秘書如何做好接待工作
接待工作是企業(yè)秘書的一項(xiàng)重要工作。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的秘書如何做好接待工作文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
秘書如何做好接待工作
1、更新觀念、傳播文化
在新形勢(shì)下,企業(yè)秘書應(yīng)及時(shí)更新觀念,充分認(rèn)識(shí)到接待工作是企業(yè)看似被動(dòng)、實(shí)則主動(dòng)的一種廣義的公關(guān)行為,是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過接待工作,企業(yè)可以展示實(shí)力,樹立形象,可以積累豐富的關(guān)系資源,可以吸引投資、擴(kuò)大合作,從而推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。因此,必須反接待工作看作企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作的一個(gè)重要組成部分,而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。
做好接待工作不僅是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要,也是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。秘書人員對(duì)于每一項(xiàng)接待工作都要高度重視并樹立強(qiáng)烈的機(jī)遇意識(shí)、責(zé)任意識(shí),作為一項(xiàng)政治任務(wù)來完成;要樹立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象,每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識(shí),保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到某企業(yè)造訪一次,如果這一次的接生工作熱情周到、精心細(xì)膩,企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會(huì)給客人留下終生的印象。
2、精心策劃,突出特色
要做好每一項(xiàng)接待工作,首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備,接待活動(dòng)才有可能成為成功的公關(guān)活動(dòng),否則就可能淪為低層次的迎來送往的應(yīng)酬活動(dòng),甚至可能損害企業(yè)的形象。每一項(xiàng)接待活動(dòng),都要以實(shí)現(xiàn)來賓的目的和企業(yè)的公關(guān)期望為原則,制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實(shí)施細(xì)則,詳細(xì)安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項(xiàng)活動(dòng),充分考慮到各方面的細(xì)節(jié),并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新。
每個(gè)企業(yè)都有自己的企業(yè)文化,作為展示企業(yè)形象的“窗口”,接接工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此,要通過公關(guān)接待活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計(jì)、匯報(bào)材料的寫作甚至接待車輛的停放,都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處,讓來賓從接待工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中感受到企業(yè)的個(gè)性,感受到企業(yè)文化的特色。
3、優(yōu)化流程、規(guī)范運(yùn)作
接待方案制定以后,就要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作,使接待工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連,必要時(shí)可以制作接待工作清單,對(duì)接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點(diǎn),以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。同時(shí),對(duì)接待工作中的每一道程序都要事先進(jìn)行規(guī)范,這樣才能確保整個(gè)接待工作有序進(jìn)行。比如,在作接待工作總結(jié)時(shí),接待記錄的填寫、總結(jié)會(huì)的召開、書面總結(jié)材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規(guī)范操作。此外,秘書人員要注意收集和掌握接待工作的相關(guān)知識(shí),不斷提高自身素養(yǎng)并注意實(shí)現(xiàn)資源共享。
4、關(guān)注細(xì)節(jié)、注重實(shí)效
細(xì)節(jié)決定成敗。接待工作來不得半點(diǎn)馬虎,必須處處留心,周密考慮,謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中,接待工作負(fù)責(zé)人在對(duì)全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時(shí)根據(jù)接待工作的需要對(duì)接待方案予以調(diào)整;具體接待人員則要主動(dòng)進(jìn)行全程模擬思考,從準(zhǔn)備會(huì)議室到用車,從參觀到進(jìn)餐,對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍,以便及時(shí)彌補(bǔ)可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”,對(duì)來賓的一個(gè)眼審、一個(gè)動(dòng)作、不經(jīng)意的一句話,都要留意和體會(huì),以便及時(shí)采取應(yīng)變措施。這就要求秘書人員加強(qiáng)靈活應(yīng)變能力、臨場(chǎng)發(fā)揮能力的訓(xùn)練,提高處理突發(fā)事件、意外發(fā)揮能力的訓(xùn)練,提高處理突發(fā)事件、意外情況我水平。
秘書接待的基本禮儀
秘書接待來客時(shí)要面帶微笑,溫和親切,熱情有禮,落落大方,不卑不亢。
秘書的打扮要得體,精神要飽滿,辦公室和辦公桌要整理的整整齊齊。
秘書不能隨便離開崗位,特別是知道客人要來,應(yīng)耐心等待
秘書說話時(shí)聲音應(yīng)舒緩,咬字吐音要清楚,表達(dá)要簡(jiǎn)潔流暢
當(dāng)客人來到時(shí),秘書應(yīng)馬上停下手上工作,抬起頭,禮貌而熱情的招呼來客。打招呼的用語(yǔ)要正式規(guī)范
來客落座時(shí),秘書要端上茶水,上水時(shí)要注意禮儀
對(duì)經(jīng)過詢問,甄別有沒有必要由領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)見,或經(jīng)請(qǐng)示后領(lǐng)導(dǎo)人無意見會(huì)見來客,秘書可以婉言拒絕。
秘書如何做好接待工作相關(guān)文章:
1.怎樣做好接待工作
5.如何做好秘書工作
秘書如何做好接待工作
上一篇:辦公室日常接待禮儀常識(shí)
下一篇:秘書接待禮儀的儀容儀表禮儀