政府辦公室的接電話禮儀
政府辦公室的接電話禮儀
在接電話時(shí)，如能給對(duì)方留下美好的印象、獲得對(duì)方的好感，對(duì)一個(gè)單位的宣傳推介、工作開展、形象樹立有極其重要的作用。政府辦公室的接電話禮儀有哪些?下面是學(xué)習(xí)啦小編搜集整理的一些內(nèi)容，希望對(duì)你有幫助。
政府辦公室的接電話禮儀
及時(shí)接聽
接電話時(shí)，電話鈴一響，無(wú)其他特別要緊的事情，都應(yīng)主動(dòng)接電話。一般電話鈴響3下，必須接電話。拿起話筒后，應(yīng)立即說(shuō)“您好!”然后通報(bào)自己的單位名稱，根據(jù)情況還可報(bào)上姓名，如“這里是×××組織部辦公室，我是小馮”。電話鈴響了較長(zhǎng)時(shí)間后才接電話，應(yīng)首先向?qū)Ψ街虑福?ldquo;您好，對(duì)不起，讓您久等了。”如果接到撥錯(cuò)的電話，應(yīng)當(dāng)客氣地告訴對(duì)方打錯(cuò)了，不要使對(duì)方尷尬。
文明應(yīng)答
對(duì)方打來(lái)電話，一般會(huì)自己主動(dòng)介紹。如果沒(méi)有介紹或者你沒(méi)有聽清楚，就應(yīng)該主動(dòng)問(wèn)：“請(qǐng)問(wèn)您是哪位?我能為您做什么?您找哪位?”當(dāng)對(duì)方說(shuō)明要找的人后，應(yīng)說(shuō)“請(qǐng)稍等”，然后找受話人。如果受話人雖在，但有事無(wú)法分身，可禮貌地向?qū)Ψ浇忉尣⑻岢鼋ㄗh，以免浪費(fèi)對(duì)方時(shí)間，如“王先生現(xiàn)在正忙，您過(guò)5分鐘再來(lái)電話吧?”如果對(duì)方要找的人不在，可以禮貌地解釋并提出建議，如“王先生不在(不在的原因)，我能幫您什么忙嗎?”
認(rèn)真傾聽
在接電話的過(guò)程中，應(yīng)避免打斷對(duì)方的講話，可視情況用“嗯”、“是的”、“對(duì)”、“知道了”等作答。沒(méi)有聽清聽懂，致歉后再請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)。對(duì)重要的內(nèi)容應(yīng)記錄，并請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)確保無(wú)誤。在電話交談結(jié)束時(shí)，應(yīng)謙恭地問(wèn)一下對(duì)方：“請(qǐng)問(wèn)您還有什么事情嗎?”當(dāng)確認(rèn)對(duì)方已經(jīng)講完之后，方可結(jié)束通話。掛電話時(shí)，切忌沒(méi)有致結(jié)束語(yǔ)就掛機(jī)或是掛機(jī)動(dòng)作突然、用力過(guò)大，使對(duì)方產(chǎn)生誤解。
接聽細(xì)節(jié)
從拿起聽筒到放聽筒，整個(gè)過(guò)程都有禮儀規(guī)范，不可疏漏任何一個(gè)環(huán)節(jié)。接聽電話時(shí)，應(yīng)注意嘴和話筒保持4厘米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細(xì)傾聽對(duì)方的講話。講話時(shí)，聲音不宜過(guò)大或過(guò)小，吐詞清晰，保證對(duì)方能聽明白，絕不能叼著香煙、嚼著口香糖。要多用“您好”、“請(qǐng)”、“謝謝”、“對(duì)不起”、“不客氣”等文明用語(yǔ)，而不能用失禮的“喂”來(lái)稱呼對(duì)方;當(dāng)對(duì)方要找的人不在時(shí)，接電話人也不要主動(dòng)打聽對(duì)方的來(lái)意。
聲音親切
拿起電話聽筒的時(shí)候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現(xiàn)在臉上，它也會(huì)藏在聲音里。你在微笑，電話就會(huì)傳遞你的微笑;你是快樂(lè)的，電話也會(huì)傳遞你的快樂(lè)。親切、溫情的聲音，會(huì)讓對(duì)方對(duì)你產(chǎn)生良好的印象。如果繃著臉，聲音會(huì)變得冷冰冰。即使你看不到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對(duì)待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語(yǔ)調(diào)和心情，你需要把你全部的注意力投入到電話中。
做好記錄
