商務(wù)傳真禮儀有哪些
在商務(wù)交往中，經(jīng)常需要把重要資料送達(dá)到異地，傳統(tǒng)的郵寄書(shū)信的聯(lián)絡(luò)方式，已難于滿足這一方面的要求。在商務(wù)中，因?yàn)閭髡娲蠖济鎸?duì)的是領(lǐng)導(dǎo)和客戶，所以需要特別講究禮儀。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于商務(wù)傳真的禮儀，供大家參考!
商務(wù)傳真使用禮儀
第一，必須合法使用。
國(guó)家規(guī)定：任何單位或個(gè)人在使用自備的傳真設(shè)備時(shí)，均須嚴(yán)格按照電信部門(mén)的有關(guān)要求，認(rèn)真履行必要的使用的手續(xù)，否則即為非法之舉。
具體而言，安裝、使用傳真設(shè)備前，須經(jīng)電信部門(mén)許可，并辦理相關(guān)的一切手續(xù)，不準(zhǔn)私自安裝、使用傳真設(shè)備。
安裝、使用的傳真設(shè)備，必須配有電信部門(mén)正式頒發(fā)的批文和進(jìn)網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國(guó)外直接所帶入的傳真設(shè)備，必須首先前往國(guó)家所指定的部門(mén)進(jìn)行登記和檢測(cè)，然后方可到電信部門(mén)辦理使用手續(xù)。使用自備的傳真設(shè)備期間，按照規(guī)定，每個(gè)月都必須到電信部門(mén)交納使用費(fèi)用。
第二，必須清楚使用。
使用傳真設(shè)備通訊，必須在具體的操作上力求標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范。不然，也會(huì)令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機(jī)號(hào)碼，應(yīng)被正確無(wú)誤地告之自己重要的交往對(duì)象。一般而言，在商用名片上，傳真號(hào)碼是必不可少的一項(xiàng)重要內(nèi)容。對(duì)于主要交往對(duì)象的傳真號(hào)碼，必須認(rèn)真地記好，為了保證萬(wàn)無(wú)一失，在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前，最好先用對(duì)方通報(bào)一下。這樣作既提醒了對(duì)方，又不至于發(fā)錯(cuò)傳真。發(fā)送傳真時(shí)，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí)，也要注意使其內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，以節(jié)省費(fèi)用。單位所使用的傳真設(shè)備，應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)。無(wú)人在場(chǎng)而又有必要時(shí)，應(yīng)使之自動(dòng)處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機(jī)盡量不要同辦公電話采用同一條線路。
第三，必須依禮使用。
商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護(hù)個(gè)人和所在單位的形象問(wèn)題，必須處處不失禮數(shù)。
在發(fā)送傳真時(shí)，一般不可缺少必要的問(wèn)候語(yǔ)與致謝語(yǔ)。發(fā)送文件、書(shū)信、資料時(shí)，更是要謹(jǐn)記這一條。出差在外，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費(fèi)使用電信部門(mén)所設(shè)立在營(yíng)業(yè)所內(nèi)的傳真機(jī)時(shí)，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對(duì)于工作人員亦須依禮相待。
人們?cè)谑褂脗髡嬖O(shè)備時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間內(nèi)即刻采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙?duì)方，以免對(duì)方惦念不已。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來(lái)的傳真時(shí)，千萬(wàn)不可拖延時(shí)間，耽誤對(duì)方的要事。
商務(wù)傳真注意事項(xiàng)
傳真的完整性：在發(fā)送傳真時(shí)，應(yīng)檢查是否注明了本公司的名稱、發(fā)送人姓名、發(fā)送時(shí)間以及自己的聯(lián)絡(luò)電話。同樣地，應(yīng)為對(duì)方寫(xiě)明收傳真人的姓名、所在公司、部門(mén)等信息。所有的注釋均應(yīng)寫(xiě)在傳真內(nèi)容的上方，可以參考以下規(guī)范格式。
在發(fā)送傳真時(shí)即便已經(jīng)給予了口頭說(shuō)明，也應(yīng)該在傳真上注明以上內(nèi)容，這是良好的工作習(xí)慣，對(duì)雙方的文件管理都非常有利。
傳真的清晰度：發(fā)送傳真時(shí)應(yīng)盡量使用清晰的原件，避免發(fā)送后出現(xiàn)內(nèi)容看不清楚的情況。
傳真內(nèi)容的限制：傳真一般不適用于頁(yè)數(shù)較多的文件，成本較高，且占用傳真機(jī)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)也會(huì)影響其他工作人員的使用。
傳真的使用時(shí)間：如果沒(méi)有得到對(duì)方的允許，不要將發(fā)送時(shí)間設(shè)定在下班后，這是非常不禮貌的行為。
傳真回復(fù)問(wèn)題：如果傳真機(jī)設(shè)定在自動(dòng)接受的狀態(tài)，發(fā)送方應(yīng)盡快通過(guò)其他方式與收件人取得聯(lián)系，確認(rèn)其是否收到傳真。收到傳真的一方也應(yīng)給予及時(shí)回復(fù)，避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務(wù)溝通中，任何信息丟失都可能造成時(shí)間的延誤甚至影響到合作業(yè)務(wù)的成敗，這樣的細(xì)節(jié)不可輕視。
(一)格式規(guī)范
正式的傳真必須有首頁(yè)，上面注明傳送者與接收者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁(yè)數(shù)等，這樣就可以讓接收者可以一目了然。如果不是非常正式的，也必須以3—1，3—2，3—3等方式注明，讓接收者一看就知道是三頁(yè)。如果其中某一頁(yè)不清楚或是未收到時(shí)，可以請(qǐng)對(duì)方再發(fā)一次，這樣可以節(jié)省雙方的時(shí)間。傳真最好使用白色或淺色信紙，有些人喜歡用深色信紙或是信紙上有黑色或深色的條紋，用這些信紙發(fā)傳真會(huì)浪費(fèi)掃描時(shí)間。
(二)內(nèi)容齊全
正式的傳真信件必須像寫(xiě)信一樣有禮貌，又必要的稱呼、問(wèn)候語(yǔ)、敬語(yǔ)、致謝語(yǔ)、簽字等均不可缺少，尤其是信尾的簽字非常重要，因?yàn)楹炞执磉@封信是發(fā)信者同意才發(fā)出的，表示傳真信件的嚴(yán)肅性以及對(duì)對(duì)方的尊重。
(三)及時(shí)通報(bào)。
發(fā)送傳真之前可以向?qū)Ψ酵▓?bào)一下，以免發(fā)錯(cuò)。收到傳真后要盡快通知對(duì)方，以免對(duì)方不放心。這既是傳真的工作程序，也是一種文明禮貌。
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