宴請(qǐng)既然作為一種禮儀性的社交活動(dòng),實(shí)現(xiàn)其目的,自然是組織者所追求的目標(biāo)。為了能使這種交際活動(dòng)獲得圓滿成功,組織者在宴請(qǐng)前必須做好充分的準(zhǔn)備工作。

　　一、確定宴請(qǐng)的目的、名義、對(duì)象、范圍、形式

　　1.宴請(qǐng)的目的通常是各不相同的,既可以是為某一件事而舉行,也可以是為某個(gè)客人而舉行,還有是為某一展覽會(huì)開幕式或閉幕式,或者某一工程的開工或竣工而舉行等。

　　2.宴請(qǐng)要確定以誰的名義邀請(qǐng)和被邀請(qǐng)對(duì)象。確定邀請(qǐng)者與被邀請(qǐng)者的主要依據(jù),是主賓雙方的身份應(yīng)當(dāng)對(duì)等。身份低會(huì)使對(duì)方感到冷淡、不禮貌。我國(guó)大型正式活動(dòng)通常是以一個(gè)人的名義發(fā)出邀請(qǐng),日常交往的小型宴請(qǐng)可以根據(jù)具體情況以個(gè)人名義或以夫婦的名義發(fā)出邀請(qǐng)。

　　3.邀請(qǐng)范圍是指宴請(qǐng)需邀請(qǐng)哪些方面的人士、什么級(jí)別、請(qǐng)多少人、主方請(qǐng)多少人作陪等。這些都需要事先從宴請(qǐng)的性質(zhì)、主賓身份、國(guó)際慣例、雙方關(guān)系以及當(dāng)前的政治氣候、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)等方面加以考慮。

　　4.邀請(qǐng)的范圍確定以后,接下來就是擬定邀請(qǐng)名單。注意名單上要寫明被邀請(qǐng)者的姓名、性別、職務(wù)等,并適時(shí)按擬定名單提前向?qū)Ψ桨l(fā)出邀請(qǐng)通知。

　　5.確定宴請(qǐng)的形式按照通常的慣例,正式的、高級(jí)別的、小范圍的以舉行宴會(huì)為宜,人多時(shí)則可采用冷餐酒會(huì)或茶會(huì)等形式。

　　二、宴請(qǐng)的時(shí)間和地點(diǎn)

　　1.宴請(qǐng)的時(shí)間應(yīng)安排在主賓雙方都較為合適的時(shí)候。注意在時(shí)間的確定上,要避免對(duì)方的重大節(jié)假日、已有重要活動(dòng)的時(shí)間或是禁忌日,如在西方13 日星期五均屬不適合安排宴請(qǐng)活動(dòng)的日子。

　　2.選擇宴請(qǐng)的地點(diǎn),要根據(jù)邀請(qǐng)的對(duì)象、活動(dòng)性質(zhì)、規(guī)模大小及形式等因素來確定。如官方正式、隆重的宴會(huì)一般安排在政府議會(huì)大廈或客人下塌的酒店。

　　三、宴會(huì)邀請(qǐng)

　　1. 邀請(qǐng)形式

　　邀請(qǐng)有兩種形式,即口頭邀請(qǐng)和書面邀請(qǐng)。口頭邀請(qǐng)就是當(dāng)面或者通過電話把這個(gè)活動(dòng)的目的、名義以及邀請(qǐng)的范圍、時(shí)間、地點(diǎn)等告訴對(duì)方,然后等待對(duì)方的答復(fù)。書面邀請(qǐng)即給對(duì)方發(fā)送請(qǐng)柬(或稱請(qǐng)貼),將宴會(huì)活動(dòng)的內(nèi)容告之對(duì)方。這樣做,既是出于禮貌,也是對(duì)客人的提醒和備忘。

　　2. 邀請(qǐng)的時(shí)間

　　各種宴會(huì)邀請(qǐng)時(shí)間一般以提前3 -7 天為宜,過早,客人會(huì)因日期長(zhǎng)久而遺忘;太遲會(huì)使客人措手不及,難于如期應(yīng)邀出席。

　　3. 發(fā)送請(qǐng)柬方式

　　(1)請(qǐng)柬上要將宴請(qǐng)活動(dòng)的目的、名義、邀請(qǐng)范圍、時(shí)間、地點(diǎn)等都寫在上面,然后送給客人。

　　(2)請(qǐng)柬發(fā)出后,要及時(shí)核實(shí)出席者情況,并做好記載,以便安排席位。

　　(3)請(qǐng)柬的書寫格式,按規(guī)范要求應(yīng)首先寫明目的,正文不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),遇重大活動(dòng)時(shí)要注明著裝要求;要注意行文格式,文字措辭務(wù)必做到簡(jiǎn)潔、清晰、準(zhǔn)確、及時(shí)。寫名單時(shí)一定核對(duì)一次,不得將客人名字寫錯(cuò)。