公司辦公室接聽(tīng)電話(huà)基本禮儀
公司辦公室接聽(tīng)電話(huà)基本禮儀
電話(huà)作為便利的通訊工具在日常生活中的使用很關(guān)鍵，在公司辦公室為了工作上的需要，我們可能經(jīng)常要接聽(tīng)電話(huà)，所以維護(hù)好電話(huà)形象非常重要，代表了我們整個(gè)企業(yè)的形象。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的公司辦公室接聽(tīng)電話(huà)禮儀，希望能夠幫到大家哦!
公司辦公室接聽(tīng)電話(huà)禮儀
一、及時(shí)接聽(tīng)
如果電話(huà)鈴聲一響起，就應(yīng)立即放下收頭的事去接聽(tīng)。如果接聽(tīng)不及時(shí)，就會(huì)反映出一個(gè)人散漫的態(tài)度，而且應(yīng)該親自接聽(tīng)電話(huà)，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩干代接。
在接電話(huà)時(shí)，我們提倡“鈴響不過(guò)三”：接聽(tīng)電活以鈴響三聲之內(nèi)接最適宜。吧要鈴響許久，才姍姍來(lái)遲。也不要鈴響過(guò)一次，就拿起聽(tīng)筒。這樣會(huì)讓打電話(huà)的人大吃一驚，如有持殊原因，致使鈴響許久后才接，要在和劉方通話(huà)時(shí)向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況，棱示歉意。
正常情況下，不允許不接聽(tīng)來(lái)電，特別是“應(yīng)約而來(lái)”的電話(huà)。就像敲門(mén)一樣。如果剛敲第一聲門(mén)你就開(kāi)門(mén)，就會(huì)讓對(duì)方嚇一跳，而且還會(huì)認(rèn)為你清閑得聚精會(huì)神地等著別人來(lái)敲門(mén)。如果門(mén)被敲了很多省還沒(méi)有回答，又會(huì)被認(rèn)為沒(méi)有人在，或者是不想理。
二、確認(rèn)對(duì)方
一般情況下.對(duì)方打來(lái)電話(huà)后都會(huì)主動(dòng)介紹自己。如果對(duì)方打來(lái)電話(huà)，沒(méi)有主動(dòng)介紹自己或者自己沒(méi)有聽(tīng)清楚，你就應(yīng)該主動(dòng)問(wèn);“請(qǐng)問(wèn)您是哪位價(jià) 我能為您做什么?您找哪位?”但是，人們習(xí)慣性的做法是，拿起電話(huà)聽(tīng)筒后便會(huì)向?qū)Ψ奖P(pán)問(wèn)：“喂：哪位”這讓對(duì)方會(huì)感到阿生而且感情疏遠(yuǎn)，缺少人情昧。
接起電話(huà)。拿起聽(tīng)筒后應(yīng)首先自我介紹：：“您好，我是某某某”
三、非常規(guī)電話(huà)的處理
如果接到打錯(cuò)的電話(huà)，不要發(fā)怒更不能出口傷人，正確做法是簡(jiǎn)短向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況后掛斷電話(huà)。有時(shí)候接起電話(huà)，問(wèn)候多聲卻聽(tīng)不見(jiàn)對(duì)方說(shuō)話(huà)，這時(shí)絕對(duì)不可以不外青紅皂白，認(rèn)為是惡意騷擾電話(huà)而破門(mén)大罵。因?yàn)?，這種情況極可能由電話(huà)線(xiàn)路問(wèn)題引起。使你聽(tīng)不見(jiàn)對(duì)方的聲音，但是對(duì)方能聽(tīng)見(jiàn)你聲音。萬(wàn)一對(duì)方是你的客戶(hù)或上級(jí)，聽(tīng)到你在這端破口大罵，會(huì)造成什么樣的后果。如果對(duì)方是惡意騷擾的話(huà)，應(yīng)簡(jiǎn)短而嚴(yán)歷地批評(píng)對(duì)方。不必長(zhǎng)篇大淪，更不應(yīng)該說(shuō)臟話(huà);如果問(wèn)題嚴(yán)重，可以考慮報(bào)警解決。
四、分清主次
1.接聽(tīng)電話(huà)要專(zhuān)心，與其他人交談，邊聽(tīng)電話(huà)邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為，吃東西邊是失禮。
2.如果在會(huì)晤貴賓或會(huì)議期間接到電話(huà)，可向其歉意地說(shuō)明不能立即通話(huà)的原因，并求諾稍后再聯(lián)系。
3.接聽(tīng)電話(huà)時(shí)如果有別的電話(huà)打進(jìn)來(lái)，千萬(wàn)不要不理睬，因?yàn)楹芸赡苁羌笔隆？烧?qǐng)求正在通話(huà)的一方稍等片刻，并對(duì)其講明原因，然后立即去接另一個(gè)電話(huà)，問(wèn)清情況后先訪(fǎng)對(duì)方稍候，或晚會(huì)兒再打進(jìn)來(lái)，之后再繼續(xù)和前者通話(huà)。
4.不能因?yàn)閳D清凈隨便撥下電話(huà)線(xiàn)。
五、規(guī)范地代接電話(huà)
代別人接電話(huà)時(shí)。要特別住意講話(huà)順序，首先要禮貌地告訴對(duì)方來(lái)歷才能問(wèn)對(duì)方是何人，所為何事，但不要詢(xún)問(wèn)對(duì)方和所找人的關(guān)系。
