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大型會(huì)議接待流程是怎樣的

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大型會(huì)議接待流程是怎樣的

  公司準(zhǔn)備舉辦大型會(huì)議,而作為會(huì)議接待工作人員的你是否對(duì)開會(huì)議的流程接待清楚呢?下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的大型會(huì)議接待流程,希望對(duì)你有幫助。

  大型會(huì)議接待流程

  一、 會(huì)議報(bào)道之前的工作

  1、與會(huì)議主辦單位確認(rèn)會(huì)議的報(bào)到日期、會(huì)議名稱、會(huì)議用水牌和布標(biāo)、到會(huì)的大致人數(shù)、使用會(huì)議室的日期和會(huì)議室擺設(shè)方式、會(huì)務(wù)組老師(或工作人員)到達(dá)日期(確認(rèn)航班或車次)、會(huì)務(wù)組的會(huì)議要求(會(huì)議主辦單位內(nèi)容, 到會(huì)講課老師的安排和待遇、接送問(wèn)題、酒店住宿安排、講課的時(shí)間、有關(guān)會(huì)議安排的細(xì)節(jié)問(wèn)題、會(huì)后考察的具體行程安排);同時(shí)提供所掌握的酒店情況給會(huì)議的老師以供其參考,在推薦酒店的過(guò)程中需要注意選擇的酒店的價(jià)格在符合會(huì)議要求的范圍內(nèi)。

  2、在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥(房間、餐標(biāo)、會(huì)議室價(jià)格按天計(jì)算、酒店位置),落實(shí)在會(huì)議報(bào)到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式(需根據(jù)報(bào)到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車);落實(shí)會(huì)后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機(jī)票、地接社(只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂)。

  ▲會(huì)議場(chǎng)地要求:9個(gè)多媒體教室;容納2-300人左右

  3、在酒店預(yù)訂完畢后,將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方,尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場(chǎng)或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車(公交車)方式告知會(huì)議主辦方;同時(shí)可再次與對(duì)方確認(rèn)會(huì)議報(bào)到人數(shù)和日程安排有無(wú)變化或是更改。

  4、第三項(xiàng)(3、)工作完畢后可向行程用車單位或個(gè)人、導(dǎo)游、機(jī)車票、地接社作出相對(duì)準(zhǔn)確的答復(fù),以便對(duì)方作出相應(yīng)的安排和接會(huì)準(zhǔn)備。

  5、準(zhǔn)備會(huì)議所用相關(guān)用具(會(huì)議在酒店或團(tuán)隊(duì)車輛使用的各類標(biāo)識(shí)、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋包括:筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時(shí)刻表、相應(yīng)的返程交通價(jià)格表、會(huì)后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌)同時(shí)通知會(huì)議用酒店此次會(huì)議的名稱和對(duì)于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿。

  6、通知酒店,會(huì)務(wù)工作人員需要提前一天也可根據(jù)到會(huì)人員的情況而定進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會(huì)務(wù)組用房;同時(shí)通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話、車型及接站人員會(huì)議所在酒店和會(huì)務(wù)組房間號(hào);同時(shí)與會(huì)議主辦方聯(lián)系告知會(huì)務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會(huì)議的名稱和報(bào)到地點(diǎn)、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會(huì)務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員

  二、 會(huì)議報(bào)到前準(zhǔn)備工作

  1、入住酒店的工作人員須將會(huì)務(wù)組房間布置好以便會(huì)議報(bào)到時(shí)使用;同時(shí)與酒店各個(gè)相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會(huì)議細(xì)節(jié)問(wèn)題(如:會(huì)議用布標(biāo)、水牌、會(huì)議室、餐廳的情況);將會(huì)務(wù)組標(biāo)識(shí)張貼好在容易看到的地方。

  2、詳細(xì)了解本會(huì)議所用場(chǎng)所的位置。如: 餐廳、會(huì)議室、會(huì)務(wù)組老師和講課老師所用的房間。

  3、相關(guān)會(huì)議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況。如:會(huì)場(chǎng)布置情況、多媒體投影儀。

  三、 會(huì)議期間的工作

  1、會(huì)議在報(bào)到期間最重要的是收費(fèi)。在收費(fèi)過(guò)程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書面登記。

  收費(fèi)過(guò)程中必須嚴(yán)格按程序操作,及:

  (1)確定學(xué)員情況

  (2)根據(jù)情況計(jì)算應(yīng)交費(fèi)用

  (3)填寫收費(fèi)據(jù)不撕!