電話接聽記錄是辦公室工作的重要文檔資料，是領(lǐng)導(dǎo)安排工作、調(diào)度工作、上情下達(dá)、檢查督促、界定責(zé)任的重要依據(jù)。辦公室工作人員要養(yǎng)成這樣一種習(xí)慣：用左手接聽電話，右手拿好紙筆，隨時(shí)記錄有用信息。如會(huì)議通知就要準(zhǔn)確記錄會(huì)議名稱、開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、座位號(hào)及會(huì)議要求，并及時(shí)將情況報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及參會(huì)人員。
政府辦公室的電話禮儀
接聽電話的問(wèn)候語(yǔ)
公務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)社會(huì)公開的電話號(hào)碼，應(yīng)視為窗口電話，接聽電話時(shí)應(yīng)先禮貌地說(shuō)聲“你好”，再報(bào)出機(jī)關(guān)的名稱，然后再訊問(wèn)對(duì)方有何事宜。這樣不但省去了對(duì)方確認(rèn)的時(shí)間，也表達(dá)了公務(wù)機(jī)關(guān)謙遜與平和的態(tài)度。
撥打電話的時(shí)間和規(guī)范
工作電話最好在上班時(shí)間撥打，但像星期一早晨上班、星期五傍晚下班之前，或者午飯前后最好不要在電話里談重要的事情，因?yàn)檫@段時(shí)間可能是工作最忙亂的時(shí)候，這時(shí)撥打的電話往往得不到滿意的答復(fù)。當(dāng)然，緊急的事情除外。
如果電話接通后，除了首先問(wèn)候?qū)Ψ酵?，要記得自?bào)單位、職位和姓名。如果請(qǐng)人轉(zhuǎn)接電話時(shí)，一定要向?qū)Ψ街轮x。電話中講話一定要?jiǎng)?wù)實(shí)，不能吞吞吐吐、含糊不清。寒暄后，就應(yīng)直奔主題。
工作時(shí)間撥打?qū)Ψ诫娫挼捻樞?/p>
工作時(shí)間撥打電話，最好先嘗試撥打?qū)Ψ降淖鶛C(jī)，只有在確定對(duì)方不在辦公室的時(shí)候才可以撥打?qū)Ψ降氖謾C(jī)。因?yàn)槭謾C(jī)畢竟屬于個(gè)人用品，而辦公時(shí)間當(dāng)然首選撥打辦公電話。
幾次撥打?qū)Ψ睫k公電話、手機(jī)無(wú)人接聽時(shí)，應(yīng)補(bǔ)發(fā)短信說(shuō)明事由，而不是簡(jiǎn)單地請(qǐng)對(duì)方速回電話。利用手機(jī)發(fā)短信的最大好處在于對(duì)對(duì)方的“零打擾”，在對(duì)方方便查看手機(jī)的時(shí)候，不但可以知道未接電話來(lái)自何人，還可以憑借短信內(nèi)容決定是否予以回復(fù)。特別是對(duì)待工作繁忙的貴賓和領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)尊重他們是否馬上回復(fù)的自由。
電話掉線后，應(yīng)由位低者主動(dòng)回復(fù)
在通話過(guò)程中，由于電話線路問(wèn)題或者其他原因?qū)е峦ㄔ捴袛嗟?，?yīng)由位低者主動(dòng)撥打電話再次連接。不管是哪一方主動(dòng)撥打的電話，也不管是什么原因?qū)е碌耐ㄔ捴袛?，位低者都?yīng)主動(dòng)回?fù)茈娫?，這是對(duì)位高者的基本尊重。
重要會(huì)議或會(huì)客場(chǎng)合，手機(jī)應(yīng)調(diào)成無(wú)聲狀態(tài)
在參加重要會(huì)議、正式會(huì)客或者聽講座的時(shí)候，手機(jī)應(yīng)調(diào)成無(wú)聲狀態(tài)。公務(wù)人員由于公務(wù)在身，在這些重要場(chǎng)合不一定非得關(guān)掉手機(jī)，但至少應(yīng)該將手機(jī)調(diào)成無(wú)聲狀態(tài)，以免電話鈴聲對(duì)別人造成打擾。
發(fā)短信的禮儀
只要不確定對(duì)方手機(jī)號(hào)碼薄里是否保存了自己的號(hào)碼，給對(duì)方發(fā)短信時(shí)就一定要署名;給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、高級(jí)貴賓和長(zhǎng)者發(fā)短信，不管對(duì)方是否儲(chǔ)存了自己的手機(jī)號(hào)碼，每條短信都應(yīng)前帶稱呼、后帶落款。其實(shí)，發(fā)短信也像正常交談一樣，開口要有尊稱，前面要有問(wèn)候，結(jié)尾要有祝愿，最后要有署名，這才是周到的禮儀。
