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淺談秘書接待工作禮儀常識(shí)

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淺談秘書接待工作禮儀常識(shí)

  工作場所中的辦公室,可以說是一個(gè)組織的樞紐,來來往往的人員很多,是重要的接待場所。那么秘書的接待工作尤其重要。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的淺談秘書接待工作禮儀常識(shí)文章內(nèi)容。

  淺談秘書接待工作禮儀常識(shí)

  (一) 接待環(huán)境布置

  1、環(huán)境布置

  接待環(huán)境應(yīng)該清潔、整齊、明亮、美觀,沒有異味。前臺(tái)或會(huì)客室可擺放花束、綠色植物,表現(xiàn)出“歡迎您”的氣氛,會(huì)使對方產(chǎn)生好感。辦公桌上的文件、文具、電話等物要各歸其位、擺放整齊。不常用的東西和私人物品,應(yīng)該放在抽屜里固定的地方,以便用時(shí)馬上能找到。

  2、辦公用品準(zhǔn)備

  (1)前廳。

  應(yīng)為客人準(zhǔn)備座椅,讓客人站著等候是不恭敬的。座椅樣式應(yīng)該線條簡潔、色彩明快。還應(yīng)配有茶幾。

  (2)會(huì)客室。

  桌椅應(yīng)擺放整齊,桌面保持清潔沒有水漬、污漬。墻上可掛與環(huán)境協(xié)調(diào)的畫。掛公司領(lǐng)導(dǎo)或國家領(lǐng)導(dǎo)的合影,或某次成功的大型公關(guān)活動(dòng)的照片,可提高公司的可行度。桌上可放介紹公司情況的資料。另外,茶具、茶葉、飲料要準(zhǔn)備齊全。接待一般客人可用一次性紙杯,接待重要客人還是用正規(guī)茶具為好。會(huì)客室應(yīng)具良好照明及空調(diào)設(shè)備。要配備一部電話,復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等即便不放在會(huì)客室內(nèi),也不要離得太遠(yuǎn)。

  客人走后,要及時(shí)清理會(huì)客室,清洗茶具、煙灰缸,換空氣,然后關(guān)好門。否則,會(huì)使下一批客人感到不受重視。

  (二) 前臺(tái)值班

  在前臺(tái)值班室,當(dāng)沒有客人時(shí),秘書應(yīng)做好:

  1、布置接待室

  2、了解上次活動(dòng)安排

  3、填寫公司職員出入登記表

  4、填寫客人預(yù)約登記簿

  秘書接待的基本禮儀

  (一)接待客人的基本禮儀

  秘書接待客人時(shí)應(yīng)該注意以下幾點(diǎn):

  1、無論接待什么樣的客人,都需做到公平和禮貌,應(yīng)按先來后到的原則接待每一個(gè)客人。

  2、無論接待什么樣的客人,都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。

  3、接待客人時(shí)態(tài)度要鄭重,但說話要留有余地。

  4、對于有預(yù)約的客人要迅速轉(zhuǎn)達(dá)他的要求,不讓客人等候。

  5、為避免出錯(cuò),對于客人說的一些重要事項(xiàng)要確認(rèn)一遍。

  6、盡快記住客人的相貌和姓名,了解他們與本公司的關(guān)系。

  7、要請客人填寫接待登記簿。

  8、上司沒確認(rèn)要見的客人,就不要讓他進(jìn)去。

  9、在不了解對方身份時(shí),若對方問到上司在不在甚至上司的整個(gè)工作日程安排,則不要直接回答在不在,而應(yīng)盡可能地從對方那里了解一些有用信息。

  10、陌生客人來訪時(shí),一定要注意聽清有關(guān)他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據(jù)情況的不同,對來客的意圖和目的要打聽清楚,但在打聽時(shí)不失禮儀。

  秘書接待工作的送客禮儀

  (1)主動(dòng)幫助賓客確認(rèn)并拿取所攜帶的行李物品,并幫助賓客小心提送到車上。

  (2)根據(jù)客人身份的尊貴程度,將客人送至電梯間、公司大門口或直至將客人送上車。

  (3)送客人到電梯時(shí),要為客人按電梯按鈕,在電梯門關(guān)上前道別。

  (4)如果要陪同客人乘坐電梯,通常是客人先進(jìn)電梯,主人后進(jìn);主人先出電梯,客人后出。

  (5)秘書人員和上司一起送客時(shí),要比上司稍后一步。 (6)安放好行李后,向賓客作一下交代。

  (7)要施禮感謝光臨和致告別語,如“祝您旅途愉快,歡迎下次再來!”、“祝您一路平安,同時(shí)希望我們合作愉快!”等。

  (8)幫助賓客關(guān)車門時(shí),時(shí)間要恰到好處,不能太重,也不能太輕。

  (9)車門關(guān)好后,不能馬上轉(zhuǎn)身就走,而應(yīng)等賓客的車輛啟動(dòng)時(shí),面帶微笑,揮手告別,目送車子離開后才能離開。

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