辦公室日常接待禮儀
辦公室日常接待禮儀
日常接待是辦公室接待工作中一項頻繁而重要的工作，它代表著一個單位的形象，也反映著辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)。因此辦公室人員掌握必備的日常接待禮儀，是辦公室工作重要的組成部分。下文學(xué)習(xí)啦小編將詳細介紹辦公室日常接待禮儀內(nèi)容。
辦公室日常接待禮儀
(一)迎賓禮節(jié)。迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作，除了熱情和真誠，禮儀常識必不可少。迎來送往，是日常接待工作的主要方面。
1.辦公室日常迎賓。秘書在辦公室接待來訪的客人，既有預(yù)先約定的，也有臨時無約的“不速之客”。不管是有約的還是無約的，秘書都應(yīng)熱情地以禮相待。
當(dāng)來賓若是熟悉且依約前來的，秘書可親切地與其握手并禮貌地將其引到事先安排好的會談地點。對首次到訪的來賓，不管有約無約，秘書都應(yīng)誠懇地進行自我介紹，然后或確認或恭敬而禮貌地詢問來賓身份，并與其握手致意，必要時可與來賓禮貌地交換名片。對有約的、重要的，或是遠道而來的來賓，為了表示鄭重、尊敬和熱情、友好，主人(多數(shù)是秘書)應(yīng)提前到達預(yù)先約定的地點或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當(dāng)來賓乘坐的車輛駛近時，應(yīng)面帶微笑，揮手招呼致意，以示“我們在此已經(jīng)恭候多時了，歡迎您的光臨”之意。
2.辦公室之外迎賓。有時，秘書必須陪同或代表領(lǐng)導(dǎo)到機場、碼頭、車站等交通場所迎接來賓，或在接待活動地迎接來賓，這相對于辦公室日常迎接來說，程序更為復(fù)雜些，禮儀禮節(jié)要求也更為講究。迎賓時，主人應(yīng)提前到達迎接地點。來賓到達后，主人應(yīng)上前熱情地招呼、問候，然后或自我介紹，或互相介紹，或交換名片。如果與來賓是初次見面，秘書可事先準(zhǔn)備好寫有如“歡迎XX公司XX先生一行”之類醒目文字的接站牌。
對重要的來賓，可在交通場所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時，要安排迎賓線，即在迎賓時，為了表示隆重，同時也便于主客雙方相互致意，主方人員列隊迎接來賓。迎賓線可安排在門內(nèi)，也可安排在門外，但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務(wù)的高低排列，排列方式可是“一字式”或“雁字式”。
歡迎重要來賓時，有時還要安排送花。送花時，一般宜選擇代表“友誼、喜悅、歡迎”花語的花卉，如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓，送花時，一定要尊重來賓所在國對花的禁忌風(fēng)俗。一般來說，以紅色花系或紫色花系為佳，忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國的國花一般都會受歡迎。在數(shù)目上，西方人送花一般是單數(shù)，但不能送13朵。
(二)送賓禮節(jié)。俗話說：“出迎三步，身送七步。”這是迎送客人的最基本禮節(jié)。送別客人時，秘書應(yīng)根據(jù)實際情況，將客人送至辦公室(或接待室)門口，或送至電梯口，或送至單位的大門口等，與客人握手道別，必要時還要為客人打開車門。送別時一定要注意的是，不管送到哪里，都要面帶微笑，揮手目送客人遠去。握手道別時，主人一般不宜先伸手，以免給人造成“逐客”的誤會。
重要的訪問應(yīng)當(dāng)舉行一定的歡送儀式，歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時，要安排送賓線，即在送賓時，為了表示隆重，同時也便于主客雙方相互話別，主方人員列隊送別來賓。送賓線的人數(shù)及安排與迎賓類似。同時，有時還可安排送花。送別時，可用芍藥花、胭脂花等，也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別，同迎接時送花一樣，也要注意有關(guān)的禁忌。
怎樣做好辦公室接待工作
一、心要細
無論是事前制度接待方案，事中安排吃、住、行，還是事后與賓館結(jié)算賬目，都要認真細致、一絲不茍。
1.掌握情況要細。
接到上級機關(guān)或?qū)Ψ降拿鱾麟妶蠡螂娫捄螅⒓聪蛴嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。同時，要主動與對方取得聯(lián)系，了解清楚上級領(lǐng)導(dǎo)或來訪客人的人數(shù)、身份、性別、民族、來訪目的、要求、活動方式、具體時間、聯(lián)系人和聯(lián)系方式等，要把這些情況詳細記錄下來，以備安排好接待工作。
2.制定方案要細。
根據(jù)接待要求，要制定出詳細的《接待方案》，主要包括活動日程、住宿房間、就餐安排、參觀路線、情況簡介、陪同人員、參與接待人員等。如果是重要來賓和大型活動，還要制定《工作手冊》，包括文字材料準(zhǔn)備、迎接引導(dǎo)、座談匯報、食宿宴請、參觀考察、安全保衛(wèi)、照相留念、宣傳報道、紀念品贈送、結(jié)束送行、注意事項等方面的事情都要一一精心考慮。方案和工作手冊中的每一項任務(wù)、每一個環(huán)節(jié)都要細化到單位和責(zé)任人，以便于操作。
3.協(xié)調(diào)落實要細。
方案送請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，要及時通知相關(guān)部門和人員，做好詳細安排。重要接待工作，還要召開協(xié)調(diào)會，明確責(zé)任，落實任務(wù)，讓每一個參與接待的人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。在接待過程中，更是要細心。細心到什么程度?每個接待點的安排情況，都要提前打電話落實，必要時，還要派人打前站落實。如：來賓到來后，領(lǐng)導(dǎo)在哪接，車輛在哪停;到參觀地點后，怎樣擺放車輛，如何確定行走路線和活動范圍等都要一一踩點落實。
二、腦要靈
活動方案雖是預(yù)先設(shè)計好的，但在接待過程中，常常會有一些意想不到的情況發(fā)生，比如來賓臨時改變參觀地點等。這就要求接待人員頭腦一定要靈活，要多準(zhǔn)備、多商量、多請示，根據(jù)需要及時調(diào)整接待方案，并及時通知參與接待的工作人員。
比如，遇到道路交通阻塞、參觀地點調(diào)整、群眾集體上訪等特殊情況，接待人員要準(zhǔn)確掌握情況，沉著冷靜應(yīng)對，及時果斷處理，切勿急躁。同時，在接待過程中，對領(lǐng)導(dǎo)交待的每件事都要記牢，認真細致地落實好。
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