怎樣做好辦公室接待工作
怎樣做好辦公室接待工作
接待工作水平的高低能夠集中反映一個地方一個部門的整體形象，能夠顯示出接待人員的素質(zhì)和能力，同時對推動工作的開展也具有十分重要的作用。下面是學習啦小編給大家搜集整理的怎樣做好辦公室接待工作文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
怎樣做好辦公室接待工作
一、心要細
無論是事前制度接待方案，事中安排吃、住、行，還是事后與賓館結算賬目，都要認真細致、一絲不茍。
1.掌握情況要細。
接到上級機關或?qū)Ψ降拿鱾麟妶蠡螂娫捄?，要立即向有關領導匯報。同時，要主動與對方取得聯(lián)系，了解清楚上級領導或來訪客人的人數(shù)、身份、性別、民族、來訪目的、要求、活動方式、具體時間、聯(lián)系人和聯(lián)系方式等，要把這些情況詳細記錄下來，以備安排好接待工作。
2.制定方案要細。
根據(jù)接待要求，要制定出詳細的《接待方案》，主要包括活動日程、住宿房間、就餐安排、參觀路線、情況簡介、陪同人員、參與接待人員等。如果是重要來賓和大型活動，還要制定《工作手冊》，包括文字材料準備、迎接引導、座談匯報、食宿宴請、參觀考察、安全保衛(wèi)、照相留念、宣傳報道、紀念品贈送、結束送行、注意事項等方面的事情都要一一精心考慮。方案和工作手冊中的每一項任務、每一個環(huán)節(jié)都要細化到單位和責任人，以便于操作。
3.協(xié)調(diào)落實要細。
方案送請有關領導審定后，要及時通知相關部門和人員，做好詳細安排。重要接待工作，還要召開協(xié)調(diào)會，明確責任，落實任務，讓每一個參與接待的人員都明確自己的職責和任務。在接待過程中，更是要細心。細心到什么程度?每個接待點的安排情況，都要提前打電話落實，必要時，還要派人打前站落實。如：來賓到來后，領導在哪接，車輛在哪停;到參觀地點后，怎樣擺放車輛，如何確定行走路線和活動范圍等都要一一踩點落實。
二、腦要靈
活動方案雖是預先設計好的，但在接待過程中，常常會有一些意想不到的情況發(fā)生，比如來賓臨時改變參觀地點等。這就要求接待人員頭腦一定要靈活，要多準備、多商量、多請示，根據(jù)需要及時調(diào)整接待方案，并及時通知參與接待的工作人員。
比如，遇到道路交通阻塞、參觀地點調(diào)整、群眾集體上訪等特殊情況，接待人員要準確掌握情況，沉著冷靜應對，及時果斷處理，切勿急躁。同時，在接待過程中，對領導交待的每件事都要記牢，認真細致地落實好。
三、腿要勤
在接待中要做好環(huán)環(huán)相扣，就得多走幾步。重要接待活動前，要提前勘察好路線，準確記錄所需時間，并落實好相關接待事項。在接待中，參與接待工作人員要多走幾步，提前到房間和餐廳，查看座簽擺放等情況。宴請開始后，接待人員再去吃飯，速度要快，飯畢馬上到餐廳外待命。
參觀考察活動出發(fā)前，接待人員要多跑幾趟，看看事情都落實沒有。來賓參觀或參加活動時，接待人員要在現(xiàn)場待命，如有臨時交辦事項，要快速反應，迅速行動。
四、形象要佳
一個地方或部門能不能給客人留下良好的印象，除了這個地方的典型工作、城市建設和景點之外，接待人員的素質(zhì)也是一個重要因素。
從事接待工作的同志要有良好的外在形象。要衣著整潔，莊重大方，舉止文明，做到樸實、真誠、熱情。從事接待工作的同志還要有良好的內(nèi)在素質(zhì)。了解掌握各方面的知識，比如禮儀知識、各地的風俗習慣等，特別是對本地的自然資源、經(jīng)濟和社會發(fā)展情況以及奇聞軼事等情況要十分熟悉。因此，我們平時要注意學習和積累。
五、態(tài)度要好
1.對待來賓態(tài)度要好。對待來賓及其隨行人員，要做到任何時候都彬彬有禮、謙和、友善、和藹可親。
2.協(xié)調(diào)關系是態(tài)度要好。接待工作有大量的工作需要協(xié)調(diào)，尤其是處理好與賓館酒店、各參觀點、有關單位和部門的關系。在協(xié)調(diào)有關事項時，態(tài)度一定要好，不要給人以命令式、強迫式的感覺。凡事要以商量的口氣，既要讓這些與接待工作有關的同志覺得和藹可親，又要讓他們感覺到所協(xié)調(diào)的事情的重要性。只有這樣，才能做好接待工作。
