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辦公室招待禮儀的要點(diǎn)

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辦公室招待禮儀的要點(diǎn)

  接待工作是企業(yè)辦公室工作系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié),接待工作水平高低能夠集中反映一個(gè)企業(yè)的整體形象,能夠展示出接待人員的素質(zhì)和能力,同時(shí)對(duì)于推動(dòng)工作開展也具有十分重要的作用。下面是學(xué)習(xí)啦小編搜集整理的一些內(nèi)容,希望對(duì)你有幫助。

  辦公室接待禮儀要點(diǎn):著裝儀容規(guī)范

  不要忽視辦公室著裝。如果你看上去干凈利落、衣著整潔,自己也會(huì)感覺良好、自信十足。注意,在穿著上不要百無(wú)禁忌,過(guò)于招搖。新進(jìn)單位的人要根據(jù)自己工作性質(zhì)、職位選擇適宜的服裝。不要穿過(guò)于追逐時(shí)尚;過(guò)于休閑的服裝,相對(duì)保守正規(guī)一些的服裝會(huì)給人留下好感。此外,要是你整天“標(biāo)新立異”,想辦法從外觀上引起上司或者同事們的“視線”的話,上司或者同事們反而會(huì)認(rèn)為你不把心思放在工作上,工作肯定不會(huì)太認(rèn)真。

  辦公室接待禮儀要點(diǎn):來(lái)訪者接待

  前臺(tái)在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來(lái)時(shí),應(yīng)立即起身,面朝向來(lái)訪者點(diǎn)頭、微笑致意:“您好,請(qǐng)問您找一位?”、“有預(yù)約嗎”。知道找誰(shuí),并確認(rèn)是預(yù)約之后,請(qǐng)來(lái)訪者稍等,立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙,可以請(qǐng)其稍等,用規(guī)范的儀態(tài)引領(lǐng)來(lái)訪者入座倒水。如果等了很長(zhǎng)時(shí)間,訪客要找的人還在忙,要關(guān)照一下來(lái)訪者并說(shuō)向其說(shuō)明,不要扔在那里不管。

  如果來(lái)訪者要找的沒有出來(lái)接,讓其自己過(guò)去,前臺(tái)接待應(yīng)該用規(guī)范的手勢(shì)指引如何去,或者帶來(lái)訪者去。如果來(lái)訪者要找的人的辦公室門即使是開著的,也要先敲門,獲得許可后再請(qǐng)來(lái)訪者進(jìn)入,為來(lái)訪者倒好茶后,前臺(tái)就要返回崗位。當(dāng)然,如果前臺(tái)只有一位的話,直接指引來(lái)訪者就行了。

  如果來(lái)訪者知道找誰(shuí),但沒有預(yù)約,辦公室前臺(tái)要打電話問問,告訴相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)助理/秘書,×××單位的×××來(lái)訪,不知道是不是方便接待。出于對(duì)來(lái)訪者的禮貌和方便拒絕時(shí)的得體處理,即使是要找的同事或者領(lǐng)導(dǎo)親自接,都可以當(dāng)作是其他人接的電話,再詢問。這樣在來(lái)訪者聽來(lái),即使電話那頭沒有答應(yīng)接待,也不是他要找的人直接拒絕的,為一下步的處理留下了余地。

  辦公室接待禮儀要點(diǎn):接電話禮儀

  辦公室前臺(tái)接起電話的聲音要不急不慢,并終保持輕松、愉悅的聲調(diào),不得在電話中和來(lái)電者耍脾氣、使性子甚至說(shuō)粗口。接電話中,要勤說(shuō)“請(qǐng)問”、“對(duì)不起”、“請(qǐng)稍等”之類的謙詞。

  在電話鈴響的第二、第三聲的時(shí)候接起電話。接起電話首先要說(shuō)“您好,×××(辦公室名稱,如果辦公室名稱較長(zhǎng),應(yīng)用簡(jiǎn)稱)”,忌以“喂”開頭。如果因故遲接,要向來(lái)電者說(shuō)“對(duì)不起,讓您久等了”。對(duì)知道分機(jī)號(hào)碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話,可以禮貌地說(shuō)“請(qǐng)稍等”,并馬上轉(zhuǎn)接過(guò)去。

  如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話、對(duì)方又知道領(lǐng)導(dǎo)姓名,不知道分機(jī)號(hào)的話,就要禮貌地詢問,對(duì)方是誰(shuí)、哪個(gè)單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話,應(yīng)該用禮貌的借口擋駕,或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門處理。

