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秘書工作者使用手機(jī)時(shí)須注意的問題

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秘書工作者使用手機(jī)時(shí)須注意的問題

  電話不僅僅是一個(gè)傳遞信息的工具,還在很大程度上體現(xiàn)通話者個(gè)人的修養(yǎng)和素質(zhì)。我們當(dāng)然不應(yīng)該像上述“午夜兇鈴”的制造者那樣打電話。那么,作為一個(gè)秘書工作者使用手機(jī)時(shí)須注意哪些問題呢?下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的使用手機(jī)時(shí)須注意的問題。

  秘書工作者使用手機(jī)時(shí)須注意的問題

  要安全使用。 一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的秘書人員是不應(yīng)該用移動(dòng)電話來傳送重要信息的。尤其在國(guó)際交往中,有些非法組織和個(gè)人使用竊密的工具,竊取移動(dòng)電話中的信息資料。所以,從保密的要求來講,移動(dòng)電話是不適合傳遞重要信息的。秘書人員還要注意遵守安全規(guī)范,比如開車的時(shí)候不打手機(jī),乘坐飛機(jī)時(shí)手機(jī)要關(guān)機(jī),在加油站附近和病房之內(nèi)不使用手機(jī)等。

  要文明使用。 這一要求是指秘書人員在使用手機(jī)時(shí)要有尊重人、愛護(hù)人、關(guān)心人、體諒人的意識(shí)。在公眾場(chǎng)合,秘書人員要養(yǎng)成手機(jī)改成振動(dòng)或者靜音、甚至關(guān)機(jī)的習(xí)慣。不要讓手機(jī)在大庭廣眾之中頻頻響起,更不要在人多之處接聽電話。另外,手機(jī)有一些特殊的附帶功能,比如發(fā)短信、拍照等。在使用這些功能時(shí)就要注意,給別人拍照要先征得對(duì)方同意。發(fā)手機(jī)短信應(yīng)該發(fā)有效、有益的信息。

  要規(guī)范使用。首先,使用手機(jī)通話,跟使用座機(jī)是一樣的,禮貌用語(yǔ)要有,電話該誰(shuí)掛就是誰(shuí)掛,該道別就要道別。這些要按照一般座機(jī)的使用規(guī)則去遵守。其次,手機(jī)也同樣不宜相互借用,手機(jī)里儲(chǔ)存的電話號(hào)碼、短信以及通話記錄等,從某種意義上講都是個(gè)人隱私。

  秘書工作者撥打電話時(shí)須注意的問題

  擇時(shí)通話。通話時(shí)機(jī)的選擇看似平常,實(shí)際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標(biāo)準(zhǔn),選擇自己方便的時(shí)候撥打電話,這實(shí)際上是對(duì)通話對(duì)象不夠重視、尊重的表現(xiàn)。設(shè)身處地地考慮對(duì)方的情況,是選擇通話時(shí)機(jī)的基本原則。

  撥打電話要選擇通話效率高的時(shí)間,換句話來講,就是人家不會(huì)厭煩的時(shí)間。比如休息時(shí)間盡量不要給他人打電話,除非萬不得已。嚴(yán)格地講,晚上10點(diǎn)之后,早上7點(diǎn)之前,沒有什么特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話,要先說一句“抱歉,事關(guān)緊急,打攪你了!”否則的話對(duì)方很可能會(huì)厭煩。再者,就餐時(shí)別打電話?,F(xiàn)代人工作繁忙,通常中午只有一個(gè)小時(shí)的吃飯時(shí)間,如遇電話,豈不影響食欲?另外,倘若不是重大事情,節(jié)假日不要打電話。在現(xiàn)代社會(huì)里,盡量不打擾他人的節(jié)假日休息應(yīng)該成為常識(shí)。如果是撥打國(guó)際長(zhǎng)途電話,尤其是像美國(guó)等距離較遠(yuǎn)的國(guó)家,還要考慮到時(shí)差的問題。當(dāng)然,秘書在工作中遇到緊急情況,可隨時(shí)與有關(guān)部門和人員電話聯(lián)絡(luò),雖然也要注意把握分寸。

  撥打電話除了要注意時(shí)間的選擇,還要注意空間的選擇。一般來講,私人電話是在家里打的,公務(wù)電話是在辦公室打的。在工作場(chǎng)合,撥打私人電話應(yīng)該盡量用自己的手機(jī)。此外,除非工作之需,一般是不應(yīng)在公眾場(chǎng)所撥打電話的,秘書人員更應(yīng)注意這一問題,切不可不管有無必要,總是旁若無人地大聲吆喝,令他人厭煩。

  簡(jiǎn)短通話。電話打多長(zhǎng)好呢?在日常生活中撥打電話,有多少事就說多長(zhǎng)時(shí)間,說清楚為止。但是,在秘書工作中,通話時(shí)間是宜短不宜長(zhǎng),要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”,即每次通話的時(shí)間應(yīng)該有效地控制在3分鐘之內(nèi)。當(dāng)然,這里的“3分鐘”并非是絕對(duì)的只能通話3分鐘,而是指要長(zhǎng)話短說,廢話少說,沒話不說。撥打電話不是為了排遣寂寞,不可拿著話筒捉迷藏,一定要有時(shí)間觀念。

  通話內(nèi)容精練有序。秘書人員正確把握通話內(nèi)容的一個(gè)有效方法就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習(xí)慣。首先,要知道通話對(duì)方有幾個(gè)電話號(hào)碼,第一個(gè)打不通就撥第二個(gè)。接通后要先做自我介紹。其次,要列出通話的事項(xiàng),先講重要的事情,后講次要的事情。

  禮貌掛機(jī)。結(jié)束通話后要禮貌地掛機(jī)。首先,要了解怎樣暗示對(duì)方終止通話。其標(biāo)準(zhǔn)化的做法就是重復(fù)要點(diǎn),比如:“陳部長(zhǎng),那我們這次就說好了,請(qǐng)您下個(gè)星期一參加我們單位的專家論證會(huì)。如果沒有記錯(cuò)的話,我應(yīng)該讓司機(jī)于下周一早晨8點(diǎn)到您家樓下,接您過來。”這就是重復(fù)要點(diǎn)的方法,以免對(duì)方記錯(cuò)了,或者忘記了,同時(shí)也說明秘書人員訓(xùn)練有素,不說廢話。

  其次,要熟知掛機(jī)的順序。不少秘書人員以為通話完畢應(yīng)該由對(duì)方先掛斷電話,這雖然是出于禮貌,但實(shí)際上卻行不通。從禮儀角度來說,通話完畢應(yīng)該由地位高者先掛斷電話。對(duì)秘書人員來說,應(yīng)該由上級(jí)先掛,客人先掛。如遇特殊情況,即通話雙方地位一樣,都是秘書,性別相同,年齡相仿,此時(shí)一般就是誰(shuí)先撥打誰(shuí)先掛斷。

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