任何會(huì)晤都是在一定氣氛下進(jìn)行的。洽談氣氛和諧與否，直接影響著整個(gè)洽談的進(jìn)程和結(jié)局。為了創(chuàng)造一種輕松、誠摯、友好、合作的氣氛，會(huì)晤人員應(yīng)注意如下幾點(diǎn)。

　　抓住洽談開始的瞬間。良好的氣氛往往是在洽談開始的瞬間形成的，因此雙方人員應(yīng)以友好的態(tài)度出現(xiàn)在對(duì)方面前，特別是作為東道主的一方應(yīng)先行到達(dá)談判室，并在門口迎候客人。

　?、?雙方人員見面，先要互相介紹。介紹與自我介紹要大方得體，遵守禮儀規(guī)則。介紹時(shí)要落落大方，介紹完畢要互相握手致禮。若有名片，應(yīng)主動(dòng)遞上并微微點(diǎn)頭，以顯示彬彬有禮的風(fēng)度，也為以后的聯(lián)系合作提供方便。如進(jìn)行自我介紹，應(yīng)吐詞清楚，適當(dāng)提高嗓音，目光要注視對(duì)方，以示對(duì)對(duì)方的尊重，切忌邊自我介紹邊東張西望，使人感到態(tài)度冷淡，有失禮貌。如果對(duì)方是外商，則要依各國文化、禮節(jié)的不同決定介紹、握手的方式。

　?、?注意談吐舉止。洽談人員的談吐要輕松自如，舉止要文雅大方，謙虛有禮，分寸得當(dāng)，不可拘謹(jǐn)慌張。見面后可略事寒暄，進(jìn)入正題之前，宜談些輕松的非業(yè)務(wù)性的中性話題，如旅途經(jīng)歷、季節(jié)氣候、文體表演、各自愛好或以往合作經(jīng)歷等，但開頭的寒暄不宜過長，以免沖淡洽談氣氛。

　?、?儀表是洽談人員的廣告，應(yīng)適當(dāng)注意服裝整潔挺括，端莊高雅，神情飽滿，給人以良好的第一印象。

　　自然進(jìn)入洽談?wù)}。進(jìn)入洽談?wù)}是雙方所期待的。最適宜的方式是以輕松、自然的語氣先談?wù)勲p方容易達(dá)成一致意見的話題。如“咱們先把今天洽談的程序確定下來，您看如何?”這種問話既能體現(xiàn)尊重對(duì)方、表示愿以平等態(tài)度商討問題的誠意，同時(shí)也最容易得到對(duì)方的肯定答復(fù)，有助于創(chuàng)造一種一致的氣氛。在這種心平氣和、協(xié)商一致的氛圍下，然后分別陳述己方對(duì)有關(guān)問題的看法和基本原則。但這種陳述應(yīng)簡明扼要，重點(diǎn)突出，準(zhǔn)確而有彈性。讓對(duì)方感到你的坦率和真誠。這種陳述措詞要得體，語調(diào)、語速要適中，既表明自己的意圖和要求，又不引起對(duì)方的反感和不安。對(duì)方陳述時(shí)，要認(rèn)真傾聽，這種傾聽，是“耳到、眼到、心到、腦到”綜合效應(yīng)的聽，并注意記錄和分析，不能漫不經(jīng)心，左顧右盼。須知，認(rèn)真傾聽不僅是對(duì)對(duì)方的尊重，而且可以從對(duì)方那些似乎無意的話語中發(fā)現(xiàn)對(duì)方隱蔽的動(dòng)機(jī)和心理活動(dòng)。所以老練的談判者一坐到談判桌前，就注意傾聽對(duì)方的陳述，留心其措詞，琢磨其語言的內(nèi)涵。同時(shí)，這還能給對(duì)方造成一種心情愉快、樂于繼續(xù)講述的氣氛。