企業(yè)研究
企業(yè)研究
人事檔案關(guān)系職工的切身利益,供電企業(yè)作為世界五百強(qiáng)的國企也不例外。隨著社會(huì)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步,特別是我國社會(huì)主義市場體制的不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入,舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現(xiàn)的問題,傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要,人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況,在不同程度上存在著許多問題,亟待加以解決。隨著人力資源集約化管理的要求,供電企業(yè)加強(qiáng)了人力資源管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)的建設(shè),傳統(tǒng)的人事檔案管理工作跟現(xiàn)代企業(yè)管理有一定脫節(jié),尤其是在動(dòng)態(tài)管理方面,建立現(xiàn)代企業(yè)人事檔案的管理模式勢在必行。
一、傳統(tǒng)人事檔案管理存在的問題
1.人事檔案的分類變化
供電企業(yè)現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時(shí)期,管理模式基本上是沿襲舊體制,但又有突破舊體制的趨勢。現(xiàn)人事檔案管理依照中組部制定的《干部人事檔案管理辦法》執(zhí)行,人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案兩類管理,沿襲的是身份管理?,F(xiàn)狀是供電企業(yè)已從身份管理改為崗位管理,即管理崗位和非管理崗位。國家也沒有針對企業(yè)出臺(tái)完善的人事檔案管理辦法,現(xiàn)有的管理模式顯然已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的形勢,存在脫節(jié)現(xiàn)象。
2.人事檔案材料尺寸標(biāo)準(zhǔn)變化
《干部人事檔案管理辦法》及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,人事檔案材料大尺寸都采用十六開的規(guī)格。隨著社會(huì)的進(jìn)步,公文的尺寸都有了很大的改變,一般的文件、申報(bào)材料等都改用了A4的尺寸。如供電企業(yè)現(xiàn)有職稱評審表、勞動(dòng)合同書、原始學(xué)歷材料等。人事檔案管理辦法卻沒有進(jìn)行相應(yīng)的修訂,造成材料處理上很多不必要的麻煩。既損壞了材料的原始完整性,又大大增加了人事檔案整理的工作量。
3.人事檔案材料審核標(biāo)準(zhǔn)變化
傳統(tǒng)的人事檔案審核標(biāo)準(zhǔn)鑒于多年沒有調(diào)整,有些標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)跟不上新的時(shí)代要求。如后續(xù)函授教育方面,現(xiàn)大多數(shù)學(xué)校報(bào)名均采用網(wǎng)絡(luò)報(bào)名的方式,在學(xué)籍檔案材料中不存放考生報(bào)名登記表,同以往的人工報(bào)名方式有較大區(qū)別。隨著學(xué)習(xí)形式的多樣化,學(xué)籍材料也隨之有了變化,如網(wǎng)絡(luò)教育、自學(xué)考試等,而一味的套用原有的人事檔案審核標(biāo)準(zhǔn)顯然已經(jīng)不能適應(yīng)要求。
4.紙質(zhì)人事檔案同電子檔案信息不匹配
隨著科技的進(jìn)步,供電企業(yè)現(xiàn)在各項(xiàng)管理均利用計(jì)算機(jī)手段管理復(fù)雜的工作,人力資源管理方面推廣使用的是人力資源管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng),系統(tǒng)中存儲(chǔ)了大量的人員基本信息。但是不同程度的存在有些員工的電子信息同紙質(zhì)檔案并不完全相符的問題,如紙質(zhì)檔案有材料而ERP系統(tǒng)沒有維護(hù)到位、ERP系統(tǒng)有信息而人事檔案紙質(zhì)材料短缺等現(xiàn)象,動(dòng)態(tài)管理工作水平有待于進(jìn)一步提高。
