接待外國嘉賓常用的禮儀
接待外國嘉賓常用的禮儀
商務禮儀在商務活動的場合又可以分為辦公禮儀,宴會禮儀,迎賓禮儀等。每一種場合應對的禮儀都不一樣,下面是小編為您收集的不同場合的商務禮儀知識,歡迎您的來訪。
接待準備
外事接待單位為圓滿完成接待任務,一般需要專門接待小組,全面負責一切接待事宜。
接待工作首先應了解來訪者的基本情況,弄清代表團的國別、名稱、成員名單、來訪目的等內容。如需要根據客人要求預定賓館或返程機票,還應索取來賓護照的復印(傳真)件。掌握了以上情況后,再制定一份周密的(中外文)書面接待活動日程安排(表),包括迎送、會見、會談、簽字儀式、宴請、參觀游覽、交通工具、餐寢時間、陪同人員等詳細內容。日程安排應盡量事先征詢來賓意見,還要考慮來賓的風俗習慣和宗教信仰。日程安排印制妥當后,要讓來賓抵達后及時人手一份。
迎送
要依據來訪者的身份,確定迎送規(guī)格。根據國際慣例,主要迎送人通常同來賓的身份相當。遇有高層外賓來宜昌訪問,要按上級接待部門的通知要求安排黨政領導人出面迎送,組織好迎送儀式、場地布置、獻花、照相、拍電視、組織群眾場面等內容,比如飛機(車、船)抵離時間、獻花人員的挑選和鮮花花束(花環(huán))的準備、介紹賓主相見的方式、車輛順序的編排、座次的安排、國旗的懸掛等等,都要逐項落實。
迎賓時,外賓下飛機(車、船)后,禮賓人員應主動將迎賓人員姓名、職務一一介紹給來賓,迎賓人員隨即與來賓握手表示歡迎。如遇外賓主動與我方人員擁抱時,我可做相應表示,不要退卻或勉強擁抱。如需獻花,應安排在迎賓的主要領導人與客人握手之后進行。所獻鮮花忌用菊花、杜鵑花、石竹花或黃色花朵。
乘車時,應先請客人從右側上車,陪同主人再從左側上車。待外賓與陪同人員全部上車后,再驅車去賓館。途中,陪同人員應擇機將有利于對外宣傳宜昌的事物,如沿途所見的歡迎標語、人文景觀等向外賓介紹。
重要外賓和大型團體來訪,應安排專人、專車提取行李并及時送到客人房間。外賓抵達住處后,不宜馬上安排活動,應稍事休息,給對方留下更衣時間。
會見
凡身份高的人土會見身份低的、或主人會見客人,稱為接見或召見。反之,凡身份低的人士會見身份高的,或是客人會見主人,稱為拜會或拜見。接見和拜會后的回訪稱為回拜。
接見一方的安排人,應主動將會見時間、地點、主方出席人、其它具體安排及有關注意事項通知對方。如有合影,還要事先編好合影圖,一般主人居中,按禮賓順序,主人右手為上,主客雙方間隔排列,兩端均由主方人員把邊。
會見前,主人應在門口迎候客人,可以在大樓正門迎候,也可以在會客廳迎候。如果主人不到樓門口迎候,則應由工作人員在大樓門口迎接,引入會客廳。會見結束,主人應送客人至車前或在門口握別,目送客人離去。
領導人之間的會見,除陪見人和必要的譯員、記錄員外,其他工作人員安排就緒后均應退出。談話過程中,旁人不要隨意進出。
安排賓主座次時,主賓坐在主人的右邊,譯員、記錄員安排坐在主人和主賓的后面。其他外賓按禮賓順序在主賓一側就座,主方陪見人在主人一側就座,座位不夠可在后排加座。
會談
會談是指雙方就某些重大的政治、經濟、文化及其它共同關心的問題交換意見。會談內容較為正式,且政治性或專業(yè)性較強。
會談首先要組成專門班子,確定主談人。我方主談人的職位要與對方主談人相同或相近。會談人數大體雙方相等。其次是準備會談提綱,如需在會談結束時雙方簽署《會談紀要》或《協(xié)議書》,應事先草擬好文本。
會談由主談人主持,其他人員未經主談人許可,不得隨便發(fā)表意見。如有不同看法,可寫條子遞給主談人,供主談人參考。如主談人請大家做補充發(fā)言,其他人可按主談人的談話口徑做適當補充,但不能提出與主談人意見相反的看法。
會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子,賓主按各人名牌所示相對而坐,以正門為準,主人占背面一側,外賓面向正門。主談人座位居中。
簽字儀式
參加簽字儀式的,基本上是雙方參加會談的全體人員。雙方為了對簽訂的協(xié)議表示重視,往往由更高的領導人出席簽字儀式。
一般在簽字廳設置一張長方桌作為簽字桌,桌面覆蓋深色臺呢,桌后并列置放兩把椅子,供雙方簽字人使用,主左客右。座前擺放各自保存的文本,上端分別放置簽字文具,中間擺一旗架,懸掛簽字雙方的國旗。
雙方參加簽字儀式的人員進入簽字廳,簽字人入座,助簽人分別站在簽字人外側,其他人員分主客各一方按身份順序排立于各自的簽字人座位之后。簽字時,由助簽人協(xié)助翻揭文本,指明簽字處,本方保存的文本上簽畢后,由助簽人互相傳遞文本,再在對方保存的文本上簽字,簽妥后由雙方簽字人交換文本,相互握手。有時備有香檳酒,簽字后,共同舉杯慶賀。
國旗懸掛
國旗是國家的象征,是民族的尊嚴。涉外活動中,我們往往通過懸掛國旗表示對本國的熱愛和對他國的尊重。國際交往中,一個主權國家內懸掛他國國旗有著一些公認的通行慣例。
按國際關系準則,一國元首、政府首腦、議會議長在他國領土上訪問,有在其住所及交通工具上懸掛本國國旗的外交特權。
國際會議上,會場外須懸掛每個與會國國旗;國際性體育、展覽等活動中,也要在有關正式場合懸掛所有與會國國旗。
懸掛雙方國旗,以右為上,左為下。兩國國旗并掛,以正面為準,右掛客方國旗,左掛本國國旗;汽車上掛旗,駕駛員左手為主方,右手為客方。雙方對座會談時,主客雙方分別在各自主談人桌上用旗架懸掛本國國旗。
國旗不能倒掛,也不能反掛。
宴請
宴請分宴會、冷餐招待會、酒會、茶會等形式。
宴請的時間應對主客雙方都合適,注意避開對方的重大節(jié)假日、有禁忌的日子和時間。例如,宴請基督教徒不要選十三日,更不要選十三日又星期五;伊斯蘭教徒在齋月內白天禁食,宴請應安排在晚上。
各種宴請活動,一般應發(fā)請柬,這既是禮貌,亦可對客人起備忘之用。請柬內容包括活動形式、時間及地點、應邀人的姓名、對服飾的要求、是否要求回復等。請柬行文所提及的人名、單位名、節(jié)日名稱都應用全稱。正式宴會最好能在發(fā)請柬之前排好席次,并在信封下角注明席次號。