企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)制度的審計(jì)規(guī)定。
三、會(huì)計(jì)電算化下，如何加強(qiáng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制建設(shè)
1.嚴(yán)格會(huì)計(jì)工作組織機(jī)構(gòu)的管理。由于會(huì)計(jì)電算化知識(shí)與功能的相對(duì)集中，需要對(duì)原來(lái)的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)做相應(yīng)的調(diào)整，設(shè)立基本的會(huì)計(jì)工作崗位和電算化會(huì)計(jì)的管理、維護(hù)等崗位，制定各崗位人員詳細(xì)的崗位職責(zé)制度，確保實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)的職權(quán)分離。
2.建立安全管理控制制度。為了防止電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)遭到非法侵害，需建立多方面的安全控制制度。主要包括：制定上機(jī)管理制度，保證計(jì)算機(jī)設(shè)備安全的措施，如防火、防潮、防盜、防磁等；通過(guò)上機(jī)記錄制度，形成上機(jī)日志等；按照不相容崗位職責(zé)分離的原則，對(duì)各業(yè)務(wù)崗位人員授予處理自己負(fù)責(zé)工作的授權(quán)制度并嚴(yán)格控制監(jiān)督，健全并嚴(yán)格執(zhí)行防范病毒管理制度；禁止在計(jì)算機(jī)上玩游戲，安裝殺毒軟件、采用網(wǎng)絡(luò)防火墻制度等。
3.強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。面對(duì)電算化系統(tǒng)下的各種風(fēng)險(xiǎn)，必須建立嚴(yán)密的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度。目前，有關(guān)電腦系統(tǒng)的舞弊案件時(shí)有發(fā)生，而且涉及的金額及損失往往比手工系統(tǒng)大得多，使我們更加認(rèn)識(shí)到了電算化系統(tǒng)下加強(qiáng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的重要性。為此，企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及廣大財(cái)會(huì)人員都應(yīng)強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。
4.加強(qiáng)電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)制度是企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)的重要組成部分，在某種意義上說(shuō)是對(duì)其他內(nèi)部控制的再控制。通過(guò)內(nèi)部審計(jì)，可以發(fā)揮其熟悉本單位情況的特點(diǎn)，因此可以進(jìn)行日常性、全過(guò)程的控制及監(jiān)督，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部會(huì)計(jì)制度在執(zhí)行過(guò)程中的不合理環(huán)節(jié)。鑒于內(nèi)部審計(jì)獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，企業(yè)必須建立內(nèi)部監(jiān)督的組織機(jī)構(gòu)，直接對(duì)企業(yè)的高層負(fù)責(zé)，以便使內(nèi)部的審計(jì)工作能夠順暢進(jìn)行。同時(shí)企業(yè)可以考慮定期聘請(qǐng)中介機(jī)構(gòu)，進(jìn)行內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，借助外部中介機(jī)構(gòu)的力量以便更好地查漏補(bǔ)缺。
5.加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制制度涉及的相關(guān)人員的培訓(xùn)。企業(yè)的內(nèi)控制度制定以后，必須注重制度的落實(shí)和執(zhí)行，必須堅(jiān)持對(duì)內(nèi)控制度的執(zhí)行人員包括會(huì)計(jì)人員在內(nèi)的相關(guān)人員，進(jìn)行上崗前及上崗后的培訓(xùn)工作。培訓(xùn)內(nèi)容包括業(yè)務(wù)知識(shí)及企業(yè)自身內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度內(nèi)容兩方面，為內(nèi)控的貫徹執(zhí)行打好基礎(chǔ)。
對(duì)于一個(gè)單位，由于其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的不斷變化，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的也是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程。在電算化系統(tǒng)下，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度將不斷出現(xiàn)新的問(wèn)題，我們應(yīng)從會(huì)計(jì)電算化的實(shí)際出發(fā)，建立和完善更為科學(xué)的內(nèi)部會(huì)計(jì)制度，并根據(jù)執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，逐步完善和提高。
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