1.尊重別人隱私。代接電話(huà)時(shí)，忌遠(yuǎn)遠(yuǎn)地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽(tīng)別人通話(huà)、更不要插嘴。不要隨意擴(kuò)散對(duì)方托你轉(zhuǎn)達(dá)的事情。
2.記憶準(zhǔn)確要點(diǎn)：如果對(duì)方要找的人不在，應(yīng)先詢(xún)問(wèn)對(duì)方是否需要代為轉(zhuǎn)讓。如對(duì)方有此意愿，應(yīng)照辦。最好用筆記下對(duì)方要求轉(zhuǎn)達(dá)的具體內(nèi)容，如對(duì)方姓名、單位、電話(huà)、通話(huà)要點(diǎn)等，以免事后忘記，對(duì)方講完后，應(yīng)再與其驗(yàn)證一遍，避免不必要的遺漏。
3.及時(shí)傳達(dá)內(nèi)容。代接電話(huà)時(shí)，要先弄清對(duì)方要找誰(shuí)，如果對(duì)方不愿問(wèn)答自已是誰(shuí)，也不要勉強(qiáng)。如果對(duì)方要找的人不在，要如實(shí)相告，然后再詢(xún)問(wèn)對(duì)方“還有什么事情?”這二者不能顛倒先后次序。之后要在第一時(shí)間把對(duì)方想要傳達(dá)的內(nèi)容傳達(dá)到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，托他人轉(zhuǎn)告。
六、錄音電話(huà)
1.留言制作要規(guī)范。留言?xún)?nèi)容一般包括這么幾項(xiàng)：?jiǎn)柡蛘Z(yǔ)、機(jī)主姓名和單位、致歉語(yǔ)、留言的原因、對(duì)來(lái)電者的要求以及道別語(yǔ)等。
2.如非很必要，盡量少使用錄音電話(huà)，要及時(shí)處理錄音電話(huà)上打進(jìn)來(lái)的電話(huà)。
辦公室基本禮儀
(1)、在辦公家中你應(yīng)向通過(guò)你辦公桌之人主動(dòng)打招呼，不管他們的身份是共事或是老板，都要等量齊觀。
看見(jiàn)有人通過(guò)你的身邊而不打招呼，是非常無(wú)禮的。至于對(duì)附近的共事和較相熟的共事，更加應(yīng)該Hold住有禮、和藹的姿態(tài)，不管早進(jìn)步公司、正午歇息吃飯或夜晚離開(kāi)公司都要打招呼，萬(wàn)萬(wàn)不能“來(lái)無(wú)影、去無(wú)蹤”。
(2)、升降機(jī)遇見(jiàn)老板，要主動(dòng)慷慨地向他打招呼，最好不要閃躲或偽裝沒(méi)看見(jiàn)。若僅當(dāng)有你和老板兩人在升降機(jī)內(nèi)，也可聊少數(shù)一般的事或容易地問(wèn)候一下。萬(wàn)一他的反應(yīng)非常疏遠(yuǎn)或基本不理，那么之后見(jiàn)面僅需禮數(shù)地打聲招呼便可。盡可能別要與老板在升降機(jī)內(nèi)念叨私事，免得讓人厭惡。在擁堵的升降機(jī)內(nèi)，假如沒(méi)有人談話(huà)，最好也不要開(kāi)口。若碰到共事向你打招呼或者是眼光相遇，你應(yīng)適逢其會(huì)地拍板、淺笑，以至回應(yīng)，習(xí)以為常是最不成話(huà)的。老板招呼你時(shí)，你要客氣地答復(fù)“是的，XX老板(潘總)”，“是的，XX先生”。
(3)、離創(chuàng)辦公室時(shí)，應(yīng)切記向主管報(bào)告，訊問(wèn)能否另外有囑咐而后再離開(kāi)。對(duì)于上級(jí)，姿態(tài)要禮數(shù)周到，若瀕臨其身旁，要站好后再打招呼;而通常相熟的共事之間則無(wú)須拘謹(jǐn)，能夠用相互明白及喜愛(ài)的方法打招呼。
(4)、共事之間如極其猶相熟或得到對(duì)方批準(zhǔn)，則可直稱(chēng)其名，但好歹不該于工作場(chǎng)合中叫對(duì)方的乳名、外號(hào)，如“帥哥”、“靚女”或“好好先生”等。由于這一些稱(chēng)謂含有玩笑意味，會(huì)讓人認(rèn)為不嚴(yán)肅，同一時(shí)候在工作場(chǎng)合不應(yīng)用肉麻的話(huà)來(lái)稱(chēng)謂他人，如“心愛(ài)的”，“老大”等。
(5)、他人招呼你時(shí)，應(yīng)立即有所回應(yīng)，即便正在接聽(tīng)電話(huà)也應(yīng)放下話(huà)筒，告知他你住在那接聽(tīng)電話(huà)，待會(huì)兒就來(lái)。不要留待預(yù)先詮釋?zhuān)獾迷龆鄶嚁_及誤解。
(6)、在辦公家中坐著時(shí)，假如有人進(jìn)來(lái)，到底應(yīng)不該站起來(lái)?究竟有哪些時(shí)候非起立不可的?
遇到下面的人進(jìn)來(lái)時(shí)，你就應(yīng)該站起身來(lái)：
顧客(不管男女)進(jìn)來(lái)時(shí);
職位比你高的指導(dǎo);
職位與你等同的女人行政人員。但假如她因工作須要常進(jìn)出你的office，那就另當(dāng)別論了;
閉會(huì)時(shí)一位女人恰好進(jìn)入或離閉會(huì)議室時(shí)，僅當(dāng)有坐在她旁邊(尤其是左邊)的男人挑戰(zhàn)起來(lái)為她服務(wù)，幫忙拉開(kāi)椅子，其他位子的男人仍然可坐著;
上賓要離席時(shí)，不管他是男人或女性，全不可任由上賓獨(dú)自離席，應(yīng)有人陪同及恭送。
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