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辦公室的日常禮儀規(guī)范

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  禮儀禁忌

  1、行為不文明,舉止不顧及別人

  時尚禮儀體現(xiàn)細(xì)節(jié),細(xì)節(jié)體現(xiàn)素質(zhì)。有的人在進(jìn)出別人辦公室的時候從不敲門。甚至坐的時候,不坐椅子、凳子,而是坐到辦公桌上,既不雅觀也不文明。有的人拉出椅子坐了之后,走的時候不知道把椅子重新放回原位,其實(shí)稍微動一下手,方便別人也方便了自己。

  2、不注意個人形象

  很多辦公室人員,以“個性”、“工作忙”等作為借口,非常不注意自己的形象。其實(shí),不好的個人形象,在領(lǐng)導(dǎo)看來,是不尊重領(lǐng)導(dǎo)、不愛護(hù)企業(yè)的表現(xiàn);在外人看來,就是不好的公司形象;在客戶看來,就是不專業(yè)、不敬業(yè)、不值得信任的代名詞。

  3、奇裝異服,扮演阿飛

  現(xiàn)在全世界的一個趨勢就是,在一般工作時間里,在大部分的行業(yè)里,對著裝的要求也相對比較寬松了。如果沒有統(tǒng)一的工作裝,工作時間所穿服裝的顏色、款式也就多了一些選擇。但有些基本的要求是永遠(yuǎn)不會變的。比如,不應(yīng)該穿拖鞋,男士不能穿背心、短褲,女性不能穿得過露、過薄、過透的衣服,而且還要求穿肉色的絲襪,襪口不應(yīng)該露在外面。服裝的顏色上不應(yīng)該過于花哨,顏色不要太多。

  4、工作場合與領(lǐng)導(dǎo)相處不注意分寸

  工作場合,講究的是“公事公辦”。即使和領(lǐng)導(dǎo)私人關(guān)系再好,在工作場合、工作時間里,也不要表現(xiàn)得過分“隨便”。這些過分“隨便”的舉止有:勾肩搭背,隨便拍肩膀;語言上有,直呼姓名,甚至是綽號,不稱呼職務(wù)。

  辦公室環(huán)境禮儀

  當(dāng)人們走進(jìn)辦公區(qū)的情緒是積極的、穩(wěn)定的,就會很快進(jìn)入工作角色,不僅工作效率高,而且質(zhì)量好;反之,情緒低落,則工作效率低,質(zhì)量差。如果在辦公區(qū)內(nèi),體現(xiàn)出整潔,明亮、舒適的工作環(huán)境,使員工產(chǎn)生積極的情緒就會充滿活力,工作卓有成效。

  隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快,人們的辦公“硬件”水平逐漸提高,辦公環(huán)境也在不斷發(fā)送,人們的工作效率也應(yīng)該相應(yīng)地提高。

  1、辦公室桌面環(huán)境。辦公室的桌椅及其他辦公設(shè)施,都需要保持干凈、整潔、井井有條。正如魯迅先生所說,“幾案精嚴(yán)見性情”,心理狀態(tài)的好壞,必然在幾案或其他方面體現(xiàn)出來。

  從辦公桌的狀態(tài)可以看到當(dāng)事人的狀態(tài),會整理自己桌面的人,做起事來肯定也是干凈爽快。他們?yōu)榱烁行У耐瓿晒ぷ?,桌面上只擺放目前正在進(jìn)行的工作文件:在休息前應(yīng)做好下一項(xiàng)工作的準(zhǔn)備:因?yàn)橛貌突蛉ハ词珠g暫時離開座位時,應(yīng)將文件覆蓋起來;下班后的桌面上只能擺放計(jì)算機(jī),而文件或是資料應(yīng)該收放在抽屜或文件柜中。

  隨著辦公室改革的推進(jìn),有的公司已廢棄掉了個人的專用辦公桌,而是用共享的大型辦公桌,為了下一個使用者,對共享的辦公桌應(yīng)更加愛惜。

  2、辦公室心理環(huán)境。“硬件”環(huán)境的發(fā)送僅僅是提高工作效率的一個方面,而更為重要的往往是“軟件”條件,即辦公室工作人員的綜合素質(zhì),心理素質(zhì)。這個觀點(diǎn)正在被越來越多的“白領(lǐng)”們所接受。

