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郵件禮儀的注意事項(xiàng)有哪些

時(shí)間: 菊珍955 分享

  郵件至今還是一種很流行的通信方式,下面就讓學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹郵件禮儀的注意事項(xiàng)吧!

  郵件禮儀的注意事項(xiàng):標(biāo)題

  標(biāo)題要提綱挈領(lǐng),添加郵件標(biāo)題是電子郵件和信箋的主要不同之處,在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容,便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急,分別處理。

  1.一定不要空白標(biāo)題,這是最失禮的。

  2.標(biāo)題要簡短,不宜冗長,不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題。

  3..最好寫上來自**公司的郵件,以便對方一目了然又便于留存,時(shí)間可以不用注明,因?yàn)橐话愕泥]箱會自動(dòng)生成,寫了反而累贅。

  4.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性,切忌使用含義不清的標(biāo)題,如“王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題,例如:“嘿!”或是“收著!”

  5.一封信盡可能只針對一個(gè)主題,不在一封信內(nèi)談及多件事情,以便于日后整理。

  6.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標(biāo)題,引起收件人注意,但應(yīng)適度,特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

  7.回復(fù)對方郵件時(shí),應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題,不要RERE一大串。

  8、最最重要的一點(diǎn),主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處,切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象,一定要慎之又慎。

  郵件禮儀的注意事項(xiàng):郵件中稱呼與問候

  1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者,拿捏尺度

  郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌,也明確提醒某收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

  如果對方有職務(wù),應(yīng)按職務(wù)尊稱對方,如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù),則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼,但要把性別先搞清楚。

  不熟悉的人不宜直接稱呼英文名,對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的,不要逮誰都用個(gè)“Dearxxx”,顯得很熟絡(luò)。

  關(guān)于格式,稱呼是第一行頂格寫。

  2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

  最簡單的開頭寫一個(gè)“HI”,中文的寫個(gè)”你好”或者“您好”,開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

  結(jié)尾常見的寫個(gè)BestRegards,中文的寫個(gè)”祝您順利”之類的也就可以了,若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意,在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式,“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格,而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

  俗話說得好,“禮多人不怪”,禮貌一些,總是好的,即便郵件中有些地方不妥,對方也能平靜的看待

  郵件的正文:

  1.Email正文要簡明扼要,行文通順

  若對方不認(rèn)識你,第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份,姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對對方的尊重,點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要,最好是和本郵件以及對方有關(guān),主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事,別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多,有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。

  Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多,正文應(yīng)只作摘要介紹,然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

  正文行文應(yīng)通順,多用簡單詞匯和短句,準(zhǔn)確清晰的表達(dá),不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件,千萬不要學(xué)唐僧。

  2.注意Email的論述語氣

  根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系;郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同,選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述,以免引起對方不適。

  尊重對方,請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

  電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人,因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓(xùn)!

  3.Email正文多用1234之類的列表,以清晰明確。

  如果事情復(fù)雜,最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不冗長,沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。

  4.一次郵件交待完整信息

  最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚,說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件,這會讓人很反感。

  5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字,注意使用拼寫檢查

  這是對別人的尊重,也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email,最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email,注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

  在郵件發(fā)送之前,務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫是否有錯(cuò)誤。

  6.合理提示重要信息

  不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的,但過多的提示則會讓人抓不住重點(diǎn),影響閱度。

  7.合理利用圖片,表格等形式來輔助闡述

  對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件,單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述,收件人一定會表揚(yáng)你的體貼。

  8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用:)之類的笑臉字符,在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

  BusinessEmail不是你的情書,所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合,比如現(xiàn)在-:)

  郵件的附件:

  1.如果郵件帶有附件,應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

  2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名,最好能夠概括附件的內(nèi)容,方便收件人下載后管理

  3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明,特別是帶有多個(gè)附件時(shí)

  4.附件數(shù)目不宜超過4個(gè),數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件

  5.如果附件是特殊格式文件,因在正文中說明打開方式,以免影響使用

  6.如果附件過大(不宜超過2MB),應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送,

  郵件語言的選擇和漢字編碼:

