職場接打電話的原則和注意事項(xiàng)
職場接打電話的原則和注意事項(xiàng)
電話不僅僅是一個傳遞信息的工具，還在很大程度上體現(xiàn)通話者個人的修養(yǎng)和素質(zhì)。身在職場的小伙伴們，你真的會接打電話嗎?下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的職場接打電話的原則和注意事項(xiàng)文章內(nèi)容。
職場接打電話的原則
1.擇時通話
設(shè)身處地地考慮對方的情況，是選擇通話時機(jī)的基本原則。一般來說，晚上10點(diǎn)之后，早上7點(diǎn)之前，沒有什么特別的急事不要打電話。再者，就餐時別打電話。另外，倘若不是重大事情，節(jié)假日不要打電話。如果是撥打國際長途電話，尤其是像美國等距離較遠(yuǎn)的國家，還要考慮到時差的問題。當(dāng)然，在工作中遇到緊急情況，可隨時與有關(guān)部門和人員電話聯(lián)絡(luò)，雖然也要注意把握分寸。
撥打電話除了要注意時間的選擇，還要注意空間的選擇。一般來講，私人電話是在家里打的，公務(wù)電話是在辦公室打的。在工作場合，撥打私人電話應(yīng)該盡量用自己的手機(jī)。此外，除非工作之需，一般是不應(yīng)在公眾場合撥打電話的。
2.簡短通話
工作中，通話是宜短不宜長，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，當(dāng)然，并非是絕對的只能通話3分鐘，而是指要長話短說，廢話少說，沒話不說。
3.內(nèi)容精練
職場人正確把握通話內(nèi)容的一個有效方法就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習(xí)慣。首先，要知道通話對方有幾個電話號碼，第一個打不通就撥第二個。接通后要先做自我介紹。其次，要列出通話的事項(xiàng)，先講重要的事情，后講次要的事情。
4.禮貌掛機(jī)
結(jié)束通話后要禮貌地掛機(jī)。首先，要了解怎樣暗示對方終止通話。其標(biāo)準(zhǔn)化的做法就是重復(fù)要點(diǎn)，比如：“陳部長，那我們這次就說好了，請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。如果沒有記錯的話，我應(yīng)該讓司機(jī)于下周一早晨8點(diǎn)到您家樓下，接您過來。”這就是重復(fù)要點(diǎn)的方法，以免對方記錯了，或者忘記了。
其次，要熟知掛機(jī)的順序。從禮儀角度來說，通話完畢應(yīng)該由地位高者先掛斷電話。如遇通話雙方地位一樣，一般是誰先撥打誰先掛斷。
職場接打電話的注意事項(xiàng)
1.鈴響不過3聲
接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則，及時接聽電話，尤其是有約在先的電話，約好通話而不接是嚴(yán)重的失禮行為。訓(xùn)練有素的工作人員一般會在電話鈴聲響兩三聲后接，因?yàn)槿绻徛晞傄豁懢徒樱芸赡茈娫挄艟€。
2.職責(zé)清晰
接聽電話要首先“自報(bào)家門”，自我介紹身份，其好處就是萬一對方撥錯了，不至于一錯再錯。一般來說，有約在先的電話，不要隨便讓別人代為接聽。如果是代領(lǐng)導(dǎo)或同事接聽電話，剛好領(lǐng)導(dǎo)或同事不在的話，應(yīng)該首先告訴對方要找的領(lǐng)導(dǎo)或同事不在，然后再回問對方的身份，來電為何事，是否需要轉(zhuǎn)達(dá)等。千萬不可先盤問對方，再說領(lǐng)導(dǎo)不在，以免對方誤以為是有意回避。
3.正確處理突發(fā)情況
在日常工作中，電話中斷是經(jīng)常遇到的情況，尤其是手機(jī)，說著說著就斷了，可能是沒電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，一定要告訴對方，自己所在的位置可能網(wǎng)絡(luò)不好，并請對方指定一個時間，再撥打過去。萬一電話突然中斷，要馬上把電話打回去，打回去的時候第一句話就要道歉，并告知對方電話掉線了，或者說電池用完了，這是對他人的尊重。
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