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日語的電話禮儀

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日語的電話禮儀

  學(xué)習(xí)日語的同學(xué),在日企工作中難免會與日本人打交道。那日語的電話禮儀有哪些呢?下面是學(xué)習(xí)啦小編搜集整理的一些內(nèi)容,希望對你有幫助。

  日語的電話禮儀:打電話

  電話マナー 1   電話をかけたら...

  ●ダイヤルする前に

  相手の會社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。

  ●いきなり用件に入らない

  「~の件でお電話いたしました」とまず前おきを。用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認(rèn)するくらいの配慮がほしい。

  ●電話を切る時

  ひと呼吸置いて靜かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。   打電話時:

  ● 撥號前

  先弄清楚對方公司的公司名及自己打電話要說的事情。最好在事先理清要說的事情時做好必要的筆記。

  ● 不能突兀地說出要辦的事情。

  打電話時應(yīng)該先說“~の件でお電話いたしました”(因…事情給貴公司打電話)。如果事情不止一件還應(yīng)該先問“いまよろしいでしょうか”(現(xiàn)在您方便嗎)來確認(rèn)對方的情況。

  ● 掛電話時

  應(yīng)該稍稍屏住呼吸輕輕地放下電話。注意重重放下電話會給人留下不好的印象。

  日語的電話禮儀:接電話

  電話を受けたら...

  ●電話のベルは2回まで

  ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。ベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。

  ●「もしもし」は不要

  第一聲は「はい」と答えてから、會社名、氏名を名乗る。外線ならば「○○會社の○○部でございます」、內(nèi)線ならば「○○部の○○でございます」。

  ●相手を必ず確認(rèn)する

  相手が名乗らない場合には、「失禮ですが、どちら様でしょうか」と、相手の名前や會社名を確認(rèn)する。

  ●挨拶も忘れずに

  相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。

  ●メモは正確に

  相手の會社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復(fù)唱して確認(rèn)、特に數(shù)字は間違えないように。不明瞭な點(diǎn)や聞き取りにくい場合には、「失禮ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。

  接電話時:

  ● 在電話鈴聲響2聲內(nèi)接電話

  電話鈴響時要盡快接起電話。如果鈴聲響了3聲以上才接就應(yīng)該在接起電話時說“お待たせしました”(讓您久等了)。

  ● 接起電話不用說「もしもし」

  接起電話后先說「はい」,然后再報上公司名、自己的姓名。如果是外線就說“○○會社の○○部でございます”(這里是某某公司某某部),內(nèi)線的話就說“○○部の○○でございます”(這里是某某部的誰誰誰)。

  ● 必須先確認(rèn)對方身份

  如果對方?jīng)]有自報家門,應(yīng)該問“失禮ですが、どちら様でしょうか”(不好意思,您是哪位)來確認(rèn)對方的姓名及公司名。

  ● 別忘了寒暄幾句

  如果對方是其他公司的人,即使是和自己沒有直接關(guān)系的人也最好說一句“いつもお世話になっております”(承蒙關(guān)照)

  ● 正確地記錄筆記   準(zhǔn)確地記下對方公司名、對方姓名及來電話的日期時間。將對方來電話所說的事情復(fù)述一遍加以確認(rèn),特別注意不要把數(shù)字搞錯。如果有不明白的或聽不懂的地方,先說“失禮ですが”(不好意思,可是…)再問一遍,務(wù)必保證對對方所說的事情有十足地把握。

  日語的電話禮儀:接打電話禁忌

  こんな電話応対はやめよう!

  ● 「少々お待ちください」で保留にして、しばらくして「ただ今外出中でした」では居留守と勘違いされてしまう。「席をはずしておりますので、かわりにご用件をおうかがいいたしますが」と言う。

  ● かけた電話が何回も違う部署に回され、その度に名前は?用件は?と聞かれるのはイヤなもの。電話を回す時には、「○○社の△△さんから××の件で」と、伝えておこう。

  ● 電話の向こうの大きな話し聲や笑い聲、ライターの火をつける音。姿は見えずとも電話は會社の雰囲気を伝えてしまう。こんなところにも気配りを。

  如此接打電話要不得

  ● 對對方說了“請稍等”后,如果立即答復(fù)“現(xiàn)在他(她)出去了”則很容易給人造成你在說謊,其實(shí)是被找的人不想接電話的誤解。應(yīng)該回答“他(她)現(xiàn)在不在座位上,有什么事我可以代為轉(zhuǎn)達(dá)。”

  ● 面對打過來的電話要幾次被轉(zhuǎn)到不同部門的情況,每次都重復(fù)被問到“姓名”“事由”讓人厭煩。最好在將電話轉(zhuǎn)過去時就預(yù)先通知那邊“某某公司某某有某某事”。

  ● 在接打電話時最好不要大聲說話,發(fā)出大笑或有點(diǎn)燃打火機(jī)的聲音。雖然對方看不到這邊的情況但通過電話也能反映出一個公司的氛圍。千萬注意別在這種細(xì)微處給人留下不好的印象。

  (電話應(yīng)對實(shí)例)

  電話の取り次ぎ例

  A: 田中はあいにく外出しております。お急ぎのご用件でしょうか。

  B: はい、ぜひとも今日中にお話ししておきたいことがあるのですが。

  A: 4時頃戻りますので、その頃こちらからお電話差し上げてよろしいでしょうか。

  B: その頃は會議なんですよ。終ってから電話を差し上げると、そう6時半位になるので すが。その時間、田中さんはいらっしゃいますか。

  A: はっきりいたしませんが、田中が帰社いたしましたら、ご連絡(luò)の方法をどなたかにご 伝言させていただくということではいかがでしょうか。

  B: それでは、うちの鈴木に伝言をお願いします。

  A: かしこまりました。

  連絡(luò)がつかなかったために、相手の時間にロスが出たり、仕事が一時ストップすることもあり得る。名指し人が、不在の場合こそ特に思いやりのあるていねいな取り次ぎが必要。そんな時、次のコンタクトの取り方は、相手の都合を優(yōu)先。「○時に電話させます」では、その時間に席にいろといっているようなものなので失禮。「~でよろしいでしょうか」「いかがでしょうか」とうかがう形での対応が望ましい。

  A: 田中現(xiàn)在不在,請問您的事情很急嗎?

  B: 是的。今天一定要和他談這件事情。

  A: 田中大概4點(diǎn)會回來,到那時您再打過來吧。

  B: 那時我可能正在開會。如果開完了會再打過去,大概要到六點(diǎn)半左右了。到那時田中先生還在嗎?

  A: 這個我也不是很清楚。要不等田中回公司后我讓他打電話過去告訴你們公司的哪位他的聯(lián)絡(luò)方法吧。

  B: 這樣的話就請他告訴我們公司的鈴木吧。

  A: 明白了。

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