  鑒于前臺(tái)每天要接很多電話,為防止嗓子出現(xiàn)意外,要隨時(shí)準(zhǔn)備水,以滋潤(rùn)嗓子,隨時(shí)保持良好的聲音效果。

  辦公室接待禮儀要點(diǎn):待客

  (一)迎賓禮節(jié)

  迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作,除了熱情和真誠(chéng),禮儀常識(shí)必不可少。迎來(lái)送往,是日常接待工作的主要方面。

  1.辦公室日常迎賓

  秘書在辦公室接待來(lái)訪的客人,既有預(yù)先約定的,也有臨時(shí)無(wú)約的“不速之客”。不管是有約的還是無(wú)約的,秘書都應(yīng)熱情地以禮相待。

  當(dāng)來(lái)賓若是熟悉且依約前來(lái)的,秘書可親切地與其握手并禮貌地將其引到事先安排好的會(huì)談地點(diǎn)。對(duì)首次到訪的來(lái)賓,不管有約無(wú)約,秘書都應(yīng)誠(chéng)懇地進(jìn)行自我介紹,然后或確認(rèn)或恭敬而禮貌地詢問來(lái)賓身份,并與其握手致意,必要時(shí)可與來(lái)賓禮貌地交換名片。對(duì)有約的、重要的,或是遠(yuǎn)道而來(lái)的來(lái)賓,為了表示鄭重、尊敬和熱情、友好,主人(多數(shù)是秘書)應(yīng)提前到達(dá)預(yù)先約定的地點(diǎn)或本單位的大門口、辦公樓下恭候來(lái)賓。當(dāng)來(lái)賓乘坐的車輛駛近時(shí),應(yīng)面帶微笑,揮手招呼致意,以示“我們?cè)诖艘呀?jīng)恭候多時(shí)了,歡迎您的光臨”之意。

  2.辦公室之外迎賓

  有時(shí),秘書必須陪同或代表領(lǐng)導(dǎo)到機(jī)場(chǎng)、碼頭、車站等交通場(chǎng)所迎接來(lái)賓,或在接待活動(dòng)地迎接來(lái)賓,這相對(duì)于辦公室日常迎接來(lái)說(shuō),程序更為復(fù)雜些,禮儀禮節(jié)要求也更為講究。迎賓時(shí),主人應(yīng)提前到達(dá)迎接地點(diǎn)。來(lái)賓到達(dá)后,主人應(yīng)上前熱情地招呼、問候,然后或自我介紹,或互相介紹,或交換名片。如果與來(lái)賓是初次見面,秘書可事先準(zhǔn)備好寫有如“歡迎XX公司XX先生一行”之類醒目文字的接站牌。

  對(duì)重要的來(lái)賓,可在交通場(chǎng)所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時(shí),要安排迎賓線,即在迎賓時(shí),為了表示隆重,同時(shí)也便于主客雙方相互致意,主方人員列隊(duì)迎接來(lái)賓。迎賓線可安排在門內(nèi),也可安排在門外,但一定要面向來(lái)賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務(wù)的高低排列,排列方式可是“一字式”或“雁字式”。

  歡迎重要來(lái)賓時(shí),有時(shí)還要安排送花。送花時(shí),一般宜選擇代表“友誼、喜悅、歡迎”花語(yǔ)的花卉,如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓,送花時(shí),一定要尊重來(lái)賓所在國(guó)對(duì)花的禁忌風(fēng)俗。一般來(lái)說(shuō),以紅色花系或紫色花系為佳,忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來(lái)賓所在國(guó)的國(guó)花一般都會(huì)受歡迎。在數(shù)目上,西方人送花一般是單數(shù),但不能送13朵。

  (二)送賓禮節(jié)

  俗話說(shuō):“出迎三步,身送七步。”這是迎送客人的最基本禮節(jié)。送別客人時(shí),秘書應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,將客人送至辦公室(或接待室)門口,或送至電梯口,或送至單位的大門口等,與客人握手道別,必要時(shí)還要為客人打開車門。送別時(shí)一定要注意的是,不管送到哪里,都要面帶微笑,揮手目送客人遠(yuǎn)去。握手道別時(shí),主人一般不宜先伸手,以免給人造成“逐客”的誤會(huì)。

  重要的訪問應(yīng)當(dāng)舉行一定的歡送儀式,歡送儀式可在交通場(chǎng)所或特定的地方舉行。必要時(shí),要安排送賓線,即在送賓時(shí),為了表示隆重,同時(shí)也便于主客雙方相互話別,主方人員列隊(duì)送別來(lái)賓。送賓線的人數(shù)及安排與迎賓類似。同時(shí),有時(shí)還可安排送花。送別時(shí),可用芍藥花、胭脂花等,也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別,同迎接時(shí)送花一樣,也要注意有關(guān)的禁忌。

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