關(guān)于會議接待禮儀
關(guān)于會議接待禮儀
會議接待是一項非常重要的工作，做好會議接待工作，對于塑造組織形象具有重要意義。下面是小編為你整理的會議接待禮儀，希望對你有幫助。
會議接待禮儀
在商務場合中，我們會經(jīng)歷大大小小的會議，正式的會議是非常講究的。商務會議時間一般要持續(xù)好幾個小時，會議上商討重要事情，做出重大決定，參會人員要高度集中精神，所以對參會人員的接待服務工作就顯得十分重要。
您懂得，會場環(huán)境力求莊重舒適;
別忘了，結(jié)合會議內(nèi)容設計布置。
會場環(huán)境應給人莊重、舒適的感覺，環(huán)境整潔，燈光亮度適中，可適當擺放室內(nèi)植物和桌面插花。根據(jù)參加會議人數(shù)選擇會場大小及臺型布置，小型會議可采用圓桌或“回”字臺型，大中型會議可采用禮堂型或教室型。根據(jù)會議內(nèi)容還可通過一定的物品和手段，渲染與之相配的氣氛。
您懂得，注重細節(jié)做好會議保障;
別忘了，做好預案應對突發(fā)事件。
茶杯須經(jīng)過消毒，確保無黃斑、無缺口。礦泉水瓶密封完好，在保質(zhì)期內(nèi)。鮮花無枯枝、敗葉。會場提供的筆應油墨飽滿、書寫通暢，紙本干凈整潔。調(diào)整投影設備，使其亮度和大小適當。調(diào)試話筒效果，使音量適中。調(diào)節(jié)空調(diào)溫度，將室內(nèi)溫度控制在26℃左右，并保持室內(nèi)濕度適中、空氣清新。做好預案應對突發(fā)事件，保證安全通道暢通，嚴禁外來人員闖入會場，有條件的話會場可配備備用電源、應急照明設備和急救藥箱等。
您懂得，提前熟悉環(huán)境方便指引;
別忘了，面帶微笑禮貌迎接賓客。
會議服務人員應提前熟悉會場周圍環(huán)境，方便指引。會議開始前，迎賓人員應在會議室門口迎候參加會議的客人到達，并禮貌引領到簽到處簽到。迎接來賓入座時，要面帶微笑，用語禮貌，舉止大方，手、語并用。冬季，對進入會場的來賓脫下的衣帽，服務人員及時伸手去接，并掛至衣帽架上。
您懂得，關(guān)注客人動態(tài)及時提供服務;
別忘了，遵守會場秩序嚴守保密規(guī)定。
會議開始后，在會議室門口掛上“請勿打擾”的牌子。會議服務人員應站立在會場周圍，觀察所負責區(qū)域賓客是否需要服務，絕不能因為站立時間過長，而倚靠會場墻壁或柱子。添加茶水時，倒至七分滿，并注意客人的動態(tài)，以免發(fā)生碰撞。在會場服務時，語言、動作要輕，盡量不干擾討論中的客人或正在發(fā)言的客人。遵守會場規(guī)定，不得隨意翻閱會議文件或打聽會議內(nèi)容，對于所聽到的會議內(nèi)容應保密。
您懂得，會議結(jié)束門口立崗送客;
別忘了，整理會場做好資料回收。
會議結(jié)束后，服務人員應立即開啟會議室大門，并在門口立崗送客，面帶微笑道別。檢查會議室是否有來賓遺忘的物品。清理會議桌上的資料、茶杯等物品。擺放桌椅，恢復原樣，進行保潔清掃。關(guān)閉所有電器，節(jié)約能源。
不積跬步無以至千里;不積小流無以成江海。文明細節(jié)雖小卻是“天大的小事”，唯有從點滴小事做起，我們才能讓文明在全社會蔚然成風，文明才能真正成為一種感染力、凝聚力、推動力，進而升華為一種城市的名片，一種國家的形象，一種民族的精神。
會議的籌備工作
1、確定接待規(guī)格
會議規(guī)模是由主持單位領導決定。一般來說，企業(yè)內(nèi)部的一般工作性會議講究效率，可以不拘形式。對于上級單位主持的會議，因為邀請各企業(yè)的代表參加，所以接待工作要求比較規(guī)范。通常是由企業(yè)的一位主要領導直接抓會議準備工作，成立一個會務組，專門研究布置會議接待接待的有關(guān)工作。
2、發(fā)放會議通知
會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。
會議通知一般在會議前15至30天之內(nèi)寄出，這樣可以使對方有充足的時間把會議回執(zhí)寄回來。
3、會場的選擇
選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達到一下標準：
第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”
第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。
第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。
第四：要有停車場。現(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。
4.會場的布置
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。
坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
?、賵A桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業(yè)領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。