  1.只在必要的時(shí)候才使用英文郵件

  英文郵件只是交流的工具,而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士,應(yīng)該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人,也應(yīng)采用英文交流,由于存在中文編碼的問題,你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

  2.尊重對方的習(xí)慣,不主動(dòng)發(fā)起英文郵件

  如果對方與你的郵件往來是采用中文,請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對方發(fā)英文郵件給你,也不要老土的用中文回復(fù)。

  3.對于一些信息量豐富或重要的郵件,建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題,而影響郵件所涉及問題的解決。

  4.選擇便于閱度的字號和字體

  中文用宋體或新宋體,英文就用Verdana或Arial字型,字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。

  不要用稀奇古怪的字體或斜體,最好不用背景信紙,特別對公務(wù)郵件。

  不要為突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大,拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情;也不要過小,費(fèi)神又傷眼睛。

  郵件的結(jié)尾簽名:

  每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名,這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你,但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

  1.簽名信息不宜過多

  電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息,但信息不宜行數(shù)過多,一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面,對方如果需要更詳細(xì)的信息,自然會與你聯(lián)系。

  引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的,比如你的座右銘,或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合,切記一定要得體。

  2.不要只用一個(gè)簽名檔

  對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來,簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔,靈活調(diào)用。

  3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配,簡體、繁體或英文,以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

  郵件禮儀的注意事項(xiàng):郵件的回復(fù)技巧

  1.及時(shí)回復(fù)Email

  收到他人的重要電子郵件后,即刻回復(fù)對方一下,往往還是必不可少的,這是對他人的尊重,理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi),特別是對一些緊急重要的郵件。

  對每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的,對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理,但一般不要超過24小時(shí)。

  如果事情復(fù)雜,你無法及時(shí)確切回復(fù),那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說”收到了,我們正在處理,一旦有結(jié)果就會及時(shí)回復(fù),云云”。不要讓對方苦苦等待,記?。杭皶r(shí)作出響應(yīng),哪怕只是確認(rèn)一下收到了。

  如果你正在出差或休假,應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能,提示發(fā)件人,以免影響工作。

  2.進(jìn)行針對性回復(fù)

  當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候,最好把相關(guān)的問題抄到回件中,然后附上答案。不要用簡單的,那樣太生硬了,應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述,讓對方一次性理解,避免再反復(fù)交流,浪費(fèi)資源。

  3.回復(fù)不得少于10個(gè)字

  對方給你發(fā)來一大段郵件,你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼,這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字,顯示出你的尊重。

  4.不要就同一問題多次回復(fù)討論,不要蓋高樓

  如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次,這只能說明交流不暢,說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。

  對于較為復(fù)雜的問題,多個(gè)收件人頻繁回復(fù),發(fā)表看法,把郵件越RE越高,這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié),刪減瘦身,突出有用信息。

  5.要區(qū)分Reply和ReplyAll(區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體)

  如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事,單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了

  如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng),應(yīng)該replayall,讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。

  如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚,或有不同的意見,應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通,不要當(dāng)著所有人的面,不停的RE來RE去,與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

  點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前,要三思而行!

  6.主動(dòng)控制郵件的來往

  為避免無謂的回復(fù),浪費(fèi)資源,可在文中指定部分收件人給出回復(fù),或在文末添上以下語句:“全部辦妥”、“無需行動(dòng)”、“僅供參考,無需回復(fù)”。

  正確使用郵件的發(fā)送,抄送,密送:

  要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)

  1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的,理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

  2.而CC的人則只是需要知道這回事,CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng),當(dāng)然如果CC的人有建議,當(dāng)然可以回Email。

  3.而BCC是秘送,即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場合。

  4.TO,CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

  5.只給需要信息的人發(fā)送郵件,不要占用他人的資源

  6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

  在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前,首先確保所有收件人需要此消息。除此之外,轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎,不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

  如果有需要還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理,以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人,讓人摸不著頭腦。

  不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

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