商務(wù)辦公禮儀
在我們的商務(wù)辦公中,有很多我們需要注意的禮儀,下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的商務(wù)辦公禮儀,希望能夠幫到大家哦!
商務(wù)辦公禮儀
一、短信禮儀
有人會(huì)納悶,短信誰不會(huì)發(fā),這里不講如何搭訕妹子或者成功和妹子交流幾十個(gè)匯合以上的技巧,大家可以期待一下以后我再說。禮儀是體現(xiàn)在細(xì)節(jié)上,細(xì)節(jié)又反映一個(gè)人的修養(yǎng)。短信禮儀是平日用的最廣泛的,比起微信、QQ等適用的場合要更規(guī)范、正式。淺談幾點(diǎn)供大家參考。
1.短信內(nèi)容:
舉個(gè)例子先,
A:你有沒有C的電話?
B過了十分鐘回答:有額。。。
A:。。。那發(fā)給我吧。
過了十分鐘B回復(fù):好的。。。
A。。。。。。
要知道短信短信,一定要在“短”時(shí)間、“短”內(nèi)容中了解別人的需求并讓別人了解自己的表達(dá)。以上這個(gè)例子是十分失敗的。收到短信后首先判斷對(duì)方來意目的,直中要義的回復(fù)對(duì)方所需的即可,如果有無法用“短”信表達(dá)的,建議直接掛一個(gè)電話給對(duì)方,而不是短信來短信去,既耽誤時(shí)間又打亂思路,除非你不確定對(duì)方是否方便,那建議用短信詢問可否通話的意見(詳見第三點(diǎn))。
2.短信署名:
發(fā)短信一定要署名,你不能期待所有人都把你的號(hào)碼存入通訊錄中。
尤其是地位低對(duì)應(yīng)地位尊,后輩對(duì)前輩更要如此,例如學(xué)生發(fā)短信給思政老師、任課老師或者導(dǎo)師的時(shí)候,一定記得署名,既顯示尊重,也是達(dá)到目的的手段之一(你發(fā)短信不就是為了讓老師記住你名字嘛~~~)。
當(dāng)然,當(dāng)你邁入職場,一定要記得花時(shí)間把和你可能有接觸或者你想有接觸的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)手機(jī)號(hào)、短號(hào)碼都存在通訊錄里,試想,當(dāng)上級(jí)突然想起你給你打電話的時(shí)候,你接到電話后立刻從容的喊出他的名字,絕對(duì)加分不少。反之,如果接到老大電話,聽得出聲音還好,不然問你誰啊,你說以后還會(huì)找你做事給你機(jī)會(huì)嗎?
記住,署名一般是在最后面。如果是給其他環(huán)境的人發(fā)短信的話,還應(yīng)該在署名前表明自己環(huán)境信息。例如在一次培訓(xùn)后,給其他高校同事發(fā)短信,可以寫明”上海交大 某某某”。
這里分享幾條輔導(dǎo)員時(shí)期從 @朱健(302409225) 老師學(xué)來的兩條工作貼士加上自己的理解,表述不完整和理解欠妥之處請(qǐng)朱老師多多諒解。
a、在“特殊”的日子聯(lián)系他們,讓他覺得自己對(duì)于你是“特殊”的。
尤其是在節(jié)日、生日,旅行時(shí)的一張明信片也會(huì)讓對(duì)方知道你牽掛著他。編輯短信一定要個(gè)性化,尤其是在對(duì)上級(jí)或是前輩的時(shí)候,一定記得個(gè)性化編輯,并且署名。祝福類的短信一來一往足以,如果要長聊,請(qǐng)移步微信。
要知道,不發(fā)短信問候是零分,個(gè)性化問候是加分,而群發(fā)或是再普通不過的問候是負(fù)分。
b、把握拓寬人脈圈的“黃金時(shí)間”,在初識(shí)后一周內(nèi)發(fā)短信問候。
無論是認(rèn)識(shí)一個(gè)陌生朋友,還是在講座、培訓(xùn)后想和主講老師有所溝通,建議在一周內(nèi)和對(duì)方發(fā)短信問候一下,當(dāng)然如今加微信更直接更便捷,如果覺得直接開啟聊天模式太尷尬的話,可以關(guān)注他朋友圈,找找話題和共同愛好,在對(duì)方新發(fā)的朋友圈下面留言,或者點(diǎn)贊,不過千萬別去原來的朋友圈相冊(cè)下留下痕跡,以免讓對(duì)方覺得尷尬窘迫,適得其反。
3.短信試探:
在不確定對(duì)方是否方便通話,建議用短信預(yù)約試探,例如“您現(xiàn)在是否方便通話?”如果對(duì)方?jīng)]有回短信,那估計(jì)不是很方便,可以在較久的時(shí)間以后再撥打電話。
如果短信中包含的關(guān)鍵信息不完整,第一時(shí)間短信詢問試探,不要電話打過去,因?yàn)橐话銓?duì)方選擇發(fā)短信的方式,基本隱含著一條理由我現(xiàn)在電話不方便。
4.短信保存:
很多人習(xí)慣看完短信立馬就刪,有時(shí)候還沒看仔細(xì)刪了還要讓別人再發(fā)一遍。
個(gè)人認(rèn)為刪除短信可以使一個(gè)好習(xí)慣,避免收件箱混亂無序,但至少要確認(rèn)事情完整辦完之后,先將短信中提到的有用信息,例如重要人物聯(lián)系方式等記錄下后再刪除。
二、郵件禮儀
如今,郵件成為最常用的正式辦公通訊工具了,往往一天收到的郵件比短信還多。
可很多人只會(huì)“發(fā)郵件”,但“不會(huì)發(fā)”郵件。
1.郵件主題:
一定不要空白標(biāo)題,這是最失禮的。
標(biāo)題要簡短,不宜冗長,也可以在開頭簡單分類比如【通知】、【重要通知】、【獎(jiǎng)助學(xué)金】等,便于收件人第一時(shí)間獲取要義。
回復(fù)對(duì)方郵件時(shí),應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容更改標(biāo)題,不要默認(rèn)的RE、RE一大串。
2.郵件正文:
a、開頭要稱呼并問候收件人。
這既顯得禮貌,也明確提醒某收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼各位XX、To all。
如果對(duì)方有職務(wù),應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方,如“尊敬的XX老師”;如果不清楚職務(wù),則應(yīng)按通常的“XX先生”、“XX女士”稱呼,但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名,對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名,當(dāng)然不加職務(wù)直接稱呼全名也是不禮貌的。
關(guān)于格式,稱呼是第一行頂格寫;問候語是稱呼換行寫。若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你,第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份,姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重,點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要,最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān),主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。