③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
如何迎接客人
一是確定迎送規(guī)格。通常遵循身份相當?shù)脑瓌t，即主要迎送人與主賓身份相當，當不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當?shù)娜嘶蛴筛甭毘雒妗Ｆ渌腿藛T不宜過多。
二是掌握到達和離開的時間。準確掌握來賓到達和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關(guān)單位。如有變化，應及時通知有關(guān)人員。迎接人員應提前到達迎接地點，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應在客人離開之前到達送行地點。
三是適時獻上鮮花。迎接普通來賓，一般不需要獻花。迎接十分重要的來賓，可以獻花。所獻之花要用鮮花，并保持花束整潔、鮮艷。忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。獻花的時間，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領導與主賓握手之后將花獻上。可以只獻給主賓，也可向所有來賓分別獻花。
四是不同的客人按不同的方式迎接。對大批客人的迎接，可事先準備特定的標志，讓客人從遠處即可看清;對首次前來，又不認識的客人，應主動打聽，并自我介紹;而對比較熟悉的客人，則不必介紹，僅向前握手，互致問候即可。
五是留下一定時間。客人抵達住處后，不要馬上安排活動，要給對方留下一定的時間，然后再安排活動。
個人禮儀
儀表
儀表是指人的容貌，是一個人精神面貌的外觀體現(xiàn)。一個人的衛(wèi)生習慣、服飾與形成和保持端莊、大方的儀表有著密切的關(guān)系
1、衛(wèi)生：清潔衛(wèi)生是儀容美的關(guān)鍵，是禮儀的基本要求。不管長相多好，服飾多華貴，若滿臉污垢，渾身異味，那必然破壞一個人的美感。因此，每個人都應該養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習慣，做到入睡起床洗臉、腳，早晚、飯后勤刷牙，經(jīng)常洗頭又洗澡，講究梳理勤更衣。不要在人前"打掃個人衛(wèi)生"。比如剔牙齒、掏鼻孔、挖耳屎、修指甲、搓泥垢等，這些行為都應該避開他人進行，否則，不僅不雅觀，也不尊重他人。與人談話時應保持一定距離，聲音不要太大，不要對人口沫四濺。
2、服飾：服飾反映了一個人文化素質(zhì)之高低，審美情趣之雅俗。具體說來，它既要自然得體，協(xié)調(diào)大方，又要遵守某種約定俗成的規(guī)范或原則。服裝不但要與自己的具體條件相適應，還必須時刻注意客觀環(huán)境、場合對人的著裝要求，即著裝打扮要優(yōu)先考慮時間、地點和目的三大要素，并努力在穿著打扮的各方面與時間、地點、目的保持協(xié)調(diào)一致。
言談
言談作為一門藝術(shù)，也是個人禮儀的一個重要組成部分。
1、禮貌：態(tài)度要誠懇、親切;聲音大小要適宜，語調(diào)要平和沉穩(wěn);尊重他人。
2、用語：敬語，表示尊敬和禮貌的詞語。如日常使用的"請"、"謝謝"、"對不起"，第二人稱中的"您"字等。初次見面為"久仰";很久不見為"久違";請人批評為"指教';麻煩別人稱"打擾";求給方便為"借光";托人辦事為"拜托"等等。要努力養(yǎng)成使用敬語的習慣?，F(xiàn)在，我國提倡的禮貌用語是十個字："您好"、"請"、"謝謝"、"對不起"、"再見"。這十個字體現(xiàn)了說話文明的基本的語言形式。
儀態(tài)舉止
1、談話姿勢：談話的姿勢往往反映出一個人的性格、修養(yǎng)和文明素質(zhì)。所以，交談時，首先雙方要互相正視、互相傾聽，不能東張西望、看書看報、面帶倦容、哈欠連天。否則，會給人心不在焉、傲慢無理等不禮貌的印象。
2、站姿：站立是人最基本的姿勢，是一種靜態(tài)的美。站立時，身體應與地面垂直，重心放在兩個前腳掌上，挺胸、收腹、收頒、抬頭、雙肩放松。雙臂自然下垂或在體前交叉，眼睛平視，面帶笑容。站立時不要歪脖、斜腰、曲腿等，在一些正式場合不宜將手插在褲袋里或交叉在胸前，更不要下意識地做些小動作，那樣不但顯得拘謹，給人缺乏自信之感，而且也有失儀態(tài)的莊重。
3、坐姿：坐，也是一種靜態(tài)造型。端莊優(yōu)美的坐，會給人以文雅、穩(wěn)重、自然大方的美感。正確的坐姿應該：腰背挺直，肩放松。女性應兩膝并攏;男性膝部可分開一些，但不要過大，一般不超過肩寬。雙手自然放在膝蓋上或椅子扶手上。在正式場合，入座時要輕柔和緩，起座要端莊穩(wěn)重，不可猛起猛坐，弄得桌椅亂響，造成尷尬氣氛。不論何種坐姿，上身都要保持端正，如古人所言的"坐如鐘"。若堅持這一點，那么不管怎樣變換身體的姿態(tài)，都會優(yōu)美、自然。
4、走姿：行走是人生活中的主要動作，走姿是一種動態(tài)的美。"行如風"就是用風行水上來形容輕快自然的步態(tài)。正確的走姿是：輕而穩(wěn)，胸要挺，頭要抬，肩放松，兩眼平視，面帶微笑，自然擺臂。
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