六、肯吃苦
接待工作人員頭腦中要始終樹立“服務好領導、服務好來賓。多吃苦，少享福”的意識，有吃苦耐勞的精神。
搞接待服務，經(jīng)常要出入高檔酒店或賓館，有這樣那樣的美味和美景的誘惑。接待人員要抵御這種誘惑的能力，不要貪圖享受。在工作中，要厲行節(jié)儉，吃些過得去的飯菜就行，或者說能吃飽就行，不要奢侈浪費。特別注意的是不要飲酒，迫不得已必須喝酒時，要時刻提醒自己千萬不要喝過量，以免影響形象和工作。
七、善總結
每次接待活動結束后，接待人員都要進行認真全面的總結，看看那些方面領導、客人滿意，那些方面還存在問題和不足。好的方面要繼續(xù)發(fā)揚，不足之處要注意改進。要通過總結，探索接待工作的規(guī)律，優(yōu)化接待工作操作規(guī)程，不斷提高接待質(zhì)量和效率。
做好辦公室接待工作的體會
俗話說：兵馬未動，糧草先行。在古代戰(zhàn)爭中糧草準備的充實不充實，到位不到位，是關系到戰(zhàn)役勝敗的重要因素。同樣，細致周密的準備工作，是保證接待任務順利完成的基礎。
到清華大學核研院的國內(nèi)來賓基本上分為三部分。
第一部分是黨和國家領導人以及國家各部委、北京市和外省市的領導同志。這些領導同志前來視察、指導工作或參觀訪問，為我們提供了十分難得的匯報工作的機會。所以，每逢重大接待任務，核研院主要領導都會盡可能參加，詳細介紹本院的發(fā)展歷程、取得的重要科研成果以及長遠規(guī)劃等情況，使上級領導對核研院有更深入更全面的了解。我們的準備工作必須精益求精，從制定接待日程、設計參觀路線、布置接待場所到檢查環(huán)境衛(wèi)生、落實安全保衛(wèi)等，都要做到十分細致，并要準備應急預案。
第二部分是兄弟單位及合作單位的領導和相關人員。核研院的發(fā)展離不開社會各界的支持和幫助，我們通過展示本院科技成果和實力，通過賓至如歸的熱情接待，給對方留下良好的印象，給雙方帶來合作的機遇。這方面的接待工作要抱著廣種薄收、廣交朋友的心態(tài)，既要準確把握分寸，又要熱情周到全面。例如，一次清華大學保衛(wèi)部部長帶著公安系統(tǒng)一個會議的與會代表來核研院參觀，我們認真地接待了他們，向他們仔細進行了院史介紹，參觀者中有天津市公安局的兩位代表。一年多后，核研院環(huán)境技術研究室從俄羅斯進口鈷源要從天津新港運來，需要到天津市公安局辦理護送運輸手續(xù)，環(huán)節(jié)非常繁瑣，巧的是具體經(jīng)辦人就是曾經(jīng)來核研院參觀的同志，他說：“我去過你們院，了解你們對國家貢獻很大，請放心，我們會全力配合。”結果用最快的速度辦妥了護送手續(xù)。
第三部分是各類培訓人員和學生，包括研究生、大學生、中小學生。做好在青少年學生中的科普工作，幫助他們了解核能的發(fā)展和未來，對于落實科教興國戰(zhàn)略，促進青少年成長有著深遠的意義。我們主動把接待工作上升到為人才培養(yǎng)服務的高度，協(xié)助各級各類學校培養(yǎng)社會主義事業(yè)的建設者和接班人。我們積極創(chuàng)造條件，落實參觀項目，請資深教授深入淺出地進行核能科普教育，現(xiàn)場答疑解惑;請老專家講祖國原子能事業(yè)的創(chuàng)業(yè)史，進行艱苦奮斗的教育，使參觀者受到震撼，獲益良多。例如，在接待天津市南開區(qū)教育局第五期青年干部培訓班30余名學員來院參觀后，他們從天津?qū)憗砹艘环鉄崆檠笠绲母兄x信。信中說：“盡管我們不懂核能技術，但我們看到：在核研院匯聚著一個特殊的知識分子群體，你們在向社會奉獻科技成果的同時，還創(chuàng)造著一種特殊的精神，這就是清華人的‘敬業(yè)’精神。這種精神在當今時代彌足珍貴，對我們的震撼十分強烈!”
總之，接待準備工作要針對不同的對象，有的放矢、量身訂制，同時要方式多樣、方法得當，以期取得良好的宣傳效果，獲得豐厚的社會效益。
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