  在日常工作中,人際關(guān)系是否融洽非常重要。互相之間以微笑,體現(xiàn)友好、熱情與溫暖,就會和諧相處。工作人員在言談舉止,衣著打扮、表情動作的流露中,都可以體現(xiàn)是否擁有健康的心理素質(zhì)。

  總之,辦公室內(nèi)的軟件建設(shè)是需要在心理衛(wèi)生方面下一番功夫的。因?yàn)?ldquo;精神污染”從某種意義上說要比大氣、水質(zhì)、噪聲的污染更為嚴(yán)重。它會渙散人們工作的積極性,乃至影響工作效率、工作質(zhì)量。為此,在辦公室內(nèi)需要不斷提高心理衛(wèi)生水平。應(yīng)從以下幾個方面努力:

  學(xué)會選擇適當(dāng)?shù)男睦碚{(diào)節(jié)方式,使工作人員不被“精神污染”。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動關(guān)心員工,了解員工的情緒周期變化規(guī)律,根據(jù)工作情況,采取放“情緒假”的辦法。工作之余多組織一些文娛體育活動,既豐富文化生活,又運(yùn)用方式宣泄了不良情緒。有條件的可以建立員工心理檔案,并定期組織“心理檢查”,這樣可以“防微杜漸”,避免嚴(yán)重心理問題的產(chǎn)生。經(jīng)常組織一些“健心活動”。使工作人員能夠經(jīng)常保持積極向上、穩(wěn)定的情緒,掌握協(xié)調(diào)與控制情緒的技巧與方式。

  基本細(xì)節(jié)

  1.會見客戶或出席儀式站立場合,或在長輩、上級面前,不得把手交叉抱在胸前。

  2.遞交物件時,如遞文件等,要把正面、文字對著對方的方向遞上去,如是鋼筆,要把筆尖向自己,使對方容易接著;至于刀子或剪刀等利器,應(yīng)把刀尖向著自己。

  3.走通道、走廊時要放輕腳步。無論在自己的公司,還是對訪問的公司,在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說話,更不得唱歌或吹口哨等。公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)點(diǎn)頭行禮表示致意。在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓,不能搶行。對在一起工作的女同事要尊重,不能同她們拉拉扯扯、打打鬧鬧。在工作中要講男女平等,一切按照社交中的女士優(yōu)先原則去作未必會讓女同事高興。

  4.在辦公室里對上司和同事們都要講究禮貌,不能由于大家天天見面就將問候省略掉了。“您好”、“早安”、“再會”之類的問候語要經(jīng)常使用,不厭其煩。同事之間不能稱兄道弟或亂叫外號,而應(yīng)以姓名相稱。對上司和前輩則可以用“先生”或其職務(wù)來稱呼,最好不同他們在大庭廣眾之前開玩笑。

  5.行為要多加檢點(diǎn)。盡量不要在辦公室里吸煙,更不要當(dāng)眾表演自己擅長的化妝術(shù)。如很想吸煙或需要化妝,則應(yīng)去專用的吸煙室或化妝間。若附近沒有這類場所,則只好借助于洗手間。

  6.辦公時間不要離開辦公桌,看書報(bào)、吃零食、打瞌睡一定會引起上司的不滿。私人電話接起來沒完沒了會招致同事們的白眼,而坐在辦公桌上辦公或?qū)⑼日麄€翹上去的樣子都是很難看的。

  7.要避免口銜香煙四處游蕩,不要與同事談?wù)撔剿?、升降或他人隱私。遇到麻煩事,要首先報(bào)告給頂頭上司,切莫委過或越級上告。在外國老板面前打同事們的小報(bào)告,常會被當(dāng)作不務(wù)正業(yè),弄不好會搞掉自己的飯碗。

  8.接待來訪者要平等待人,而不論其是否有求于自己。回答來訪者提出的問題要心平氣和,面帶笑容。絕不能粗聲大氣,或者以拳頭砸桌子來加重語氣。

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