團(tuán)隊(duì)管理中的有效溝通
而就IT項(xiàng)目成員來講,大多數(shù)成員不是很善于言談,因?yàn)榇蠖鄶?shù)人基本上和電腦相處的時(shí)間比較多,而與人溝通技巧上相對缺乏。然而項(xiàng)目管理中溝通卻非常重要,既有項(xiàng)目成員之間的溝通,上下級之間的溝通,還有Team之間的溝通,以及和老外的溝通問題。如果溝通不暢,就會導(dǎo)致需求的誤解,目標(biāo)的偏移,項(xiàng)目的delay或失敗,甚至更嚴(yán)重的導(dǎo)致人員的離職,因此在團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目管理中值得我們引起足夠重視。
溝通并不是隨便找人說說話而已,它存在一個(gè)基本問題,也就是心態(tài)(mindset)。一個(gè)人一旦自私、自我、自大起來,是很難與別人溝通的。以下幾種心態(tài)的人都是很難溝通的:
自私:關(guān)心只在五倫以內(nèi),沒有關(guān)心幫助他人之心自我:別人的問題與我無關(guān),不要多管閑事自大:我的想法就是答案,我的解決方法就是最好的。
溝通其實(shí)很簡單,其基本原理就是關(guān)心(concern)。例如,注意他人的狀況與難處;注意他人的需求與不便,注意他人的痛苦與問題,設(shè)身處地的關(guān)心別人。管理者可以經(jīng)常進(jìn)行走動(dòng)管理,而不是整天開會或者坐在電腦前看文件打電話,通過走動(dòng)來控制員工的行為,監(jiān)督員工是否按你的方向去做,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和困難,并串聯(lián)所有團(tuán)隊(duì)成員和資源,保證項(xiàng)目進(jìn)度。關(guān)心還能實(shí)現(xiàn)溝通的另外一個(gè)重要目的,那就是表達(dá)情感,實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)的融洽。
在溝通中,還要有主動(dòng)性(initiative)。如果只是一味等待,那就錯(cuò)過了最好的時(shí)間。溝通是相互的,但只有一方主動(dòng),才能更好的解決問題。例如,組長可以在團(tuán)隊(duì)成員提要求之前主動(dòng)的關(guān)心他的困難并進(jìn)行支援,團(tuán)隊(duì)成員可以主動(dòng)的反饋當(dāng)前的狀況。余博士說在溝通中還要注意語言的運(yùn)用,要準(zhǔn)確,簡練,找準(zhǔn)詞語切入點(diǎn)。要善于運(yùn)用自己的幽默和才智,巧妙的轉(zhuǎn)化資源優(yōu)勢。如果是國外項(xiàng)目,還應(yīng)注意文化背景和角色背景,盡量不要耍弄專業(yè)術(shù)語,而是使用對方熟悉的語言和詞匯簡明的進(jìn)行闡述,這樣才能達(dá)到溝通的效果。
上級對下級布置任務(wù)應(yīng)當(dāng)要將清楚,有的時(shí)候你以為你講清楚了,其實(shí)別人根本沒有聽明白;為了預(yù)防這種情況你就要事后盯牢手下,有沒有按照你的意思去做,采用例如“走動(dòng)管理”的方法。而下級對上級布置的任務(wù)一定要事前問清楚,事后負(fù)責(zé)任。這些都是交代和接受任務(wù)時(shí)候要注意的。
溝通的個(gè)人障礙:
地位差異。例如,有上往下溝通比較容易,有下往上溝通比較有障礙,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要知道這一點(diǎn)并進(jìn)行克服。
來源的可信度。溝通中如果經(jīng)常引用不可信的未經(jīng)證實(shí)的東西為降低溝通可信度,從而達(dá)不到溝通的效果,因此做領(lǐng)導(dǎo)的一定要言出必行。
個(gè)人偏見。
過去的經(jīng)驗(yàn)。有的人特別是領(lǐng)導(dǎo)自恃經(jīng)驗(yàn)豐富,居高臨下和別人進(jìn)行溝通,有時(shí)候就往往影響溝通效果。其實(shí)即使你2004年的經(jīng)驗(yàn)?zāi)玫?007年也不一定管用,更何況是1999年的呢? 項(xiàng)目管理者聯(lián)盟,項(xiàng)目管理問題。