5.員工對人事檔案認(rèn)識(shí)程度變化
1998年以前,供電企業(yè)員工的離退休管理由電力系統(tǒng)辦理,從實(shí)際工作情況出發(fā)可以認(rèn)定員工的某些事實(shí)情況,一定程度上較為忽略員工人事檔案的完整性。自從供電企業(yè)納入社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌之后,離退休人員的審批由地方養(yǎng)老保險(xiǎn)中心辦理,所有的信息要依據(jù)人事檔案進(jìn)行確認(rèn)。人事檔案的規(guī)范與否直接影響到員工養(yǎng)老金的待遇高低,其重要性越來越凸顯。雖然近年來員工對人事檔案的重視程度有了較大的提高,但有很多員工依舊沒有擺脫以往的觀念,認(rèn)為人事檔案沒有什么用處,抱著僥幸的態(tài)度,心存靠企業(yè)吃企業(yè)的思想,沒有真正認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性。
二、加強(qiáng)人事檔案動(dòng)態(tài)管理的措施
1.改變?nèi)耸聶n案的分類管理
結(jié)合供電企業(yè)管理現(xiàn)狀,在國家規(guī)范的職工人事檔案標(biāo)準(zhǔn)沒有出臺(tái)以前,筆者認(rèn)為可以有兩種分類辦法。一是供電企業(yè)可以將科級(jí)干部人事檔案按照中組部頒發(fā)的《干部人事檔案管理辦法》規(guī)范,歸為領(lǐng)導(dǎo)干部(科級(jí)及以上)類、一般員工類。二是分為三類,即領(lǐng)導(dǎo)干部類、一般管理崗位類、非管理崗位類。領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案管理嚴(yán)格遵守《干部人事檔案管理辦法》執(zhí)行,其他人員人事檔案管理參照執(zhí)行。
2.規(guī)范人事檔案入檔材料的尺寸
從最大程度上保存人事檔案原始材料、目前公文及材料的尺寸、原有人事檔案材料等因素出發(fā),筆者建議人事檔案材料的處理可以分為兩種情況處理:按照舊標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)整理和規(guī)范的人事檔案可以按照以往的尺寸要求(十六開)進(jìn)行處理材料,新建人事檔案可以按照A4尺寸進(jìn)行整理和規(guī)范。
3.加強(qiáng)紙質(zhì)檔案同信息系統(tǒng)電子檔案同步管理
供電企業(yè)目前人資管理一般采用人力資源管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng),兩個(gè)系統(tǒng)均采集了人員的基礎(chǔ)信息,要做到紙質(zhì)檔案同電子檔案同步管理,必須從完善人力資源制度和流程管理出發(fā),處理好人事檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)系,加強(qiáng)過程管理。
(1)完善制度建設(shè)和流程管理。供電企業(yè)人力資源管理一般分為干部管理、職稱管理、合同管理、人事檔案管理、薪酬管理、統(tǒng)計(jì)管理等多個(gè)崗位,人資管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息基本涉及全部崗位。紙質(zhì)檔案和電子信息要做到完全一致,必須建立完善的制度和流程,明確各個(gè)環(huán)節(jié)各個(gè)崗位的職責(zé)。人事檔案管理崗位同其余每個(gè)崗位都聯(lián)系緊密不可分割,從中起到紐帶的作用,否則實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案同步動(dòng)態(tài)管理將會(huì)成為空談。如干部管理崗位在干部調(diào)整后要及時(shí)維護(hù)信息,規(guī)定在一定時(shí)間內(nèi)必須將相應(yīng)的干部任命審批表及考察報(bào)告等材料遞交人事檔案管理崗位。職稱管理崗位在職稱評審結(jié)束后要及時(shí)維護(hù)信息,同時(shí)將相應(yīng)的職稱評審材料遞交人事檔案管理崗位。勞動(dòng)合同管理崗位在勞動(dòng)合同簽訂后要及時(shí)維護(hù)信息,同時(shí)將相應(yīng)的勞動(dòng)合同書遞交人事檔案管理崗位等。
