商務(wù)拜訪的禮儀細節(jié)
拜訪有事務(wù)性拜訪、禮節(jié)性拜訪和私人拜訪三種,事務(wù)性拜訪又分商務(wù)洽談性拜訪和專題交涉性拜訪。以商務(wù)拜訪為例,下面學(xué)習(xí)啦小編簡介一些拜訪的禮儀細節(jié)。
商務(wù)拜訪的禮儀細節(jié)
1、有約在先,不做不速之客
未曾約定的拜會,屬失禮之舉。拜訪之前必須提前預(yù)約會面地點和時間,簡單說明拜訪的原因和目的,這是進行拜訪活動的首要原則。盡量避免前往私人居所進行拜訪,應(yīng)避開節(jié)假日、用餐時間、過早、過晚的時間,及其它一切對方不方便的時間。
預(yù)約的語言、口氣應(yīng)該是友好、請求、商量式的,而不能是強求命令式的。因急事事先并無約定但又必須前往,相見時應(yīng)立即致歉,并說明打攪的原因。
2、如期而至,不做失約之客
賓主雙方約定了會面的具體時間,作為訪問者應(yīng)履約守時,如期而至。既不能隨意變動時間,也不能遲到或早到,準(zhǔn)時到達才最為得體。因故遲到,應(yīng)向主人道歉。如不能如期赴約,必須提前通知對方,以便被拜訪者重新安排工作。通知時一定要說明失約的原因,要向?qū)Ψ洁嵵仄涫碌氐狼福匾獣r還需約定下次拜訪的日期、時間。
在對外交往中,更應(yīng)嚴格遵守時間,有的國家安排拜訪時間常以分為計算單位,如拜訪遲到10 分鐘,對方就會謝絕拜會。準(zhǔn)時赴約是國際交往的基本要求。
3、商務(wù)拜訪,先通報后進入
到達約見地點后,如沒有直接見到被拜訪對象,拜訪者不得擅自闖入,必須經(jīng)過通報后再進入。一般情況下,前往大型企業(yè)或機關(guān)拜訪,首先要向負責(zé)接待人員交代自己的基本情況,待對方安排好后,再與被拜訪者見面。如果被訪人因故不能馬上接待,應(yīng)安靜地等候,有抽煙習(xí)慣的人,要注意觀察該場所是否有禁止吸煙的標(biāo)示。如果等待時間過久,可向有關(guān)人員說明,或另定時間,不要顯現(xiàn)出不耐煩。
4、衣冠整潔,儀表不可忽視
拜訪做客要儀表端莊,以示對拜訪者的敬重。做客時,夏天再熱也不要亂脫、亂扔衣服。冬天再冷也應(yīng)摘下帽子,有時還應(yīng)脫下大衣和圍巾,并切忌說“冷”,以免引起誤會。
5、登門有禮,注意見面禮儀
切忌不拘小節(jié),失禮失儀。如果雙方是初次見面,拜訪者必須主動向?qū)Ψ街乱?,簡單地做自我介紹,然后熱情大方地與被拜訪者行握手之禮。倘若主人一方不止一人,則對對方的問候與行禮,在先后順序上要合乎禮儀慣例。說到握手不得不強調(diào)一點,如果對方是長者、高職或女性,自己絕對不能先將手伸出去,這樣有抬高自己之嫌,同樣可視為對他人的不敬。
見面禮行過以后,在主人的引導(dǎo)之下,進入指定區(qū)域,待主人落座以后,自己再坐在指定的座位上。
6、舉止有方,雅客方能受歡迎
拜訪時要注意時刻以禮相待。古人云:“入其家者避其諱。”人們常說,主雅客來勤;反之,客雅方可受歡迎。交談時,要慎擇話題,切勿信口開河,出言無忌。不要自以為是地評論房間的陳設(shè),不要談?wù)摿钊藪吲d的事。應(yīng)用心聆聽對方談話,不要隨便插話或打斷談話。對于遇到的其他客人要表示尊重,友好相待。要講究衛(wèi)生,不要把對方的房間或辦公區(qū)弄得煙霧騰騰,糖紙、果皮等雜物應(yīng)放在垃圾盛放處。
7、開門見山,切忌海闊天空
談話切忌啰嗦,簡單的寒暄是必要的,但時間不宜過長。當(dāng)對方發(fā)表意見時,應(yīng)仔細傾聽,待對方講完以后再請求就不清楚問題給予解釋。如果雙方意見產(chǎn)生分歧,一定不能急躁,要時刻保持沉著冷靜,避免破壞拜訪氣氛,影響拜訪效果。
8、惜時如金,適時告辭,不做難辭之客。
在商務(wù)拜訪過程中,時間為第一要素,不要因為自己停留的時間過長,從而打亂對方的既定日程。如果雙方在拜訪前已經(jīng)設(shè)定了拜訪時間,則必須把握好已規(guī)定的時間,如果時間沒有具體要求,那么就要在最短的時間里講清所有問題。一般情況下,禮節(jié)性的拜訪,尤其是初次登門拜訪,應(yīng)控制在一刻鐘至半小時之內(nèi)。最長的拜訪,通常也不宜超過兩個小時。
要注意觀察被訪人的舉止表情,適時而止,當(dāng)被訪人有不耐煩或有為難的表現(xiàn)時,應(yīng)轉(zhuǎn)換話題或口氣,當(dāng)被訪人有結(jié)束會見的表示時,應(yīng)立即起身告辭。辭行要果斷,不要口動身不移。辭行時要向其他客人道別,出門后應(yīng)請主人就此留步。有意邀主人回訪,可在同主人握別時提出邀請。從對方的公司或家里出來后,切勿在回程的電梯及走廊中竊竊私語,以免被人誤解。
商務(wù)接待禮儀的細節(jié)
接待來訪的禮儀也頗為重要,應(yīng)注意以下禮儀細節(jié):
1.不能讓來訪者坐冷板凳。如果自己有事暫不能接待來訪者,要安排助理或相關(guān)人員接待客人,不能冷落來訪者。
2.認真傾聽來訪者的敘述。來訪者都是為辦事而來,因此要盡量讓來訪者把話說完,并認真傾聽。
3.對來訪者的意見和觀點不要輕率表態(tài),應(yīng)思考后再作答復(fù),對一時不能作答的,要約定一個時間后再聯(lián)系。
4.對能夠馬上答復(fù)的或立即可辦理的事,應(yīng)當(dāng)現(xiàn)場給與答復(fù),不要讓來訪者等待或再次來訪。
5.正在接待來訪者時,有電話打來或有新的來訪者,應(yīng)盡量讓助理或他人辦理或接待,以避免中斷正在進行的接待。
6.對來訪者的無理要求或錯誤意見,應(yīng)有禮貌地拒絕,而不要刺激來訪者,使其尷尬。
7.要結(jié)束接待,可婉言提出借口,也可用起身的體態(tài)語言告訴對方本次接待就此結(jié)束。
商務(wù)拜訪是當(dāng)今最流行的一種辦公形式,也是對禮儀要求比較多的活動之一。掌握好上述禮儀要領(lǐng),將有助于商務(wù)工作順利進行。
其它拜訪禮儀與商務(wù)拜訪禮儀基本相似,可共享。