情緒的干擾。領(lǐng)導(dǎo)者特別要控制自己的情緒和脾氣,就是要有高的情商。否則往往嚴(yán)重影響溝通的效果,甚至做出令人懊悔的舉動(dòng)。
這其中還有一些重要的溝通建議,個(gè)人覺得非常有用,摘錄一下:
往下溝通建議:
要了解狀況和瓶頸。對不懂的和不了解的東西一定要做足功課,最好有實(shí)際經(jīng)驗(yàn),才能對手下講出問題的關(guān)鍵和瓶頸;否則會被手下認(rèn)為是外行。
提供方法和建議,緊盯過程。對自己熟悉和有經(jīng)驗(yàn)的領(lǐng)域要給新手提供經(jīng)驗(yàn)和指導(dǎo),中間要緊盯過程,防止事情出現(xiàn)偏差。
作為領(lǐng)導(dǎo)要善于傾聽,要能夠接納別人的意見,而不是經(jīng)驗(yàn)主義和個(gè)人主義。因?yàn)橐郧暗慕?jīng)驗(yàn)不一定在現(xiàn)在適用,而且至少要給手下一次嘗試的機(jī)會。
開會溝通要注意效率,不要形式化,開會扯的很遠(yuǎn)變成聊天會。與會人員要預(yù)先準(zhǔn)備,注意效率,控制時(shí)間,控制與會人員的數(shù)量;大領(lǐng)導(dǎo)盡量少發(fā)言,盡量最后發(fā)言,這樣才能讓大家暢所欲言,否則大領(lǐng)導(dǎo)一旦定調(diào),后面就是一言堂。
注意態(tài)度和姿態(tài),注意講話技巧。要關(guān)心體恤手下的難處,而不是給手下壓力。給手下壓力和情緒化都無助于解決問題。
往上溝通建議:
在和領(lǐng)導(dǎo)溝通前一定要預(yù)先有答案和解決方法,而且一定要有兩個(gè)以上的答案,自己已經(jīng)有想法了。盡量不要給領(lǐng)導(dǎo)出問答題,而是出選擇題。
對各個(gè)答案和對策一定要有優(yōu)劣對比和可能的后果風(fēng)險(xiǎn)評估。
和領(lǐng)導(dǎo)溝通不一定非要在領(lǐng)導(dǎo)辦公室或會議室。只要有機(jī)會,任何時(shí)間地點(diǎn)都可以和領(lǐng)導(dǎo)溝通。
和領(lǐng)導(dǎo)溝通盡量簡化語言和重點(diǎn)。
如何做才能主動(dòng)讓領(lǐng)導(dǎo)了解你?
1.自動(dòng)報(bào)告你的工作進(jìn)度和當(dāng)前狀況。讓上司知道,而不是等他來問你。讓上司知道你現(xiàn)在在干啥,這一點(diǎn)非常重要。
2.對上司的詢問,有問必答,詳細(xì),讓上司放心。
3.充實(shí)自己,努力學(xué)習(xí),跟上上司的境界和步伐,學(xué)會上司的語言,才能了解上司,體察上意,知道上司在煩惱什么,替上司分憂,讓上司輕松。
4.不忙的時(shí)候主動(dòng)幫助別人,而不是獨(dú)善其身。幫助別人就是幫助自己,而且能學(xué)到更多的東西,何樂不為呢?
5.毫無怨言的接受上司布置給你的任務(wù),讓上司圓滿。有時(shí)候上司也有難處,這種任務(wù)你如果能毫無怨言的接下來,事后必有回報(bào)。所以無論什么時(shí)候,一定要毫無怨言的接受上司布置給你的任務(wù),不要做扶不起的阿斗。
6.對自己的業(yè)務(wù)和工作主動(dòng)提出改善計(jì)劃。
最后一段我想對任何人都非常有用,因?yàn)闊o論你現(xiàn)在處于什么位置,上面總有領(lǐng)導(dǎo)管著你。有的人喜歡抱怨自己如何的人才被埋沒,其實(shí)很多時(shí)候還是應(yīng)該多從自身找原因。抱怨領(lǐng)導(dǎo)不了解你,領(lǐng)導(dǎo)憑什么要主動(dòng)來了解你呢?不是領(lǐng)導(dǎo)不了解你的才能,而是你應(yīng)當(dāng)主動(dòng)讓領(lǐng)導(dǎo)了解你的才能,做的讓領(lǐng)導(dǎo)了解和喜歡,如果上面六點(diǎn)你真正做到了,你不讓上司喜歡都難。這就回到了溝通的關(guān)鍵:主動(dòng)溝通,積極溝通。