辦公室公務(wù)電話接待禮儀有哪些
辦公室公務(wù)電話接待禮儀有哪些
辦公室里接電話看似是小事,其實(shí)有一定的學(xué)問,其中有不少需注意的接待禮儀。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的辦公室公務(wù)電話接待禮儀文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
辦公室公務(wù)電話接待禮儀
及時(shí)接聽
接電話時(shí),電話鈴一響,無其他特別要緊的事情,都應(yīng)主動(dòng)接電話。一般電話鈴響3下,必須接電話。拿起話筒后,應(yīng)立即說“您好!”然后通報(bào)自己的單位名稱,根據(jù)情況還可報(bào)上姓名,如“這里是×××辦公室,我是××”。電話鈴響了較長(zhǎng)時(shí)間后才接電話,應(yīng)首先向?qū)Ψ街虑福?ldquo;您好,對(duì)不起,讓您久等了。”如果接到撥錯(cuò)的電話,應(yīng)當(dāng)客氣地告訴對(duì)方打錯(cuò)了,不要使對(duì)方尷尬。
文明應(yīng)答
對(duì)方打來電話,一般會(huì)自己主動(dòng)介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚,就應(yīng)該主動(dòng)問:“請(qǐng)問您是哪位?我能為您做什么?您找哪位?”當(dāng)對(duì)方說明要找的人后,應(yīng)說“請(qǐng)稍等”,然后找受話人。如果受話人雖在,但有事無法分身,可禮貌地向?qū)Ψ浇忉尣⑻岢鼋ㄗh,以免浪費(fèi)對(duì)方時(shí)間,如“王先生現(xiàn)在正忙,您過5分鐘再來電話吧?”如果對(duì)方要找的人不在,可以禮貌地解釋并提出建議,如“王先生不在(不在的原因),我能幫您什么忙嗎?”
認(rèn)真傾聽
在接電話的過程中,應(yīng)避免打斷對(duì)方的講話,可視情況用“嗯”、“是的”、“對(duì)”、“知道了”等作答。沒有聽清聽懂,致歉后再請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)。對(duì)重要的內(nèi)容應(yīng)記錄,并請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)確保無誤。在電話交談結(jié)束時(shí),應(yīng)謙恭地問一下對(duì)方:“請(qǐng)問您還有什么事情嗎?”當(dāng)確認(rèn)對(duì)方已經(jīng)講完之后,方可結(jié)束通話。掛電話時(shí),切忌沒有致結(jié)束語就掛機(jī)或是掛機(jī)動(dòng)作突然、用力過大,使對(duì)方產(chǎn)生誤解。
接聽細(xì)節(jié)
從拿起聽筒到放聽筒,整個(gè)過程都有禮儀規(guī)范,不可疏漏任何一個(gè)環(huán)節(jié)。接聽電話時(shí),應(yīng)注意嘴和話筒保持4厘米左右的距離;要把耳朵貼近話筒,仔細(xì)傾聽對(duì)方的講話。講話時(shí),聲音不宜過大或過小,吐詞清晰,保證對(duì)方能聽明白,絕不能叼著香煙、嚼著口香糖。要多用“您好”、“請(qǐng)”、“謝謝”、“對(duì)不起”、“不客氣”等文明用語,而不能用失禮的“喂”來稱呼對(duì)方;當(dāng)對(duì)方要找的人不在時(shí),接電話人也不要主動(dòng)打聽對(duì)方的來意。
聲音親切
拿起電話聽筒的時(shí)候,一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現(xiàn)在臉上,它也會(huì)藏在聲音里。你在微笑,電話就會(huì)傳遞你的微笑;你是快樂的,電話也會(huì)傳遞你的快樂。親切、溫情的聲音,會(huì)讓對(duì)方對(duì)你產(chǎn)生良好的印象。如果繃著臉,聲音會(huì)變得冷冰冰。即使你看不到和你通話的人,你也要像他們就在你的面前一樣對(duì)待他們。他們一直在注意著你的聲音,包括語調(diào)和心情,你需要把你全部的注意力投入到電話中。
做好記錄
電話接聽記錄是辦公室工作的重要文檔資料,是領(lǐng)導(dǎo)安排工作、調(diào)度工作、上情下達(dá)、檢查督促、界定責(zé)任的重要依據(jù)。辦公室工作人員要養(yǎng)成這樣一種習(xí)慣:用左手接聽電話,右手拿好紙筆,隨時(shí)記錄有用信息。如會(huì)議通知就要準(zhǔn)確記錄會(huì)議名稱、開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、座位號(hào)及會(huì)議要求,并及時(shí)將情況報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及參會(huì)人員。
辦公室前臺(tái)電話接待禮儀
辦公室前臺(tái)接起電話的聲音要不急不慢,并終保持輕松、愉悅的聲調(diào),不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中,要勤說“請(qǐng)問”、“對(duì)不起”、“請(qǐng)稍等”之類的謙詞。
在電話鈴響的第二、第三聲的時(shí)候接起電話。接起電話首先要說“您好,×××(辦公室名稱,如果辦公室名稱較長(zhǎng),應(yīng)用簡(jiǎn)稱)”,忌以“喂”開頭。如果因故遲接,要向來電者說“對(duì)不起,讓您久等了”。對(duì)知道分機(jī)號(hào)碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話,可以禮貌地說“請(qǐng)稍等”,并馬上轉(zhuǎn)接過去。
如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話、對(duì)方又知道領(lǐng)導(dǎo)姓名,不知道分機(jī)號(hào)的話,就要禮貌地詢問,對(duì)方是誰、哪個(gè)單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話,應(yīng)該用禮貌的借口擋駕,或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門處理。
鑒于前臺(tái)每天要接很多電話,為防止嗓子出現(xiàn)意外,要隨時(shí)準(zhǔn)備水,以滋潤(rùn)嗓子,隨時(shí)保持良好的聲音效果。
辦公室公務(wù)電話接待禮儀有哪些相關(guān)文章: