如何提升行政辦公室接待工作質(zhì)量
接待工作是行政辦公室的日常工作之一，也是最為重要的工作職能之一。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的何提升行政辦公室接待工作質(zhì)量文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
如何提升行政辦公室接待工作質(zhì)量
(一)制定周密的接待計(jì)劃
行政辦公室的工作人員需要根據(jù)來賓的目的、規(guī)模及來訪事項(xiàng)制定周密的接待計(jì)劃，例如迎來送往的時(shí)間安排，來訪事項(xiàng)的準(zhǔn)備和形成安排，特別是要針對(duì)不同的事項(xiàng)安排充足的人手，確保服務(wù)工作的順利開展。在不同的事項(xiàng)間要注意轉(zhuǎn)場(chǎng)的安排和協(xié)調(diào)，保證整個(gè)訪問期間不同事項(xiàng)能夠緊鑼密鼓的進(jìn)行。
(二)建立順暢的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制
行政辦公室的工作人員需要與其他部門建立常態(tài)化的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，例如與酒店簽訂長(zhǎng)期接待服務(wù)合同，建立長(zhǎng)期合作的機(jī)制，并制定專人負(fù)責(zé)我方的接待協(xié)調(diào)工作，確保房間和餐飲服務(wù)都能夠及時(shí)提供。再如，與會(huì)議承辦機(jī)構(gòu)間達(dá)成長(zhǎng)期使用協(xié)議，確保在有需要時(shí)能夠及時(shí)訂到會(huì)議場(chǎng)館。更為關(guān)鍵的是，接待方內(nèi)部要建立及時(shí)有效的信息傳達(dá)機(jī)制，確保在接待中的各種重要信息能夠及時(shí)傳遞到相關(guān)部門，確保接待的順利進(jìn)行。
(三)提高接待人員素質(zhì)
行政辦公室需要定期開展接待人員的培訓(xùn)工作，針對(duì)工作人員在接待過程中的能力短板，有針對(duì)性進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和提高。特別是要加強(qiáng)時(shí)間觀念和責(zé)任心的教育，幫助接待人員樹立較強(qiáng)的時(shí)間觀念和強(qiáng)烈的責(zé)任感，進(jìn)而增強(qiáng)接待和服務(wù)能力。
(四)完善接待工作效果反饋機(jī)制
一次接待工作結(jié)束后，行政辦公室需要對(duì)該次接待工作效果進(jìn)行細(xì)致分析，認(rèn)真總結(jié)接待工作的經(jīng)驗(yàn)和不足，并將其中有益的經(jīng)驗(yàn)制度化，以備下次接待所需。特別是需要對(duì)接待工作中所出現(xiàn)的問題進(jìn)行深入的分析，并研究相應(yīng)的改進(jìn)策略，以提高今后接待工作的質(zhì)量。
行政辦公室的接待工作內(nèi)容和特點(diǎn)
(一)行政辦公室接待工作內(nèi)容
行政辦公室接待工作的主要內(nèi)容包括以下幾方面：第一，迎接來訪人員。迎接來訪人員是接待工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)需要提前與對(duì)方接洽，知曉來訪時(shí)間、人員，并根據(jù)來訪人員的目的、規(guī)模安排相關(guān)行政工作人員做好歡迎活動(dòng)的準(zhǔn)備。第二，安排好來訪人員的行程。在于對(duì)方充分溝通的前提下，為來訪人員制定訪問期間的行程安排，并在征求對(duì)方同意后，制定相應(yīng)的接待方案。第三，做好食宿接待工作。根據(jù)來訪人員數(shù)量、級(jí)別，安排相應(yīng)的食宿接待項(xiàng)目，為來訪人員在訪問期間提供舒適的居住和飲食服務(wù)。第四，協(xié)調(diào)辦理訪問事項(xiàng)。就來訪人員的訪問目的，做好訪問期間的具體事務(wù)協(xié)調(diào)工作，按照事先的接待方案，做好交通服務(wù)、意見傳遞工作，確保來訪人員能夠準(zhǔn)時(shí)抵達(dá)訪問地或及時(shí)轉(zhuǎn)場(chǎng)，并及時(shí)解決來訪人員提出的要求和問題。第五，做好歡送工作。結(jié)束來訪形成后，接待人員需要按照事先制定的方案，做好歡送活動(dòng)，讓來訪人員滿意而歸。
(二)行政辦公室接待工作特點(diǎn)
行政辦公室接待工作具有以下特點(diǎn)：第一，時(shí)效性。來訪人員一般都有一定的訪問期限，在不同訪問事項(xiàng)間，也需要系統(tǒng)的時(shí)間安排，并做到事項(xiàng)間的緊密銜接。第二，突然性。有些來訪人員是突然抵達(dá)的，這時(shí)的接待工作就存在立即啟動(dòng)的問題，這種突然性的接待對(duì)組織行政接待能力是一次巨大的考驗(yàn)。第三，接待方案的可變性。由于來訪人員有臨時(shí)的訪問需求或是組織接待工作因特殊情況需要作出調(diào)整，接待工作中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)對(duì)接待方案的變動(dòng)和調(diào)整，這也就需要接待人員能夠根據(jù)方案的改變而做好相關(guān)的溝通、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作。
(三)細(xì)節(jié)管理
行政辦公室接待工作的細(xì)節(jié)管理決定了接待工作質(zhì)量的好壞。接待工作的細(xì)節(jié)管理主要體現(xiàn)在服務(wù)的細(xì)節(jié)上，如：準(zhǔn)時(shí)迎接來賓，為來賓安排舒適的客房，針對(duì)來賓的需求和個(gè)人習(xí)慣提供可口的飲食服務(wù)。如有會(huì)議或集體活動(dòng)安排，還需做好現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)和協(xié)調(diào)工作，例如文件資料的準(zhǔn)備和送達(dá)，會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的布置，設(shè)備的調(diào)試，現(xiàn)場(chǎng)茶水服務(wù)等。
行政辦公室接待工作的主要問題
(一)計(jì)劃安排不到位
由于接待工作具有一定的突然性，很有可能會(huì)導(dǎo)致接待方的措手不及。這一問題尤其表現(xiàn)在計(jì)劃工作不到位。接待方?jīng)]有及時(shí)制定出周密的接待計(jì)劃，對(duì)來賓的訪問行程安排、時(shí)間控制、接待人員的安排等沒有細(xì)致考量，導(dǎo)致了接待過程中手忙腳亂、頻頻出錯(cuò)。
(二)溝通協(xié)調(diào)機(jī)制不完善
接待工作并不是僅僅依靠行政辦公室的人員就能完成的，這項(xiàng)工作還需要與其他部門的緊密協(xié)調(diào)和配合。例如，接待人員需要與酒店聯(lián)系住宿和餐飲服務(wù)，需要預(yù)定會(huì)議活動(dòng)的場(chǎng)館，需要與來賓接洽了解來賓的具體需求，并及時(shí)將來賓需求反饋給借貸方等等。這些溝通協(xié)調(diào)工作是確保接待工作順利進(jìn)行的重要保證。然而，目前有很多單位在接待過程中沒能做好溝通協(xié)調(diào)工作，使得來賓的意見得不到及時(shí)的傳達(dá)，需要辦理的接待事項(xiàng)沒有及時(shí)辦妥，影響了接待的質(zhì)量。
(三)接待人員的素質(zhì)有待提高
接待工作的主體組織行政辦公室的工作人員，這部分人員的素質(zhì)決定了接待工作的質(zhì)量和效率。目前有些組織的接待人員的專業(yè)素質(zhì)不高，表現(xiàn)為時(shí)間觀念不強(qiáng)、服務(wù)技能缺乏、組織協(xié)調(diào)能力差、工作責(zé)任心不強(qiáng)等。
組織接待工作是行政辦公室日常工作的核心內(nèi)容之一，做好這項(xiàng)工作必須樹立服務(wù)理念，充分認(rèn)識(shí)到接待工作對(duì)組織管理的重要意義，進(jìn)而注重接待和服務(wù)的細(xì)節(jié)，避免接待工作中的失誤，提高接待的效率和質(zhì)量。
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