政府辦公室的禮儀
一、個(gè)人修飾不能馬虎
良好的個(gè)人形象有助于贏得交往對(duì)象的尊重與敬意，有助塑造積極良好的工作氛圍，有助于提高所在單位的工作效率，因此，良好的個(gè)人修飾是干部有所作為的先決條件。
個(gè)人修飾體現(xiàn)在三個(gè)方面:首先，著裝應(yīng)力求整潔、樸實(shí)、莊重。色彩宜少不宜多，圖案宜簡(jiǎn)不宜繁，款式宜雅不宜俗。衣服勤洗勤換，干干凈凈。臟兮兮、皺巴巴、亂糟糟、臭烘烘的衣著又怎能使其交往對(duì)象對(duì)其工作能力予以信任?個(gè)人衛(wèi)生都搞不好的人又怎能幫助別人搞好什么呢?其次，語(yǔ)言要文明、禮貌、規(guī)范。講話文明文雅，注重語(yǔ)氣語(yǔ)態(tài)，不急躁不狂妄不失語(yǔ)不食言，講普通話，不講粗話、怪話、黃話、瞎話。最后，環(huán)境需整潔、有序、簡(jiǎn)樸。辦公室環(huán)境不能亂糟糟、臟兮兮，雜亂無(wú)章，沒(méi)有條理。辦公桌應(yīng)劃分兩個(gè)區(qū)域，正前方“空白區(qū)”，用于平時(shí)閱讀寫作，某一側(cè)設(shè)為“儲(chǔ)存區(qū)”，用以擺放常用的資料和辦公用品。不要有雜物、無(wú)用之物和私人用品，不可添置地毯古董等奢侈用品，應(yīng)樹立清真廉潔樸素簡(jiǎn)捷的公仆形象。
二、處理公務(wù)高效規(guī)范
處理公務(wù)是機(jī)關(guān)辦公室人員的主要實(shí)質(zhì)性工作內(nèi)容。公務(wù)的有效處理不僅取決于工作能力的高低，而且還有賴于是否能夠遵守一定的行為規(guī)范，并轉(zhuǎn)換成個(gè)人的實(shí)際工作業(yè)績(jī)。
公務(wù)處理主要是辦文規(guī)范、辦事干練、辦會(huì)高效。行為規(guī)范包括四個(gè)方面的內(nèi)容：一是準(zhǔn)確定位自家身份。對(duì)上要站好隊(duì)，不越位，對(duì)下要去掉“官本位”。二是立足本職愛崗敬業(yè)。樹立崗位意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，干一行、愛一行、鉆一行。能干事，敢干事，會(huì)干事，干成事，不出事。三是遵紀(jì)守時(shí)勤政廉政。準(zhǔn)時(shí)上班，按時(shí)下班，勤奮工作，廉潔自律，遵守黨紀(jì)法規(guī)，公正處理事務(wù)。四是努力學(xué)習(xí)勤于鉆研。現(xiàn)代科技，日新月異，提高業(yè)務(wù)，貴在學(xué)習(xí)。培養(yǎng)不斷的學(xué)習(xí)力，強(qiáng)大的執(zhí)行力，偉大的創(chuàng)新力，勤于鉆研，精通業(yè)務(wù)。
三、關(guān)系協(xié)調(diào)準(zhǔn)確到位
良好的人際關(guān)系是事業(yè)成功的保障。政府辦公室人員在執(zhí)行公務(wù)、辦理公事時(shí)要經(jīng)常與各種身份的人進(jìn)行交往，由此，人際關(guān)系的協(xié)調(diào)、溝通顯得尤為重要，要注意以禮待人，尊重每一個(gè)交往對(duì)象，內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外求和睦。
與上級(jí)交往要注重服從領(lǐng)導(dǎo)，尊重上級(jí)。支持上級(jí)工作，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)威信，不議論上級(jí)是非，不評(píng)論領(lǐng)導(dǎo)的好壞。
與下級(jí)交往要注意溝通，了解真情，禮賢下士，支持工作。不可居高臨下，不能狐假虎威，不要盛氣凌人。要尊重下級(jí)的人格，要挖掘下級(jí)的潛能，適時(shí)打氣加壓，適時(shí)排憂解難。
與平級(jí)交往要互相配合、互相支持;互相團(tuán)結(jié)，互相幫助;互相促進(jìn)，互相勉勵(lì)。不拉幫結(jié)派自立為王，不相互攻擊兩敗俱傷，不鉤心斗角相互拆臺(tái)，不事不關(guān)己高高掛起。
與群眾交往要時(shí)刻牢記“公仆”形象，處處為人民著想，察民情，體民意，解民憂，不耍官腔，不擺架子。
與社會(huì)各界組織人士的交往，言談舉止注意分寸，慎初慎微遠(yuǎn)離財(cái)色，清正廉潔公私有別，廣結(jié)善緣慎交朋友。