(2)收集紙質(zhì)檔案和ERP系統(tǒng)信息維護(hù)互為促進(jìn)。及時(shí)收集材料是使檔案內(nèi)容常新的必要手段,ERP系統(tǒng)信息及時(shí)維護(hù)是保證基礎(chǔ)信息分析質(zhì)量的關(guān)鍵。人事檔案材料的形成來源,可以是一級(jí)組織,一個(gè)部門或者一個(gè)人。收集鑒別就是去蕪存真,保證材料完整性、真實(shí)性的重要過程。將兩個(gè)環(huán)節(jié)緊密結(jié)合,收集紙質(zhì)檔案材料的同時(shí)確認(rèn)ERP系統(tǒng)是否維護(hù)信息,確保不出現(xiàn)有材料系統(tǒng)沒有維護(hù)的現(xiàn)象。ERP系統(tǒng)維護(hù)信息的同時(shí)要依據(jù)材料準(zhǔn)確維護(hù),嚴(yán)禁空穴來風(fēng),發(fā)生沒有紙質(zhì)材料卻有電子信息的情況。兩者相互制約,相互促進(jìn),才能真正實(shí)現(xiàn)同步。
(3)人事檔案管理環(huán)節(jié)和ERP信息系統(tǒng)緊密聯(lián)系。人事檔案整理同ERP信息核查聯(lián)系。整理歸檔是材料有規(guī)律結(jié)合轉(zhuǎn)化為檔案的過程。對收集鑒別后的材料和檔案,按統(tǒng)一規(guī)格要求和方法步驟進(jìn)行加工整理,按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。這不僅是每本檔案內(nèi)容完整、條理化的過程,也是每一類檔案實(shí)用、系統(tǒng)化的過程,同時(shí)是對ERP系統(tǒng)信息的再一次核查過程,為人事檔案的動(dòng)態(tài)管理和信息系統(tǒng)的及時(shí)更新奠定基礎(chǔ)。
人事檔案利用同ERP系統(tǒng)人員變化聯(lián)系。人事檔案在規(guī)范管理的基礎(chǔ)上要能及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用,避免利用工作中檔案的損壞與流失,隨時(shí)保持檔案管理與ERP信息系統(tǒng)人數(shù)相一致。隨著企業(yè)人員的配置流動(dòng)及自然增減(死亡、退休等)要及時(shí)轉(zhuǎn)遞轉(zhuǎn)移檔案。包括做好轉(zhuǎn)遞原因的登記與保管,如:新分配人員的名冊表、調(diào)動(dòng)人員的調(diào)令等;還要包括健全的轉(zhuǎn)遞手續(xù),如:轉(zhuǎn)遞證明、回執(zhí)簽字、審核登記、死亡與解除檔案的登記等,確保轉(zhuǎn)遞檔案的安全與到位。確保做到有人就有檔,ERP系統(tǒng)信息有據(jù)可查。
人事檔案規(guī)章制度同ERP系統(tǒng)管理制度聯(lián)系。人事檔案管理要進(jìn)一步健全包括查閱、借閱、收集、鑒別、校對、利用、轉(zhuǎn)遞、保管、保密等一系列管理規(guī)章制度。制定人事檔案各項(xiàng)規(guī)章制度時(shí)要同ERP系統(tǒng)管理制度緊密結(jié)合,用制度認(rèn)真規(guī)范人事檔案和ERP系統(tǒng)信息維護(hù)管理環(huán)節(jié)的工作,保證落實(shí)與實(shí)施更加科學(xué)的管理。
4.加強(qiáng)人事檔案重要性的宣傳
針對員工對人事檔案重視程度不夠的問題,供電企業(yè)要結(jié)合工作中出現(xiàn)的形形色色的問題,及時(shí)同員工進(jìn)行溝通,廣泛宣傳人事檔案和員工自身切身利益的關(guān)系。必要時(shí)可以結(jié)合一些個(gè)例,舉辦講座或培訓(xùn)班,逐步擴(kuò)大宣傳面,使員工從自身的角度注重起人事檔案建設(shè)的重要性,讓員工樹立只有人事檔案有材料不算有,只有ERP系統(tǒng)有也不算有的觀念,調(diào)動(dòng)起員工監(jiān)督積極性,促進(jìn)人事檔案和ERP系統(tǒng)同步規(guī)范。
人事檔案的動(dòng)態(tài)細(xì)化管理是一個(gè)結(jié)構(gòu)龐大,運(yùn)作細(xì)致的系統(tǒng)工程,隨著供電企業(yè)人力資源集約化管理越來越高的要求,動(dòng)態(tài)管理重要性日益凸顯。越是加強(qiáng)基礎(chǔ)管理工作,這種管理的回報(bào)就越大。人事檔案管理同ERP系統(tǒng)管理做到同步,充分發(fā)揮檔案信息的資源優(yōu)勢,恰似給傳統(tǒng)的人力資源管理插上了翅膀,為飛速提高人力資源工作管理水平奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),為企業(yè)人力資源的開發(fā)與管理發(fā)揮積極作用。