  (4)收款

  (5)將收據(jù)撕下交于學(xué)員

  (6)填寫報(bào)到表。

  2、在出現(xiàn)收費(fèi)后,收據(jù)已開出的情況下;學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在原收據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行加注或更改,更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。

  四、會(huì)議期間需要注意注意問(wèn)題

  1、會(huì)務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。

  2、會(huì)務(wù)組所用的書面文件需保存完好。

  3、會(huì)務(wù)費(fèi)的支出或相互來(lái)往必須以書面形式體現(xiàn);及相互出據(jù)憑證。

  4、各人會(huì)務(wù)款必須保管好,做到每天進(jìn)行清點(diǎn),保險(xiǎn)安全的寄存。

  大型會(huì)議預(yù)定籌備的流程

  一、會(huì)議預(yù)訂

  1. 如果公司沒(méi)有單獨(dú)的大型會(huì)議室,我們就需要先從各酒店預(yù)訂會(huì)場(chǎng),最好是離公司最近,也方便吃住的商圈開始尋找會(huì)場(chǎng),并做好預(yù)訂。

  2. 會(huì)議預(yù)訂確定內(nèi)容事項(xiàng)

  1)會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、公司名稱、會(huì)務(wù)組聯(lián)系人、會(huì)議人數(shù)、場(chǎng)地租金、免費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)項(xiàng)目、結(jié)帳方式、其他要求。

  2)會(huì)場(chǎng)布置形式:課桌式、劇院式、U字形、T字形、回字形、雞尾酒字形、口字型等。

  3)會(huì)議用品基礎(chǔ)配置:大便簽紙、鉛筆(刀筆)、話筒、移動(dòng)白板套裝、投影儀、幕布、會(huì)議臺(tái),會(huì)場(chǎng)指示牌。(如無(wú)特殊說(shuō)明,不得使用KTV系統(tǒng))

  4)會(huì)議收費(fèi)項(xiàng)目:茶歇(紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水),橫幅制作。

  3. 完成會(huì)議預(yù)定流程后,一般需要提前兩天下會(huì)議通知書給各參會(huì)人員,抄送給公司上級(jí)。

  二、會(huì)場(chǎng)布置

  1. 會(huì)場(chǎng)布置一般由承接會(huì)議的酒店負(fù)責(zé)安排按會(huì)議通知單要求布置會(huì)場(chǎng)工作,會(huì)議籌備組協(xié)助酒店布置。

  2. 會(huì)議期間的茶水服務(wù)由酒店方負(fù)責(zé),會(huì)務(wù)組可以根據(jù)需求選擇茶水的品種。

  3. 會(huì)議擺放標(biāo)準(zhǔn):會(huì)議桌椅橫豎一條線,便簽橫豎一條線,鉛筆統(tǒng)一斜45度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對(duì)齊。

  4. 橫幅放置最好是會(huì)場(chǎng)最前方或者最后方的上邊緣,方便拍照時(shí)的整體效果提現(xiàn)。鮮花布置可以放在講臺(tái)的最中央,最好是重要領(lǐng)導(dǎo)的前方。

  三、會(huì)議開始前檢查

  1. 會(huì)前檢查一般由承辦酒店帶領(lǐng)會(huì)務(wù)組組成檢查小組負(fù)責(zé)

  2. 會(huì)前檢查要求:桌椅是否符合標(biāo)準(zhǔn)、紙筆水?dāng)[放是否符合標(biāo)準(zhǔn)、整體無(wú)垃圾、無(wú)污漬,臺(tái)面干凈、整潔。

  3. 會(huì)議設(shè)備檢查要求:提前半個(gè)小時(shí)確保會(huì)議區(qū)域照明全部正常使用;夏季空調(diào)保證在25度、冬季保證在28度;會(huì)議室音響、話筒、投影等設(shè)備確保運(yùn)行正常。

  4. 復(fù)審會(huì)議通知單上的內(nèi)容,會(huì)務(wù)組及時(shí)與酒店方跟進(jìn)。

  四、會(huì)議清場(chǎng)

  1. 會(huì)場(chǎng)清理一般由承辦酒店負(fù)責(zé),但作為會(huì)務(wù)組要清點(diǎn)下自己帶的物品和工具,整理好,以免落下。

  2. 使用后的多媒體設(shè)備內(nèi)的U盤或資料盡量妥善保管好,如使用酒店電腦,切記不要把重要資料留在電腦里,以免泄漏。

  五、賬務(wù)結(jié)算

  1、一般會(huì)務(wù)組都會(huì)有一個(gè)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)議籌備組織的財(cái)務(wù)支出和收入。

  2、結(jié)算時(shí)記得根據(jù)公司的要求開具發(fā)票(增值稅普票和專票)。

  3、賬務(wù)結(jié)清后回到公司要整理下這次會(huì)議成功召開的報(bào)告以備向上級(jí)匯報(bào)。

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